Mødeindkaldelse. Dagsorden. Dato: 23. maj 2008 Tid: Sted: Skejbyvej 1, 8240 Risskov, mødelokale 2. Afbud:

Transkript

1 Mødeindkaldelse 22. maj 2008 Mødeforum: VIAs bestyrelse Dato: 23. maj 2008 Tid: Sted: Skejbyvej 1, 8240 Risskov, mødelokale 2 Deltagere: VIAs bestyrelse Afbud: Referent: Gitte Juul Johansen Dagsorden Beslutningssager: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse og undertegning af referat af mødet den 31. marts 2008 (bilag B /2) 3. Drøftelse af Udkast til institutionsgrundlag (bilag B /3) 4. Salg af Ejendommen Reberbanen 13 i Viborg Vedlagte bilag: Notat vedrørende salg af Ejendommen Reberbanen 13 i Viborg (bilag B /4) Udkast til skøde (bilag B /4) Udkast til lejekontrakt (bilag B /4) 5. Godkendelse af standardforretningsorden for VIAs uddannelsesudvalg (bilag B /5) 6. Godkendelse af forretningsorden for VIAs bestyrelse (bilag B /6 vil blive eftersendt) 7. Mødekalender 2009 (bilag B /7) 8. Studietur Orienteringssager: 9. Orientering om åbningsbalance for VIA (bilag B /9) 10. Selvsupplerende medlemmer til bestyrelsen 11. Campusledelse (bilag B /11) 12. Oversigt over markedsføring og PR tiltag (bilag B /12) 13. Orientering om præcisering vedr. honorar til bestyrelsesmedlemmer (bilag B /13) 14. Status på dannelsen af VIA DSR og Fag DSR (bilag B /14)

2 15. Orientering om en godkendelse af en ny uddannelse i VIA, Pædagogisk Socialfaglig Højskole 16. Orientering om to nye uddannelser under Faculty of Performing Arts 17. Andre sager 18. Evt. Der vil være mulighed for at få en sandwich i tidsrummet mellem kl Afbud til mødet bedes meddelt til Gitte Juul Johansen senest onsdag den 21. maj kl , e mail: gjj@viauc.dk, tlf.: Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 2 af 8

3 Kommenteret dagsorden Beslutningssager: Ad 1. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende udkast til dagsordenen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Ad 2. Godkendelse og undertegnelse af referat Som bilag B /2 er vedlagt referat af mødet i bestyrelsen for Professionshøjskolen VIA den 19. februar Det foreslås, at der foretages to ændringer i referatet: Områdedirektør Søren K. Lauridsen har anmodet om, at der foretages en ændring i følgende sætning (s. 5): CVUalphas samlede underskud på 8,9 mio. kr. skyldes primært fald i statstilskud og STÅ, implementering af læreruddannelsen. Sætningen ændres til: CVUalphas samlede underskud på 8,9 mio. kr. skyldes primært fald i statstilskud og STÅ, omlægning af STÅ afregning til læreruddannelsen. Gitte Østergaard har bedt om, at der foretages en ændring af følgende sætning (s. 11): Gitte Østergaard tilkendegav, at hun mener, det er et stort beløb, der er sat af til fusionsfest, hvis man senere skal til at fyre folk. Sætningen udskiftes med: Gitte Østergaard påpegede, at det blandt medarbejderne kan opfattes som mindre hensigtsmæssigt, at der afsættes et beløb til en stor fusionsfest, inden man ved, om der er noget at fejre, idet det ser ud som om, at institutionen skal slankes. Gitte Østergaard understregede, at det ikke var selve beløbets størrelse men signalværdien, der er afgørende. Det indstilles, at bestyrelsen med de ovenstående ændringer godkender og undertegner referatet. Ad 3. Drøftelse af Udkast til Institutionsgrundlag Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 3 af 8

4 Udkastet til VIAs Institutionsgrundlag har som bekendt været udsendt til kommentering hos bestyrelsens medlemmer. Der fremkom kun forslag til ændringer fra Thor Jensen og derfor benyttes Institutionsgrundlaget med Thor Jensens bemærkninger som grundlag for denne første egentlige drøftelse i bestyrelsen. Efter at have været sendt til kommentering hos bestyrelsen blev VIAs Udkast til Institutionsgrundlag fremsendt til Undervisningsministeriet pr. 1. maj Det skal i den sammenhæng bemærkes, at Thor Jensens bemærkninger ikke er indført i det udkast til Institutionsgrundlag, som blev fremsendt til ministeriet, da bemærkningerne fortjener en drøftelse i den samlede bestyrelse. Der anmodes om, at Udkast til Institutionsgrundlag drøftes i bestyrelsen og at bestyrelsen fremkommer med kommentarer hertil. Processen omkring Institutionsgrundlaget fortsætter i de kommende måneder og Institutionsgrundlaget fremlægges til endelig vedtagelse i bestyrelsen ved mødet den 8. september Det indstilles, at Udkast til Institutionsgrundlag drøftes i bestyrelsen. Ad 4. Salg af ejendommen Reberbanen 13 i Viborg Ejendommen Reberbanen 13 er den gamle del af Viborg Seminariet og denne del har længe været til salg. Salget er et led i finansieringen af Uddannelsesby Viborg. Salget konstrueres således, at Pædagoguddannelsen i Viborg, som lejer, kan forblive i lokalerne indtil Uddannelsesbyen står færdig. Det er forventningen, at der til bestyrelsesmødet vil foreligge et udkast til et betinget skøde og et udkast til en huslejekontrakt for ejendommen Reberbanen 13 i Viborg, som begge er forhandlet på plads og godkendt af VIAs advokat. Handlen vil ikke kunne betragtes som endelig, før der foreligger en godkendt lokalplan for området. Det vil sige at begge aftaler er betinget af, at der udarbejdes en lokalplan for området, der giver køber mulighed for at bygge boliger. Det er vurderingen, at dette ikke bliver et problem. Som bilag til sagen er vedlagt et notat samt udkast til skøde og lejekontrakt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender salget af Reberbanen 13 i Viborg på de vilkår, der er beskrevet i det vedlagte notat. Ad 5. Godkendelse af standardforretningsorden for VIAs uddannelsesudvalg Bestyrelsen har som bekendt nedsat 14 uddannelsesudvalg jf. VIAs vedtægt 16. Der foreligger nu en standardforretningsorden for uddannelsesudvalgene, som bedes drøftet med henblik på godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender standardforretningsordenen for uddannelsesudvalgene. Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 4 af 8

5 Ad 6. Godkendelse af forretningsorden for VIAs bestyrelse I henhold til VIAs vedtægt 14 angives det, at VIAs bestyrelse skal udarbejde en forretningsorden og instrukser for sit virke. Paragraffen lyder: 14. Bestyrelsen fastsætter en forretningsorden og instrukser for sit virke. Forretningsordenen og instrukserne skal som minimum fastlægge: 1) Retningslinier for arbejdsdelingen mellem på den ene side bestyrelsen og den anden side professionshøjskolens rektor og de øvrigt ansatte chefer, herunder med angivelse af muligheder for delegering. 2) Procedurer for stillingtagen til professionshøjskolens tværgående administration, herunder regnskabsfunktionen, den interne kontrol, it, organisering og budgettering. 3) Procedure for fremskaffelse af oplysninger, der er nødvendige for opfyldelse af bestyrelsens opgaver. 4) Procedure for opfølgning på planer, budgetter, rapporter om professionshøjskolens likviditet, aktivitetsudvikling, finansieringsforhold, pengestrømme m.v. 5) Procedure for og indhold af revisionsprotokol m.v. 6) Procedure for gennemgang af perioderegnskaber og lignende i løbet af regnskabsåret og herunder vurdering af budgettet og afvigelser herfra. 7) Procedure for fremskaffelse af det nødvendige grundlag for revision. Stk. 2. Bestyrelsen kan bemyndige rektor til i et nærmere fastlagt omfang og under bestyrelsens ansvar at udøve de beføjelser, der er tillagt bestyrelsen, medmindre der er tale om konkrete handlepligter m.v. for bestyrelsen. Som bilag B /6 er udarbejdet et forslag til en forretningsorden for VIAs bestyrelse. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og med eventuelle ændringer godkender forretningsordenen. Ad 7. Mødekalender 2009 Formandskabet fremlægger som bilag B /7 vedlagte mødeplan for Det indstilles, at bestyrelsen vedtager den vedlagte mødeplan for Ad 8. Studietur Efter bestyrelsens møder i hele 2008 er blevet fastlagt, har det vist sig vanskeligt at finde et egnet tidspunkt for afholdelsen af en studietur i efteråret Det foreslås derfor, at studieturen udskydes til foråret Denne løsning kan endvidere synes hensigtsmæssig da der ikke er blevet budgetteret med en studietur i Det foreslås, at studieturen fastlægges til søndag den 8. tirsdag den 10. marts Det påregnes, at der vil være udrejse ca. kl søndag og at man returnerer sent tirsdag den 10. marts. Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 5 af 8

6 Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsens studietur fastlægges til søndag den 8. tirsdag den 10. marts Orienteringssager: Ad. 9. Orientering om åbningsbalance for VIA Hoslagt er VIAs åbningsbalance, som vil blive kommenteret mundtligt ved mødet. Ad 10. Selvsupplerende medlemmer til bestyrelsen Rektor Harald Mikkelsen vil orientere om status for selvsupplering til bestyrelsen. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Ad 11. Campusledelse i VIA Som bilag B /11 er vedlagt et af direktionen vedtaget notat om campusledelse i VIA til orientering. Campusnotatet er en vejledende beskrivelse af campusledelse i VIA og en beskrivelse af de opgaver, som campusledelse kan omfatte. Ad 12. Oversigt over markedsføring og PR tiltag På bestyrelsesmødet den 31. marts 2008 blev det i forbindelse med gennemgangen af VIAs budget 2008, herunder en besparelse på markedsføringsomkostninger på 6 mio. kr., besluttet, at bestyrelsen skal have uddelt en oversigt over markedsførings og PR tiltag. Oversigten er vedlagt som bilag B /12. Ad 13. Orientering om præcisering af honorar til bestyrelsesmedlemmer Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 6 af 8

7 I Undervisningsministeriets brev af 7. april 2008 foretages en præcisering af reglerne for udbetaling af bestyrelseshonorar jf. Finansministeriets cirkulære af 2. november 1998 om særskilt vederlag mv. Brevet er vedlagt som bilag B /13. Efter de retningslinier, der kendes på nuværende tidspunkt er det vurderingen, at præciseringen ikke omfatter medlemmer af VIAs bestyrelse. En yderligere indskærpning fra ministeriet kan dog ændre dette. Ad 14. Status på dannelsen af VIA DSR og Fag DSR Michael Maagaard Pedersen orienterer om status på dannelsen af VIA DSR og Fag DSR. Som bilag B /14 er vedlagt standardvedtægtsforslaget til Fag DSR, som i øjeblikket er til behandling i de enkelte fagmiljøer. Ad 15. Orientering om en godkendelse af en ny uddannelse i VIA, Pædagogisk socialfaglig Højskole VIA har fået udbudsret til en ny professionsbacheloruddannelse i offentlig forvaltning. Godkendelsen blev givet af Undervisningsministeriet den 27. marts Godkendelsen har virkning fra 1. august 2008 og der arbejdes på, at starte uddannelsen allerede fra efteråret 2008, hvis det på nogen måde kan lade sig gøre.. Ad. 16. Orientering om to nye uddannelser under Faculty of Performing Arts Faculty of Performing Arts er ved at udvikle to nye uddannelser: PACE Bachelor of Performing Arts and Cultural Entrepreneurship Denne uddannelse indeholder både undervisning i hhv. musik, teater, dans eller billedkunst samt undervisning i kulturformidling og kulturhusdrift m.m. Circus Art Degree in Performing Arts Der er her tale om en helt ny uddannelse i Danmark, hvor den studerende kan tilegne sig 1 2 specialer (cirkusdiscipliner). Der vil være undervisning inden for Ny Cirkus, Street circus, iværksætteri og det pædagogisk / socialfaglige område. Det er forventningen, at begge uddannelser vil blive godkendt i løbet af efteråret Det påregnes, at brochurer om de to uddannelser medbringes til mødet. Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 7 af 8

8 Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Ad 17. Andre sager Ad 18. Evt. Udarbejdet af: ALJ / GJJ Side 8 af 8