Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune

Transkript

1 Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune Bilag 8 - Høringssvar Udkast til redegørelse har været i høring hos de lokale MED-udvalg og Beredskabskommissioner i de fire kommuner. Der er kommet en stribe gode og konstruktive forslag til redegørelsen. I dette notat gives Styregruppens kommentarer til overordnede emner berørt i høringssvarene. Svarene er vedlagt notatet. Bestyrelsen Medarbejderrepræsentation Der er et generelt ønske om medarbejderrepræsentation i bestyrelsen med observatørstatus. Med baggrund i forhåndstilkendegivelser fra Statsforvaltningen kan dette godt lade sig gøre. Det er også undersøgt om muligheden for at medarbejderne evt. kan være fuldgyldige medlemmer med stemmeret og ansvar for økonomi og overordnet opgaveløsning. Vurderingen er at dette ikke umiddelbart fremgår som en mulighed i lovgivningen. Styregruppen anbefaler på den baggrund, at bestyrelsens sammensætning i vedtægterne ændres i overensstemmelse med ønskerne, således at der vælges to repræsentanter af og blandt medarbejderne som observatører med taleret i bestyrelsen. Byrådspolitiker i bestyrelsen Det fremgår af beredskabsloven at bestyrelsen (den fælles beredskabskommission) skal udgøres af borgmestre og byrådspolitikere. Det giver naturligvis risiko for en stor udskiftning i bestyrelsen i forbindelse ved valg. Der har været stillet forslag om at der i vedtægterne er bestemt, at byrådsmedlemmet fra Aarhus Kommune skal være formanden for Teknisk Udvalg. Styregruppen anbefaler ikke at dette lægges fast, men at det frit kan aftales mellem partierne i forbindelse med konstitueringen af byrådet. Bestyrelsens størrelse Der er stillet forslag om en generel forøgelse af bestyrelsens størrelse. Styregruppen anbefaler ikke en udvidelse af bestyrelsen, da bestyrelsen allerede inkl. observatører vil udgøre 10 personer. Der skal samtidig gøres opmærksom på, at medlemmerne af bestyrelsen er underlagt instruktionsbeføjelse fra kommunalbestyrelserne og dermed skal repræsentere de beslutninger som de enkelte byråd måtte træffe ift. beredskabet. Fuldmagt og interessentstemmer Der er fra Samsø ønsket mindre præciseringer af stemmeregler i bestyrelsen. Styregruppen ser ingen problemer med at imødekomme disse ønsker og ændringerne er indarbejdet i vedtægterne. Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 8 Høringssvar 1

2 Organisering Den operative struktur Som det fremgår af redegørelsen lægges der ikke op til, at der i forbindelse med dannelsen af Østjyllands Brandvæsen sker ændringer i den operative struktur, herunder slukningsgrænser. Der skal imidlertid i den første levetid af Østjyllands Brandvæsen udarbejdes en fælles risikobaseret dimensionering. I den forbindelse skal der ses på den samlede operative struktur. Mulighederne for at skabe synergi mellem de eksisterende beredskaber og finde nye måder at løse opgaverne på skal undersøges. Det forventes at ske i en proces med involvering af såvel medarbejdere og ejerkommunerne. Lokalitet Der foreslås i redegørelsen etablering af en fælles hovedlokalitet. Det er vigtigt at præcisere, at der ikke er tale om forslag til løsninger som ændrer den operative struktur, og at den endelige beslutning om den konkrete om bygningsstruktur og organisering ligger i den fremtidige bestyrelse. Samarbejde Beredskabsplanlægning Ansvaret for beredskabsplanlægningen i kommunerne vil fortsat være de enkelte kommuners. I dag foregår koordineringen af dette arbejde i tæt samspil med beredskaberne fordi kompetencerne ligger her. Disse kompetencer vil fortsat blive i beredskaberne og der vil være behov for fortsat støtte til koordinering og udarbejdelse af oplæg til beredskabsplaner for kommunerne fra Østjyllands Brandvæsen. Hvorledes dette skal gøres konkret skal aftales nærmere mellem de enkelte kommuner og Østjyllands Brandvæsen. Brandteknisk byggesagsbehandling Der har i processen været ønske om at der blev givet eksempler på hvorledes ønsket om lokal kendskab og hensyn til lokale forhold kan kombineres med styrkelse af fagligheden og opgaveløsningen i relation til den byggetekniske sagsbehandling. I redegørelsen er det i et vedlagt notat givet eksempler herpå. Det skal alene betragtes som ideer, som den kommende ledelse kan bruge i arbejdet med at aftale den konkrete organisering og samarbejde med de kommunale byggesagsafdelinger. Øvrigt Frivillige Der er fremsat ønske om større fokus på de frivillige. De frivillige er nævnt som et gennemgående fokusområde igennem hele redegørelsen og afspejles i både visionen for Østjyllands Brandvæsen så vel som i vedtægter og generelt i beskrivelsen af fremtidens fælles beredskab. Det er også et særligt fokusområde i forbindelse med rekruttering af den fremtidige beredskabsdirektør og det vil være en af vedkommende vigtige opgaver at sikre gode vilkår for den frivillige indsats. Ordet frivillige brandmænd er konsekvensrettet til frivillige i redegørelsen. Ordet - brandvæsen Navnet på det fælles beredskab har været drøftet i styregruppen. Valget er faldet på Østjyllands Brandvæsen, fordi erfaringen viser, at ordet brandvæsen er en alment kendt betegnelse som alle borgere kender og Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 8 Høringssvar 2

3 som trods den lidt gammeldags klang efter tilbagemeldinger fra deltidsbrandmænd og frivillige er noget man kan forholde sig til og føle tilknytning til. Det har ikke været muligt at finde et navn som opfylder samme betingelser og der har overvejende kun været positive tilbagemeldinger på navnet. Redegørelse for dannelse af Østjyllands Brandvæsen Bilag 8 Høringssvar 3

4 Høringssvar fra MED Udvalget hos Aarhus Brandvæsen vedr. beslutning om dannelse af Østjyllands Brandvæsen I/S 29. april 2015 Side 1 af 1 Medarbejdersiden i MED udvalget har følgende høringssvar til redegørelsen vedrørende dannelse af Østjyllands Brandvæsen: Bestyrelsens sammensætning: Det er vigtigt for os som medarbejdere, at vi får medejerskab af det nye selskab og dermed også tage ansvar for at vi får en god arbejdsplads. Det er også vigtigt at den kommende bestyrelse træffer sine beslutninger på et så oplyst grundlag som muligt. Derfor ønsker vi et antal pladser, som observatører, i den kommende bestyrelse. Antallet af pladser bør afspejle medarbejdersammensætningen. Hvordan pladserne skal fordeles afgøres af de involverede organisationers tillidsfolk. Medarbejdersiden ønsker den stærkest mulige bestyrelse for Østjyllands Brandvæsen og mener derfor at det menige medlem fra Aarhus Byråd bør tildeles formanden for Teknisk Udvalg. Dette vil øge fokus på Østjyllands Brandvæsen og sikre en effektiv sparring mellem de to repræsentanter for Aarhus Kommune. TEKNIK OG MILJØ Aarhus Brandvæsen Aarhus Kommune Ny Munkegade Aarhus C Telefon: brandvaesen@aarhus.dk

5 Høringssvar fra Beredskabskommissionen i Aarhus Kommune vedr. beslutning om dannelse af Østjyllands Brandvæsen I/S Beredskabskommissionen i Aarhus Kommune bakker overordnet op om det fremsendte materiale i Oplæg til beslutning om dannelse af Østjyllands Brandvæsen. Beredskabskommissionen har særligt drøftet afsnit 9 i forslag til vedtægter for Østjyllands Brandvæsen, der omhandler sammensætning af bestyrelsen: En enig beredskabskommission foreslår, at det føjes til vedtægterne for Østjyllands Brandvæsen: At der blandt medarbejderne hos Østjyllands Brandvæsen udpeges minimum to repræsentanter med status af observatører til bestyrelsen. De nærmere forhold for medarbejderrepræsentationen foreslås reguleret i forretningsordenen for bestyrelsen i Østjyllands Brandvæsen. Beredskabskommissionen støtter derudover forslag til bestyrelsens sammensætning og størrelse som beskrevet i afsnit 9.2 i vedtægterne. SF s repræsentant i Beredskabskommissionen tager dog forbehold til afsnit 9.2. SF s repræsentant anbefaler, at bestyrelsens størrelse genovervejes og dermed forsat vil afspejle den politiske sammensætning i byrådene. Hvorefter de enkelte byråd udpeger et antal medlemmer til bestyrelsen for Østjyllands Brandvæsen. Genovervejelserne skal gå i retning af: 1-2 medlemmer udpeget af henholdsvis Skanderborg, Odder og Samsø byråd 3-5 medlemmer udpeget af Aarhus Byråd 28. april 2015 Side 1 af 1 TEKNIK OG MILJØ Beredskabskommissionen Aarhus Kommune Aarhus Brandvæsen Ny Munkegade Aarhus C Direkte telefon: Direkte laja@aarhus.dk Sagsbehandler: Jakob Larsen

6 Skanderborg den 24. april 2015 Vi ser frem til oprettelse af Østjyllands Brandvæsen og går ind i processen med sammenlægning af brandvæsenerne med åbent sind. Vi har læst Oplæg til beslutning om dannelse af Østjyllands Brandvæsen. Her kan man læse i pkt. 3.2, at der skal oprettes Den fælles beredskabskommission. Sammensætningen af denne beredskabskommission sker uden tildeling af pladser til ansatte (MEDudvalg/tillidsmænd) fra det kommende Østjyllandsbrandvæsen. Dette synes vi er uhensigtsmæssigt. I de tidligere kommuner Galten, Ry, Hørning og Skanderborg var der en deltidsansat brandmand repræsenteret i beredskabskommissionen. I forbindelse med kommunesammenlægningen blev der ligeledes tildelt en plads til en repræsentant fra de deltidsansatte brandmænd. Dette skete med stor opbakning fra Beredskabschef og politikkere. De deltidsansatte brandmænd andrager et ikke ubetydeligt antal ansatte (ca. 145), i det nye Østjyllands Brandvæsen. Det er derfor vores håb at man vil revurdere på sammensætningen af den kommende Beredskabskommission og finde plads til en repræsentant fra de deltidsansatte brandmænd. På vegne af tillidsmændene for de 60 deltidsansatte brandmænd i Skanderborg Kommune Frank Jensen

7 Indstilling Beredskabschefen indstiller, at beredskabskommissionen anbefaler dannelsen af Østjyllands Brandvæsen, Beslutning i Beredskabskommissionen den Fraværende: Karen Schack Lindemann, Martin Kristiansen. Beredskabskommissionen godkendte dannelsen af Østjyllands Brandvæsen med følgende kommentar: Beredskabskommissionen finder det afgørende, at der ved dannelsen af Østjyllands Brandvæsen er fokus på de deltidsansatte brandmænd og frivilliges fortsatte engagement i beredskabet. Der bør, efter beredskabskommissionens opfattelse, udpeges en repræsentant for medarbejderne som observatør i den nye bestyrelse/beredskabskommission.

8 Dato: 24. april 2015 Kommentarer fra de fastansatte beredskabsinspektører ved Brand & Redning Skanderborg til redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder Skanderborg og Aarhus Kommune 2. Vision for samarbejdet Vi mener ikke, at formuleringen om, at det nye Østjyllands Brandvæsen skal kunne levere en bedre opgaveløsning er retvisende. Vi skal muligvis være mere robuste, fleksible i opgaveløsningen eller andet. Men ved at skrive, at vi skal levere en bedre opgaveløsning udtrykker man samtidig, at den eksisterende opgaveløsning ikke er tilfredsstillende. Brand & Redning Vestergade Skanderborg Tlf.: Fax: Casper Bæk Nielsen Direkte tlf.: Mobil: casper.baek.nielsen@skanderborg.dk Anvendelsen af begrebet frivillige brandmænd Flere steder i redegørelsen bruges udtrykket frivillige brandmænd. Frivillige brandmænd bruges primært i det sønderjyske, men der er ingen af de fire østjyske kommuner der anvender frivillige brandmænd. Der findes deltidsbrandmænd og frivillige i redningsberedskabet. Navnet: Østjyllands Brandvæsen Østjylland Brandvæsen er efter vores mening ikke et retvisende navn for det driftsfælleskab, der skal etableres. Vi mener at ordet brandvæsen er forældet i den forstand, at det er med til at kommunikere og fastholde et stereotypt billede af, hvad vi er for en organisation og hvilke samfundsmæssige opgaver vi løser. Det er vel også baggrunden for, at man ikke ansætter en branddirektør men en beredskabsdirektør. Andre myndigheder har taget konsekvensen og slettede væsnet i deres navn, og det virker derfor reaktionært at fastholde betegnelsen.

9 3.4 Sekretariat og stab Der foreslås at opgaven omkring mundering lægges ind under sekretariats og stab funktionen. Vi mener, at det er mere naturligt at placere mundering under indkøb. 3.9 Lokaliteter Vi mener det er problematisk, at man fra styregruppens side har lagt sig fast på, at der skal ske en samling af alle funktioner på en hovedlokalitet i Aarhus, da det ikke giver en ny ledelse og beredskabskommission råderum til at realisere nogle af de potentialer der kunne være i, at sammensætte organisationen anderledes. Ved på forhånd at lægge sig fast på, at alle afdelinger skal samles låser man samtidig dele af den fælles risikobaserede dimensioneringsplan, der skal udarbejdes for den nye enhed. Det er eksempelvis ikke utænkeligt, at man på sigt har behov for fasansatte brandmænd på lokalstationerne i Skanderborg eller Odder i dagtimerne. For at få et fuldt udbytte af dette, må der nødvendigvis være opgaver i organisationen, som kan flyttes ud til lokale enheder. Dette vil ikke kunne lade sig gøre, hvis der i forudsætningerne for etableringen af selvskabet er truffet en principbeslutning om, at alle afdelinger skal samles Kommunal beredskabsplanlægning Det forslås at opgaven med at vejlede og koordinere den samlede kommunale beredskabsplanlægning overføres til Østjyllands Brandvæsen. Det er efter vores vurdering helt naturligt, at brandvæsnet forsat rådgiver og vejleder i forhold til den kommunale beredskabsplanlægning. Det er ligeledes oplagt, at brandvæsnet fastholder et samlet overblik over de forskellige dele af den kommunale beredskabsplanlægning også på tværs af kommunerne. Vi mener til gengæld ikke at det er hensigtsmæssigt, at brandvæsnet skal forstå opgaven med at koordinere arbejdet med beredskabsplanlægningen internt i de enkelte kommuner, som der ligges op til i redegørelsen. De fire kommuner er internt meget forskelligt organiseret lige fra et magistratsstyre i Aarhus Kommune, Kontraktholderprincippet i Skanderborg kommune og en mere klassisk forvaltningsstruktur i Odder og på Samsø. Netop lokalkendskabet til den interne organisering i den enkelte kommune er afgørende for, at man succesfuldt kan koordinerer beredskabsplanlægningen mellem de enkelte afdelinger/forvaltninger/fagsekretariater mv. Med en centralisering af kompetencerne i Østjyllands Brandvæsen vil lokalkendskabet til kommunernes interne organisering alt andet 2

10 lige blive mindre over tid. Vi mener derfor, at beredskabsplanlægningen i de enkelte kommuner vil få bedre vilkår, hvis ansvaret for den interne koordinering ligger lokalt ude hos kommunerne. Det er ganske enkelt vanskeligt for en ekstern aktør fra Østjyllands Brandvæsen med arbejdsplads i Aarhus at drive en intern kommunal proces i Odder eller Skanderborg. 1. Bilag 5, princip 2-lokal tilknytning. Ud fra et ønske om at sikre lokal tilstedeværelse af en sagsbehandler på en brandstation i hver kommune, opstilles det som en mulig løsning at lade vagthavende personale have myndighedsopgaver på stationerne i eksempelvis Skanderborg og Odder. Vi er enige i væsentligheden af, at der er lys og liv på en brandstation i hver kommune samt at borgerne forsat kan blive vejledt i forhold til lokale beredskabsfaglige spørgsmål. Vi mener dog ikke, at målet om en sammenhængende organisation med et højt fagligt serviceniveau kan realiseres, hvis der er flere indgange til Østjyllands Brandvæsen. Alt telefonisk henvendelse bør eksempelvis indgå centralt, hvorfra der kan viderestilles til relevant afdeling eller lokal station. Samtidig mener vi ikke, at det vagthavende personale skal lave lokal sagsbehandling på den enkelte brandstation, da dette i sin nuværende form ikke er forelig med formålet i Princip 1, om en ensartet sagsbehandling på et højt fagligt niveau. Det gælder særligt for den byggetekniske sagsbehandling efter kapitel 5 i bygningsreglementet og de tekniske forskrifter, da det vil kræve, at alt vagthavende personel ved lokalstationerne i Skanderborg og Odder også til dagligt har den byggetekniske sagsbehandling som hovedarbejdsområde. Som situationen er i Skanderborg pt. er det ikke er alle indsatsledere, der til dagligt beskæftiger sig med byggeteknisk sagsbehandling. Samtidig vil det betyde, at man på sigt kun kan ansætte indsatsledere, der til dagligt beskæftiger sig med byggeteknisk sagsbehandling på lokalstationerne i det nye beredskab. Vi mener derfor, at man for at sikre lys og liv på brandstationerne bør lade det vaghavende personale tage sine daglige arbejdsopgaver med ud på lokalstationerne. 3

11 Målsætningen om at kommuner, borgere og erhverv ikke oplever en større afstand til sagsbehandlingen end i dag, samt at der sker en ensartet sagsbehandling med et fagligt højt niveau, mener vi til gengæld kan forenes ved, at medarbejderne inden for de forskellige fagområder aktivt planlægger møder ude lokalt hos kommunerne, virksomhederne eller på en af de lokale brandstationer. Venlig hilsen Casper Bæk Nielsen Jørgen Hansen Dan Jensen Beredskabsinspektør Beredskabsinspektør Beredskabsinspektør 4

12

13

14

15 Samsø Kommune Referat Beredskabskommissionen Mødedato: 27. april 2015 Starttidspunkt: 08:30 Mødested: Mødelokale 2 Deltagere: Afbud: Marcel Meijer, Robert V. Rasmussen, Inge-Dorthe Larsen Carsten Bruun, Jørgen Illum

16 Beredskabskommissionen, den 27. april 2015 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side Åbne sager Høring af indstilling til byrådene vedr. oprettelse af Østjyllands Brandvæsen Eventuelt Underskriftsark

17 Beredskabskommissionen, den 27. april 2015 Åbne sager 19. Høring af indstilling til byrådene vedr. oprettelse af Østjyllands Brandvæsen Sagsnr.: Dok.nr.: Sagsbeh.: AJJ Åbent Sagsfremstilling: Regeringen og KL har med Aftale om kommunernes økonomi 2015 besluttet, at landets redningsberedskaber skal samles i 20 større enheder. Enhederne skal etableres som driftsfællesskaber, der fremadrettet vil varetage det kommunale redningsberedskab efter 60 i Styrelsesloven. Formålet med reformen er bl.a. at skabe mere effektive og robuste enheder. Driftsfællesskaberne skal være etablerede og i drift 1. januar På baggrund af økonomiaftalen har borgmestrene fra de fire østjyske kommuner Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus fundet det hensigtsmæssigt at indgå et samarbejde. Der er nedsat både en politisk styregruppe og en administrativ styregruppe, der sammen med en projektgruppe og en række arbejdsgrupper har arbejdet på at forberede samarbejdet med henblik på byrådenes behandling af forslaget og de mange praktiske opgaver der følger. Arbejdsgrupperne består af fagpersoner fra forskellige områder af de kommunale administrationer, f.eks. it, personale, økonomi, kommunikation m.m. Vedlagt er en samlet redegørelse for dannelse af Østjyllands brandvæsen med styregruppens anbefalinger. Redegørelse er resultatet af de bagvedliggende analyser og af arbejdet med at finde de bedste fælles modeller for samarbejde i det nye fælles kommunale redningsberedskab. Der er i forhold til økonomien fortsat nogle få uafklarede detaljer som gør at de sidste beregninger mangler, men økonomien fremgår i hovedtræk. Inden redegørelsen sendes til byrådene i de fire kommuner med indstilling om at danne Østjyllands Brandvæsen, vil styregruppen gerne have Beredskabskommissionens kommentarer til redegørelsens indhold og anbefalinger. Styregruppen behandler svarene og alle svar vil ligeledes blive vedlagt indstillingen til byrådet. Indstilling: Chefgruppen indstiller til drøftelse. 19

18 Beredskabskommissionen, den 27. april 2015 Bilag Samlet redegørelse Beslutning i Beredskabskommissionen, den 27. april 2015: Fraværende: Carsten Bruun, Jørgen Illum Beredskabskommissionen drøftede den samlede redegørelse og bifalder redegørelsens indhold og anbefalinger med følgende tilføjelser: Til 9.11: Det bør præciseres, at betingelse om at bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede kan opfyldes med at stemme pr. fuldmagt. Til 9.12: Det bør præciseres, at såfremt politiet skal være repræsenteret i bestyrelsen, kræver det, at alle interessenter stemmer for de i angivne beslutninger. 20. Eventuelt Sagsnr.: Dok.nr.: Sagsbeh.: AJJ Åbent Beslutning i Beredskabskommissionen, den 27. april 2015: Fraværende: Carsten Bruun, Jørgen Illum Intet. 20

19 Beredskabskommissionen, den 27. april 2015 Underskriftsark Marcel Meijer Carsten Bruun Robert V. Rasmussen Inge-Dorthe Larsen Jørgen Illum 21