Tilsyn med psykisk arbejdsmiljø

Transkript

1 Tilsyn med psykisk arbejdsmiljø At-intern instruks IN-4-1 Arbejdsmiljøemne: Psykisk arbejdsmiljø Ansvarlig enhed: AFC, 4. kontor Ikrafttræden: 13. oktober 2003 Senest revideret: 1. juli 2016 EMNE OG BAGGRUND Denne instruks handler om forhold, der knytter sig til Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø: Afsnit 1 indeholder instruktion i området for Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Det omfatter dels instruktion i partsaftaler og dels instruktion i, hvilke problemer i det psykiske arbejdsmiljø Arbejdstilsynet kan træffe afgørelse om. Afsnit 2 indeholder instruktion i metoder til indsamling af data om psykisk arbejdsmiljø, herunder instruktion i forhold til ledelsens rolle i forbindelse med dataindsamlingen og Arbejdstilsynets forpligtelser i forhold til ledelsen. Afsnit 3 indeholder instruktion i området for påbud med frist, undersøgelsespåbud og strakspåbud, når det gælder afgørelser om psykisk arbejdsmiljø. Desuden indeholder afsnittet instruktion i, hvornår der skal afgives rådgivningspåbud ved påbud om psykisk arbejdsmiljø. Endelig indeholder afsnittet instruktion i hjemler for påbud med frist, undersøgelsespåbud og rådgivningspåbud. Afsnit 4 indeholder instruktion i forhold til grove overtrædelser. I bilag 1 til denne instruks beskrives datakilder og dataindsamlingsmetoder, der kan benyttes i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Formålet med bilaget er at hjælpe og støtte dit arbejde med at indsamle data om problemer i det psykiske arbejdsmiljø. I bilag 2 instrueres i kvalitetssikrede skabeloner i ATIS og navngivning af AMP-titler for påbud med frist, undersøgelsespåbud og strakspåbud i forhold til afgørelser om psykisk arbejdsmiljø. Fra og med den 1. juli 2013 afgiver Arbejdstilsynet påbud, når Arbejdstilsynet konstaterer overtrædelser inden for psykisk arbejdsmiljø. Det betyder, at Arbejdstilsynet fra denne dato ikke længere træffer Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø, når Arbejdstilsynet konstaterer en overtrædelse. I sager, hvor der er konstateret en overtrædelse inden 1. juli 2013, men hvor der ikke er truffet afgørelse inden 1. juli 2013, træffes dog fortsat Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø. Det er således konstateringstidspunktet, der er afgørende for reaktionsvalget. Der henvises til At-intern instruks om Arbejdstilsynets håndtering af Afgørelse om psykisk arbejdsmiljø. 1

2 INSTRUKS 1. Området for Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø 1.1 Partsaftaler Som tilsynsførende skal du ikke føre tilsyn med problemer i det psykiske arbejdsmiljø, hvis virksomheden kan dokumentere, at den har indgået en partsaftale på de pågældende områder. Se mere i kvalitetsprocedure RT-13: Aftaler, der begrænser Arbejdstilsynets tilsyn. Denne instruks gælder, hvor der ikke er indgået en sådan partsaftale. 1.2 Vurdering af problemernes årsag Du må kun træffe afgørelse i sager, hvor problemer i det psykiske arbejdsmiljø direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion. Når du undersøger problemer i det psykiske arbejdsmiljø, skal du derfor altid først afklare, om der er grundlag for at gå nærmere ind i sagen ved at vurdere problemernes årsag. Problemer i det psykiske arbejdsmiljø kan inddeles i to hovedgrupper på baggrund af en antagelse om, hvad årsagen til problemerne typisk er: Se afsnit om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der ikke er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, og om problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion. Hovedgrupperne er ikke statiske. Problemer i det psykiske arbejdsmiljø kan flytte fra den ene hovedgruppe til den anden, hvis en nærmere undersøgelse af forholdene viser, at årsagen - på trods af en antagelse om den typiske årsag - alligevel i det konkrete tilfælde viser sig at være en anden. Du kan dog træffe afgørelse i sager om mobning, herunder seksuel chikane, uanset årsagen til problemerne. I disse sager skal du således ikke først vurdere problemernes årsag Problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der ikke er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion Du skal ikke gå nærmere ind i en sag, hvis du vurderer, at problemerne i det psykiske arbejdsmiljø har direkte baggrund i: Ledelsens overordnede beslutninger om virksomheden. Samspillet mellem ledelsen, de ansatte og deres repræsentanter. Samspillet mellem de ansatte indbyrdes. Forhold uden for virksomheden. Den type sager kan fx handle om: Løn- og pensionsforhold. Avancements- og uddannelsesforhold. Graden af medindflydelse på ledelsens overordnede beslutninger om virksomheden. Usikkerhed i jobbet, fx ved nedskæringer på virksomheden. Uoverensstemmelser og konflikter mellem kolleger eller mellem ledelse og ansatte, der er begrundet i forskelle i temperament, sym- og antipatier samt følelsen af at være forbigået. Gælder ikke situationer, hvor konflikter udvikler sig til mobning. Manglende belønning. Manglende mening i arbejdet. Manglende forudsigelighed ved væsentlige ændringer. Manglende udviklingsmuligheder. 2

3 Overvågning af ansatte. Hvis du vurderer, at sagen ikke direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, skal du ikke gå nærmere ind i sagen. Derefter henlægger du sagen, fordi beslutningen om, at du ikke går ind i sagen, er en almindelig procesledende beslutning, og ikke en afgørelse. Hvis de ansatte eller virksomheden ønsker en begrundelse for din manglende håndtering af sagen, skal du oplyse, at Arbejdstilsynet ikke går nærmere ind i sagen, fordi vi vurderer, at den pågældende problemstilling bedst bliver løst af ledelsen og de ansatte, organisationerne eller ved hjælp fra eksterne arbejdsmiljørådgivere Problemer i det psykiske arbejdsmiljø, der er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion Du kan gå nærmere ind i en sag, hvis problemerne i det psykiske arbejdsmiljø direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion. Hvis problemerne direkte eller indirekte er forårsaget af den enkeltes arbejdsfunktion, har de typisk deres udspring i arbejdsprocessen, i arbejdsmetoder, de anvendte produkter eller de fysiske rammer for at udføre arbejdet. Med arbejdsprocessen forstår vi i Arbejdstilsynet adskilte faser i forbindelse med, at arbejdet bliver udført, det vil sige, hvad der konkret sker hvornår. Med arbejdsmetoder forstår vi abstrakte redskaber, der bliver brugt til at planlægge og udføre arbejdet, det vil sige, hvordan der bliver arbejdet. Med anvendte produkter forstår vi de fysiske redskaber, der bliver brugt i arbejdet. Den type sager kan fx handle om: For lave eller for høje krav, fx stor arbejdsmængde og tidspres. Ringe indflydelse på eget arbejde. Ringe kollegial eller ledelsesmæssig støtte og feedback. Vold og trusler om vold. Øvrige traumatiske hændelser i arbejdet. Høje følelsesmæssige krav ved arbejde med mennesker, fx patienter, klienter eller kunder. Skifteholdsarbejde eller arbejde på forskudte arbejdstider. Fysiske forhold, fx arbejdsstedets indretning, støj og temperatur. Herudover kan du som tidligere nævnt altid gå ind i sager om mobning, herunder seksuel chikane, og træffe afgørelse i sagerne, uanset årsagen til problemerne. 2. Metoder til indsamling af data om psykisk arbejdsmiljø Når du skal afdække en virksomheds psykiske arbejdsmiljø, kan du bruge en række forskellige metoder til at indsamle data, fx gruppesamtaler, samtaler med enkeltpersoner, observationer og spørgeskemaer. Du skal først og fremmest forsøge at afdække det psykiske arbejdsmiljø ved hjælp af samtaler med ledelsen og de ansatte, i første omgang på indledende møder med ledelsen og arbejdsmiljøorganisationen og under rundgang. Samtalerne tager udgangspunkt i de relevante spørgeguider til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Supplerende kan du tage udgangspunkt i relevante arbejdsmiljøvejvisere. 3

4 Du kan også bruge mere systematiske gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt observationer. Spørgeskemaer skal du kun benytte i sjældne tilfælde. Hvis du gennemfører systematiske samtaler med ansatte, er det altid relevant, at du også gennemfører samtaler med ledelsen om de samme temaer, som har indgået i samtalerne med de ansatte, for at sikre, at både de ansattes og ledelsens perspektiv er medtaget i undersøgelsen. Det kan desuden være hensigtsmæssigt at afdække ledelsens rammer og vilkår for at nuancere billedet af det psykiske arbejdsmiljø. Data fra gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt øvrige data fra Arbejdstilsynets undersøgelse, herunder fra observationer, skal du altid præsentere for og drøfte med virksomhedens ledelse før det afsluttende møde, og dermed før du foretager den samlede vurdering af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden. Du skal præsentere ledelsen for dataene i anonymiseret form. Se mere i kvalitetsprocedure G-401:Psykisk Arbejdsmiljø, spørgeguider til tilsyn. Se desuden bilaget til denne instruks, der beskriver datakilder og dataindsamlingsmetoder i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø, og At-vejledning D.4.1 Kortlægning af psykisk arbejdsmiljø. Metoderne til at indsamle data forudsætter alle i større eller mindre grad, at virksomheden er velvilligt indstillet og medvirker aktivt. Ledelsens og de ansattes accept er nødvendig, hvis du bruger systematiske gruppesamtaler og samtaler med enkeltpersoner samt spørgeskemaer. Ledelsen skal således give sit samtykke til, at du bruger metoderne. Det er frivilligt for de ansatte at deltage. Ledelsen har desuden ret til at være med ved samtaler med de ansatte, hvis den ønsker det. Du kan også indhente yderligere skriftlige data, som er tilgængelige på virksomheden, og som er relevante for, at du kan danne dig et mere komplet billede af de risikofaktorer, der er aktuelle på den konkrete virksomhed. Det kan fx være virksomhedens APV, trivselsundersøgelser eller lignende undersøgelser af det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden, skriftlige arbejdsmiljøpolitikker samt oplysninger om voldsepisoder, andre typer arbejdsulykker, sygefravær og personaleomsætning. Du har ret til at få disse oplysninger og til at få udleveret tilgængelig dokumentation, jf. lov om arbejdsmiljø, 76, stk. 1 og Påbud om psykisk arbejdsmiljø De almindelige retningslinjer for reaktioner mv. er beskrevet i kvalitetsprocedurerne, særligt i G- 201: Reaktioner til virksomheden, G-205: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser, G-203: Høring og G-209: Besøgsrapport ViVi og G-209: Besøgsrapport på papir og DT-2: Detailtilsyn kontrolbesøg. 3.1 Påbud med frist Afsnit 3.1 gælder for overtrædelser i det psykiske arbejdsmiljø, som konstateres fra og med den 1. juli Området for påbud med frist om psykisk arbejdsmiljø Du skal afgive påbud med frist, når du konstaterer en sikkerheds- eller sundhedsmæssig risiko i det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden. Arbejdstilsynet afgiver typisk påbud med frist inden for følgende risikofaktorer i det psykiske arbejdsmiljø: Vold, trusler om vold og andre traumatiske hændelser i arbejdet. Stor arbejdsmængde og tidspres, herunder også tidspres, der øger risikoen for ulykker. 4

5 Høje følelsesmæssige krav i arbejdet. Mobning, herunder seksuel chikane. Skifteholdsarbejde og arbejde på forskudte arbejdstider. Når du skal vurdere, om du skal afgive påbud med frist om tidspres, der øger risikoen for ulykker, kan du bruge At-intern instruks IN-4-3: Tidspres, der øger risikoen for ulykker. Når du skal vurdere, om du skal afgive påbud med frist om psykisk førstehjælp ved risiko for traumatiske hændelser i arbejdet, kan du bruge At-intern instruks IN-4-4: Psykisk førstehjælp i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet Rådgivningspligt Påbud om mobning, herunder seksuel chikane, udløser altid påbud om at bruge en autoriseret rådgivningsvirksomhed på arbejdsmiljøområdet til at bistå sig med at efterkomme påbuddet. Rådgivningsvirksomheden skal være autoriseret på det psykosociale område. Se At-vejledning Rådgivningspåbud om alvorlige og komplekse arbejdsmiljøproblemer. Afgørelser om det psykiske arbejdsmiljø i arbejdet tæller med i opgørelsen af, om der skal afgives påbud til en virksomhed om brug af autoriseret arbejdsmiljøvirksomhed, når der er givet 5 eller flere afgørelser om overtrædelse af arbejdsmiljøloven. Afgørelser om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid tæller ikke med i en sådan opgørelse. Se At-vejledning om mange arbejdsmiljøproblemer Hjemler Påbud med frist om psykisk arbejdsmiljø har altid hjemmel i lov om arbejdsmiljø, 38 og 77, stk. 1. Forhold i det psykiske arbejdsmiljø, der vedrører arbejdets planlægning og tilrettelæggelse, har desuden hjemmel i bekendtgørelse om arbejdets udførelse, 4. Forhold, der vedrører arbejdets udførelse, har hjemmel i 7, stk. 1 i samme bekendtgørelse. De fleste påbud har hjemmel både i 4 og 7, stk. 1. I sager om risiko for vold og trusler om vold kan der også være overtrædelser af følgende bestemmelser: Bekendtgørelse om arbejdets udførelse, 11, stk. 1 (alenearbejde). Lov om arbejdsmiljø, 42, stk. 1 og bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning, herunder særligt 6 (almen bestemmelse om sikkerheds- og sundhedsmæssig forsvarlig indretning) og 16 (flugtveje). Bekendtgørelse om anvendelse af tekniske hjælpemidler, 12, stk. 1 (bestemmelse om instruktion i brugen af tekniske hjælpemidler). I sager om risiko for arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid kan der være overtrædelser af følgende bestemmelser, som skal hjemles på flg. måde: Lov om arbejdsmiljø, 38, 2A jf. 8 i bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid.(planlægning, tilrettelæggelse og udførelse af arbejdet) samt eventuelt tilføjet en specifik bestemmelse, fx ved manglende oplæring og instruktion, 17 i Lov om arbejdsmiljø, jf. 7, nr. 5 i bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid. 14 i bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid om arbejdsgiveren pligt til at vejlede om hensigtsmæssig håndtering af arbejdsrelaterede voldsepisoder uden for arbejdstid samt tilløb hertil. 5

6 Som udgangspunkt skal der træffes én afgørelse pr. overtrædelse. Det er dog op til en konkret vurdering, hvorvidt afgørelser om overtrædelser af disse bestemmelser skal gives som selvstændige afgørelser, eller om de skal indarbejdes i en bredere afgørelse om risiko for vold og trusler om vold. Hvis overtrædelserne indarbejdes i en bredere afgørelse, skal overtrædelserne hjemles, hvis det er en særskilt forudsætning for at acceptere virksomhedens løsning, at virksomheden lever op til de pågældende bestemmelser. Ved afgørelser om arbejdsrelateret vold, der både indeholder risiko for vold i arbejdet og uden for arbejdstid og vedrører planlægning, tilrettelæggelse og udførelse af arbejdet skrives èn samlet afgørelse. Påbud om voldsrisiko ved børn og unges alenearbejde har hjemmel i lov om arbejdsmiljø, 60, stk. 1 og 2, og bekendtgørelse om unges arbejde, 14. Disse påbud har ikke hjemmel i bekendtgørelse om arbejdets udførelse. Påbud om mobning, herunder seksuel chikane, har hjemmel i 9 a i bekendtgørelse om arbejdets udførelse, og ikke i hverken 4 eller 7, stk. 1 i samme bekendtgørelse. Rådgivningspåbud om mobning, herunder seksuel chikane, har hjemmel i 4, nr. 1 og 8 i bekendtgørelse om brug af autoriserede rådgivningsvirksomheder på arbejdsmiljøområdet. Desuden henvises til 3, stk. 3, 6, stk. 1 og 3, 7, 29, stk. 1, 2 og 4, 30, 31, stk. 1 og 2, 32, 33, stk. 1 og 2, 34, stk. 1 og 3, og 37, stk. 1, i samme bekendtgørelse. Påbud om manglende foranstaltninger vedrørende førstehjælp ved risiko for traumatiske hændelser i arbejdet, herunder også risiko for vold, har hjemmel i bekendtgørelse om arbejdets udførelse, 23, stk. 1, nr. 2 og stk. 2, og ikke i hverken 4 eller 7, stk. 1 i samme bekendtgørelse. Som det eneste påbud med frist om psykisk arbejdsmiljø har påbuddet derfor heller ikke hjemmel i 38 i lov om arbejdsmiljø. Risiko for arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid medfører ikke pligt til at iværksætte førstehjælpsforanstaltninger. I sager om psykisk arbejdsmiljø kan der desuden være overtrædelser af følgende bestemmelser: Bekendtgørelse om arbejdets udførelse, 18 (bestemmelse om oplæring og instruktion af de ansatte). Lov om arbejdsmiljø, 16 (tilsyn med, at arbejdet udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt). Bekendtgørelse om arbejdets udførelse, 8, stk. 1 (hensyn til den ansattes alder, indsigt, arbejdsevne og øvrige forudsætninger) eller 8, stk. 4-6 i samme bekendtgørelse (særlige hensyn til gravide). Som udgangspunkt skal der træffes én afgørelse pr. overtrædelse. Det er dog op til en konkret vurdering, hvorvidt afgørelser om overtrædelser af disse bestemmelser skal gives som selvstændige afgørelser, eller om de skal indarbejdes i en bredere afgørelse om problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Hvis overtrædelserne indarbejdes i en bredere afgørelse, skal overtrædelserne hjemles, hvis det er en særskilt forudsætning for at acceptere virksomhedens løsning, at virksomheden lever op til de pågældende bestemmelser. 3.2 Undersøgelsespåbud ( 21 påbud) Området for 21 påbud om psykisk arbejdsmiljø Du skal afgive 21 påbud, når du finder, at der er en konkret mistanke om en sikkerheds- eller sundhedsmæssig risiko i det psykiske arbejdsmiljø på virksomheden. Området for 21 påbud om psykisk arbejdsmiljø er nærmere beskrevet i At-intern instruks IN-4-2: Arbejdstilsynets an- 6

7 vendelse af arbejdsmiljølovens 21 i forbindelse med psykisk arbejdsmiljø Rådgivningspligt 21 påbud om psykisk arbejdsmiljø udløser altid påbud om at bruge en autoriseret rådgivningsvirksomhed til at udføre undersøgelsen. Rådgivningsvirksomheden skal være autoriseret på det psykosociale område. Se At-vejledning Undersøgelsespåbud om psykisk arbejdsmiljø Hjemler Undersøgelsespåbuddet har hjemmel i 21, stk. 1 i arbejdsmiljøloven. Rådgivningspåbuddet har hjemmel i 4, nr. 3 og 27 i bekendtgørelse om brug af autoriserede rådgivningsvirksomheder på arbejdsmiljøområdet. Desuden henvises til 3, stk. 3, 6, stk. 2 og 3, 7, 29, stk.1, 3 og 4, 30-32, 33, stk. 1 og 2, 34, stk. 2 og 3, 35 og 38 i samme bekendtgørelse. 3.3 Strakspåbud Området for strakspåbud om psykisk arbejdsmiljø Området for strakspåbud om psykisk arbejdsmiljø omfatter fx følgende tilfælde: Type 1 strakspåbud- hvor der er betydelig fare a) hvor der er risiko for, at ansatte kan blive udsat for en betydelig fare på grund af vold i arbejdet. Der kan fx være tale om alenearbejde med utilregnelige udadreagerende beboere. b) hvor der er risiko for, at ansatte kan blive udsat for en betydelig fare på grund af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid. Der kan fx være tale om, at en voldsomt udadreagerende pårørende til en beboer på et psykiatrisk center har truet personalet med, at han vil opsøge dem uden for arbejdstid. c) hvor der er risiko for, at ansatte kan blive udsat for en betydelig fare på grund af arbejdsrelateret vold i og uden for arbejdstid. Der kan fx være tale om, at borgere udøver vold mod de ansatte på arbejde samt udøver truende adfærd mod de ansatte udenfor arbejdstiden. d) hvor der er risiko for, at ansatte kan blive udsat for en betydelig fare på grund af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid, og de ansatte ikke er blevet vejledt i hensigtsmæssig håndtering af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstiden. e) Hvor du via egne iagttagelser konstaterer ulykkesrisici, der skyldes tidspres, hvor der er betydelig fare for alvorlig personskade. Type 2 strakspåbud hvor der ikke er betydelig fare, men hvor formålet med afgørelsen forspildes, hvis der ikke træffes foranstaltninger straks, og/eller hvor påbuddet faktisk kan efterkommes straks eller indenfor en kortere periode. a) hvor de ansatte kan risikere at blive udsat for arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid, og der foreligger retningslinjer i virksomheden om, hvordan de ansatte skal vejledes i hensigtsmæssig håndtering af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstiden, men denne vejledning ikke er givet de ansatte. b) hvor ansatte aktuelt har været udsat for en traumatisk hændelse, og der ikke er iværksat nødvendig psykisk førstehjælp. 7

8 c) Se mere i kvalitetsprocedureg-207: Anvendelse af strakspåbud, At-intern instrukserne IN-4-3: Tidspres, der øger risikoen for ulykker og IN-4-4: Psykisk førstehjælp i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet. 4. Grove overtrædelser I de tilfælde, hvor du afgiver strakspåbud, fordi de ansatte er i overhængende fare eller alvorlig risiko for at blive udsat for vold, skal du overveje, om overtrædelsen er så grov, at sagen skal overgives til centerjuristen med henblik på vurdering af, om Arbejdstilsynet skal indgive politianmeldelse om overtrædelsen. Arbejdstilsynet indgiver politianmeldelse, hvor der er en klar og veldokumenteret risiko for at blive udsat for vold eller andre traumatiske hændelser, og hvor arbejdsgiveren ikke har forebygget risikoen, eller hvor forebyggelsen er så begrænset, at det er åbenbart, at den ikke er effektiv. I sådanne tilfælde skal du oprette en rapport om grove overtrædelser, eventuelt efter nærmere drøftelse med centerjuristen. Se mere i kvalitetsprocedure G- 204: Grove overtrædelser. 8