Referat fra workshop hjemmepleje-sygehusstandarder

Transkript

1 Dato: Vor ref.: kku Referat fra workshop hjemmepleje-sygehusstandarder Dato: 11. oktober 2010 fra kl. 10:00 16:30 Sted: Deltagere: Radisson Blue H.C. Andersens Hotel, Odense Alice Kristensen, Region Syddanmark Bente Falk, Region Syddanmark Helle Rossen, Sygehus Lillebælt Hanne Gustafsson, Sygehus Lillebælt Lone Dorthe Hansen, Odense Universitetshospital Linette Krell, Sydvestjysk sygehus Bodil Grøn, Fredericia kommune Mette Fredensborg, Assens kommune Kate Aagaard, Assens kommune Karin Agger, Vejle kommune Signe Karstoft, Vejle kommune Lene Jenny Nielsen, Odense kommune Lene Kjellstrøm, Odense kommune Annemarie Frandsen, Region Nordjylland Karen von Pålman, Region Nordjylland Carsten Mortensen, Aalborg kommune Hanne Starcke, Brønderslev kommune Birthe Ø Jensen, Brønderslev kommune Søren Peter Gunge, Frederikshavn kommune Karina Borregaard Eriksen, Hjørring kommune Anne Danborg, Region Hovedstaden Inge Ruth Fisker, Region Hovedstaden Merete Halkjær, Københavns kommune Else Marie Laursen, Frederiksberg kommune Kim Snekkerup, Halsnæs kommune Gitte Femerling, Hillerød kommune Bolette Friis Jensen, KMD Niels Vinther, KMD Ole Vilstrup, CSC Karin Glintvad, CSC Line Michelsen, CSC Topica Helle Møberg, CSC Morten Wulff Pedersen, CSC Henrik Palne, Rambøll Informatik Martin Randers, Systematic Damantha Boteju, Avaleo

2 Bente Sørensen, Avaleo Michael Demol, IBM Ulrik Schønnemann, MedWare Jeanette Jensen, MedCom Kate Kusk, MedCom Lars Vibild, MedCom Jacob Glasdam, MedCom Michael Due Madsen, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Referat: 1. Velkomst Dorthe Med henblik på fra start at få en god dialog på tværs af pilotdeltagere og leverandører, starter vi projektperioden op med denne workshop. Det kan være, at ChatEval kan anvendes som et supplement på de personlige møder. ChatEval gennemgås senere i dag. Det anbefales at notere input til ChatEval løbende, når ideer, overvejelser og spørgsmål dukker op. Dorthe giver en kort status på implementeringen af den nye standard lige nu, der arbejdes med kravspecifikation hos kommuner og regioner i Region Syddanmark, mens kommuner i /og henholdsvis Region Hovedstaden og Region Nordjylland arbejder med planlægning og koordinering af opstart. Region Syddanmark er længere fremme, idet de allerede har gennemført den organisatoriske implementering. Rambøll Care kommunerne er gået sammen i en fælles kravspecifikation i samarbejde med leverandøren. 2. Præsentation af projektside til vidensdeling og testrapportering for pilotdeltagere og leverandører - Jacob Fra processen med projektet om gentræningsplaner har vi lært, at det vil være en god ide at have et forum til vidensdeling. Et pilot projektsite skal være et forum, der skal give et overblik over, hvordan det går i de forskellige delprojekter og hvor deltagerne kan lære af hinandens fejludredning og erfaringer. Det er et fælles ansvar, at vedligeholde informationerne i pilot projektsite. Jacob gennemgår kort oplæg til pilot projektsite. Denne er grundlæggende opbygget i dokumenterne iht projektfaser samt i parterne. Som væsentlige parter er leverandørerne, fordi deltagerne er meget afhængige af leverandørernes status og planer. Fælles projektsite skal også være med til at undgå flaskehalsproblemer, idet det er et stort ressourceproblem for alle parter dels at MedCom først skal indsamle, vurdere og koordinere information inden en videreformidling og dels kan leverandørerne opleve gentagelse af test, hvor parterne ikke udnytter erfaringer fra andre test deltagere. Der er generelt bred opbakning omkring ideen med hurtig vidensdeling. 3. Kommune sygehusstatus opsamling - Dorthe Region Syddanmark er godt i gang med at kravspecificere med deres leverandør. Som opfølgning til dagens workshop er aftalt: - workshop for leverandørerne den 2. november. Information er sendt ud. (tilføjelse d. 14. oktober program for xml workshop/kursus er sendt ud) 2

3 - For kommuner og regioner er planlagt nyt møde 17. november (flyttes pga andre arrangementer, ny dato meldes ud snarest tilføjelse datoen bliver mandag d. 29. november 2010). Der planlægges følgende indhold; Hvordan Region Syddanmark har fået aftalerne i de nye sundhedsaftaler til at hænge sammen med den nye standard, samt orientering om udbredelse af de nye xml hjemmepleje-sygehusstandarder i korrespondance format, samt håndtering af undervisnings/alice Kristensen Fælles kommunalt samarbejde med Rambøll Care omkring kravspecifikation/jeanette Jensen Region H s organisering af samarbejdet mellem region og kommuner og håndtering af kommende opgaver i Koncern-IT i forhold udvikling og implementering af xml hjemmepleje-sygehusstandarder/anne Danborg Region Nord s arbejde omkring skemaer og implementeringsplaner for de nye standarder /Annemarie Frandsen Status fra MedCom samarbejdet med leverandørgruppen/ Dorthe Skou Lassen Dorthe fortæller om informations flowet i forbindelse med indlæggelse og udskrivning, at alle xml hjemmepleje-sygehusstandarderne (XDIS1631, XDIS2131, XDIS1931, XDIS1831) meddelelser følges op af en positiv kvittering. Negative kvitteringer har længe været et krav, hvis en meddelelse ikke teknisk kan gå i gennem. Men det er nyt, at en forsendelse følges op af en positiv kvittering, som en garanti for, at meddelelsen teknisk er gået hele vejen igennem til modtager. Kvitteringerne genspejler den tekniske forsendelse, den organisatoriske behandling kan vi ikke give kvitteringer på. Nogle af de allerede fundne udfordringer omkring projektet kan være: - det skal sikres, at melding om færdigbehandling trigges af sted helt fuldautomatisk og kun på patienter som har en ydelse i kommunen - Kommunikationen skal ikke skabe et kunstigt behov for programmering, hvis det er mere optimal for brugerne i visse situationer at kommunikere telefonisk, det skal afklares, om man ønsker at bruge korrespondance eller plejeforløbsplan til ad hoc kommunikation - Brug af Fællessprog skal aftales mellem leverandører og brugere, hvorledes håndteres forskellige versioner af Fælles Sprog (se også under pkt.8 opsamling) - Under udarbejdelse af standarderne blev det diskuteret, at opdatering af data under funktionsevne kan være en udfordring for kommunerne. Det er ikke sikkert, at funktionsevne er ajourført af kommunerne. (se også under pkt.8 opsamling). - Ydelsesoplysninger i indlæggelsesrapporten; ydelser oplyses på samme måde, som ydelsesoplysninger indberettes til Danmarks statistik. MedCom bør skrive tydeligere hvilke data der kan være tale i dokumentationen for standard for indlæggelsesrapporten. Spørgsmålet er, om leverandørerne indberetter ens, MedCom kontakter de kommunale leverandører Der er allerede nye ønsker til den nye standard som - bedre registrering af pårørende, dette kan gøres uden at ændre standarden - fjernelse af på afsender data, det er ikke nødvendigt at ændre i standarden for dette, man skal udelade at udfylde feltet aftal det evt. med jeres leverandør - behov hjemmehjælp tilføjes. Dette har været drøftet i national arbejdsgruppe, det er kun kommunen som kan tildele hjemmehjælp, så sygehuspersonalet kan blot oplyse om et behov og kommunen tildeler internt. 3

4 4. XML-VANS Envelope og kvitteringer/reliable messaging Jacob VANS (KMD og Evenex) sørger for forsendelse af meddelelser mellem afsender og modtager. For at i mødekomme fremtidens ønsker har MedCom i samarbejde med VANS-leverandørerne forsøge at fremtidssikre forsendelsesvejen ved at lave en ny forsendelses-kuvert. En første version af en XMLkurvert blev for første gang brugt i genoptræningsprojektet, erfaringerne er blevet brugt i forbindelse med færdiggørelsen af XML VANSEnvelope standarden. Kuvertens forsendelsesvej er følgende: Afsender opbygger kuverten. VANS modtager og validerer kuverten. VANS videresender posten til modtager, som tjekker metadata, pakker kuverten ud og opbygger en positiv kvittering. Kvitteringen er rent teknisk og tager ikke hensyn til det sundhedsfaglige indhold. Den positive kvittering sendes tilbage til VANS (den positive kvittering er gratis). VANS modtager og validerer meddelelsen og videresender meddelelsen til den oprindelige afsender (se evt. flowdiagram i VANSEnvelope dokumentationen). Det vil sige, at afsender af den oprindelige meddelelse har bevis for, at meddelelsen teknisk er gået hele vejen igennem til modtager. Der er tekniske timeouts indbygget i forsendelsesvejen. Hvis meddelelsen ikke går i gennem kan meddelelsen gensendes x 3, og hvis meddelelsen stadig ikke går igennem, får afsender en besked om, at meddelelsen teknisk ikke kan gå i gennem. Ved en sådan tilbagemelding er det MedCom s anbefaling, at kontakte den anden part mhp udredning af eventuelle tekniske problemer. Der er aftalt test og godkendelse VANS-leverandørerne, ligesom andre leverandører også godkendes ved indførelse af MedCom-standarder. Den nye kuvert kan ikke kun indeholde XMl, men også edifacter, vedhæftede dokumenter, og andre tekniske formater som f.eks. HL7. Den nye standard for kuverten er færdigdokumenteret fra MedCom s side og nu klar til, at leverandørerne kan programmere efter materialet. Dokumentationsmaterialet er sendt ud. VANS-leverandørerne er ikke opdateret til den aktuelle version 2.0 af XML VANSEnvelope endnu. På grund af diskussioner omkring kuvert-formatet og indholdet i den, er dokumentationsmaterialet blevet forsinket og det har ikke været muligt at godkende VANS-levearndørerne før denne workskop, som vi oprindeligt havde håbet. Iflg. Bolette venter VANS blot på kundernes ønske. Teknisk gentager MedCom ikke konvertering af meddelelser til korrespondance format som MedCom gjorde ved projektet omkring genoptræningsplaner. Genoptræningsplanen blev/bliver konverteret til en korrespondance til de modtagere, der ikke kunne der ikke kunne GOP-standarden. Erfaringerne fra DGOP er: - det meget vanskeligt at kunne af med konverteringen i praksis, det kan tage år - teknisk er konverteringen i praksis mere kompliceret end planlagt, da der ofte findes flere tekniske variationer af en MedCom meddelelse i praksis - samtidig giver korrespondance formatet begrænsninger både i omfang, læsevenlighed og manglende hensigtsmæssig placering af data i modtager systemet som irriterer de kliniske bruger - det giver mange udfordringer og risiko for stopklodser/rod på lang sigt, når andre parter indenfor sundhedsvæsnet skal modtage elektroniske genoptræningsplaner (f.eks. privat hospitaler, praktiserende læger og privatpraktiserende fysioterapeuter) Da xml hjemmepleje-sygehusstandarderne er nye for både kommuner, leverandører og regioner vil det være mest anvendeligt at alle parter implementer de ægte standarder fra start. 4

5 Kommentarer: Region Syd: Syd får udfordringer ved skiftet fra korrespondance som indeholder indlæggelsesrapport, plejeforløbsplan og udskrivelsesrapport, da det funger godt i dag med brugen af skabeloner i korrespondance meddelelserne. En væsentlig udfordring er, at sygehusene skal gennem en længere periode, hvor sygehusene skal kunne håndtere, at der er kommuner som kan de ægte xml standarder for indlæggelsesrapport, plejeforløbsplan og udskrivelsesrapport, mens andre kommuner modtager i det simple korrespondanceformat. Region Syddanmark skal finde en løsning for at holde styr på hvilke kommuner kan hvad, samt en løsning for hvordan man vælger at håndtere, at der i en periode er 2 forskellige modtager behov ved afsendelse af plejeforløbsplan og udskrivelsesrapport. Sygehusene skal også kunne modtage xml indlæggelsesrapport selvom nogle kommuner sender indlæggelsesrapport i korrespondance format. Bolette: Det var ikke kuvertproblemer men konverteringsproblemer, vi havde omkring genoptræningsplanen. Det er meget fornuftigt at undgå konvertering af meddelelser. Alice, Region Syd, henviser til sundhedsaftalerne om, at parterne skal i Syd skal kommunikere elektronisk. Derfor skal systemerne i Syd kunne håndtere begge løsninger. I gevinstpotentiale for genoptræningsplaner er det beskrevet, at der er mærkbare gevinster ved at skifte fra simpel korrespondance format til ægte standard format. Det er væsentligt at pointere at korrespondancen er en simpel flad tekst fil som kan læses af modtager men ikke indlejres i forhold modtages behov for læsning af data i det naturlige workflow, korrespondance formatet begrænser også leverandørens muligheder for at tilbyde mere operationelle løsninger. gevinstpotentiale for genoptræningsplaner sendes ud sammen med referatet. 5. Kliniske guider - Dorthe Der er lavet fire nye kliniske guidelines omkring hhv indlæggelsesrapport, plejeforløbsplan, færdigbehandling og udskrivningsrapport. Disse ligger i udkast. Det er første gang, vi laver disse guidelines så tidligt i et projekt, men der vil være fælles nytteværdi i at få beskrevet baggrunden for hvilke data er med og hvorledes det anbefales at anvende data, når man skal undervise og udbrede kendskabet til hjemmepleje-sygehusstandarderne. Guidelines vil blive opdateret efterhånden som pilotprojektet gener erfaringer. Punkt 5a: Den Gode indlæggelsesrapport/jeanette Guiden tager udgangspunkt i de sundhedsfaglige anbefalinger og lavet så systemuafhængig som muligt. Forhåbentlig får vi en fælles forståelse af brugen og indholdet i dag. Efterlyses input til organisatorisk forberedelse i kommune og klargøring af data i EOJ. Emner er oprettet i ChatEval. Punkt 5b: Den gode plejeforløbsplan/ Lars Opbygget ud fra udfyldelses af felter. Det er en udfordring at sikre, at aftalerne i sundhedsaftalerne overholdes i den nye standard. Emner til guiden efterlyses. Punkt 5c: Den gode melding om færdigbehandling/ Lars Guideline endnu ikke sendt ud. Anbefalingen er fuld-automatisk udfyldelse og afsendelse fra registrering i sygehusets systemer. 5

6 Punkt 5d: Den gode udskrivningsrapport/ Lars Flere felter til automatisk udfyldelse. Det er vigtigt at aftale afsendelsestidspunkter. Emner til guiden efterlyses. Opsamling: Sygehus, kommuner og leverandører skal blive enige om, om man ved opdatering af informationerne kun skal sende de nye informationer eller hele teksten igen, leverandørerne skal byde ind med, hvad der er realistisk. Specielt omkring melding af færdigbehandling skal denne kun sendes i de tilfælde, hvor borgeren har et forløb i kommunen. Annullering, rettelser skal kunne håndteres. Emnet annullering diskuteres, men standarden kan ikke erstatte manuelt tjek af forløbet af en indlæggelse, hvis der opstår fortolkningsdiskussioner af et forløb, da patienten under den reelle indlæggelsesperiode konstant er indlagt, er det udelukkende registreringer i sygehusets system som sendes til LPR og DRG afregning. Melding om færdigbehandling er en servicemeddelelse for visitator eller andet relevant personale i kommunen, således de har mulighed at vide at en færdigbehandlet borger fortsat er indlagt og/eller arbejde videre på hjemtagelse af en konkret patient/borger under en konkret indlæggelse. 6. Det videre forløb Punkt 6a. testværktøj/ Ulrik Testværktøjet er udviklet og findes på XML.Medcom.dk. Værktøjet kan bruges dels til at teste og til at få vist en html af data i testmeddelelse. Eventuelle fejlmeddelelserne vises i teksten. Testmeddelelser slettes efter 30 minutter. Men det er muligt at gemme meddelelserne som testfil, denne funktion kan bruges ved ønske om en senere vurdering af MedCom s eller andre. MedCom har aftalt med KMD og Evenex at en testpostkasse oprettes, så der kan sendes xml test meddelelse til MedCom. Værktøjet stilles gratis til rådighed for alle. Punkt 6b: test godkendelse test protokoller/ Michael Gennemgang at et typisk testforløb og de krav, der er beskrevet i dokumentationsmaterialet. MedCom godkender ud fra skærmdumps eller tilsendte filer. Avaleo: Hvad sker, hvis der er fejl. Mange fejl viser sig jo også først, når man begynder at udveksle meddelelserne. Det er nødvendigt at forudse en eventuel revurdering af standarden. Svar: ChatEval er et godt forum, men det skal aftales i vores leverandørforum, hvorledes opdateringer og rettelser under pilotperioden håndteres. Punkt 6c: leverandør kursus i XML hjemmepleje-sygehusstandard/ Dorthe og Ulrik Kursus er planlagt til 2. november. MedCom modtager gerne præ-information om behov og nuværende brug af programmeringssprog. Emne oprettes på Cheteval. 6

7 7. ChatEval online Deltagerne arbejder flittigt med ChatEval, og andre mødes i grupper opdelt ud fra systemer. Det er væsentligt at skrive de lokale diskussioner ind i ChatEval: For Rambøll gruppen ind rapporter Lene Kjellstrøm fra Odense kommune For CSC gruppen ind rapporter Karin Glindtvad fra CSC For Region Syddanmark gruppen mangler vi en rapportør For Avaleo gruppen mangler vi en rapportør Flere deltagere var ikke tilknyttet en gruppe, disse deltagere bidrog efter bedste muligheder på den amputerede CharEval tak for det 8. Afslutning på dagen I ChatEval er over middag kommet flere ændringsønsker til standarden. Men da standarden er færdig er kun små ændringer (f.eks. pårørende) muligt, andet kommer på en ændringsønskeliste til senere vurdering. Hvis vi hele tiden bliver ved med at ændre i standarden, forsinkes også leverandørernes arbejde og dermed hele processen. Efter pilotprojektet evaluerer vi arbejder eventuelle ændringer til standarden ind. Funktionsændring: Anne Danborg rapporterer fra en gruppediskussion, hvor konklusionen blev, at kommunerne skal kortlægge hvad de gør. Derefter kan CSC lave en mapning. Efterfølgende mødes reg H med pilotkommunerne og CSC. Gruppen vil påbegynde identificering af Fællessprog I og God Sagsbehandling (som bygger på Fællessprog II). Omkring tidsplanen er det gruppens konklusion, at man skal man ikke gå i stå, fordi der ikke er indtastet dato. Carsten/Ålborg: Hvis vi vælger at sende ikke-ajourførte informationer, vil hospitalerne ikke kunne bruge informationerne. Søren/Frederikshavn kommune: Manuelle indtastninger giver udfordringer idet, at det oftest er visitator, der sender inf og ikke kende borgeren. Helle/Sgh Lillebælt: Sygehuset skal bruge opdateret funktionsniveau? Bente/Avaleo: Det er arbejdsgangsbestemt gælder også omkring medicinkortet. Else Marie/Frederiksberg kommune: Medicinoversigten skal være opdateret. Dorthe: I pilotprojetet var mange godt klar over, at det ville være et meget broget billede omkring kommunernes arbejdsgange. Spørgsmålet er, om der skal sættes regler op på, hvordan vi gør? Skal der sættes regler for dato for data eller er det nok at kende datoen for, indtastning af data? Der er enighed om, at det giver mening om at sende funktionsændringen autogenereret. Avaleo: Hvis funktionsevnen er udfyldt, skal eventuelle ydelser ikke med. Ydelser og antal giver nødvendigvis ikke et billede af borgeren, f.eks også ved visitering af pakker. 7

8 Helle/sgh Lillebælt: Det er et problem, hvis kommunen manuelt sender opdateret indlæggelsesrapport og patienten efterfølgende flyttes. Så får den nye afdeling ikke de nyeste informationer. Carsten/Ålborg: Ålborg har skrevet i kravspec, at hvis de sender en manuelt opdateret indlæggelsesrapport så fremgår det af systemet, og det er så den opdaterede rapport, der sendes til sygehuset ved en overflytning. Chatgruppen lukkes 1. november 2010 og der ønskes god arbejdslyst. Opsamling på diskussion: Funktionsevne: Bente fra Avaleo gør det klart at der ikke er store udfordringer i udfyldelse af funktionsevnen, når der anvendes henholdsvis Fælles Sprog II og God sagsbehandling, der er stort sammenfald. Det er en udfordring, hvis der anvendes Fælles Sprog I, det mest enkle vil være at udelade at autogenere af data på funktionsevnen, når der anvendes Fælles Sprog I, bruger kan tilbydes at udfylde manuelt, når/hvis der sendes en manuelt opdatering af indlæggelsesrapporten. Det er vanskeligt at gennemskue om data er anvendelige på baggrund af en dato, men det er en god service og god faglig skik at oplyse, hvornår data er generet, så det fastholdes at dato for data skal medsendes. For sygehuspersonalet er det væsentlig at få data tilsendt hurtigt, at nogle data er forældede enten på grund af borgerens/patientens ændrede situation (som ofte sker ved indlæggelse) eller ikke opdateret i kommunens system, kan sygehuspersonalet med deres faglighed gennemskue/bedømme. Tilsvarende bedømmer kommunens personale med deres faglighed hvilke data som skal manuelt opdateres. Indlæggelsesrapporter ved overflytninger Udfordringerne som er kendte fra advis kommunikation omkring registrering af henholdsvis overflytning eller udskrivelse/indlæggelses, når en patient overflyttes til anden sygehusafdeling eller sygehus bliver også meget synlige ved autogenerede indlæggelsesrapporter. Der opfordres til så korrekt registrering som mulig, således at registreringen overflytning bruges mest muligt. Det fastholdes, at selvom de uhensigtsmæssige udskrivelses og indlæggelses registreringer ved overflytninger trigger nye autogenerede indlæggelsesrapporter, så er det mest enkelt at fastholde samme flow af meddelelser. Det er VÆSENTIGT at leverandørerne sørger for en manuel opdatering af indlæggelsesrapport slår igennem med det samme til en evt. ny autogeneret indlæggelsesrapport. Referanter: Kate og Dorthe 8