Vejledning til budgetmodel for skole der får maden leveret Indhold

Transkript

1 Vejledning til budgetmodel for skole der får maden leveret Indhold 1 Opdeling i faste og variable omkostninger Variable/direkte omkostninger: Faste/indirekte omkostninger: Sammenhæng mellem budgetmodel og kontoplan Moms Lønomkostninger Køkkenpersonale Lærer-/ pædagogtid Sekretær Pedel Rengøring Transport Ledelse Øvrige personaleomkostninger Fødevarer Køb hos lokal købmand/supermarked Catering firmaer og andre leverandører Økologi Øvrige varekøb Engangsbestik Administration Rengøringsmidler Vask af linned Småinventar Inventar Ejendomsomkostninger Ejendomsvurdering Anskaffelsessum Husleje Forbrugsafgifter El Vand Varme Renovation Vandafledning Indtægter...7 1

2 1 Opdeling i faste og variable omkostninger For at udarbejde et budget for en madordning, er der behov for en række elementer, som i dag ikke registreres særskilt i kommunernes bogføring. Det skyldes dels, at den kommunale kontoplan ikke nødvendigvis er opdelt entydigt og dels at alle ressourcerne ikke nødvendigvis fremgår af bogføringen. På den baggrund skal der tages hensyn til, at der i budgettet for madordningen medtages samtlige omkostninger, herunder såvel variable og faste omkostninger, som er forbundet med madordningen. 1.1 Variable/direkte omkostninger: Er omkostninger, der som udgangspunkt, kan henføres direkte til madordningen. Det gælder typisk, at der er et tidsmæssigt sammenfald mellem de udgifter, der direkte kan henføres til aktiviteten og den tilsvarende omkostning. 1.2 Faste/indirekte omkostninger: Er omkostninger, der som udgangspunkt, ikke kan henføres direkte til een aktivitet. Disse optræder som oftest et andet sted i skolens regnskab. Andre omkostninger er bogført andre steder i kommunens samlede regnskab eksempelvis husleje, central administration og forrentning og afskrivning. Det vil sige, at en del af omkostningerne som den enkelte skole har, er omkostninger som formentlig altid vil være der uanset om der er madordninger eller ikke. Disse omkostningstyper er typisk ejendomsomkostninger såsom husleje og varme (delvist) og en del af inventaret som skolen altid vil have. På grund af omkostningernes ofte udelelige karakter, må der foretages et valg i forhold til fordeling af omkostningerne. Der kan foretages fordeling udfra eksempelvis en realistisk vurdering, antal ansatte, arealet eller lønandele. Nedenfor er angivet eksempler på faste/indirekte og variable/direkte omkostninger. Variable omkostninger Faste omkostninger Løn Øvrige personaleudgifter Fødevarer Øvrige varekøb Inventar (som direkte købes p.g.a. madordning) Rengøring af køkken Forbrug (el, vand og renovation) Inventar (som vil være der alligevel) Ejendomsudgifter Forbrug (varme) De direkte/variable omkostninger vil stige ved indførelsen af madordningen mens de indirekte/ faste omkostninger, som udgangspunkt vil forblive uændrede uanset om madordningen eksisterer eller ej. 2

3 Det er således vigtigt, at være opmærksom på, hvad der er faste og variable omkostninger og dermed kende sit omkostningsniveau med og uden madordningen. 2 Sammenhæng mellem budgetmodel og kontoplan Før man går i gang med madordningen, skal der oprettes en særlig konto til at styre omkostninger og indtægter. Vi vil anbefale, at kommunen opretter et selvstændigt stednummer for madordningen på de skoler, der har madordning eller en selvstændig gruppering til madordning, som går på tværs af skolerne i kommunen. Der er specielt to grunde til at kontere madordningen for sig selv: Opgørelse af brugerbetaling og eventuel moms, som begge kræver en præcis opgørelse af omkostningerne til madordningen i forhold til de øvrige driftsudgifter. 2.1 Moms På en skole hvor madordningen er baseret på ekstern produktion, der sælges til eleverne, vil der oftest være tale om at salget er momspligtigt. Men det kan afhænge af flere lokale forhold, og man bør i tvivlstilfælde kontakte kommunens økonomiske forvaltning eller Told og Skat således at der er er taget højde for alle lokale forhold. Hvis du vil vide mere om, hvor man skal være særlig opmærksom på om en madordning er omfattet af momspligt eller ej kan du læse mere under "Hvad med momsen" på denne hjemmeside. Herefter vil vi gå over til de omkostninger som knytter sig til madordningen. 3 Lønomkostninger Det er vigtigt at lønomkostninger, der relaterer sig til madordningen faktisk også bliver budgetteret på madordningen. Det er svært for både ansatte, ledere og politikere at få det rigtige billede af hvad det faktisk koster at have en madordning, hvis en del af omkostningen til madordningen figurerer andet steds i skolens budget. Den oplagte lønudgift er lønnen til personalet i køkkenet, der typisk vil bruge al deres tid på madordningen. Ud over denne udgift er det også nødvendigt at tænke på, at der kan være lønudgifter til rengøringen, pedellen, ledelse, sekretær og lærere, der er involveret i madordning. Det kan være svært at få et overblik over disse udgifter, da det ikke er al deres tid personerne bruger på madordningen. Det er derfor nødvendigt at lave et skøn over hvor meget tid i løbet af en uge, der bruges set i forhold til timeprisen. Eksempelvis rengøringen bruger 1 time om dagen på at gøre køkkenet rent. Det er i alt 5 timer om ugen til en timeløn på 105 kr. I budgetmodellen er der opstillet en række forslag til personer, der skal lønnes i forbindelse med madordningen. Det du skal gøre er at vurdere, hvor meget tid personerne bruger på madordningen i løbet af en uge. Dernæst skal du kende årslønnen (brutto inkl. pension m.v. ) Herefter regner modellen selv omkostningerne ud pr. år. 3.1 Køkkenpersonale En madordning udover en salgsbod med frugt og brød vil oftest kræve, at der er en køkkenassistent/køkkenleder ansat i et antal timer pr. dag. Nogle kommuner vælger at indregne et vist antal timer til køkkenpersonale i normeringen og dermed give skolen mulighed for at etablere en madordning. Andre steder har man lønsumsstyring, og kan selv omfordele lønkroner mellem forskellige personalegrupper. 3

4 Der kan i perioder være tilknyttet personale med støtte i jobtræning, arbejdsprøvning m.v. Omkostninger hertil inklusive ekstra tid til oplæring og tilsyn bør medregnes i budgettet. Der er i regnearket mulighed for at beregne timeforbruget på en række af de opgaver, der løses i køkkenet. Beregningen er opdelt på delopgaver og man har dermed mulighed for at få et mere præcist skøn over forbruget af timer. Det kan også være gavnligt at vurdere en ordning, der allerede er i gang og sætte tid på de opgaver der løses. Det skaber øget bevidsthed om at det man f.eks. sparer på indkøb af råvarer kan sættes til i produktionstid. Man bruger også nemt mere tid end man forestiller sig på at lede efter gode tilbud, hvor rabatten ikke står mål med den tid der er gået med finde disse tilbud. Der kan dog også være pædagogiske begrundelser for indkøb hos den lokale købmand, i gårdbutik osv. som betyder at indkøb ikke altid handler om at skaffe den bedste vare til laveste pris. 3.2 Lærer-/ pædagogtid På de fleste skoler bruger lærere og pædagoger også tid på at få en madordning til at fungere. Det er her vigtigt at skelne mellem den tid der går med at bistå elever eller personale med at indkøbe og anrette maden og så den tid som personalet i forvejen bruger på at sikre sammenhængen i børnenes hverdag. Eksempel: En lærer der er med i kantineudvalget og sammen med kantinepersonale laver plan for udbud i madordningen bør i et vist omfang tælle med i madordningen, hvorimod en lærer som følger en gruppe elever ned til køkkenet i forbindelse med et projekt, hvor eleverne skal stå for anretning og salg, løser sin opgave som pædagogisk ansvarlig i forbindelse med projektarbejdet/undervisningen. 3.3 Sekretær Der skal tages højde for den administration der er i forbindelse med en madordning, betaling af leverandørregninger, evt. kontantbeholdning, bestillingssystem m.v. 3.4 Pedel Efter etableringen vil der i visse tilfælde være brug for hjælp til tekniske installationer og energistyring. 3.5 Rengøring Den tid der bruges på særskilt / ekstraordinær rengøring af køkken fordi der er madordning. Spiseområder, fællesrum, aula m.v. skal normalt rengøres alligevel og tiden til dette bør normalt indgå på skolens almindelige budget. 3.6 Transport Når man selv står for afhentning af mad hos leverandør (eks. kommunalt køkken, plejehjem eller lign.) skal tiden til denne opgave indregnes. Der kan være medarbejdere, som står for indkøb pr. bil og får godtgørelse for det og udgiften hertil indregnes. 3.7 Ledelse En velfungerende madordning kræver ledelsens opbakning og opmærksomhed i det daglige. Der vil gå tid med møder, ansættelser, udviklingssamtaler osv. Man skal eksempelvis se på art hvilke fordele og ulemper, der kan være ved at bruge uddannet i forhold til uuddannet arbejdskraft. 4

5 3.8 Øvrige personaleomkostninger Andel af arbejdsskadeforsikring, BST og kursusudgifter. Desuden skal omkostningen ved eventuel afhentning af mad hos leverandør, hvor den ansatte får kilometergodtgørelse, samles her. 4 Fødevarer 4.1 Køb hos lokal købmand/supermarked Det er ofte svært for det lokale indkøbssted at konkurrere med de store leverandører, hvorfor det normale billede er, at mindre supplerende indkøb foretages lokalt, hvorimod de større indkøb lægges hos cateringfirma og andre grossister. Man vil stadig kunne få på konto en del steder, således at personalet ikke behøver at have kontanter med. 4.2 Catering firmaer og andre leverandører Hvis en del af maden leveres som færdigmad eller råvarer, der leveres til døren, vil der ofte være tale om, at man afregner en gang om måneden. Det er vigtigt, at være opmærksom på, at der bør indhentes tilbud fra flere leverandører, og at kommunen kan have indkøbsaftaler med firmaer som man kan tage udgangspunkt i. 4.3 Økologi En stor del af de skoler, der har madordning, er bevidste om at valget af råvarer er vigtigt, og der satses ofte på økologiske produkter. Vi vil videregive den erfaring, at man godt kan vinde både i kvalitet og pris ved at bruge lidt ekstra tid på at søge efter den rigtige leverandør, da udbuddet ikke er så tydeligt markedsført som på traditionelle fødevarer. 5 Øvrige varekøb 5.1 Engangsbestik Der er stor bevidsthed om miljø og brugen af engangsbestik contra opvask. Der er både en miljømæssig og økonomisk overvejelse i forbindelse med bestik. Engangsbestik sparer tid, maskiner og vand men koster ekstra i indkøb og påvirker miljøet ved afbrænding. Opvask af bestik kræver tid, opvaskemaskine, el og vand, men bestikket kan holde i mange år. Det er vores erfaring, at det kan betale sig, at sætte sig til at regne på om man bør gøre det ene eller det andet. 5.2 Administration Kontorartikler, papir, kopiering, telefon 5.3 Rengøringsmidler Opvaskemidler, rengøringsartikler, svampe, klude 5.4 Vask af linned Omkostninger til vask af viskestykker, karklude, duge 5.5 Småinventar Inventar der ikke indgår i den faste vedligeholdelsesplan. Det vil sige alt hvad der er mindre end møbler og hårde hvidevarer. 5

6 6 Inventar Inventaret opgøres i budgettet med angivelse af anskaffelsespris. I budgetmodellerne er en række inventargenstande allerede listet op. Der indtastes anskaffelsespris og forventet holdbarhed. Herefter beregnes omkostningen som en afskrivning pr. år, der sikrer at omkostninger til inventar fordeles jævnt over den periode, hvor det rent faktisk indgår i produktionen. Reglerne om opgørelse af fysiske aktiver (ejendom og inventar) herunder både registrering af aktiver, afskrivning og forrentning af disse, er nærmere beskrevet under Fysiske aktiver 7 Ejendomsomkostninger Følgende tal indgår i ejendomsomkostninger og kan gøres op på en af tre følgende måder: 7.1 Ejendomsvurdering Hver skole modtager hvert år en vurdering fra kommunen som grundlag for beregning af ejendomsskat. Her kan man se den samlede vurdering af ejendommen. Dette beløb deles med det samlede antal kvadratmeter, hvorefter man har en vurderingspris pr. m2 Derefter tager man det areal der bruges til produktion og salg af mad og ganger med vurderingsprisen pr. kvadratmeter. Dermed har man en værdi på det areal madordningen kræver. Den værdi skal herefter som udgangspunkt afskrives over år, dog jf. kommunens egen regnskabspraksis. Den årlige afskrivning udgør dermed den del af budgettet der vedrører omkostninger til ejendom. Det areal der bruges til produktion opgøres særskilt. Arealer der bruges til salgsbod, hjemkundskabslokale eller køkken i børnehave ikke skal indregnes, da disse lokaler eller arealer vil være på skolen uanset om der er madordning eller ej. Dertil skal lægges andel af ejendomsskat, forsikringer og vedligeholdelsesbudget (indvendig). Med mindre særlige forhold taler for det kan man ved beregning af disse omkostninger også vælge et forholdstal svarende til kvadratmeterandelen i opgørelsen af ejendomsværdien. 7.2 Anskaffelsessum Den faktiske anskaffelsespris findes (henvisning til afsnittet om fysiske aktiver ), hvorefter ejendomsomkostninger beregnes som forholdstallet mellem arealet til produktion/salg af mad og det samlede areal. 7.3 Husleje I nogle tilfælde har skolen til huse i lejede lokaler, og i den forbindelse tager man det areal som anvendes til produktion og salg af mad i forhold til den samlede husleje. Samme fremgangsmåde kan også anvendes i de tilfælde, hvor skolen ejer ejendommen. Her skal der findes en markedsleje, som svarer til den leje, man skulle have betalt, hvis man boede i lejede lokaler. 8 Forbrugsafgifter 6

7 Der er en sammenhæng mellem madordningens størrelse og omkostningerne til forbrug. Jo større madproduktion og jo mere der produceres lokalt jo større vil forbruget være. Ikke blot i faktiske tal men også andelen af det samlede forbrug. Forbrugsafgifter til madordningen kan tegne sig for en væsentlig del af de samlede forbrugsafgifter. Især forbruget bør interessere alle typer af institutioner, da der på en institution kan ligge et forbrug på ca kr. i el og vand ud over det normale. Der skal så vidt muligt tages udgangspunkt i aflæsning af særskilt måler i forbindelse med køkkenet. Hvis der ikke er selvstændige målere, kan følgende grundlag for skøn anvendes. Bemærk: Der skal altid foretages nye skøn ved ændringer i forbrug / produktion. 8.1 El De maskiner der benyttes i køkkenet, vil ofte bruge en del strøm. Der foretages skøn over alle maskiner med forbrug pr. dag. Det står på nyere / større maskiner anført hvad deres strømforbrug er ved maksimal ydelse, hvilket danner grundlag for et kvalificeret skøn, der herefter kan danne grundlag for en fordelingsnøgle ved fremtidig budgettering og udkontering af el-regning. 8.2 Vand Vandforbruget i et køkken kræver et særskilt skøn, og der kan være tale om et væsentligt forbrug også i forhold til de store vandforbrugere (wc og brusebad). Et kvalificeret skøn baseret på specifikationer for opvaskemaskine og brug af vandhane kan indgå. Ligesom med el-regningen vil et kvalificeret skøn også fremover kunne anvendes som en fast fordelingsnøgle. 8.3 Varme Varmeudgiften vil ikke være større i et køkken end i andre rum. Derfor kan varmeudgiften beregnes som en kvadratmeterandel svarende til den der blev anvendt under beregning af andelen af ejendomsudgiften. Der vil dog skulle ske en vurdering i forhold til den samlede produktionsmængde i det f.eks. ovne afgiver varme og kan nedsætte opvarmningsbehov. 8.4 Renovation Skønnet andel af det samlede renovationsregning, med mindre der er særskilt container til køkkenaffald. Man kan evt. tælle affaldssække i en uge for at opgøre andelen af det samlede renovationsforbrug. 8.5 Vandafledning Vandafledning følger vandforbruget. 9 Indtægter Indtægterne kan bestå dels af den omsætning, der lægges i madordningen i form af bruger- / forældrebetaling, og dels i form af kommunalt tilskud samt tilskud fra fonde, forsøgsordninger og statslige puljer til fremme af sund kost m.v. En madordning kan ikke startes op uden en budgetteret omsætning, hvilket betyder at omkostningerne skal dækkes af, brugerbetaling, tilskud fra kommunen eller skolen eget budget. 7

8 Omsætningen er lig med det salg, der er fra skolens madordning, hvad enten det sker ved kontantsalg eller ved fast betalingsordning. Omsætningen må ikke forveksles med det samlede omkostningsniveau, som findes når man opstiller omkostningsskabelonen. Det samlede omkostningsniveau vil typisk ligge væsentlig højere end det forventede salg, og det er netop her man skal gøre sig klart, hvorfra resten af omkostningen skal dækkes. Den del der handler om kommunale og eksterne tilskud kan afklares i den politiske prioritering i eller uden for skolen. I forhold til eksterne tilskud anbefales det at søge på de enkelte ministeriers/institutioners/organisationers hjemmesider. Hvis man vil fastsætte elev i budgettet kræver det normalvis et skøn. Vi beskriver nedenfor hvorledes dette skøn kan foretages. Vi har gennem vort besøg på 28 skoler og institutioner med madordninger fundet et niveau for hvad den typiske omsætning kan være. Når man ønsker at starte en madordning op skal de samlede omkostninger som udgangspunkt anvendes til afdækning af omsætning/tilskud. En mulig omsætning vil kunne afdækkes med en spørgeskemaundersøgelse til de mulige kunder (elever). For at dette skal være et retvisende billede kræver det, at der også tages hul på hvad tilbuddene i ordningen vil indeholde. Det er således meget svært, at sige noget helt præcist om hvilken omsætning der kan forventes hvis det er en ny ordning. Eksempelvis kan der tages udgangspunkt i følgende model: Omkostningerne (iflg. budget ) er opgjort til kr. pr. år og der er en (forventet) omsætning på kr. som kommer fra ca. 500 elever der hver køber for ca. 600 kr. pr. år. Det vil sige at der er et kommunalt tilskud på kr.. Hvis det er besluttet, at madordningen skal hvile i sig selv skal priserne i gennemsnit hæves til det dobbelte, således at de samlede indtægter vil udgøre kr. pr. år. Det er selvfølgelig også et spørgsmål om hvor stort det kommunale tilskud vil være til ordningen. På de skoler vi har besøgt skoler hvor man har madordninger med salg af både boller, sandwich, varm ret, drikkevarer m.v. er omsætningen typisk på ca kr. pr. elev. pr. år. Det billede som danner sig ved besøgene er, at jo mere varm mad der tilbydes jo højere er omsætningen. I den øvre ende kan nævnes en skole, hvor der laves frokost med varm mad hver dag til alle eleverne. Her er omsætningen på ca kr. pr. år pr. elev. 8