I kontakt med pressen. - gode råd om pressekontakt fra Kommunikationsafdelingen

Transkript

1 I kontakt med pressen - gode råd om pressekontakt fra Kommunikationsafdelingen

2 I kontakt med pressen Kontakt med pressen kan være en del af dit arbejde i Viborg Kommune. I Kommunikationspolitik 2008 slås det fast, at pressen er en vigtig interessent i Kommunens strategi for åbenhed og demokrati: Viborg Kommune ønsker et forhold til pressen, der bygger på gensidig respekt for hinandens arbejdsbetingelser og et fælles ønske om at informere borgerne bedst muligt om Kommunens aktiviteter. I det følgende finder du en række råd fra Kommunikationsafdelingen, som du kan bruge, når du er i kontakt med pressen. Det gælder både, når du har en god historie om Viborg Kommune, som du gerne vil fortælle, og når pressen kontakter dig som ansat i Kommunen. Har du brug for konkret rådgivning om pressekontakt, er du altid velkommen til at kontakte Kommunikationsafdelingen.

3 En god historie i pressens øjne For en journalist indeholder en god historie et eller flere af følgende elementer: Sensation (uventet og usædvanligt) Identifikation (det kunne ha været mig) Aktualitet (sker her og nu) Konflikt (strid mellem personer og interesser) Væsentlighed (vigtigt for mange) Kriterierne for en god historie er de samme for pressen, når den kontakter os, som når vi kontakter den. Når vi kontakter pressen Vi vil gerne fortælle de gode historier om Viborg Kommune i medierne. Overvej om din historie har et eller flere af mediernes kriterier for en god historie og tænk over, hvilke medier din historie vil være relevant for. Tænk også over, hvilke budskaber du gerne vil sende. Og hold dig til én vinkel på historien. I nogle tilfælde kan det være en god idé at sende en pressemeddelelse til flere medier, men ofte vil det bedste være at kontakte journalisten eller mediet direkte.

4 Når pressen kontakter os Når en journalist kontakter en af Kommunens arbejdspladser, kan det være forskellige typer af kilder, journalisten ønsker at tale med: En beslutningstager (politiker, direktør eller leder) En medarbejder med særlig viden inden for et givent område Overvej først, om du er den rette talsperson for Kommunen i den forbindelse, du er blevet kontaktet. Det kan du gøre på følgende måde: Bed om at få et rids af, hvad journalisten vil spørge om. Hvis du har brug for betænkningstid, kan du tilbyde at ringe tilbage. Hold dit løfte om at ringe tilbage hurtigt. Få journalistens og mediets navn. Gør dig klart, hvilket medie journalisten arbejder for. Spørg ind til, hvad journalisten vil fortælle i sin historie hvordan er din/kommunens rolle i forhold til historien, og hvem medvirker ellers i artiklen/indslaget?

5 Hvis du oplever, at du ikke er den rette til at udtale dig i den konkrete sag, kan du i stedet hjælpe journalisten videre. Du kan også komme ud for, at journalisten spørger til din personlige mening om en sag, som Kommu- nen er involveret i. Hvis du vender pjecen, kan du i afsnittet Talerør eller på egne vegne læse mere om forskellen på de to måder at udtale sig på. Indgå en aftale Når du kender præmisserne for interviewet, og du er nået frem til, at du er den rette at tale med, er du klar til at indgå en interviewaftale: Klar aftale med journalisten: Det vil og kan jeg udtale mig om. Hvad er dit budskab? Og er der ting f.eks. personfølsomme oplysninger du ikke kan oplyse journalisten om? Det er almindelig kutyme, at du får dine citater til gennemsyn, inden en artikel offentliggøres.

6 Interviewet Den gyldne regel er: Hold dig til sagen og det, du ved noget om. Gentag gerne dit hovedbudskab flere gange og brug kun fagudtryk, når det er nødvendigt. Vær ikke bange for pauser. Ti stille, selv om journalisten ikke siger noget det er ikke din opgave at holde samtalen gående. Bliver du usikker undervejs, kan du foreslå at undersøge sagen og så vende tilbage. Regn med, at alle udtalelser er til citat.

7 Flere informationer Læs mere på intranettet under Kommunikation. Her finder du bl.a. guider til pressemeddelelser og kontaktoplysninger for mange medier. Kommunikationsafdelingen kan bistå med konkret rådgivning i forhold til pressekontakt.

8 Om åbenhed Viborg Kommune ønsker at være åben og kommunikerende overfor omverdenen Direktion og Hoved-MED

9 Åbenhed er en grundlæggende værdi i vores MED-aftale. Vi ønsker med denne udmelding at klargøre hvilke muligheder og begrænsninger, man har på dette område som ansat i Viborg Kommune. Venlig hilsen Direktion og Hoved-MED April 2008

10 Åben og kommunikerende I Viborg Kommune ønsker vi, at medarbejderne er åbne og kommunikerende overfor samfundet omkring os. I kommunikationspolitikken er det formuleret sådan: I Viborg Kommune lægges der vægt på åbenhed i organisationen, og Kommunen ønsker at sætte dialogen og det levende demokrati i centrum. Det gælder også i vores forhold til pressen. Vi forventer, at du som ansat gør dit bedste for at kommunikere offensivt, tilstrækkeligt og vedkommende. Det indebærer, at du medvirker aktivt til gennem pressen og i det øvrige offentlige rum at udbrede kendskabet til Kommunens værdier, vores serviceydelser og arbejdsgange. Det gælder både, når vi vil fortælle de gode historier fra hverdagen, og når pressen eller borgerne sætter fokus på ting, som ikke lykkes, eller som kun lykkes i begrænset omfang.

11 Talerør eller på egne vegne? Som medarbejder kan du selvfølgelig udtale dig til pressen på Kommunens vegne, når det gælder emner inden for dit eget område (udtaleret). På den måde er du med til at give pressen eller andre interesserede hurtig hjælp. Men brug din sunde fornuft: Du bør altid gøre dig klart, om du er den rette til at udtale dig på Kommunens vegne i den pågældende situation. Er du i tvivl, så kontakt din nærmeste chef. Alle offentligt ansatte har ret til at ytre deres mening i medierne på egne vegne - også når det gælder forholdene på egen arbejdsplads (ytringsfrihed). Denne ytringsfrihed gælder naturligvis for alle ansatte i Viborg Kommune! Er du utilfreds med forhold på arbejdspladsen, forventer vi, at du bruger de interne dialogmuligheder på arbejdspladsen ikke mindst MED-systemet. Udtaler du dig kritisk til medierne, så vil vi opfordre til, at du også orienterer din nærmeste leder. Ledernes ytringsfrihed Som leder har du ret til at kritisere f.eks. konsekvenser af besparelser, når det ikke gælder beslutninger, som du selv har medvirket til. For topledere gælder pligten til loyalitet i særlig grad. For centralt placerede medarbejdere, eller medarbejdere som er tæt på beslutningsprocessen, er der i visse tilfælde begrænsninger på ytringsfriheden, når en ytring kan skade den interne beslutningsproces.

12 Tavshedspligten Tavshedspligten skal beskytte borgerne mod, at personfølsomme oplysninger gives videre. Tavshedspligten gælder alle og ophører ikke ved ansættelsens ophør. Hvis du som ansat er udsat for urigtige beskyldninger i en sag, hvor tavshedspligten gælder, kan du rette faktuelle fejl, som allerede er kommet frem gennem pressen, med mindre du derved afslører nye oplysninger, hvor tavshedspligten gælder. Læs mere Vil du læse mere om ytringsfrihed, udtaleret og tavshedspligt, henviser vi til: Pjecen Offentligt ansatte har ytringsfrihed eller det mere omfattende hæfte Håndbog om åbenhed for offentligt ansatte ytringsfrihed, aktindsigt, tavshedspligt. Begge kan bestilles på tlf Vejledning om offentligt ansattes ytringsfrihed, der kan hentes via Justitsministeriets hjemmeside God adfærd i det offentlige, der kan ses på KL s hjemmeside