Stillings- og personprofil. Drifts- og servicechef Boligforeningen 10. marts 1943

Transkript

1 Stillings- og personprofil Drifts- og servicechef Boligforeningen 10. marts 1943 November 2017

2 Opdragsgiver Hovedbestyrelsen, Boligforeningen 10. marts 1943 Adresse Tranekærparken 1, 8240 Risskov Tlf.: Stilling Drifts- og servicechef Refererer til Direktøren Ansættelsesforhold Løn forhandles på baggrund af erfaring og kvalifikationer. Tiltrædelse 1. februar Yderligere oplysninger Kontakt: Direktør i Boligforeningen 10. marts 1943 Bjarne Wissing, tlf.: Direktør og partner i MUUSMANN Lars Bo Pedersen, tlf.: For yderligere information om Boligforeningen 10. marts 1943 se desuden: Ansøgningsfrist Torsdag den 7. december 2017 Søg stillingen på Tidsplan Samtaler og test afvikles efter følgende plan: 1. samtale: Tirsdag den 12. december 2017 Test: Torsdag den 14. december samtale: Torsdag den 21. december

3 Kort om Boligforeningen 10. marts 1943 Boligforeningen 10. marts 1943 er en almen boligorganisation og har til formål at opføre, administrere, vedligeholde og modernisere støttet boligbyggeri i overensstemmelse med reglerne for almene boliger. Foreningen råder i dag over boliger fordelt på etagebyggeri og tæt-lav bebyggelse. Hovedparten af boligerne ligger koncentreret i Vejlby-Risskov med skov og strand helt tæt på. I 2016 blev en ny afdeling af boligforeningen opført med 63 boliger i naturskønne omgivelser i Gl. Egå. Foreningen har desuden en række nye større projekter i gang, hvor blandt andet antallet af boliger øges. Som boligforening med lang historie og tradition i lokalområdet skaber Boligforeningen 10. marts 1943 de bedste rammer for en inspirerende dagligdag for beboerne gennem aktiviteter, fællesrum, selskabslokaler og grønne arealer. I nært samarbejde med foreningens aktive beboere, lægges der i foreningen stor vægt på at vedligeholde og udbygge beboerdemokratiet og servicefaciliteterne. Med Strategi 2020 Sammen om fremtiden er der formuleret en udviklingsplan, der skal sikre udvikling og fremtid for boligforeningen. Strategien sætter rammerne for hovedbestyrelsens arbejde og retning for administrations- og driftsorganisationens virke. Seks indsatsområder er konkretiseret i strategien: God og ansvarlig ledelse Attraktive boligtilbud Velfungerende og værdiskabende beboerdemokrati Effektiv drift og god økonomi Attraktiv arbejdsplads med medarbejdertrivsel Social ansvarlighed. Strategien kan ses i sin helhed på boligforeningens hjemmeside. Organisationen Boligforeningen løser en række hovedopgaver, som dels er administrative opgaver i forhold til beboerne samt opgaver i relation til ejendommene og de øvrige arealer. Opgaverne for en boligorganisation forudsættes bekendt, men dækker blandt andet betjening af beboerne, udlejning af boliger m.v. med god service for beboerne som et centralt omdrejningspunkt. Den boligsociale indsats er også en opgave, der knytter sig hertil. Derudover løses en række administrative opgaver vedrørende budgettering, løbende økonomistyring, opkrævninger og afregninger, opfølgning og regnskaber både i relation til den samlede organisation og i forhold til de enkelte afdelinger. Driftsmæssigt varetager foreningen rengøring og vedligeholdelse af arealer, forsyning med el, vand og varme samt renovering og nybyggeri. Boligforeningen 10. marts 1943 består som nævnt af både et beboerdemokratisk system med hovedbestyrelsen som øverste instans og en administrativ og driftsansvarlig organisation. 3

4 Hovedbestyrelsen Hovedbestyrelsen er organisationens øverste beslutningsorgan og myndighed. Bestyrelsen består af syv medlemmer inklusiv formanden, der vælges særskilt. Generalforsamlingen vælger alle syv medlemmer til bestyrelsen. Samtidig med valg af medlemmer til bestyrelsen vælges suppleanter til disse. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af boligforeningen og dens afdelinger. Bestyrelsen er ansvarlig for driften, herunder for udlejning, budgetlægning, regnskabsaflæggelse, lejefastsættelse og for at den daglige administration sker i overensstemmelse med de gældende regler. Hovedbestyrelsen ansætter desuden direktøren til at varetage den daglige drift og udvikling af boligforeningens ejendomme og opgaver. Den administrative og driftsansvarlige organisation Direktøren er den øverste daglige leder af organisationen. Den samlede administrative og driftsansvarlige organisation består af en direktør, seks administrative medarbejdere (en inspektør, drifts- og servicechefen, to administrative medarbejdere til udlejning og to økonomimedarbejdere) og 13 ejendomsfunktionærer/varmemestre. Opgaven Drifts- og servicechefen referer til direktøren og har overordnet ansvar for boligforeningens opgaver inden for vedligehold og drift af de bestående ejendomme og arealer samt nybyggeri. Konkret har drifts- og servicechefen følgende væsentlige opgaver: Personaleledelse Optimering og service Økonomistyring Projektledelse og myndighedssamarbejde Kommunikation og servicering af bestyrelser. Personaleledelse Drifts- og servicechefen har personaleansvar for foreningens 13 varmemestre. Dette indebærer varetagelse af driftsplanlægning og koordinering, medarbejdertrivsel, udvikling af medarbejdere og daglig ledelse. Her skal drifts- og servicechefen have fokus på, at den systematiske og strategiske kompetenceudvikling af medarbejderne sker løbende, så kompetenceniveauet matcher krav og forventninger til kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen både i leverancer og beboerservice. Optimering og service Som strategien fremhæver, bliver kulturen også på drifts- og servicechefens område et vigtigt fokusområde og redskab til at understøtte og udvikle opgaverne mod stadig mere fleksibilitet, tættere samarbejde, højere effektivitet og god service. Drifts- og servicechefen bliver her rollemodel og skal sammen med den øvrige ledelse bidrage med en vedholdende indsats i forhold til at skabe forankring og ejerskab for kulturændringen. 4

5 Økonomistyring Indkøb af ydelser samt økonomistyring inden for ansvarsområderne er vigtige opgaver. Drifts- og servicechefen skal i alle sammenhænge og situationer sikre, at der er styr på driften, og at denne løbende udvikles, dokumenteres og optimeres både styringsmæssigt og i den konkrete opgavevaretagelse. Den løbende dialog med medarbejderne på dette område skal prioriteres højt, ligesom drifts- og servicechefen skal formå at implementere nye metoder i den driftsmæssige og tekniske opgaveløsning. Projektledelse og myndighedssamarbejde På sigt vil projektledelse af nybyggeri og større vedligeholdelsesopgaver blive en del af opgaven for drifts- og servicechefen. Dette indebærer at skrive ansøgninger og have korrespondance med kommunen omkring byggesager. Drifts- og servicechefen gennemfører bygningssyn af foreningens ejendomme, planlægger løbende modernisering og optimering af ejendomme og udarbejder mindre udbud samt indhenter tilbud på renoverings- og vedligeholdelsesopgaver. Kommunikation og servicering af bestyrelser Servicering af beboere og hovedbestyrelse samt en generelt proaktiv kommunikation med afdelingerne og beboerdemokratiet er en vigtig opgave for den nye drifts- og servicechef. Drifts- og servicechefen deltager ved byggemøder og bidrager i øvrigt i samarbejdet med udvalg, bestyrelse og eksterne samarbejdspartnere, herunder rådgivere, entreprenører mv. Således skal drifts- og servicechefen i alle sammenhænge understøtte foreningsbestyrelsen og det politiske/medlemsstyrede system i bestyrelsesarbejdet. Personen Den nye drifts- og servicechef skal have stærke kompetencer inden for driftstilrettelæggelse. Det er vigtigt, at drifts- og servicechefen kan fungere smidigt i samspil med afdelingsbestyrelser, myndigheder og andre eksterne samarbejdspartnere og interessenter, samt kan lede medarbejderne gennem stadige forandringer, forbedringer og fortsat tæt samarbejde. Faglige kvalifikationer og kompetencer Overordnet ses gerne følgende faglige kvalifikationer og kompetencer hos den nye drifts- og servicechef: Byggeteknisk baggrund og erfaring Erfaring med bygningsdrift og projektledelse Arbejder struktureret og koordinerende Tal- og forretningsforståelse Ledelseserfaring og sikker kommunikation i tekst og tale Stærke samarbejdsevner. Byggeteknisk baggrund og erfaring Den nye drifts- og servicechef skal have en byggeteknisk baggrund gerne bygningskonstruktør eller anden teknisk uddannelse. Dog er erfaringer vigtigere end den eksakte uddannelse, herunder vil erfaringer fra den almene boligsektor være et plus. 5

6 Erfaring med bygningsdrift og projektledelse Drifts- og servicechefen skal have erfaring med bygningsdrift og -vedligehold samt gerne erfaring med byggeri, projekter, herunder gerne erfaring med indgåelse af kontrakter med rådgivere og entreprenører. Arbejde struktureret og koordinerende Det er en fordel, hvis erfaringerne omfatter driftsplanlægning og arbejde med koordinering og strukturering af medarbejdere og samarbejdspartneres indsatser. Mindre sager går direkte til varmemestrene, men drifts- og servicechefen skal med sin bygningsfaglige indsigt og projektkompetence kunne varetage styring af større sager, herunder følge op på igangsatte opgaver, projekter og aftaler. Her skal drifts- og servicechefen evne både at sikre stabil drift og bestandigt arbejde med løbende forbedringer i arbejdsgange og opgaveløsning. Samtidig skal chefen kunne give sparring til varmemestre og finde løsninger på byggetekniske problemstillinger. Tal- og forretningsforståelse God tal- og forretningsforståelse samt kompetencer inden for økonomistyring er tillige nødvendige i den nye drifts- og servicechefs arbejde, sådan at driftsbudgetter overholdes, indkøb af eksterne ydelser håndteres rationelt, projektrisici kontrolleres og business-cases anvendes kompetent i projekteringen. Ledelseserfaring og sikker kommunikation i tekst og tale Ledelsesmæssig erfaring og/eller ledelsesmæssige evner er en forudsætning for den nye driftsog servicechef. Erfaringerne kan være opnået i mange forskellige sammenhænge, idet det forudsættes, at chefen har en baggrund, som sætter vedkommende i stand til at fungere hensigtsmæssigt i en politisk styret (medlemsstyret) forening. I den forbindelse er kommunikationen med medarbejderne og medlemmer ofte på skrift særligt vigtig, og den nye drifts- og servicechef skal kunne begå sig kompetent IT-mæssigt, hvad angår tekstprogrammer, regneark og e- mails. Stærke samarbejdsevner Den nye chef skal evne at bringe medarbejderne i spil, få dem med sig i udviklingen af opgavevaretagelsen og samtidig sikre trivsel og godt arbejdsmiljø også i lyset af de stadige krav om effektiviseringer. Drifts- og servicechefen skal sikre medarbejdernes interne samspil og understøtte, at der arbejdes fortsat tættere og smidigere på tværs blandt andet ved at gå forrest som det gode eksempel. Dette gælder også i implementeringen af nye strukturer og boligforeningens strategi, der skal forankres solidt og skabes ejerskab for blandt medarbejderne. Her er erfaring med ledelse af organisatoriske forandringer en fordel. Personlige kompetencer For at lykkes godt i rollen som drifts- og servicechef er følgende personlige kompetencer nødvendige: Serviceminded og kommunikerende Indgå konstruktivt i samarbejdet med beboerdemokratiet og trives med tæt involvering Være motiveret af forandringer, nye løsninger og udvikling af mennesker Have overblik og fokus på veltilrettelagte processer Tage styring og ansvar. 6

7 Serviceminded og kommunikerende Den nye drifts- og servicechef fremstår som en professionel og kompetent faglig leder med solide kommunikationsegenskaber og gode samarbejdsevner. Drifts- og servicechefen skal være serviceminded med beboerne i fokus og have forståelse for ikke blot at ekspedere henvendelser, men at yde service i relation til foreningens medlemmer og eksterne samarbejdspartnere. Indgå konstruktivt i samarbejdet med beboerdemokratiet og trives med tæt involvering Beboerdemokratiet er centralt i boligforeningen, og den nye drifts- og servicechef skal trives med den tætte kontakt til og involvering af beboerne. Det indebærer også, at drifts- og servicechefen skal kunne formidle og kommunikere sikkert i forsamlinger og på møder. Her skal den nye drifts- og servicechef kunne udvise robusthed, når der rejses kritik og kunne fastholde en konstruktiv og imødekommende tone. Det samme skal gøre sig gældende i det daglige, hvor driftsog servicechefen fremstår tilgængelig og åben og møder beboerne og medarbejderne der, hvor de er. Være motiveret af forandringer, nye løsninger og udvikling af mennesker Drifts- og servicechefen motiveres af at skabe forandringer og indgår løsningsorienteret og konstruktivt i samspillet med medarbejderne, når arbejdsgange skal ændres og vaner udfordres. I den forbindelse fremmer drifts- og servicechefen udviklingen af de enkelte medarbejdere, således at disse til stadighed kan leve op til de krav og forventninger, som omgivelserne har til opgavevaretagelsen. Med en motiverende, men også tydelig og målrettet stil formår drifts- og servicechefen at fremme udvikling, forandring og engagement blandt medarbejderne. Have overblik og fokus på veltilrettelagte processer I ledelsesarbejdet formår drifts- og servicechefen at fungere med et skarpt drifts- og styringsmæssigt overblik. Drifts- og servicechefen skal have fokus på at levere sikker drift og effektiv opgaveløsning. Evnen til løbende driftstilrettelæggelse og udvikling af service, kvalitet og driftsprocesser er fremtrædende. Ledelsesstilen er delegerende samtidig med, at der sikres den nødvendige styring, sparring og opfølgning, således at opgaveløsning og projekter varetages med høj faglig og procesmæssig kvalitet. Tage styring og ansvar Drifts- og servicechefen skal i samspillet med direktøren og medarbejderne agere smidigt, loyalt og troværdigt. Drifts- og servicechefen formår at sætte sig for bordenden i de rette situationer og sætte de rigtige hold i større sager, men giver også plads til medarbejderne i varetagelsen af driften og øvrige opgaver. Andet Kandidater til stillingen skal være indstillet på at gennemgå et testforløb hos MUUSMANN. 7