Opsamling fra møde ml. Magistraten og Fælles MED Udvalget. BORGMESTERENS AFDELING HR Aarhus Kommune

Transkript

1 Opsamling fra møde ml Magistraten og Fælles MED Udvalget Afbud: Rabih Azad-Ahmad Hanne Vinther Kristiane Schroll Jacob Engedal Krath Lone Skov Hansen Mette Hvid Johannesen (suppleant Kåre Graversen deltager) 1 Velkomst og rammesætning /v Borgmesteren: Velkommen til drøftelsen mellem Magistraten og Fælles MED Udvalget Udgangspunktet for drøftelsen i dag er primært Personaleredegørelsen Fælles MED Udvalget har været med til at nytænke og gøre Personaleredegørelsen til et endnu skarpere og mere operationelt værktøj i forhold til at give mere tilbageløb af viden til politikerne om de personalestrategiske indsatsområder i Aarhus Kommune Det, der er opmærksomhed på i drøftelsen i dag, er det, der er særligt vigtigt set i et APSA-perspektiv, som er FMU s arbejdsfelt Derfor vil jeg give ordet til Trine Quist, næstformand i FMU 2 Rammesætning af særlige opmærksomheder fra FMU s medarbejderside /v FMU s næstformand Trine Quist: Personaleredegørelsen har fået ny form Vi har i FMU haft et ønske om at få et styrket strategisk fokus på de personalestrategiske indsatsområder, hvor Personaleredegørelsen bliver et mere brugbart redskab, der kan give politikerne tilbageløb af viden på området og på FMU s strategiske temaer Medarbejdersidens fokus er særligt på sygefraværet og personaleomsætningen koblet til arbejdsmiljø og social kapital Fekser vi optaget af, hvordan der i den målrettede, aktive indsats for at nedbringe sygefraværet i Aarhus Kommune er fokus på social kapital og arbejdsmiljø Ligeledes er vi optaget af, hvorfor personaleomsætningen er høj, og hvad det kan skyldes? Personaleomsætning, social kapital og arbejdsmiljø og indflydelse på eget arbejde hvordan har det indflydelse på hinanden? Medarbejdersiden opfordrer til, at man politisk kigger aktivt på, hvordan det står til med den sociale kapital og arbejdsmiljø i organisationen Medarbejdersiden går gerne med ind i dette arbejde og særligt, når rammerne er tilstede Vi vil rigtig gerne opfordre til at udvide dialogen, og opfordre til, at Fælles MED Udvalget feks næste år inddrages inden Byrådet drøfter Personaleredegørelsen 12 september 2016 Side 1 af 7 BORGMESTERENS AFDELING HR Aarhus Kommune HR Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Telefon: Direkte telefon: hr@baaarhusdk Direkte henb@aarhusdk wwwaarhusdk Sag: 16/ Sagsbehandler: Erling G Rasmussen, Tina Thomsen, Per Jensen, Henriette Bennicke

2 3 Pointer fra drøftelsen vedr Personaleredegørelsen Der var en drøftelse i fire grupper med en blandet sammensætning mellem Magistratens og Fælles MED Udvalgets medlemmer I denne sammenfatning fra drøftelsen er der ikke skelnet mellem, hvor synspunkterne kommer fra: om det er fra en politiker, ledereller medarbejderrepræsentant 12 september 2016 Side 2 af 7 Social kapital, arbejdsmiljø, sygefravær og personaleomsætning: Forandringer et vilkår arbejde med social kapital og ledelse afgørende: Arbejdet med social kapital er afgørende i en tid med stadige udfordringer i forhold til økonomi, opgaver og omstilling Er det de rigtige ting, vi fokuserer på i forhold til social kapital og arbejdsmiljø? Noget vi skal have fat i, der hvor medarbejderne ikke stortrives? Vi er i en organisation, hvor forandringer/omorganisering er et vilkår det skal vi være dygtigere til at håndtere, feks ved at have fokus på forandringsledelse Opmærksomhed på, at det ikke er sundt at lave omorganiseringer for ofte Være tydelig på, hvornår noget er i proces, og hvornår noget er besluttet Involvere - det er afgørende at få kendskab til hvorfor et Fokus på arbejdet med Fortællingen om Aarhus oversættelse afgørende for at indsatser føres ordentlig ud, og vigtigt at få feedback: Oversættelse afgørende (fra strategisk niveau til udførende niveau) for at indsatser føres ordentlig ud i organisationen og at få feedback tilbage - særligt når vi udvikler og gentænker vores opgaveløsning Fokus på Fortællingen om Aarhus hvis Fortællingen skal leve, så kræver det, at der arbejdes med den Afgørende at styrke bevidstheden om, at være en del af noget større Når man hører medarbejdere sige: dem inde i kommunen så er vi ikke lykkedes I forhold til at få indsatserne til at leve ude i organisationen er MEDsystemet af afgørende betydning både i forhold til implementering, men også for at sikre den nødvendige feedback op ad i organisationen

3 Udfordre grænsefladerne: Ledelse, sammenhæng og samarbejde på tværs drevet af at være en del af noget større, jf den fælles kerneopgave og leder- og medarbejderroller: Hvordan styrkes samarbejde og det, at kunne se sig som en del af helheden Det kan være nøglen til styrke social kapital og reducere sygefravær og personaleomsætning Hvorfor er der en oplevelse af, at det er svært at gå på tværs og kunne se sig som en del af helheden? Vi har meget at arbejde med, når vi møder borgernes perspektiv Kigge kritisk på fokus på kerneopgaven, på når mangfoldigheden udfordres, og på hvad borgeren kan 12 september 2016 Side 3 af 7 Mange medarbejdere i det offentlige er drevet af, at være en del af noget større, jf Lotte Bøgh Andersen, KORA Vigtigt at arbejde med dette element Fokusere på de faktorer, som vi kan påvirke: Public Service Motivation (som har betydning for resultatet/effekten), samskabelse, medarbejder-engagement og det, at kunne træde et skridt tilbage for at inddrage borgerne mfl Vigtigt redskab at have trivselsmålinger i organisationen Undersøge hvordan det står til i organisationen hvor fastholder vi motivationen, og hvor gør vi ikke? Der er meget fokus på driftsledelse i organisationen og ikke altid så meget fokus på personaleledelse Arbejdet med Leder- og medarbejderroller kræver fokus på personaleledelse Kerneopgaven, kompetencer og kompetenceudvikling: Fokus på organisationens kompetencer, herunder den kollektive forpligtelse til konstant at arbejde med udviklingen af kompetencerne set i forhold til behovene Det er ikke en udfordring, som den enkelte skal stå alene med Giv medarbejderne større arbejdsglæde ved at understøtte samarbejde på tværs af magistratsgrænser, feks SOSU-personale og pædagoger Det kan være svært at flytte sig mellem magistratsafdelinger, fordi man er låst fast i sin egen faglige rolle Fagligheden begrænser måske samarbejdet på tværs? Giv mulighed for større kompetenceudvikling, som letter mobiliteten på tværs udvikler både den enkelte medarbejder og arbejdspladsen Det er talt meget om medarbejdernes nye rolle, hvor borgerne kommer mere i fokus Men medarbejderne er ikke klædt på til den

4 nye rolle Mangler kompetencer Det gælder specielt, når hverdagens opgaver presser på Så glemmer man fællesskabet og koncentrerer sig om sit eget arbejde 12 september 2016 Side 4 af 7 Erfaringerne viser, at samarbejde på tværs giver en gevinst, når man opdager, hvad andre faggrupper kan bidrage med Vi skal turde udfordre grænsefladerne Det vil ofte fungere fint i forhold til den overordnede kerneopgave: Det skal være godt for borgerne at bo i Aarhus Kerneopgaven på den enkelte arbejdsplads er ofte metoder til at løse den overordnede kerneopgave Vi har fokus på at undgå fejl i stedet for at løse kerneopgaven! Strukturen: Magistratsstrukturen medvirker til opsplitningen i mindre faglige enheder Budgetternes opdeling på institutionsniveau begrænser mulighederne for at samarbejde på tværs Udliciteringens meget præcise opgavebeskrivelser begrænser villigheden til at løse andre opgaver end ens egne Borgerne oplever ikke kommunen som ét firma/én enhed Det samme gælder også medarbejderne Vi oplever ikke os selv som en samlet serviceenhed Derfor halter samarbejdet Måling af social kapital: Social kapital og arbejdsmiljø hænger rigtig godt sammen Via systematisk måling får vi en årlig pejling på, hvordan det går med den sociale kapital, som medvirker til at rammesætte en politisk drøftelse af andet end det, der handler om tal Formålet med målingen er et fokus på samarbejdet, som er vigtigt for at opnå de bedste resultater Dialogen om resultaterne af en måling i den lokale opfølgning er vigtig Det er her tingene flytter sig Vi kan lære at de gode eksempler men skal ikke udstille de steder, hvor det ikke fungerer så godt Det giver god mening at få målt på det fælles og få en systematisk opfølgning på tværs Sygefravær og social kapital: Forebyggelsestrekanten, som anvendes i arbejdet med børn og unge, kan være et hensigtsmæssigt udgangspunkt i

5 sygefraværsindsatsen med fokus på de forebyggende faktorer, feks indsatsen i forhold til forebyggelse og nedbringelse af arbejdsulykker, vigtigheden af indflydelse på egen arbejdssituation og muligheder for at bringe sin faglighed i spil Mister medarbejderen indflydelsen på arbejdet tabes energi og motivation Faglig motivation afgørende 12 september 2016 Side 5 af 7 Sygefravær kræver analyser (bla af langt og kort fravær) og er en indsats med mange facetter, hvor det er vigtigt med en bevægelse fra fokus på måltal til fokus på forebyggelse og social kapital Have fokus på fastholdelsesdelen i forbindelse med sygefravær Der er iværksat en række initiativer, feks sygefraværsopfølgning have fokus på, at få det ud lokalt i hele organisationen Sikre at vores processer opleves retfærdige Feks bør vi - set i lyset af fokus på social kapital (retfærdighed) - have fælles retningslinjer på langtidsfravær (kritisk sygdom, kræft) Fokus på, at der er forskel i muligheder - nogle kan arbejde på trods af forkølelse og andre kan ikke Netop derfor er det vigtigt, at man tager hånd om det lokalt Budskabet bør være, at uanset hvor man er ansat, så er intentionen i hele organisationen, at man er nærværende i sygefraværet Vold og trusler om vold: få en fornemmelse af, hvordan det ser ud i kommunen Skal der laves en analyse af vold og trusler om vold? Personaleomsætning: Man bør dykke ned i tallene for at få en kvalificeret drøftelse lokalt, herunder om personaleomsætningen er et problem Det kan handle om flere ting, fx en generation, der går på pension Hvor stort er videnstabet? Er det nøglepersoner osv Personalesammensætningen, ligestilling og mangfoldighed: Tage mangfoldigheds- og ligestillingsmålsætningerne alvorligt når der er fokus på området, så har det en effekt Hvis vi har mål, skal vi også gå efter at nå dem Skal målsætningen være ens for alle områder, da der er forskel på optag på uddannelser, markedet, brancher? Tænke struktur, organisering og opgavesammensætning ind i ligestilling og etnicitet

6 Eksempel på, hvordan skolereformen har bevirket, at der er flere mandlige pædagoger i skolen, da SFO-pædagogerne er med i undervisningen 12 september 2016 Side 6 af 7 Skal der være særlige etnicitetsprogrammer? I forhold til etnicitet, har nogle projekter bla vist, at det ikke er attraktivt at være offentlig ansat som mænd med anden etnisk baggrund (AC-gruppen) Anerkendelse af at en del af udviklingen vedr etnisk ligestilling kan skyldes udbud, men der er samtidig behov for, at der arbejdes med den kulturelle forståelse i vores organisation Der er relativt mange ansatte i det yderste led i organisationen, men få i de centrale afdelinger og indenfor for nogle fagområder Der er en række udfordringer vedr etnisk ligestilling, der skal håndteres for at ændre på dette i forhold til uddannelse og sprogkundskaber Gode erfaringer med systematisk danskundervisning på arbejdspladsen Der er udfordringer i forhold til den procentvise lønudvikling mellem mænd og kvinder Vi skal være opmærksomme på Rip, Rap og Rup-effekten i forhold til ligestilling: vi belønner ofte dem, der ligner os selv Afgørende at der er gennemsigtighed i de valg, der gøres feks ifbm rekruttering, da det styrker retfærdighedsfølelsen og social kapital Målsætningerne i forhold til mangfoldighed og ligestilling: Det er et langt sejt træk, hvor rekrutteringsgrundlaget til lederstillinger er en udfordring, da ikke mange kvinder søger Det tager tid, men kommer Spørgsmålet om, hvorvidt der er for mange ledere det må afhænge af opgaverne og hvor mange opgaver, der er Måske for mange opgaver - fremfor for mange ledere 4 Magistratens budgetforslag: Borgmesteren spurgte Fælles MED Udvalget om deres synspunkter til Magistratens budgetforslag Medarbejdersiden havde følgende bemærkninger: Bekymring over varslinger om administrative besparelser, da der i de forrige sparerunder er drejet på alt det, der kan drejes på

7 Forslag om at spare så konkret som muligt, ved at kommunikere konkret og tydeligt om, hvad det er, der skal væk Have fokus på at skabe en sammenhæng mellem ressourcerne og de opgaver, der skal løses 12 september 2016 Side 7 af 7 5 Afrunding ved Borgmesteren: Borgmesteren afsluttede drøftelsen med at fortælle at: Fælles MED Udvalget (FMU) tager resultatet af drøftelsen med videre til FMU s strategiske drøftelse i foråret 2017 og ind i det videre arbejde med Personaleredegørelsen Magistraten følger den videre behandling af Personaleredegørelsen Økonomiudvalgets behandling af Personaleredegørelsen sker den 4 oktober 2016, hvorefter Personaleredegørelsen sendes tilbage i Byrådet Borgmesteren takkede for en god og givende drøftelse, og foreslog, at man næste gang overvejer et større nedslag (længere drøftelse i dette regi) - og måske overvejer at lægge drøftelsen inden Byrådets behandling af Personaleredegørelsen