Bruger v1.0 QUICK GUIDE. Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej Aabenraa /

Transkript

1 Bruger v1.0 QUICK GUIDE Green Glass Software V/ Dan Feld-Jakobsen Lojovej Aabenraa / dan@greenglass.dk

2 INTRODUKTION TIL REKVI-KONTOR Ideen med Rekvi-Kontor systemet udsprang fra et behov for at gøre rekvireringer af materiale or ressourcer mere enkelt at gå til, både for brugere og for de indkøbere/administratorer der i sidste ende skal have et samlet overblik over disse rekvisitioner. Det første Rekvisystem så dagens lys i 2005 og siden da er der sket en hel del, takket være de ideer og forslag som de nuværende brugere og administratorer er kommet med. HVAD ER REKVI-KONTOR? I Rekvi-Kontor kan ansatte i virksomheden oprette rekvisitioner der tildeles et unikt og sporbart nummer, således at der er dokumentation på bestillinger og leveringsaftaler. Indholdet i rekvisitionerne kan til enhver tid redigeres af brugeren og der kan søges i samtlige datafelter. Rekvisitionerne kan ligeledes tildeles en status, således at altid er et ajourført overblik over hvad der er modtaget og hvad der er på vej. Administratoren i virksomheden har et samlet overblik over samtlige rekvisitioner der er registreret i virksomheden. LÆR REKVI-SKOLE AT KENDE Den bedste måde at lære Rekvi-Kontor at kende, er ved at Kaster sig ud i det Rekvi-Kontor er nemt og enkelt at gå til og samtidig meget brugervenlig, da det i princippet er lavet som et sporbart dokument der er tilknyttet en leverandør /Kreditor. 2

3 LOGIN Rekvi-Kontor er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle kendte browsere: Internet Explorer skal dog som minimum være version 9 eller nyere. Gå til for at vælge den version af Rekvi-kontor, du som bruger eller administrator er tilknyttet. Som bruger i Rekvi-kontor, vil du komme til dette skærmbillede Navnet på den virksomhed du er tilknyttet bør stå i den øverste del af skærmen, blot så du kan sikre dig, at det er det rigtige Rekvi-Kontor system du logger på 3

4 LOGIN For at kunne benytte Rekvi-Kontor, så skal du logge dig på. Dette gøres ved at klikke på Log ind og indtaste den adresse du er blevet oprettet med, samt dit kodeord du har fået tilsendt i den velkomst mail du har modtaget. GLEMT DIT KODEORD? Skulle du have glemt dit kodeord, så kan du få tilsendt et nyt til din mailadresse, ved at klikke på Glemt dit kodeord? Og indtaste din adresse og klikke på Send Du vil så modtaget et nyt kodeord, du så kan benytte for at logge på Rekvi-Kontor. Du kan senere ændre dette nye kodeord til et der er nemmere at huske. 4

5 LOGIN For at sikre at du er logget korrekt på Rekvi-kontor, så burde du kunne se dit navn eller brugernavn her De enkelte menupunkter i menubjælken indeholder følgende muligheder: SUPPORT her findes et link til Rekvi-Kontor s support side, med kontaktoplysninger og manualer MINE REKVISITIONER her får du en oversigt over egne rekvisitioner og mulighed for at ændre kodeord. HJEM knappen lader dig komme til forsiden igen 5

6 SÅLEDES OPRETTER DU EN REKVISITION I REKVI-KONTOR Skal du oprette en rekvisition i Rekvi-Kontor så skal du være logget på som bruger. Selve princippet bag en rekvisitionen er, at du blot udfylder et dokument med forskellige felter og efterfølgende gemmer dette og, efter ønske, kan tilsende rekvisitionen til den valgte kreditor/leverandør som en PDF version af rekvisitionen. For at oprette en rekvisition klikker du på knappen Opret Rekvisition i højre side af skærmbilledet. 6

7 SÅLEDES OPRETTER DU EN REKVISITION I REKVI-KONTOR Der oprettes nu en rekvisition med et reserveret rekvisitionsnummer det kan meddeles til kreditor/leverandøren De første 4 cifre i rekvisitionsnummeret er dit interne brugernummer. Oprettelsen starter med at der skal vælges kreditor/leverandør som skal tilknyttes denne rekvisition. Såfremt kreditoren endnu ikke er oprettet i systemet, så vælger du Diverse Kreditorer og indtaster navnet på kreditoren/leverandøren Dernæst udfyldes feltet Bestilling til: her angives rekvisitionens overordnede formål eller anvendelse det kan også blot være et navn eller en titel Derefter vælges den aftalte leveringstid/dato Til sidst kan der angives hvilke varenumre rekvisitionen drejer sig om og hvis der er tilknyttet en bemærkning eller speciel aftale i forhold til rekvisitionen Ønsker man at afsende en mail til kreditor/leverandør med en PDF kopi af rekvisitionen, så afmærkes det i denne boks Når de ønskede felter er udfyldt, så klikker du på knappen Godkend Ordren og rekvisitionen oprettes og gemmes under Mine Rekvisitioner 7

8 MINE REKVISITIONER Under menupunktet Mine Rekvisitioner kan du se eller finde alle dine rekvisitioner Ønsker du at genbestille ordren, så kan du tilføje alle varerne til din varekurv ved at klikke på tilføj til varekurv, Så overføres varerne til varekurven. Liste med de seneste 20 rekvisitioner vises her Her kan du ændre dit kodeord eller din mailadresse Gennemgang af listen Du kan få vist en liste med samtlige dine rekvisitioner ved at klikke her Aftalt leveringsdato Rekvisitionsnummer Bestilt til/formål Rekvisitionsstatus (denne kan ændres ved at benytte dropdown listen og klikke på Gem ) Kreditor/Leverandør Klik Vis for at få vist indholdet 8

9 MINE REKVISITIONER Man kan få indholdet af rekvisitionen vist ved at klikke på Vis ud for den ønskede rekvisition. Her kan man så efterfølgende redigere i samtlige felter, hvis der eksempelvis ændres i aftale, levering eller varenumrene. Ændringerne gemmes ved at klikke på Godkend ordre knappen 9

10 HVAD KAN MAN ELLERS SE UNDER MINE REKVISITIONER? Under menupunktet Min Rekvisitioner kan man: - Redigerer sin profil - Ændre sit kodeord ÆNDRING AF KONTOOPLYSNINGER Du kan ændre dine kontooplysninger ved at klikke på Vis eller rediger mine konto oplysninger Så giver det mulighed for at redigerer i de registrerede oplysninger Når alle ændringer er foretaget så klik på Opdater for at gemme de redigerede oplysninger. Og du lander på Mine Rekvisitioner oversigten igen. 10

11 REDIGERE MIT LOGIN KODEORD Du har mulighed for at redigerer eller helt ændre dit login kodeord ved at klikke på Rediger mit log ind kodeord Her indtastes det tilsendte kodeord eller et tidligere kodeord, samtidigt indtastes et nyt kodeord skulle du glemme dit kodeord, så kan du få et nyt genereret og tilsendt. Administratoren kan desværre ikke hjælpe dig, da dit kodeord er krypteret i databasen og det er kun dig selv der har adgang til disse oplysninger. Klik på knappen Send for at få opdateret dit kodeord i Rekvi-Kontor systemet. 11

12 SØGEFUNKTIONEN I REKVI-KONTOR For nemt at kunne finde en specifik rekvisition er der lavet en søgefunktion der søger i samtlige felter samtidigt, så hvad enten det er ene bestemt kreditor/leverandør, en leveringsdato eller et ord i en af felterne, så kan der søges på dette. Her vises eksempelvis resultatet af en søgning på test 12

13 SUPPORT Der er tilknyttet support til jeres version af Rekvi-Kontor. Support findes ved at klikke på menupunktet Support i menubjælken øverst på siden. På Supportsiden vises der kontaktoplysninger for vores virksomhed samt link til at hente manualer Denne supportside ændres med stor sandsynlighed til et supportsystem, hvor der kan oprettes sager og forespørgsler i forbindelse med ønsker og fejlrapportering 13