APV på AAU - fire dialogmetoder til runderingen

Transkript

1 APV på AAU - fire dialogmetoder til runderingen Arbejdsmiljøsektionen, November 2017

2 ER JERES RUNDERING DIALOGBASERET ELLER DIALOGSKABENDE? I arbejdsmiljøsektionens guide til runderinger beskrives to tilgange til rundering; den strukturerede og den åbne. De to tilgange kan bruges hver for sig eller kombineret. I dette inspirationskatalog præsenteres fire dialogmetoder som kan bruges, hvis I vælger den "åbne tilgang". Metoderne bør justeres, så de passer til jeres formål, agenda, funktioner og tid. Har I brug for rådgivning I, hvordan dialogmetoderne kan tilpasses jeres konkrete proces, kontakt da Arbejdsmiljøsektionen. De fire metoder er: Delfi-metoden Fremtidsværkstedet "Prioriter og roter-metoden" Uanset hvilken metode I vælger, er det væsentligt for et godt udbytte, at I skaber et rum af tillid, gensidig respekt, opmærksomhed på den/de andres ståsted, og at I lytter aktivt og kommer bag om ordene. Løsningsfokuseret dialog - skalaspørgsmål Huskelisten x Hvem udarbejder en plan for APV-forløbet? Hvornår skal arbejdspladsvurderinger gennemføres? Hvem er ansvarlig for at holde liv i processen og hvordan? (tovholdere) Hvordan prioriterer vi opgaverne og udarbejder handlingsplaner? Hvordan fastholder vi hinanden på aktiviteterne? Hvordan laver skaber vi kort "line of sight"/synlighed, så medarbejderne oplever et resultat ved at bidrage i runderingerne? Er der behov for ekstern bistand og i givet fald til hvad? 1

3 DELFI-METODEN Delfi-metoden er velegnet til grupper fra 8 til 15 personer Ca. 2 timer (se tid under punkterne) Styrker Den er let for deltagerne og giver et øjeblikkeligt, fælles overblik over arbejdsmiljøets styrker og svagheder. Styrker og svagheder bliver prioriteret under runderingen - det er således ikke en analyse som arbejdsmiljøudvalget (AMiU) efterfølgende gør. Metoden giver en stemme til de medarbejdere som ellers er tilbageholdende i større fora. Det skal I bruge Delfi-skemaer (udskriv et pr. deltager), skemaerne downloades fra AAU's arbejdsmiljøhjemmeside). Kuglepenne til at notere i skemaerne. En tavle eller flip-over til opsamling. Svagheder At I ikke kommer tilstrækkeligt rundt om temaerne. Det kan afhjælpes ved, at rammesætter og giver eksempler på typiske arbejdsmiljøemner Til rundering uddeles et Delfi-skema til alle deltagende medarbejdere (download skema på arbejdsmiljoe.aau.dk) hvorpå hver enkelt skriver tre forhold, de sætter pris på i deres arbejdsmiljø, og tre forhold, de ønsker at ændre, forbedre eller sætte fokus på. En facilitator udvælges til at være tovholder på dialogen og instruere - evt. arbejdsmiljørepræsentanten. ca. 2 min pr. deltager ca. 10 min ca. 10 min 1. Indledende rammesætning formuleres af facilitator Oplist eventuelt temaer fra runderingsvejledning/tjekliste, for at indkredse i hvilken kontekst deltagerne skal svare; eksempelvis fysisk arbejdsmiljø, psykisk arbejdsmiljø osv. Synliggør overskriften, eksempelvis på tavlen, i en præsentation eller direkte i skemaet. 2. Notér tre positive og tre negative forhold ved din arbejdsplads Hvis I ønsker, kan processen deles op i to; først positive faktorer (og fælles opsamling), dernæst negative (og fælles opsamling bagefter). Husk at informere deltagerne om, at skrive tydeligt og læseligt for andre. 3. Send dit skema videre til sidemanden Alle deltagere sender skemaet til højre sidemand, så ledes at alle bytter skema. Sidemanden sætter en streg ud for det udsagn, som han/hun er enig i og mener er vigtigt.. Skemaerne sendes videre indtil de har været hele vejen rundt. 2

4 ca. 1 time 4. Opsamling - hvilke forhold har fået flest stemmer? Opsamlingen sker ved, at facilitator spørger om der er emner/udsagn, der har fået maksimumstemmer (maksimum er lig antallet af deltagere). Er det ikke tilfældet, spørges, om nogle emner har maksimumstemmer minus 1, osv. Udvælg 3-5 af de emner, som flest har sat streg ved, og spørg medarbejdergruppen, hvad fordelingen er udtryk for. Flest stemmer = mest vigtigt. Emnerne med flest stemmer drøftes ud fra udsagnene i problemfeltet og ved at komme med forslag til forbedringer/ ændringer. Lad jer inspirere af hjælpespørgsmålene i boksen til højre. Det er vigtigt at gemme papirerne med udsagn - og informere deltagerne om at alle udsagn vil blive taget ad notam. Alle emner skal tages med i det videre arbejdsmiljøarbejde og tages alvorligt, men det er relevant at udvælge de emner, der har relevans for flest i runderingen som udgangspunkt for drøftelse. Gode spørgsmål til opfølgning Eksempel på positive forhold "Høj grad af tillid fra ledelsen" Hvornår har du sidst oplevet en tillidsfuld handling fra ledelsen? Hvordan vil en nyansat kunne se eller mærke tillid fra ledelsen? Hvorfor er tillid fra lederen vigtig for dit arbejde? Hvordan bevarer vi og bygger videre på tilliden? Eksempel på forhold, der kan forbedres "Ønske om mere forudsigelighed i arbejdet" I hvilke situationer opleves uforudsigelighed som værst? Hvilke tegn vil være de første på, at du/i oplever mere forudsigelighed i arbejdet? 3

5 Det skal I bruge Flip-overs til hver seance og gruppearbejdet Tusher, post-its FREMTIDSVÆRKSTEDET Metoden kan benyttes til store grupper, evt. fordelt på mindre grupper á medarbejdere Ca. 2 timer Fordele Flytter medarbejdernes fokus mod det de ønsker, fremfor (kun) på årsagsforklaringer/fejl. Ulemper For meget drøftelse og for få konkrete dialoger. Fremtidsværkstedet er en workshop, hvor deltagernes erfaringer og ønsker for fremtiden bruges til at formulere forslag til handlinger. Workshoppen er delt op i tre faser; kritikfasen, utopifasen og virkeliggørelsesfasen Forberedelse Udvælg emner som I ønsker at arbejde med og planlæg hvordan opfølgningen vil foregå, så medarbejdergruppen kan informeres på dagen om det videre forløb og hvordan deres input bruges. Inddel evt. deltagerne i grupper og indret lokalet/lokalerne med tre stationer - en til hver fase. Udvælg en tovholder/pennefører der noterer ved hver fase. Procesbeskrivelse min min min 1. Kritikfasen I den første fase formulerer deltagerne alle de kritiske udsagn/problemer, de kan komme på i relation til det, på forhånd udvalgte, arbejdsmiljøemne. Udsagnene noteres på flipoverpapir. Det er ligegyldigt om kritikken er retfærdig, lille eller stor. Det vigtigste er, at den er konkret. 2. Utopifasen I utopifasen brydes med problem- og risikotænkning. Alle deltagerne bedes komme med visionære forslag til forandringer. Forslagene noteres på whiteboards. Det er ikke et krav, at forslagene skal være realistiske det er forestillingsevnen der er central og tankerne om en ønsket fremtid. Ingen må komme med indvendinger, men uddybende og nysgerrige spørgsmål er tilladt. Tankerne omsættes til forslag som prioriteres i realitets- og virkeliggørelsesfasen. 3. Virkeliggørelsesfasen I denne fase drøftes de prioriterede forslag fra utopifasen med henblik på at omsætte dem til handlinger/handleplaner. Handlingerne formuleres ved at forholde sig både til kritik- og utropifasens drøftelser. Herudfra sættes flere ord på, hvad der kan kan realiseres på kort og længere sigt. Formålet er at finde frem til, hvorledes realiseringen skal ske og hvem der skal gøre hvad og hvornår. Dette munder ud i en prioritering af de beskrevne forslag. Faserne og deres formål Kritikfasen: Deltagerne får italesat problemer og uhensigtsmæssigheder, men "tvinges" til at blive konkrete på hvordan det udfolder sig i praksis. Utopifasen: Deltagerne visualiserer en ønsket fremtid - det vil fremadrettet også gøre det lettere at skabe en bevægelse mod denne fremtid, fremfor en bevægelse væk fra/forholden sig til eksisterende problemer. Virkeliggørelsesfasen: Deltagerne tager ejerskab i løsningerne og prioriterer, hvilke forslag de ønsker AMiU bør realisere. 4

6 Det skal I bruge Kuglepenne og post its "Handouts" med 10 spørgsmål i hver workshop Eventuelt introduktionsslides og lister med opgørelse over jobfunktioner/sektioner eller hvordan I vælger at opdele grupperne. Ca. 2 timer (en halv time ved hver workshop) "Prioriter og roter-metoden" Velegnet til både små og store grupper Fordele Metoden lader medarbejderne prioritere, hvilke specifikke spørgsmål/arbejdsmiljøemner de ønsker at bruge tiden på. Det giver arbejdsmiljøudvalget et"kvantitativt" overblik over hvad der er vigtigt for medarbejderne at drøfte ift. deres arbejdsmiljø og "rotationsprincippet" gør at medarbejderne når at drøfte flere foruddefinerede temaer. Ulemper Prioritering og rotation indfanger de væsentligste pointer ift. arbejdsmiljøarbejdet, men giver til gengæld afkald på lange drøftelser og årsagsforsklaringer. Procesbeskrivelsen er inspireret af en runderingsmetode udviklet af Institut for Elektroniske Systemer. Metoden er båret af et rotationsprincip; at medarbejderne opdeles i grupper og hver gruppe "roterer" fra ét workshoplokale/arbejdsmiljøemne til et andet. I hvert workshoplokale startes processen med at deltagerne prioriterer, hvilke tre spørgsmål der er væsentligste at drøfte. Forberedelse Grupperne inddeles i 4 grupper - f.eks. efter sektion eller team. AMiU udvælger 4 overordnede emner, som I ønsker at arbejde med i dette års rundering, eksempelvis "fysisk arbejdsmiljø", "samarbejde", "tillid", "retfærdighed". Som "startkit" får medarbejderne 4 stykker papir - et papir til hver workshop med: Lokalenummer/tidsplan - hvornår skal hvilke grupper være i hvilke lokaler, og hvilket emne skal de drøfte (alternativt en tidsplan og spørgsmålene udleveres i lokalerne) 10 spørgsmål til hvert emne (10 spørgsmål pr. ark) min Procesbeskrivelse 5 minutter bruges individuelt til at læse spørgsmålene og notere de tre væsentligste spørgsmål, som deltagerne ønsker at drøfte. Numrene på den personlige "top 3" noteres på tre seperate postits + kort forklaring. Når medarbejderen er færdig sættes post-its på tavle/væg, så det er synligt, hvilke spørgsmål der har fået flest "stemmer". Facilitator starter fælles drøftelse af de tre spørgsmål, som flest har stemt på. Start eventuelt ved at læse nogle af kommentarerne, eller ved at stille de spørgsmål som er valgt. Eksempler på supplerende spørgsmål kunne være: "Hvorfor netop dette spørgsmål - hvad er det udtryk for?" Facilitator noterer undervejs og samler kommentarerne til AMiU til en fælles opsamling på de 4 workshops. Når tiden er gået bliver facilitator i lokalet og deltagerne går videre til næste lokale/workshop

7 Løsningsfokuseret dialog med skalaspørgsmål Ca. 2 timer Det skal I bruge Tallene 1-10 skrevet på A4- ark Et lokale med plads til at medarbejderne kan stå på en "linje" Styrker Det er muligt at arbejde videre med allerede identificerede problemstillinger - som evt. ikke er blevet afsluttet fra forrige APV-år Deltagerne "tvinges" til at tænke i løsninger og ikke kun problemer og årsagsforklaringer Svagheder At medarbejderne misforstår formålet med øvelsen/antager at problemerne negligeres. Gør det derfor tydeligt indledningsvist, hvorfor I har valgt denne metode og hvordan det vil udfolde sig i praksis. Forberedelse Læg en række tal ud på gulvet fra Beslut hvilke arbejdsmiljømner I ønsker at arbejde med minutter til hvert emne. Procesbeskrivelse 1. Formuler/spørg deltagerne: Foran jer er en linje - hvis vi siger, at 10 er en situation, hvor du arbejder frit og tillidsfuldt med dine kolleger og 1 er en situation, hvor konflikter, mistillid og kontrol sker hver dag hvor er du i dag? 2. Medarbejderne placerer sig ved det tal/det sted på skalaen hvor mener de er i dag min 3, Facilitator noterer den overordnede fordeling (hav eventuelt en hjælper til at notere, så I hurtigt kommer videre til spørgsmålene). Facilitator danner sig et overblik ift. om der eksempelvis er særlige mønstre i hvem der placerer sig hvor (sektion, geografi, andet der kan være relevant ift. kortlægningen og de efterfølgende spørgsmål). 4. Facilitator undersøger hvad fordelingen er udtryk for ud fra et løsningsfokuseret perspektiv: "Hvad gør at du er på 6 og ikke 4?", "forestil dig en højere placering: Hvordan ville det være, hvis du var på 8? Har du prøvet det på andre tidspunkter i dit arbejdsliv, hvad skete der?"hvad ville du gøre og kunne hvis du var på 8 - eller 10?, hvordan ville det se ud?", "Hvordan ville andre kunne se eller mærke, at du/i nu var på en 10'er?" Spørgsmål i et løsningsorienteret perspektiv Når du som facilitator stiller spørgmål, hav da et særligt fokus på, hvilke ønsker der er for fremtiden. Prøv at gøre det konkret ved at stille spørgsmål som "hvordan ville andre beskrive...", "hvordan ville den ændrede situation kunne ses af en flue på væggen", Det er OK at tale om "nu-situationen (problemerne) eller nyttige erfaringer fra fortiden, men formålet er ikke at finde årsager til problemerne - men at skabe klare billeder af ønskede fremtidige handlinger. 6