- Bestilling af hjælpemidler

Transkript

1 HJÆLPEMIDLER - LOGISTIK Vejledning i hjælpemiddelhåndtering - Bestilling af hjælpemidler

2 INDHOLDSFORTEGNELSE LOGIN... 2 SKIFT KODEORD... 2 BESTILLING... 3 REPARATION ELLER AFHENTNING AF HJÆLPEMIDDEL OVERBLIK OVER BESTILLINGER /16

3 Login Indtast dine brugerinitialer og kodeord. Klik på knappen Login Er du forhindret i at komme på systemet, tag kontakt til systemadministrator (Charlotte M. Nielsen og Stina Mollerup). Skift kodeord Kodeordets gyldighed udløber efter et bestemt tidsinterval. Når kodeordet udløber får du automatisk besked ved forsøg på login. 2/16

4 Vælg Skift kodeord i Login billedet (hvis ikke dialogen Nyt kodeord er fremkommet automatisk). Indtast brugerinitialer og flyt til næste felt. Indtast gammelt kodeord og flyt til næste felt. Indtast det nye kodeord og gentag det nye kodeord i næste felt. Vælg OK Kodeordet er nu ændret og programmet starter op. Ved næste login skal det nye kodeord anvendes. OBS: Kodeordet kan indeholde op til 12 tegn og det er en god idé at anvende det samme kodeord, du anvender i Outlook og Vitae. Bestilling Bestilling af hjælpemidler sker altid via borgerens stamdata kort. Vælg Borger i menu linjen. Nyt vindue åbner og der kan nu foretages søgning af borger fx via navn eller cpr.nr. Hvis borger endnu ikke er oprettet i hjælpemiddelsystemet, skal søgningen ske på fuldt cpr. nummer. Data hentes da automatisk fra FOS - journal. 3/16

5 Resultatlisten af din søgning åbner i nyt vindue. I resultatlisten dobbeltklikker du på den ønskede borger og borgerens stamdata kort åbner i nyt vindue. Øverst på stamdata kortet finder du borgerens stamdata og nederst borgerens aktuelle udlån. Ved skift mellem fanebladene Udlån, Bestillinger og Historik kan du se henholdsvis aktuelle udlån, hjælpemidler der er bestilt/reserveret til borgeren og historik, dvs. de hjælpemidler, borgeren tidligere har benyttet. 4/16

6 For at bestille en ydelse fra Hjælpemiddelcentralen (nyt hjælpemiddel, reparation, afhentning af hjælpemiddel) på den valgte borger, skal du trykke på Bestilling øverst på stamkortet. Selve bestillingssedlen åbner nu i nyt vindue. Markerede felter skal udfyldes for at kunne søge og tilføje et hjælpemiddel. 5/16

7 Levering: Almindelig kørsel: Hjælpemidlet leveres hurtigst muligt indenfor 3 hverdage. Akut kørsel: Bestilling af hjælpemiddel skal være foretaget til hjælpemiddelcentralen inden kl for levering samme dag. Du kan nu fremsøge hjælpemiddel via lager (Hjælpemiddelcentral) eller via HMIbasen. Uanset om du vælger at, søge via lager eller HMI-basen, kan du foretage søgning via HMI nummer, ISO nummer eller tekst. Søgning via ISO nummer benyttes, når du vil danne sig et overblik over indholdet af en mere eller mindre præciseret gruppe af hjælpemidler, men ikke søger et specifikt produkt. Hvis du benytter ISO numre i søgningen kan nedenstående oversigt være en hjælp. Søg via lager (Hjælpemiddelcentral): 6/16

8 Udfyld felter fx HMI-nr. eller ISO-nr. og tryk på Find. Der kan også søges på type eller navn dvs. type = rollator, navn = fellow (se nedenstående eksempel). Du får i dit søge resultat med det samme oplyst om det pågældende hjælpemiddel findes på depotet og om det er til rådighed (hvis et hjælpemiddel findes på depot, men ikke er til rådighed kan det skyldes at det er til vask eller er blevet reserveret af en anden). Ønsker du at bestille et hjælpemiddel fra resultatlisten, markerer du det ved at stille markøren på HMI nr. og derefter trykke på Vælg HMI-nr. eller du kan dobbeltklikke på det enkelte hjælpemiddel. Hvis hjælpemidlet findes på depot overføres det nu automatisk til bestillingssedlen. Hvis det ikke forefindes på depot fremkommer denne boks; 7/16

9 Søg via HMI: Vælg Ja Modulet benyttes til søgninger i Hjælpemiddelinstituttets oversigt over hjælpemidler, der findes på markedet. Man kan f.eks. søge med udgangspunkt i et bestemt HMI nummer, eller med udgangspunkt i hjælpemiddeltype/iso nummer, produktnavn, stikord etc. 8/16

10 Ved søgning på handelsvare navn sæt % foran søgeord. Du har mulighed for at præcisere din søgning fx hvis du leder efter en rollator på max. X kg eller som vist her større end 600 mm. Tryk Søg. Resultatet af søgningen åbner i nyt vindue. 9/16

11 Når du har fundet det rette hjælpemiddel, trykker du på Opret bestilling. Nyt vindue åbner. Hvis hjælpemidlet ikke findes i Hjælpemiddelcentralens beholdning bliver du i 2 små pop up vinduer gjort opmærksom på dette. Tryk Ja for at fortsætte bestillingen På bestillingssedlen vil det pågældende hjælpemiddel være markeret med rød. Tjek på den udarbejdede hjælpemiddelliste, om det er et hjælpemiddel du eller Hjælpemiddelcentralen skal bestille. Hvis du ifølge listen, selv skal bestille hjælpemidlet, skriver du dette i kommentarfeltet på selve bestillingssedlen fx hjælpemiddel x er d.d. bestilt fra firma til levering på Hjælpemiddelcentralen. Hjælpemiddelcentralen sørger for at hjælpemidlet bliver registreret og mærket inden levering hos borgeren. Ud for hvert hjælpemiddel skal anføres hvilken paragraf hjælpemidlet er bevilget efter. I kommentarfeltet ud for hvert enkelt hjælpemiddel må kun anføres relevante oplysninger, der har relation til det enkelte hjælpemiddel fx hø. fodstøtte eleverbar eller om hjælpemidlet er medbragt fra anden kommune: 10/16

12 Medbragt hvis det pågældende hjælpemiddel er medbragt fra anden kommune fx tilflytter. Fraflyttet hvis det er et hjælpemiddel som er bevilget af os, men medtaget til anden kommune fx udenbys borger. Frit valg hvis borgeren i forb. med bevilling har benyttet frit valg ordningen. Her anføres også hvis nyafskaffelse er kr. og derover. Skriv: Nyanskaffelsespris xx kr. Disse oplysninger er med til at skabe et hurtigt og fyldestgørende overblik over hvilke hjælpemidler den enkelte borger har og en orientering vedr. fakturapris, når der skal godkendes fakturaer. I kommentarfeltet (markeret med grøn) skal skrives aktuelle vigtige informationer til Hjælpemiddelcentralen fx midlertidig adresse eller et egnet leveringstidspunkt. Der må IKKE skrives personfølsomme oplysninger eller fortrolige informationer i dette felt. De bemærkninger du skriver i kommentarfeltet er synligt på borgerens kvittering. Feltet fortroligt må IKKE benyttes kontakt Hjælpemiddelcentralen pr. telefon hvis du har vigtige, men fortrolige oplysninger i tillæg til din hjælpemiddelbestilling. Når din bestillingsseddel er færdigudfyldt trykker du på send til ekspedition. Svar Ja for at sende bestillingen. Din bestilling er nu bestilt til Hjælpemiddelcentralen. Hvis du ikke ønsker at fremsende bestillingssedlen med det samme, kan du sætte den i bero og sende den til ekspedition på et senere tidspunkt. Bestillingen gøres aktiv igen, ved at fjerne fluebenet ved Sæt i bero. 11/16

13 Bemærk: Bestillingen er ikke sendt til ekspedition ved at fjerne fluebenet, dette gøres først når du trykker på send til ekspedition. 12/16

14 Reparation eller afhentning af hjælpemiddel Bestilling af reparationer eller afhentning af hjælpemidler sker altid via borgerens stamdata kort. Se vejledningen side 3. Når bestillingssedlen er åbnet og du har valgt kørselstype, trykker du på Hjemkald Liste over borgerens aktuelle udlån fremkommer nu. Stil dig på det hjælpemiddel bestillingen drejer sig om og tryk på Hjemkald Vælg derefter om aktuelle udlån skal returneres eller til reparation. Skal alle udlån afhentes, vælges Returner alle udlån. Hvis du ikke kan finde det pågældende hjælpemiddel på listen fx fordi det er udleveret længe før dette system blev taget i brug. Må du lade som om du bestiller et nyt hjælpemiddel og derefter i kommentarfeltet anføre at der er tale om behov for eftersyn / rep. af hjælpemiddel. Overblik over bestillinger Få overblik over de bestillinger du har fremsendt til Hjælpemiddelcentralen ved at, trykke på Bestillinger i menu linjen. Nyt vindue åbner og du kan nu se egne bestillinger. Ventende bestillinger er bestillinger som endnu ikke er åbnet og set af Hjælpemiddelcentralen. Så længe en bestilling er ventende kan du redigere i den ved at dobbeltklikke på den. Bestillinger under ekspedition kan ikke redigeres. Kontakt Hjælpemiddelcentralen, hvis du har behov for at de frigiver en bestillingsseddel, så du kan redigere i den. Ekspederede bestillingssedler, er bestillinger som Hjælpemiddelcentralen allerede har eller er ved at afvikle. 13/16

15 Hvis du ønsker at se alle bestillinger = ikke kun dine egne, fjerner du fluebenet i Filtrering. Vælg alle. En komplet liste over alle bestillinger incl. dine egne vises nu. Hver bestilling får sit helt eget bestillingsnummer. Hvis du vil søge efter en specifik bestillingsseddel kan du foretage søgning ved at indtaste bestillingsnummeret i Søg best. nr. og der efter trykke på Søg Ved søgning efter bestillingssedler på specifikke hjælpemidler søges på HMI nummer. 14/16

16 Du kan også via den enkelte borgeres stamdata kort få et overblik over hvilke bestillinger der pt. er under ekspedition. Hvis du ønsker at se nærmere på en af bestillingerne kan du stille markøren på den aktuelle bestilling og trykke på Bestilling. Den aktuelle bestillingsseddel åbner. OBS: Du kan og må ikke redigere i en arbejdsseddel som er under ekspedition. 15/16