Manual til administration af online booking

Transkript

1 2016 Manual til administration af online booking ShopBook Online Med forklaring og eksempler på hvordan man konfigurerer og overvåger online booking.

2 1 Introduktion Formål Anvendelse Referencer Overblik og koncepter Kundens vej til online booking Hjælp Forsinket opdatering til booking websider Nødvendig opsætning for at komme i gang Funktioner Adgang til administration Log ind på web-siden til administration Ændre password til administration Butikker Åbn og stop online butik Afstand mellem foreslåede tider Ændringer tillades i følgende tid før aftale SMS-påmindelser afsendes på dette tidspunkt Max antal SMSer pr. time Personale Behandlinger som ansat kan tilbyde Web-indhold med billeder og tekst til ansatte Behandling Behandlinger tilbudt af personer Tilvalg til behandling Side 2 af 22

3 5.4.3 Tidspunkter og afstand mellem foreslåede tider for behandling Tidspunkter hvor online-booking ikke er mulig for behandling Web-indhold med billeder og tekst for behandlinger Kunde Kundeliste Statistik Startside Administrator Web-side indhold generelt Side 3 af 22

4 1 Introduktion 1.1 Formål Denne manual beskriver hvordan online booking (ShopBook Online) administreres. Andre manualer, f.eks. til brug af ShopBook, kan du finde refereret i kapitel Anvendelse Online booking fungerer sammen med programmet ShopBook. ShopBook skal være installeret på computere i dine butikker hvor de benyttes til at styre arbejdsplaner og aftaler. Administration af online booking, som denne manual er henvendt til, må kun benyttes af personer (administratorer) du stoler på. En administrator kan nemlig bestemme hvordan dine behandlinger, ansatte, og butikker præsenteres for dine kunder. Normalt er online booking stillet til rådighed for dig igennem en udbyder af både ShopBook og andre services. Hvis dette er tilfældet kan du antage at alt virker og er sat til at fungere med dine ShopBook programmer i butikken. Fra din udbyder af ShopBook med online booking har du fået et såkaldt Internet adresse link, f.eks. Via denne adresse på internettet kan du bestemme hvilke behandlinger, personale, butikker etc. som tilbydes via online booking samt en masse andre konfigurationsmuligheder. Alternativt bør du søge hjælp via Side 4 af 22

5 2 Referencer På tidspunktet hvor denne manual skrives eksisterer følgende andre manualer som du evt. kan finde hvor du fandt denne manual eller på Internettet ( Reference Titel 1. Installationsmanual til ShopBook Box 2. Brugermanual til ShopBook 3. Brugermanual til kundekartoteket ShopPlanner Customers Tabel 1 Referencer Side 5 af 22

6 3 Overblik og koncepter 3.1 Kundens vej til online booking Når kunden taster sig ind på online booking for din(e) butik(ker), vises en hjemmeside hvis indhold du som administrator kan ændre i væsentlige detaljer. Se Figur 1. Du kan indsætte billeder og tekst på denne startside som forklaret i afsnit 5.6 Figur 1 Eksempel på udseende af online booking Kunden indtaster først sine ønsker og skal derefter identificere sig selv, se Figur 2. Ønskerne kan du konfigurere ved at definere bl.a. personer og behandlinger som skal være tilgængelige online. Side 6 af 22

7 Figur 2 Kunden har udfyldt ønsker Herefter skal kunden identificere sig selv og oplyse blandt andet mobil-telefonnummer og adresse, hvortil kodeord og påmindelser sendes som hhv. SMS og s (hvis dette er konfigureret af din installatør/udbyder af online-booking). Du kan konfigurere bl.a. hvornår SMS skal afsendes og hvor mange SMS er du maksimalt vil tillade, se f.eks. afsnit Hjælp I nyere internet browsere (såsom den anbefalede Microsoft Internet Explorer 7.0) kan man få hjælp alene ved at pege med musen. For de mere avancerede elementer er der så tilføjet hjælpetekst som automatisk præsenteres i en hvid firkant (et såkaldt tooltip), se eksempel på Figur 3. Side 7 af 22

8 Figur 3 Tooltip kan hjælpe 3.3 Forsinket opdatering til booking websider Fra en behandling, person, web-indhold eller andet rettes i administrations-delen af online booking kan der gå 5-10 minutter før det trænger igennem på den web-side som kunden booker på. Du bliver advaret om dette på forsiden af administrations-websiden, se Figur 4. Figur 4 Ændringer overføres til booking websider efter 5-10 minutter Side 8 af 22

9 4 Nødvendig opsætning for at komme i gang Det er antaget at du har online booking installeret og dine computere i butikkerne benytter ShopBook til aftale- og arbejdsplanlægning. Computerne i butikkerne skal have stabilt Internet adgang. Du bør køre Microsoft Windows Internet Explorer 7 eller nyere til at vise sider fra Internettet. For at komme i gang skal man: 1. Ændre password til noget mere sikkert, se afsnit Vælge hvilket personale der tilbyder bestemte behandlinger, se afsnit og Vælge hvilke butikker der skal åbnes online, se afsnit Definere indhold på web-siden som kunder benytter til online booking (startside), se afsnit 5.6. Man kan desuden overveje følgende: 5. Evt. ændre standardindstillinger for visse behandlinger, se afsnit Evt. definere hvad kunder skal se på web-siden afhængig af deres valg af f.eks. behandling, se afsnit og Side 9 af 22

10 5 Funktioner 5.1 Adgang til administration Log ind på web- siden til administration Administration af online booking foregår via Internettet på den adresse hvor netop din butiks online-booking er tilgængelig. F.eks. hvis dine kunder skal besøge din online-booking via adressen så skal du tilføje /Admin til adressen Eksempel på adresse: På denne adresse skal der logges ind, se Figur 5. Figur 5 Log ind på web-siden til administration Bruger skal være admin og password er første gang også admin. Du skal straks ændre password for at sikre at ingen andre kan få uautoriseret adgang. Se afsnit Ændre password til administration Du kan ændre dit password til administration for f.eks. at beskytte det bedre eller hvis du har glemt det Nyt password For at ændre password skal du være logget ind (se afsnit 5.1.1). Tryk på Administrator i venstre menu, se Figur 6. Side 10 af 22

11 Figur 6 Ændre password Du skal blot indtaste det nye kodeord to gang og trykke Change Password Glemt password Har du glemt password må du resætte det. Tryk på Genetabler administrators password, se Figur 5, hvorefter du vil bliver præsenteret for skærmbilledet på Figur 7. Figur 7 Genetabler password For at resætte password til oprindelige ved start (admin) skal du indtaste brugernavn og kodeord på din database på internettet dvs. den såkaldte Master database som alle dine butikkers ShopBook kobler op på. Information om dette brugernavn og kodeord fik du sandsynligvis den gang du bestilte ShopBook. Hvis du taster forkert kodeord, vil systemet automatisk blive langsommere til at returnere næste gang du prøver, dvs. det er meningen at det skal tage lang tid at forsøge sig med f.eks. 5 forskellige kodeord. Side 11 af 22

12 Kan du ikke finde dette kodeord må du kontakte stedet hvor din Master Internet database er placeret (sandsynligvis dem som stod for opsætningen af din ShopBook). Ingen andre vil være i stand til at fremskaffe dette kodeord, ej eller via Butikker Ved valg af Butikker i venstre menu kan man få adgang til at åbne/lukke butikker online og ændre visse indstillinger som butikkerne deler. Se Figur Åbn og stop online butik Figur 8 Butikker Hvis en online butiks status er rød, så er denne ikke åben. Tryk på Åbn for at dette sker, se Figur 9. Figur 9 Åbne og stoppe online butikker Det er først når en butik er åben (grøn) at kunder kan booke online Afstand mellem foreslåede tider Når kunderne bliver præsenteret for valgmuligheder mht. ledige tider, så kan det være uhensigtsmæssigt at kunden kan placere en aftale på et vilkårligt starttidspunkt selvom tiden er ledig. F.eks. kan det give øget spildtid hvis kunden booker kl når frisøren møder kl Side 12 af 22

13 Systemet kan derfor sættes til at foreslå tider med et vist interval fra sidste foreslåede tid. Sættes afstande mellem foreslåede tider eksempelvis til 30min vil systemet foreslå tiderne 9.00, 9.30, etc. givet at der ingen aftaler er den dag. Fra en start vil afstanden være 45minutter, men du kan ændre dette som vist på Figur 10. Figur 10 Afstand mellem foreslåede tider Bemærk at man også kan specificere denne afstand pr. behandling, se afsnit Ændringer tillades i følgende tid før aftale Når kunder booker online sker det jævnligt at de vil flytte eller ændre deres aftale. Indstillingen for Ændringer tillades i følgende tid før aftale begrænser hvor lang tid før en aftale kan ændres. Startindstillingen er 1 time SMS- påmindelser afsendes på dette tidspunkt Der sendes én SMS påmindelse før aftalen. Hvor lang tid før, kan man ændre vha. SMSpåmindelser afsendes på dette tidspunkt før aftale. Som udgangspunkt er påmindelsen sat til at blive sendt 3 timer før aftalen Max antal SMSer pr. time For at undgå at nogen misbruger din SMS konto, f.eks. ved konstant at bede om nye kodeord, er der sat en begrænsning på hvor mange SMS der kan afsendes i timen. Overstiger antallet af SMS i indeværende time det tal der står i Max antal SMSer pr. time, så afsendes en SMS til din administrators mobiltelefon og nye SMS er kan ikke afsendes før timen er omme. Startindstillingen er 100stk SMS er. 5.3 Personale Der er specielle indstillinger for online booking som automatisk bliver tilgængelig for det personale du har defineret i ShopBook (via butikkens computer). Dvs minutter efter du har ændret personale i ShopBook, så bliver denne ændring synlig i online-booking og du kan dermed justere behandlinger og f.eks. billeder for de ansatte Behandlinger som ansat kan tilbyde Før en ansat kan blive booket online, skal det specificeres hvilke behandlinger vedkommende må udføre. Det har du mulighed for ved at vælge Personale fra menuen i venstre side og herefter Behandlinger for den pågældende butik, se Figur 11. Side 13 af 22

14 Figur 11 Personale og Behandlinger Sæt så flueben ved de behandlinger som den pågældende frisør tilbyder. Bemærk, online-booking tilbyder kun de behandlinger som har en frisør tilknyttet Web- indhold med billeder og tekst til ansatte Web-indhold er generelt beskrevet i afsnit 5.8, hvis Web-indhold ikke defineres for en ansat vises indhold fra startsiden, se afsnit 5.6. Hvis du ønsker at vise et bestemt billede og/eller tekst når kunden vælger en bestemt person, så kan dette defineres ved at vælge Personale i menuen til venstre, og herefter klikke på Webindhold for en bestemt butik og frisør. Eksempel kan ses på Figur 12. Du skal vælge Indhold defineret som HTML her og huske at trykke på Gem Webside-indhold når du er færdig med at opdatere den hvide tekstboks. Side 14 af 22

15 Figur 12 Billede og navn indsat nederst til højre for frisør Til eksemplet på Figur 12 hører web-indholdet vist på Figur 13. <!DOCTYPE html> <html xmlns=" > <body> <center> <img src=" /> Elvira Jensen: <br /> Frisør, bestyrer og elevansvarlig <br /> </center> </body> </html> Figur 13 Web-indhold gemt for frisør Side 15 af 22

16 5.4 Behandling Behandlinger bliver oprettet og navngivet fra ShopBook, dvs. online-booking kan tilbyde nogle eller alle de behandlinger som er defineret i butikken. Der er en række online-booking relaterede opsætninger som kan konfigureres ved klik på Behandling i menuen i venstre side. Disse opsætninger beskrives herunder Behandlinger tilbudt af personer Klikkes på Personer under Behandling, er det muligt at definere hvilke frisører der tilbyder en bestemt behandling, se Figur 14. Det samme er muligt med udgangspunkt i en bestemt ansat i stedet for en bestemt behandling, se afsnit Figur 14 Behandling til personer Bemærk, online-booking tilbyder kun de behandlinger som har en frisør tilknyttet Tilvalg til behandling Til nogle behandlinger vil det være naturligt med tilvalg som kunden kan vælge til eller fra. Tilvalg laves ved at klikke på Tilvalg under Behandling. Et eksempel er vist på Figur 15. Figur 15 Eksempel på tilvalg til behandling Side 16 af 22

17 Online booking er mere kritisk mht. at foreslå tidspunkter hvor tilvalg også tilbydes. I ShopBook (i programmet der kører i butikken) kan man for en behandling specificere hvilke typer af personer som systemet bør prioritere til en behandling (en såkaldt note). I online booking bliver dette bør til et krav, dvs. hvis eksempelvis bryn/vipper er sat til at kunne udføres af en elev, så skal der være en elev ledig for at et tidspunkt vil blive tilbudt med bryn/vipper som tilvalg. Dette skal sikre at ansatte ikke bruger tid på opgaver som de ikke vil udføre. Bemærk også, at bryn/vipper i eksemplet ikke er en behandling som tilbydes selvstændigt, dvs. den optræder kun som tilvalg. Det er også muligt at gøre bryn/vipper til en selvstændig behandling ved at sætte flueben udfor ansatte som kan tilbyde denne behandling (det er dog ikke meningen med eksemplet) Tidspunkter og afstand mellem foreslåede tider for behandling I afsnit er det forklaret hvordan og hvorfor man kan definere hvor lang tid der minimum skal være mellem to forslag om ledige tider til kunden. Dette kan optimeres yderligere ved at definere denne afstand pr. behandling. Dvs. hvis der ikke er defineret en afstand for en given behandling, så benyttes standarden der er forklaret i afsnit For at definere denne afstand pr. behandling, klik på Tidspunkter under Behandling og ret i Afstand mellem foreslåede tider. Eksempel er vist på Figur 16. Figur 16 Afstand mellem foreslåede tider for behandling Tidspunkter hvor online- booking ikke er mulig for behandling For at undgå booking af bestemte behandlinger i bestemte tidsrum skal man vælge Behandling i menuen til venstre, trykke på Tidspunkter, vælge en behandling og trykke på Tilføj nyt interval. Man skal specificere de tidsrum (fra-til) hvor det ikke er muligt at få denne behandling. Se eksempel på Figur 17 hvor Herreklip ikke er tilgængelig fra kl Side 17 af 22

18 Figur 17 Tidspunkter hvor online booking ikke mulig Web- indhold med billeder og tekst for behandlinger Web-indhold er generelt beskrevet i afsnit 5.8, hvis Web-indhold ikke defineres for en behandling vises indhold fra startsiden, se afsnit 5.6. Hvis du ønsker at vise et bestemt billede og/eller tekst når kunden vælger en bestemt behandling, så kan dette defineres ved at vælge Behandling i menuen til venstre, og herefter klikke på Webindhold for en bestemt behandling. Eksempel kan ses på Figur 18. Du skal vælge Indhold defineret som HTML her og huske at trykke på Gem Webside-indhold når du er færdig med at opdatere den hvide tekstboks. Side 18 af 22

19 Figur 18 Billede og tekst indsat nederst til venstre for behandling <IFRAME SRC=" HEIGHT="350px" WIDTH="100%" MARGINWIDTH=0 MARGINHEIGHT=0 FRAMEBORDER="NO"> </IFRAME> Figur 19 Web-imdhold gemt for behandling I eksemplet på Figur 19 er vist hvordan man kan lave en såkaldt IFRAME der kan hente og vise en vilkårlig hjemmeside og præsentere den for kunden integreret i din online-booking side. Side 19 af 22

20 5.5 Kunde Du kan se statistik og kundeinformation ved at klikke på Kunde i menuen til venstre Kundeliste Ved at klikke på Kundeliste under Kunde får man adgang til en liste over alle der har booket online med deres kontaktoplysninger. Man kan ændre en kundes password, slette kunden, og se hvilke ansatte de evt. foretrækker. Se eksempel på Figur 20. Du skal bemærke at det kan tage over et minut at generere listen hvis du har flere tusinde kunder Statistik Figur 20 Kundeliste med kontaktoplysninger og redigering Ved at klikke på Statistik under Kunde fremkommer en graf med information om antallet af bookings vs. antallet af online-bookings. Se eksempel på Figur 21. Figur 21 Eksempel på statistik Side 20 af 22

21 5.6 Startside Web-indhold er generelt beskrevet i afsnit 5.8. Hvis der ikke er defineret en startside, vil en vilkårlig frisør eller behandling blive vist. Det anbefales derfor at lave et startside indhold selvom dette blot ønskes tomt (indtast da f.eks. et mellemrum). Startsidens web-indhold vises som det første for kunden når denne åbner online-booking. Desuden bruges startside indholdet som standard for behandlinger og personer med mindre du ændrer disse (se afsnit og afsnit 5.4.5). Startsidens web-indhold kan indeholde både billeder og/eller tekst. For at redigere startsidens web-indhold, klik på Startside, herefter fremkommer siden vist på Figur 22. Herefter kan du vælge hvilken placering på startsiden du ønsker at tilføje indhold til (se også Figur 23). Figur 22 Startside Figur 23 indeholder eksempel på startside indhold og hvilke knapper i Figur 22 der redigerer indholdet. Side 21 af 22

22 Venstre margin Højre margin Centrum venstre Centrum højre Figur 23 Eksempel på startside med margins 5.7 Administrator Du kan ændre dit kodeord ved at klikke på Administrator i menuen til venstre, se afsnit Web- side indhold generelt Web-side indhold kan ændres for startsiden (se afsnit 5.6), ansatte (se afsnit 5.3.2) og behandlinger (se afsnit 5.4.5). Du skal kende lidt til hvordan man definerer web-indhold vha. såkaldt HTML. Til dette formål findes utallige lærebøger og hjælp på internettet. Hvis du vil anvende billeder, så skal disse være placeret et sted på internettet. Dvs. du skal benytte såkaldte links til dine billeder, f.eks. Bemærk også at der kan gå 5-10 minutter før dine ændringer kan ses via online booking (som beskrevet i afsnit 3.3) Side 22 af 22