EndNote. Berit Elisabeth Alving

Transkript

1 EndNote Berit Elisabeth Alving

2 Agenda 1. Referencehåndteringsværktøjer 2. Kom i gang med EndNote 3. Tilføje referencer til EndNote biblioteket 4. Tilknyt filer 5. Opdatering af referencer 6. Dubletter 7. Groups, Group sets og Smart groups 8. Cite While You Write i Word 9. Styles 10. Synkronisere og dele referencer EndNote Online 11. Apps til EndNote 12. Konvertere fra RefMan 13. Hvordan får du programmet? 14. Vil du vide mere?

3 1. Reference håndteringsværktøjer Integrerer tre processer Søg og find relevante referencer i databaser og tilføj dem Organiser referencerne. Skriv artikler, speciale, Ph.d. eller andet og indsæt referencerne. Software pakker RefMan (ikke til Mac) EndNote (professionelt både til PC og Mac; inkl. EndNote Online) foretrukne browsere er Firefox og Google Chrome Zotero (gratis, virker ikke med Explorer) Mendeley (gratis, inkl. iphone / ipad app) Og mange andre

4 2. Kom godt i gang med EndNote. Oprettelse af et bibliotek: Vælg File og New. Navngiv biblioteket og placer den gerne et sted hvor der tages backup, eller gem den som Compressed Library. Biblioteket hedder xx.enl og der tilknyttes automatisk en filmappe som hedder xx.data Opret kun ét bibliotek! (i forhold til Word dokumenter). Du kan oprette mange grupper.

5 2.a. Tilretning af biblioteket Gå ind i Edit og Preferences. Under Display fields kan du ændre, hvordan du får fremvist referencerne. Det kan være en fordel at tilføje Record number F.eks. i forbindelse med dubletter. For Mac brugere klikkes der på EndNote ikonet og derefter Preferences.

6 2.b. Tilføjelse af Term lister Man kan tilføje Term lister for bl.a. Journals, og på denne måde tilføjes forkortelserne. Vælg Tools > Define Term Lists og Import Term lists og vælg f.eks. medical.txt fra Programmer>EndNote X8>Terms

7 3. Tilføj eller importer referencer Tre måder: 1. Manuelt f.eks. for blogs, websider eller videoer. 2. Brug EndNotes søgemuligheder. Du skal være opmærksom på, at vigtige søgemuligheder kan gå tabt og du bør derfor kun bruge denne måde, når du har præcise søgetermer. Det skal ikke anvendes ved systematiske søgninger. 3. Søg i databaser som PubMed, Web of Science eller Embase og eksporter referencerne. Import option /Filter kan være obligatorisk.

8 3.1. Tilføj referencer manuelt Vælg References > New Reference eller vælg ikonet Husk at vælge den rigtige type af reference. Indholdet er specifikt for hver enkelt type af referencer f.eks. Web Page, Book section eller Report. Se evt. Videncentrets FAQ på

9 3.2. Søg og importer direkte i EndNote I venstre side vælger du den database, du gerne vil søge i f.eks. Pubmed. Ebsco og Ovid databaserne kan man desværre ikke anvende på denne måde. Søg meget præcist, da du kun får vist antallet af hits.

10 3.3. Importer referencer med filter. Pubmed 2 1 Søg i Pubmed og marker de referencer som skal eksporteres til EndNote. 1. Markerede referencer (op til 200) kan sendes direkte fra Send to og Citation manager, så åbnes EndNote og de kommer ind i Imported References. 2. Hvis der er flere end 200, gemmes de i en fil, vælg derfor File og husk at markere Medline som format. Klik på Create file og gem filen f.eks. på skrivebordet.

11 3.3. Pubmed Hvis du havde flere end 200 referencer, så har du gemt en fil. Åben EndNote for at hente filen ind. 1. Klik på File og Import og File og vælg Import File. 2. Find filen og klik på Choose og Import Option skal være Pubmed (NLM). Klik på Import og referencerne placerer sig i Imported References. For Mac placeres de altid under overførsler. Det gælder for alle databaserne! 2 1

12 3.3. Importer referencer med filter. Scopus Søg i Scopus og marker referencerne, som du vil eksportere til EndNote. 1. Klik på Export og vælg RIS format (EndNote). Klik på Export og gem filen. 2. I EndNote: File > Import > File og Import File og Import Option skal være Reference Manager RIS. 1 2

13 3.3. Importer referencer med filter. Cochrane Søg i Cochrane og marker hvilke referencer, som skal eksporteres til EndNote og klik på Export all eller Export selected. Vælg PC eller Mac, og Citation And Abstract og klik på Export Citation. Gem filen. Filen hentes via EndNote under File Import > File og Import File og Import Option skal være Cochrane Library (Wiley).

14 3.3. Importer referencer med filter. Bibliotek.dk Hvis du vil referere til en bog eller rapport kan du søge dem frem i Søg og marker titlen og klik på Download i RISformat til EndNote og gem filen. Hvis du skal hente flere bøger eller rapporter, skal du gemme dem i huskelisten og derfra klikke på Download i RIS-format. Filen hentes ind i EndNote under File > Import > File og Import File og filter skal her være Reference Manager (RIS).

15 3.3. Importer referencer med filter. Google Scholar I Scholar skal du først ændre opsætningen til at EndNote er det foretrukne referenceværktøj. 1. Klik (kun på Importer til EndNote og gem filen. 2. I EndNote vælg du File> Import > File og Import File og Import Option skal være EndNote generated XML. 2 1

16 3.3. Import referencer uden filter. EBSCO Nogle databaser behøver ikke et en Import option / et filter. Alle databaser fra EBSCO kan eksporteres direkte til EndNote. Cinahl er en EBSCO database. Søg i databasen og marker referencerne som skal eksporteres til EndNote. 1. Tilføj referencerne til Folder ved at klikke på Share. Du kan tilføje 50 af gangen i folderen. I denne Folder vælger du Export 2. Klik på knappen Direct Export.. EndNote og klik på Save. EndNote åbner og referencerne importeres direkte. 3. Hvis du skal eksportere større mængder af referencer, kan du sende dem til din . Husk at vælge RIS format For Mac brugere: Referencerne placeres i overførsler Brug filter: Reference manager (RIS)

17 3.3. Import referencer uden filter. Embase (Ovid) Søg i Embase og marker de referencer som du skal have eksporteret til EndNote og klik på Export. Her vælger du Export To EndNote eller Export to Ris og Complete Reference og Export Citations. Referencerne importeres derefter direkte til EndNote og de placeres i Imported References. Du kan importere op til 1000 referencer på denne måde. For Mac brugere: Referencerne placeres i overførsler. Brug filter: Embase (OvidSP) eller Reference Manager (RIS).

18 3.3. Importer referencer uden filter. WoS Web of Science (WoS) er en database fra Thomson Reuters, hvor man kan eksportere direkte til EndNote. Søg i databasen og marker referencerne som du vil eksportere. 1. klik på Save to og vælg EndNote desktop og 2. klik på Send to EndNote. Du kan eksportere op til 500 referencer. EndNote åbner og referencerne importeres. EndNote filter skal være EndNote Generated XML. For Mac brugere: Referencerne kan være placeret under Overførsler. 1 2

19 4. Import af PDF-filer I EndNote kan du importere PDF-filer og EndNote vil forsøge at hente de bibliografiske oplysninger til disse, bl.a. fra Pubmed. Vælg File > Import og Folder eller File. Import option skal være PDF.

20 4. Tilføj fuld tekst til referencerne Under References > Find full text kan du søge efter fuld tekst artikler og få dem vedhæftet til dine referencer. Eller klik på dette ikon Marker de referencer, du ønsker at finde fuld tekst til, f.eks. fra Pubmed og Web of Knowledge. Processen tager lidt tid, men du kan følge med i, hvor langt EndNote er kommet. Ønsker du at gøre dette hjemmefra, skal du i Preferences og Find full text angive: Open URL: og URL:

21 4. Tilføje PDF fil Hvis du ikke kunne finde dem via Find Full Text, kan du måske finde dem på anden vis. Du skal markere hvilken reference du vil have vedhæftet en pdf fil.

22 5. Opdatering af referencer Du kan opdatere flere referencer på én gang. Du markere referencerne, højreklik og vælg Find Reference Updates. Her kan du opdatere alle felter, kun de tomme felter, eller vælg Edit References og du kan rette dem manuelt.

23 6. Dubletter Søg gerne i flere databaser, tjek biblioteket for dubletter før de skal bruges i Word og undgå, at den samme reference ligger dobbelt i referencelisten. Vælg References > Find Duplicates. Du kan enten tjekke dem manuelt og klikke på Keep this Record eller klikke på Cancel, højreklik med musen og flyt dubletter til Trash fra listen i Duplicate References.

24 6. Dubletter - opsætning Hvis du vil ændre på opsætningen for dublet tjek så gå ind i: Edit > Preferences og Duplicates.

25 7. Groups, Group Sets og Smart Groups Groups gør det lettere at dele sit bibliotek op i mindre enheder. En gruppe udgøres af referencer som allerede er i biblioteket. Det smarte ved grupper er, at referencer kan være i flere grupper på én gang. Group Sets er samlinger af grupper. Smart Groups er søgeparametre. De er dynamiske og der importeres referencer som matcher dine søgeparametre.

26 8. Cite while you write i Word (CWYW) Når du har installeret EndNote, vil der i Word komme en menubjælke med EndNote. Hvis denne menubjælke ikke fremkommer, kan du få den aktiveret i Windows under Filer og Indstillinger. For Mac brugere under Funktioner og Skabeloner og Tilføjelsesprogrammer, her markeres CWYW komponenterne. 2 1 Indsæt en reference i dit Word dokument: vælg Insert citation 1: hvor søger i Word eller 2: Du søger i EndNote og overfører citatet med dette ikon for både PC og Mac

27 8. CWYW Slet eller rediger aldrig referencerne inde i Word! Men ønsker du at slette eller tilføje f.eks. sidetal til en reference, så skal du i Word vælge den EndNote-funktion, der hedder Edit & Manage Citation(s). Her har du også mulighed for at tilføje sidetal. Det skal skrives i Suffix. F.eks.:, p. 209 For Mac brugere: ligger funktionen under Citations

28 8. CWYW Hvis du flytter flere afsnit, fletter flere dokumenter sammen eller vil sende dit dokument til en anden, så skal du sætte dokumentet til 1. Convert to Unformatted Citations. Når du er færdig med at ændre i dokumentet eller får det retur fra en anden, skal du klikke på 2. Update Citations and Bibliography. Denne funktion kan også bruges hvis dine referencer viser #numre. 3. Når dokumentet er helt færdigt sættes det til Convert to Plain Text For Mac brugere er det under 1. Tools >Convert to Unformatted Citations og 2. Bibliography> Update Citations and Bibliography. Convert to Plain Text er også under Tools.

29 9. Styles Der er mange 1000 styles som du kan benytte i Word. Hvis du skal anvende en Style som ikke er med: Gå ind i EndNote Edit og Output Styles. Klik på Open Style manager. Her klikker du på Get more on the web. Søg stylen frem og klik på Download og vælg Gem som. Gem den downloadede style i din egen EndNote mappe. Den skal også ligges under Programmer>EndNote X8>Styles. Derefter kan du skifte til denne Style både i Endnote og i Word.

30 9. Styles kan ændres Du kan altid ændre en style til dit dokument.gå ind i EndNote under Edit og Output Styles. Klik på Open Style manager og vælg den style som skal rettes. Derefter kan du skifte til denne Style både i Endnote og i Word.

31 10. Synkronisere og dele referencer EndNote Online Hvis du vil bruge EndNote fra andre computere, og/eller dele referencer (kun bibliografiske data) kan du bruge EndNote i Webudgaven. Opret en konto via EndNote og udfyld alle felter under Preferences > Sync. Du kan kun synkronisere ét bibliotek, hvis du har flere skal de lægges sammen, og derefter synkroniseres. Du kan slå den automatiske synkronisering til eller fra, alt efter behov. Hvis du har mange pdf filer vedhæftet, kan det tage en del tid at synkronisere. Du kan derfor vælge at klikke på Synkroniserings ikonet når du er klar til det.

32 10. EndNote Online i Word I Word kan du under Preferences og Application skifte mellem EndNote og EndNote online.

33 10. Dele referencer - EndNote Online Du kan dele referencer med op til 100 personer, men kun de bibliografiske data. Andre må ikke have adgang til dine vedhæftede pdf filer (pga. Copyright regler). Du deler fra de enkelte grupper, men ikke fra hele samlingen. Vi anbefaler ikke, at du anvender EndNote Webudgaven i forbindelse med sortering til et review, her kan du med fordel anvende Covidence.

34 Dele referencer Du kan dele referencer: Via EndNote Online eller via Dropbox eller fra et fællesdrev. At dele referencer fra det samme EndNote bibliotek kan være en udfordring. EndNote Online indeholder ikke de samme funktionaliteter som desktop versionen. Dropbox tillader kun at én person ad gangen anvender EndNote biblioteket. Det betyder at kun én person kan skrive, rette, ændre eller tilføje referencer til biblioteket. Fællesdrev, eller delte netværk kan give problemer for dit EndNote Bibliotek. Hvis I er flere forfattere som skriver et review, skal i måske overveje, at udnævne en til at være administrator af det dokument som er koblet op til EndNote. Når I sender det redigerede dokument til de øvrige forfattere, skal I huske at konvertere til Plain text.

35 11. EndNote til ipad EndNote ipad app. Synkroniser med EndNote biblioteket via EndNote Online og hent alle PDF er tilknyttet disse. Du kan editere, lave note og organisere dine refencer. Der er en indbygget PDF-læser. Du kan koble din dropbox-konto på, og hente PDF er fra dropbox. Dropbox er den eneste integrerede cloud-service. Man kan søge efter referencer via Safari. ipad App'en er ikke en del af Videncentrets licenser, så du skal selv købe den i App store.

36 12. Konverter fra RefMan til EndNote Du kan vælge imellem: 1. At konvertere til et EndNote bibliotek, der giver referencerne nye record numbers (dvs. at dine Word-dokumenter påvirkes). Dette er den løsning, som vi anbefaler. 2. Eller du kan konvertere RefMan-referencer til EndNote og beholde record numbers som i RefMan-biblioteket. Derved kan du opdatere dine Word-dokumenter til at fortsætte via EndNote. Dette skal du måske have hjælp til. Videncentret har lavet en vejledning i, hvordan du konverterer. Den kan ses på

37 13. Hvordan får du EndNote? * Hvis du vil have EndNote X8 installeret, kan du låne et USB stik fra Videncentret. Her er både EndNote til PC og Mac. (Kun for ansatte på SDU eller OUH og SDU studerende). * OUH ansatte kan enten henvende sig til OUH IT service, eller finde det på KIWI (OUH intranet). * SDU studerende kan hente det fra Blackboard/E-Learn.

38 14. Vil du vide mere? Guider, vejledninger og FAQ finder du under: Du kan lære mere om EndNote på: og Vil du have hjælp så kontakt Videncentret: Telf For Åbningstider se