Referat af det ordinære afdelingsmøde i afdeling Egebjerghaven tirsdag den 19. september 2017, kl i Fælleshuset, Egebjerg Bygade 2

Transkript

1 4. oktober 2017 Referat af det ordinære afdelingsmøde i afdeling Egebjerghaven tirsdag den 19. september 2017, kl i Fælleshuset, Egebjerg Bygade 2 Deltagere 34 beboere fra 27 lejemål Fra afdelingsbestyrelsen Lars Andersen, Heidi Kjærbye, Mitta Samuelsen og Sisse Skov Fra Almenbo/administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Bjarne Frølund Fra ejendomskontoret ejendomsmester Johnny Nielsen og Lisa Irmer (referent) Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 3. Behandling af indkomne forslag 4. Forslag om muligheden for individuel køkkenrenovering 5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter a. Valg af bestyrelsesmedlemmer b. Valg af suppleanter 7. Eventuelt. Formand Lars Andersen bød velkommen og beklagede indledningsvist, at der på bilagsmaterialet var skrevet forkert tidspunkt for dagens møde. Ad 1 Valg af dirigent Bjarne Frølund blev valgt som dirigent. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at mødeindkaldelse samt bilag var fremsendt rettidigt, og at mødet derfor kunne betragtes som lovligt og beslutningsdygtigt. Ad 2 Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde Beretningen var fremsendt skriftligt til beboerne 8 dage før mødet. Bestyrelsen oplyste, at 1-times parkeringsskiltet i Bygaden foran butikkerne nu midlertidigt er taget ned. Beretningen blev herefter godkendt. 1

2 Ad 3 Behandling af indkomne forslag Der var modtaget 2 forslag til mødet. Forslagene var fremsendt skriftligt til beboerne 8 dage før mødet. Forslag 1 Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsen foreslår følgende ændringer (markeret med rødt) af punkterne omkring terrasser og hække i havereglementet: Terrasse På terrassen må der anlægges fliser efter lejers eget ønske. Der må ligeledes etableres træterrasser i haverne. Disse kræves dog retableret ved fraflytning. Hække Det er tilladt at plante en hæk omkring det enkelte lejemåls have. Hækkens højde må dog højst være 150 cm i højden mod gårdareal (ligeledes må der opsættes pileflethegn i en højde på 150 cm) og 160 cm mod øvrige arealer. Hække ud mod vejen/porte må højst være 180 cm i højden (gælder ikke for hække i gårdene). Dog må hækken ved portgennemgang være 180 cm. Der kan vælges mellem bøge- og ligusterplanter. Hækken skal klippes 1. gang senest den 30. juni og 2. gang senest den 31. august. Terrasse Det blev foreslået, at træterrasser ikke skulle retableres ved fraflytning. Administrationen oplyste, at den nye lejer i henhold til lovgivningen ikke kan pålægges at stå for vedligeholdelsen, hvorfor vedligeholdelsespligten vil overgå til afdelingen, hvilket vil påvirke afdelingens økonomi. Hække Det blev besluttet, at ordlyden skulle ændres til: Det er tilladt at plante en hæk omkring det enkelte lejemåls have. Hækkens højde må dog højst være 150 cm i højden mod gårdareal (ligeledes må der opsættes pileflethegn i en højde på 150 cm). Øvrige hække maksimum 180 cm. Der kan vælges mellem bøge- og ligusterplanter. Hækken skal klippes 1. gang senest den 30. juni og 2. gang senest den 31. august. Forslaget blev herefter godkendt. Forslag 2 Forslagsstiller: Sanne Samuelsen Jeg ville være meget glad for at få problematikken om emhætter ville blive taget op på det kommende afdelingsmøde. Jeg går ud fra, at der er installeret emhætter i alle lejemål. Jeg har forhørt mig lidt blandt beboerne i min blok, om de har problemer. Der af forstår jeg, at jeg ikke er ene om ikke at være tilfreds. Min emhætte suger på en måde, så den kan holde et stykke køkkenrulle og så skulle det være fint. Mit og andres problem er, at den larmer. Der er en konstant susen, som så høj, at jeg kan høre den i 2

3 mit soveværelse og det er vel ikke rimeligt. Når jeg har gæster, er det denne lyd de først registrerer. Mit ønske er, at man selv skulle kunne tænde og slukke for emhætten. Jeg ser ikke nogen rimelig ide, at den skal køre i døgndrift. Administrationen oplyste, at anlægget er lavet i henhold til det - på opførelsestidspunktet - gældende bygningsreglement, og at det ikke er muligt at slukke eller stoppe anlægget, da det vil medføre en øget risiko for skimmelsvamp i lejemålene. Det blev besluttet, at afdelingsbestyrelsen i samarbejde med ejendomskontoret får iværksat en undersøgelse/indregulering af anlægget. Ad 4 Forslag om muligheden for individuel køkkenrenovering Administrationen fremlagde nedenstående forslag til mulighed for individuel køkkenrenovering. Afdelingsbestyrelsen stiller forslag om, at det enkelte lejemåls køkken renoveres, når lejemålets beboer selv ønsker dette mod at betale en forbedringslejeforhøjelse. Afdelingen optager et 20-årig realkreditlån, der svarer til den samlede renoveringsudgift for de lejemål, der har valgt at få et nyt køkken. Det vil sige, at det lejemål, der ønsker et nyt køkken låner beløbet af afdelingen og betaler det tilbage over huslejen i 20 år. Køkkenets renovering omfatter: Nye HTH køkkenelementer (tre valgmuligheder) Ny bordplade (valgmulighed i HTH s sortiment af laminatbordplader) Stænkpanel bag komfur Nye armaturer (køkkenvask, blandingsbatteri) Nye elinstallationer (forberedt til vaskemaskine, opvaskemaskine eller Quooker) Emhætte med kulfilter Led spots under overskabe. Gulvafslibning i køkken Malerarbejde i køkkenrum Vælger beboeren at få et nyt køkken, betyder det en forbedringslejeforhøjelse mellem 300 og 350 kr. om måneden afhængigt af køkkentype. En forudsætning for køkkenrenoveringen er, at den enkelte beboer i lejligheden selv er bygherre. Det vil sige, at beboeren selv kontakter køkkenfirmaet efter at have henvendt sig til ejendomskontoret for at blive registreret som interesseret. Beboeren får herefter tilsendt et afkrydsningsskema for valg, hvor telefonnummeret til HTH står. Beboeren aftaler møde med HTH, hvor køkkenrenoveringen gennemgås. Når beboeren og HTH er enige, modtager Almenbo ordrebekræftelsen og sender herefter en aftale til beboeren, hvor den præcise forbedringslejeforhøjelse fremgår. Når aftalen er underskrevet og afleveret på ejendomskontoret, kan renoveringen begynde i den uge, HTH har meldt ud med. 3

4 Afdelingsmødet skal godkende, at afdelingen optager et 20-årigt til finansiering af en individuel køkkenrenovering, hvor det alene er de beboere, der vælger en køkkenforbedring, betaler af på lånet. Afdelingsbestyrelsen vil herefter arbejde videre og spørge beboerne om interessen herfor. En beboer gjorde opmærksom på, at de beboere, der selv har finansieret et nyt køkken via den individuelle råderet inden for de seneste år, har fået besked fra administrationen om, at køkkenet er afskrevet efter 15 år, hvilket er en forringelse i forhold til det fremlagte forslag på finansiering over 20 år. Administrationen oplyste, at reglerne er blevet ændret inden for de seneste år, og at de beboere, der har en individuel råderet, har mulighed for at forlænge deres afskrivning til 20 år, ved henvendelse til Almenbo. Det blev besluttet, at afdelingsbestyrelsen arbejder videre med forslaget, og indkalder til et informationsmøde, hvor en repræsentant fra HTH vil deltage. Mødet forventes afholdt inden udgangen af Forud for mødet vil der blive sendt et brev ud til beboerne, for at få en tilkendegivelse af, hvor mange beboere der er interesseret i at få udskiftet deres køkken. Ad 5 Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år Budgettet for 2018 for afdelingen, som var blevet omdelt til beboerne forud for mødet, anviste en lejeforhøjelse på 0%. Administrationen gennemgik budgettet, og nævnte som det væsentligste: De offentlige og andre faste udgifter falder med i alt kr. Dette skyldes primært at Ballerup Kommune har sænket vandafgiften 11 kr. pr. m 3, hvilket udgør en besparelse på kr. Diverse variable udgifter De variable udgifter er faldet med kr. Henlæggelser stiger med i alt kr. De ekstraordinære udgifter stiger med kr. En beboer påpegede, at rækværkerne i ungdomsboligerne er så dårlige, at de trænger til udskiftning. Ejendomsmesteren oplyste, at tømreren er i gang med at udskifte alle de dårlige rækværker rundt omkring i bebyggelsen, men at han kæmper mod vejret. En beboer påpegede, at udskiftning af tagpap/ovenlysvinduer i Egebjerg Bygade fremgår to gange af oversigten planlagt og periodisk vedligeholdelse. Administrationen beklagede fejlen, og sørger for dette bliver rettet. En mere detaljeret udgave af budgettet findes på hjemmesiden eller kan hentes på ejendomskontoret. Afdelingens budget for 2018 blev herefter godkendt. 4

5 Ad 6 Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter a. Valg af bestyrelsesmedlemmer Følgende er på valg for en to-årig periode: Heidi Kjærbye genopstillede og blev valgt Mitta Samuelsen genopstillede og blev valgt Herudover blev Lars Thor Hansen, Charlotte Jacobsen, Morten Just Nielsen og Sisse Thor Skov valgt. b. Valg af suppleant Sisse Thor Skov er på valg for en et-årig periode: Da Sisse Thor Skov blev valgt til bestyrelsen, blev Sanne Samuelsen valgt. Afdelingsbestyrelsen består herefter af: Lars Andesen, formand (2018) Lars Thor Hansen (2018) Sisse Thor Skov (2018) Heidi Kjærbye (2019) Mitta Samuelsen (2019) Charlotte Jacobsen (2019) Morten Just Nielsen (2019) Suppleant Sanne Samuelsen (2018) Ad 7 Eventuelt Dirigenten gjorde opmærksom på, at der ikke kunne træffes beslutninger under dette punkt. Formanden oplyste, at bestyrelsen har besluttet, at der vil blive indkøbt nye borde til Fælleshuset, som ikke er så tunge, som de nuværende. Der var et ønske om at få træet foran det gamle ejendomskontor beskåret. Ejendomsmesteren taler med gartneren. P-båsene ved Netto ønskes opmærket. Det blev foreslået at hæve afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb, nu hvor bestyrelsen var blevet udvidet med fire medlemmer. Der var et ønske om at låsen på containerpladsen bliver udskiftet, da tallene er vanskelige at læse. Ejendomsmesteren oplyste, at afdelingsbestyrelsen har godkendt et forslag om at opsætte en nøgleboks i stedet for. Denne vil blive opsat så hurtigt som muligt. Formanden Lars Andersen takkede for et hyggeligt møde, og udtrykte glæde over, at der er kommet nye kræfter i bestyrelsen. Mødet sluttede kl Underskrevet digitalt af Lars Andersen som formand Bjarne Frølund, som dirigent Lisa Irmer som referent 5