Herlev Kommune. Teknisk hjælp til ændringsforslag

Transkript

1 Herlev Kommune. Teknisk hjælp til ændringsforslag til budgettet. Resumé: Udtalt at SF-gruppen havde haft ret til teknisk bistand fra forvaltningen til et ændringsforslag til budgettet, som ikke var tilstrækkeligt konkretiseret for så vidt angik beløbet, så det kunne komme til afstemning Statsforvaltningen Hovedstadens brev til et kommunalbestyrelsesmedlem STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ KØBENHAVN NV Ved brev af 6. november 2006 har De som medlem af Herlev Kommunalbestyrelse for partiet SF klaget over, at SFgruppens ændringsforslag til 2. behandlingen af budgetforslaget 2007 blev afvist med henvisning til, at forslaget ikke var konkret nok til at det kunne komme til afstemning. Det fremgår af det indsendte, at SF-gruppen ved brev af 27. september 2006 fremsendte ændringsforslag til budgetoplægget vedrørende madordning for alle børn i daginstitutionerne 0-6 årige, som blev modtaget af kommunen inden fristens udløb den 28. september Det fremgår af forslaget, at driftsudgifterne (køkkenpersonale, madvarer mv.) på anslået 3-4 mio. kr. blev foreslået finansieret ved at opretholde den nuværende daginstitutionstakst, dvs. i 2007 kr kr. (2,6 mio. kr. pr. år) og besparelse på brug af vikarbureauer på hjemmehjælpsområdet (1-2 mio. kr. som blev foreslået taget fra merbevillingen i budget 2007 på 4,1 mio. kr.) De har i klagen anført, at forvaltningen ikke kontaktede gruppen for at få forslaget tilrettet hvad angår beløbs- og kontomæssige specifikationer. JOURNAL NR.: /45 SAGSBEHANDLER:JEIKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR hovedstaden@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag De har endvidere anført, at gruppen ikke i rimeligt omfang har fået fornøden teknisk bistand fra forvaltningen til den nødvendige beløbs- og kontomæssige specifikation af ændringsforslaget. De har endelig anført, at ændringsforslaget blev optaget på dagsorden til økonomiudvalgets og kommunalbestyrelsens møde uden angivelse af, at det ikke var teknisk i or-

2 den, og at økonomiudvalget ikke traf beslutning om, at SFgruppens ændringsforslag ikke var teknisk i orden. Herlev Kommune har i brev af 14. december 2006 blandt andet oplyst, at De havde henvendt Dem to gange til forvaltningen med opklarende spørgsmål til budgetoplægget. Det drejede sig dels om vikarudgifter på ældreområdet og dels om de generelle tilskud fra staten. Der blev ikke stillet spørgsmål vedrørende udarbejdelsen af de foreliggende ændringsforslag. Kommunen har henvist til, at De har ca. 6 års anciennitet som kommunalbestyrelsesmedlem, og at De tidligere år har deltaget i SF-gruppens fremsættelse af ændringsforslag til budgetforslag, hvor såvel konto- og beløbsangivelser levede op til gældende specifikationskrav. På den baggrund fremstod SF-gruppens ændringsforslag for forvaltningen som et forhandlingsudspil/en politisk markering, som forvaltningen ikke skulle kommentere. Forvaltningen har oplyst, at SF-gruppens ændringsforslag ikke rummede konteringsmæssige problemer, men alene problemer som følge af, at to af delforslagene manglede den nødvendige beløbsmæssige konkretisering. Kommunalbestyrelsen har endvidere anført, at SF-gruppen havde mulighed for på kommunalbestyrelsens møde den 11. oktober 2006 under behandlingen af budgetforslaget at anmode om tilladelse til at foretage den fornødne beløbsmæssige specifikation af ændringsforslaget inden påbegyndelsen af afstemningen, hvilket gruppen ikke benyttede sig af. Borgmesteren har endvidere henvist til sin mail af 22. september 2006 til Dem. Borgmesteren har heri oplyst om forvaltningens bud på udgifterne til en madordning. Det fremgår blandt andet, at en madordning for de 3-6 årige personalemæssigt vil kræve ca. 10 timer pr. institution svarende til 6,5 stilling eller ca. 1,7 mio. kr. årlig, at Herlev kommune har 900 børnehavebørn, og hvis de skal bespises 220 dage om året, vil det efter forvaltningens beregning koste 8,50 kr. pr. barn. Den samlede udgift vil efter forvaltningens beregning blive på ca. 21 kr. pr. dag eller ca. 400 kr. om måneden, i alt godt 4 mio. kr. De har i Deres brev af 13. december 2006 kommenteret kommunens udtalelse. De har blandt andet anført, at ifølge forvaltningens oplysninger omfatter den manglende konkretisering alene ændringsforslagets driftsudgift, som SF-gruppen har anslået til 3-4 mio. kr. De har anført, at en telefonopringning til SF-s gruppeformand kunne have SIDE 2

3 fastlagt et anslået præcist beløbsstørrelse og således opfyldt kravet til konkretisering. De har anført, at forvaltningen burde have tilbudt SFgruppen den fornødne tekniske bistand til budgetændringsforslagets beløbs- og kontomæssige specifikation, at borgmesteren og økonomiudvalget burde have bekendtgjort overfor SF-gruppen, at budgetændringsforslaget skulle konkretiseres for at komme til afstemning på kommunalbestyrelsens møde den 11. oktober 2006, og at borgmesteren under debatten om afvisning af ændringsforslaget burde have tilkendegivet, at afvisningen skyldes manglende beløbsmæssig specificering, og at gruppen kunne anmode om tilladelse til på stedet at foretage denne præcisering. Vedrørende borgmesterens af 22. september 2006 til Dem har De anført, at mailen er behæftet med fejl, og at den blev sendt som led i en politisk diskussion og uenigheden om driftsudgifternes størrelse for en madordning for de 3-5 årige på mellem 3-4 mio. kr. Mailen kan efter Deres opfattelse ikke ses som led i forvaltningens tekniske bistand til ændringsforslagets beløbsmæssige specifikation, som endnu ikke var udarbejdet. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1, i den kommunale styrelseslov. Ifølge 38, stk. 1, i den kommunale styrelseslov skal økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårig budgetoverslag undergives 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 3 ugers mellemrum. Det fremgår af 3, stk. 2 i bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. 1, at ændringsforslag til årsbudget skal angive, hvilken bevilling forslaget retter sig imod, samt med hvilket beløb bevillingen ønskes ændret. Reglen hænger sammen med, at budgettet skal være umiddelbart egnet til realisering. Et ændringsforslag skal således være specificeret på det bevillingsniveau, kommunalbestyrelsen har valgt, jf. side 217 i den kommenterede styrelseslov, 1. udgave, Bekendtgørelse nr. 392 af 2. maj 2006 SIDE 3

4 Følgende fremgår af Indenrigsministeriets skrivelse af 27. september 1989 til et amtsrådsmedlem vedrørende en tilsvarende regel i den daværende bekendtgørelse om kommunernes regnskabs- og budgetvæsen, revision m.v.: Efter Indenrigsministeriets opfattelse må det antages, at et medlem som følge af de nævnte tekniske krav til ændringsforslag har krav på i rimeligt omfang at modtage en fornøden teknisk bistand fra forvaltningen til den nødvendige beløbsog kontomæssige specifikation af et ændringsforslag. Det forhold, at De har indgivet ændringsforslaget umiddelbart inden udløbet af fristen for ændringsforslag, kan efter ministeriets opfattelse ikke i sig selv medføre, at De herved afskæres fra adgangen til at modtage en fornøden teknisk bistand i det omfang, det er muligt og ikke nødvendiggør en større og mere omfattende arbejdsindsats fra forvaltningens side. Efter statsforvaltningens opfattelse må det på grundlag af de foreliggende oplysninger lægges til grund, at SFgruppen rettidigt indsendte et forslag til ændring af budgetoplæg 2007 om madordning for alle børn i daginstitutionerne for 0-6 årige. Det må endvidere lægges til grund, at et flertal af kommunalbestyrelsen fandt, at ændringsforslaget ikke var tilstrækkeligt konkretiseret for så vidt angår den beløbsmæssige størrelse, som ændringsforslaget ville medføre, til at forslaget kunne komme til afstemning. Efter statsforvaltningens opfattelse havde SF-gruppen ret til fornøden teknisk bistand i forbindelse med ændringsforslaget, jf. Indenrigsministeriets ovennævnte skrivelse. Efter statsforvaltningens opfattelse burde enten forvaltningen have gjort SF-gruppen opmærksom på, at forslaget ikke var tilstrækkeligt konkretiseret til at det kunne komme til afstemning og hjulpet gruppen hermed, eller borgmesteren burde have sørget for, at gruppen under mødet fik lejlighed til at konkretisere forslaget, så det kunne komme til afstemning. Da budgettet for 2007 er vedtaget, foretager statsforvaltningen imidlertid ikke yderligere i anledning af Deres klage, idet statsforvaltningen går ud fra, at kommunalbestyrelsen fremover vil sørge for, at forvaltningen yder tilstrækkelig teknisk bistand i forbindelse med rettidigt fremsatte ændringsforslag til budgettet. Med venlig hilsen SIDE 4

5 Lone Birgitte Christensen Kontorchef/ Jette Eikrem Fuldmægtig SIDE 5

6 Herlev Kommune Rådhuset Herlev Bygade Herlev Ved brev af 6. november 2006 har De som medlem af Herlev Kommunalbestyrelse for partiet SF klaget over, at SFgruppens ændringsforslag til 2. behandlingen af budgetforslaget 2007 blev afvist med henvisning til, at forslaget ikke var konkret nok til at det kunne komme til afstemning. Det fremgår af det indsendte, at SF-gruppen ved brev af 27. september 2006 fremsendte ændringsforslag til budgetoplægget vedrørende madordning for alle børn i daginstitutionerne 0-6 årige, som blev modtaget af kommunen inden fristens udløb den 28. september Det fremgår af forslaget, at driftsudgifterne (køkkenpersonale, madvarer mv.) på anslået 3-4 mio. kr. blev foreslået finansieret ved at opretholde den nuværende daginstitutionstakst, dvs. i 2007 kr kr. (2,6 mio. kr. pr. år) og besparelse på brug af vikarbureauer på hjemmehjælpsområdet (1-2 mio. kr. som blev foreslået taget fra merbevillingen i budget 2007 på 4,1 mio. kr.) De har i klagen anført, at forvaltningen ikke kontaktede gruppen for at få forslaget tilrettet hvad angår beløbs- og kontomæssige specifikationer. De har endvidere anført, at gruppen ikke i rimeligt omfang har fået fornøden teknisk bistand fra forvaltningen til den nødvendige beløbs- og kontomæssige specifikation af ændringsforslaget. STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: /45 SAGSBEHANDLER:JEIKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR hovedstaden@statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag De har endelig anført, at ændringsforslaget blev optaget på dagsorden til økonomiudvalgets og kommunalbestyrelsens møde uden angivelse af, at det ikke var teknisk i orden, og at økonomiudvalget ikke traf beslutning om, at SF-gruppens ændringsforslag ikke var teknisk i orden. Herlev Kommune har i brev af 14. december 2006 blandt

7 andet oplyst, at De havde henvendt Dem to gange til forvaltningen med opklarende spørgsmål til budgetoplægget. Det drejede sig dels om vikarudgifter på ældreområdet og dels om de generelle tilskud fra staten. Der blev ikke stillet spørgsmål vedrørende udarbejdelsen af de foreliggende ændringsforslag. Kommunen har henvist til, at De har ca. 6 års anciennitet som kommunalbestyrelsesmedlem, og at De tidligere år har deltaget i SF-gruppens fremsættelse af ændringsforslag til budgetforslag, hvor såvel konto- og beløbsangivelser levede op til gældende specifikationskrav. På den baggrund fremstod SF-gruppens ændringsforslag for forvaltningen som et forhandlingsudspil/en politisk markering, som forvaltningen ikke skulle kommentere. Forvaltningen har oplyst, at SF-gruppens ændringsforslag ikke rummede konteringsmæssige problemer, men alene problemer som følge af, at to af delforslagene manglede den nødvendige beløbsmæssige konkretisering. Kommunalbestyrelsen har endvidere anført, at SF-gruppen havde mulighed for på kommunalbestyrelsens møde den 11. oktober 2006 under behandlingen af budgetforslaget at anmode om tilladelse til at foretage den fornødne beløbsmæssige specifikation af ændringsforslaget inden påbegyndelsen af afstemningen, hvilket gruppen ikke benyttede sig af. Borgmesteren har endvidere henvist til sin mail af 22. september 2006 til Dem. Borgmesteren har heri oplyst om forvaltningens bud på udgifterne til en madordning. Det fremgår blandt andet, at en madordning for de 3-6 årige personalemæssigt vil kræve ca. 10 timer pr. institution svarende til 6,5 stilling eller ca. 1,7 mio. kr. årlig, at Herlev kommune har 900 børnehavebørn, og hvis de skal bespises 220 dage om året, vil det efter forvaltningens beregning koste 8,50 kr. pr. barn. Den samlede udgift vil efter forvaltningens beregning blive på ca. 21 kr. pr. dag eller ca. 400 kr. om måneden, i alt godt 4 mio. kr. De har i Deres brev af 13. december 2006 kommenteret kommunens udtalelse. De har blandt andet anført, at ifølge forvaltningens oplysninger omfatter den manglende konkretisering alene ændringsforslagets driftsudgift, som SF-gruppen har anslået til 3-4 mio. kr. De har anført, at en telefonopringning til SF-s gruppeformand kunne have fastlagt et anslået præcist beløbsstørrelse og således opfyldt kravet til konkretisering. De har anført, at forvaltningen burde have tilbudt SFgruppen den fornødne tekniske bistand til budgetæn- SIDE 2

8 dringsforslagets beløbs- og kontomæssige specifikation, at borgmesteren og økonomiudvalget burde have bekendtgjort overfor SF-gruppen, at budgetændringsforslaget skulle konkretiseres for at komme til afstemning på kommunalbestyrelsens møde den 11. oktober 2006, og at borgmesteren under debatten om afvisning af ændringsforslaget burde have tilkendegivet, at afvisningen skyldes manglende beløbsmæssig specificering, og at gruppen kunne anmode om tilladelse til på stedet at foretage denne præcisering. Vedrørende borgmesterens af 22. september 2006 til Dem har De anført, at mailen er behæftet med fejl, og at den blev sendt som led i en politisk diskussion og uenigheden om driftsudgifternes størrelse for en madordning for de 3-5 årige på mellem 3-4 mio. kr. Mailen kan efter Deres opfattelse ikke ses som led i forvaltningens tekniske bistand til ændringsforslagets beløbsmæssige specifikation, som endnu ikke var udarbejdet. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1, i den kommunale styrelseslov. Ifølge 38, stk. 1, i den kommunale styrelseslov skal økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårig budgetoverslag undergives 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 3 ugers mellemrum. Det fremgår af 3, stk. 2 i bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. 2, at ændringsforslag til årsbudget skal angive, hvilken bevilling forslaget retter sig imod, samt med hvilket beløb bevillingen ønskes ændret. Reglen hænger sammen med, at budgettet skal være umiddelbart egnet til realisering. Et ændringsforslag skal således være specificeret på det bevillingsniveau, kommunalbestyrelsen har valgt, jf. side 217 i den kommenterede styrelseslov, 1. udgave, Følgende fremgår af Indenrigsministeriets skrivelse af 27. september 1989 til et amtsrådsmedlem vedrørende en tilsvarende regel i den daværende bekendtgørelse om kommunernes regnskabs- og budgetvæsen, revision m.v.: 2 Bekendtgørelse nr. 392 af 2. maj 2006 SIDE 3

9 Efter Indenrigsministeriets opfattelse må det antages, at et medlem som følge af de nævnte tekniske krav til ændringsforslag har krav på i rimeligt omfang at modtage en fornøden teknisk bistand fra forvaltningen til den nødvendige beløbsog kontomæssige specifikation af et ændringsforslag. Det forhold, at De har indgivet ændringsforslaget umiddelbart inden udløbet af fristen for ændringsforslag, kan efter ministeriets opfattelse ikke i sig selv medføre, at De herved afskæres fra adgangen til at modtage en fornøden teknisk bistand i det omfang, det er muligt og ikke nødvendiggør en større og mere omfattende arbejdsindsats fra forvaltningens side. Efter statsforvaltningens opfattelse må det på grundlag af de foreliggende oplysninger lægges til grund, at SFgruppen rettidigt indsendte et forslag til ændring af budgetoplæg 2007 om madordning for alle børn i daginstitutionerne for 0-6 årige. Det må endvidere lægges til grund, at et flertal af kommunalbestyrelsen fandt, at ændringsforslaget ikke var tilstrækkeligt konkretiseret for så vidt angår den beløbsmæssige størrelse, som ændringsforslaget ville medføre, til at forslaget kunne komme til afstemning. Efter statsforvaltningens opfattelse havde SF-gruppen ret til fornøden teknisk bistand i forbindelse med ændringsforslaget, jf. Indenrigsministeriets ovennævnte skrivelse. Efter statsforvaltningens opfattelse burde enten forvaltningen have gjort SF-gruppen opmærksom på, at forslaget ikke var tilstrækkeligt konkretiseret til at det kunne komme til afstemning og hjulpet gruppen hermed, eller borgmesteren burde have sørget for, at gruppen under mødet fik lejlighed til at konkretisere forslaget, så det kunne komme til afstemning. Da budgettet for 2007 er vedtaget, foretager statsforvaltningen imidlertid ikke yderligere i anledning af Deres klage, idet statsforvaltningen går ud fra, at kommunalbestyrelsen fremover vil sørge for, at forvaltningen yder tilstrækkelig teknisk bistand i forbindelse med rettidigt fremsatte ændringsforslag til budgettet. Med venlig hilsen Lone Birgitte Christensen Kontorchef/ Jette Eikrem Fuldmægtig SIDE 4

10 «brevdato» STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: «Sagsnummer» SAGSBEHANDLER:JEIKOE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR SE-NR TELEFONTID: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag-Onsdag Torsdag Fredag