Skole OL Administration og Skole OL resultatregistrering

Transkript

1 Skole OL Administration og Skole OL resultatregistrering Om Skole OL Atletik administration og resultatregistrering... 2 Jeres log-in detaljer Administration Skole OL Administration Arrangementer Oversigt Når en klasse tilmelder sig jeres lokalstævne Handlinger Skoler og klasser Resultater Point Startnumre Resultatregistrering Registrering af enhed Indtastning af resultater Testsystem Noter Bilag Quickguide til Skole OL resultatregistrering Sådan gør du

2 Om Skole OL Atletik administration og resultatregistrering Der findes to programmer, som I skal benytte, når I afholder jeres Skole OL Atletik lokalstævne: Skole OL Administration og Skole OL ResultatregisteringsApp, begge dele på web. Administrationssystemet håndterer alt data: discipliner, tilmeldinger, navne, startnumre og resultater. I resultat-app en indtastes blot startnummer og resultat på stævnedagen. Dette forbindes i administrationssystemet med elev og klasse, og point beregnes automatisk. Jeres log-in detaljer Administrationssystem: Resultat-app: (VIGTIGT åben ikke denne før stævnedagen. Se mere under Test sidst i dette dokument) Log-in Brugernavn: (Bynavn og Sportsgren f.eks. Nyborg Atletik ) Password: skoleol 2

3 1. Administration Herunder følger en gennemgang af sider og funktioner i administrationssystemet. Rækkefølgen er ikke kronologisk, men en gennemgang i den rækkefølge systemet er bygget op. Skim guiden og brug den herefter som opslagsværk Skole OL Administration Link: Log-in 1.2 Arrangementer Klik på Titlen Skole OL eller Åbn arrangement 3

4 1.3 Oversigt Stævneinfo Her findes stævneoplysningerne. Fluebenet i Godkendt må ikke ændres. Opgaveliste Her har du et overblik over, hvilke opgaver, der er påbegyndt, og hvilke der ikke er. OBS: Et grønt flueben betyder ikke nødvendigvis, at opgaven er gennemført, men at den er påbegyndt. 4

5 DAF er ansvarlig for alle punkter! Dog er det klubbens ansvar at holde øje med tilmeldingerne, så tilmeldingen kan lukkes, når tilmeldingerne rammer jeres maksimale kapacitet for stævnet! Giv DAF besked, når tilmeldingen skal lukkes. Statistik for arrangement Under Vis statistik finder du en samlet opgørelse over antal tilmeldte elever, klasser og skoler mm.. Eksport Her kan du hente filer med den nævnte information. Du kan vælge at se data på web eller hente filen til Excel. OBS: Hvis du benytter mac og anvender Eksportfunktionen: Filen hentes til Excel i formatet CVS. I Excel kan du under data vælge tekst til kolonner. Vælg afgrænset, tryk næste og vælg semikolon. Tryk herefter på udfør. Under komplet resultatlog finder du alle registrerede resultater på dit stævne. Det gælder både gyldige og ugyldige resultater: 5

6 Under udtræk af klasser finder du en komplet oversigt over, hvilke skoler og klasser, der har tilmeldt sig dit arrangement: 1.4 Når en klasse tilmelder sig jeres lokalstævne Når en klasse tilmelder sig jeres stævne, vil den stævneansvarlige modtage en herom. OBS: Det er derfor vigtigt, at vi i systemet har den korrekte adresse på jeres stævneansvarlige. Det er arrangørens opgave at gå ind i administrationssystemet og godkende klassens tilmelding. Når klassens tilmelding er godkendt, fremsendes automatisk følgende besked til læreren: Kære lærer. Vi har modtaget din tilmelding til Skole OL lokalstævnet, og vi kan hermed bekræfte din klasses deltagelse. Du vil modtage information om stævnedagen senest 14 dage før. Vi glæder os! Med venlig hilsen Navnet på stævnearrangøren. For eksempel: Finn Yde, Aalborg Atletik Husk at I stadig ca. 2 uger før stævnet skal udsende en informationsmail med program og anden vigtig information til alle deltagende klasser se Eventmanual bilag og find en skabelon på en invitation.. 6

7 1.5 Handlinger Elevopslag Du kan søge her, hvis du skal slå startnummer op på en elev, eller en elev mangler startnummer. (OBS: Startnummertildeling kan også foregå via Skoler & Klasser) Der kan søges på elevnavn, skole eller startnummer. Når eleven er fundet, kan der her tildeles et nyt startnummer. OBS: Husk at tjekke, om I har det fysiske startnummer, inden I tildeler et nyt. Klasse og startnummer Her kan du tildele nye startnumre til en hel klasse. Brug dette hvis en klasse f.eks. har mistet alle startnumre og skal have en helt ny bunke. Systemet foreslår altid selv det mindste ledige nummer. Tjek gerne at I har de fysiske startnumre, inden du trykker tildel ny pulje. 7

8 1.6 Skoler og klasser Her kan du se de klasser, som har tilmeldt sig jeres stævne. Få overblikket med Alle klasser, hvor I vil få en liste med alle tilmeldte klasser. Denne liste kan være tung at loade og gøre systemet langsomt, så derfor er siden indrettet, således at I kan finde de enkelte skoler og klasser under skolens forbogstav, eller ved at bruge søgefeltet. På den måde kan I hurtigt finde den klasse, som I har brug for at redigere, når I bruger systemet på stævnedagen. For at få en komplet liste over tilmeldte klasser, kan I lave et udtræk under Eksport under fanen Oversigt. 8

9 Når man åbner en skole, har I mulighed for at se yderligere informationer for den enkelte klasse, klik på rediger : 9

10 Her har du mulighed for: At finde kontaktinfo på læreren (kan også findes i udtrækket under eksport på forsiden. At afmelde en klasse fra stævnet: klik på Meld fra konkurrencedag At oprette en ekstra elev: o Indtast navn på eleven (efternavn er ikke nødvendigt) o Tjek bunken med ledige startnumre o I dropdown-menuen kan du vælge: Tildel automatisk [startnummer] fra puljen (her vælger systemet det laveste ledige startnummer) Angiv startnummer (her kan I selv definere, hvilket nummer eleven skal have) Angiv køn Tryk opret Hvis du herefter ikke ser den nyoprettede elev på listen nedenunder, så prøv at logge ud af systemet og ind igen så skulle eleven gerne være synlig. 10

11 1.7 Resultater Resultater opdateres, når resultater indtastes via Resultatregistreringsprogrammet.. Resultatlister Link til resultatliste. Denne opdateres i takt med at resultater indtastes i resultat-app en. Listen kan I printe og hænge op på en resultattavle. Resultater Her ser du listen over resultater. I venstre side kan du under konkurrencedage vælge klassetrin og disciplin. Listen kan markeres og kopieres til Excel, hvis du ønsker. Du har her mulighed for at slette et forkert resultat. Dette gøres ved at trykke på det røde kryds ud for det pågældende resultat. Vigtigt: Lav en kopi alle resultater til Excel, inden du begynder at rette, så du altid har en backup! Resultaterne kan filtreres på køn. Brug funktionen Vis kun bedste resultater og identificer de 8 bedste resultater, hvis I ønsker at kåre individuelle vindere på dagen. VIGTIGT: Brug KUN funktionen Slet alle på listen i det tilfælde, at I har tastet resultater ind under en forkert disciplin (det sker, hvis man i resultatregistreringen vælger forkert disciplin). Husk først at kopiere de forkerte data til Excel, så I har resultaterne til efterfølgende indtastning under den korrekte disciplin. Kontakt Skole OL Sekretariatet, hvis I har brug for hjælp. 11

12 Tilføj resultat Her har I mulighed for at indtaste et resultat. Dette kan være brugbart, hvis man f.eks. skal rette et enkelt forkert indtastet resultat. Brug kun denne mulighed til indtastning af få resultater benyt resultat-app en, hvis I skal indtaste mange resultater. Vær opmærksom på IKKE at klikke af i boksen finale. Gør man dette, tildeles der ikke point for resultatet. Motionsrunde-import (til 2km motionsløb) Denne funktion er et levn fra systemets unge dage. Benyt kun denne, hvis I registrerer tider fra 2km motionsløbet i Excel. Resultater tastet ind i systemet vil lande på ranglister, så det er kun 2km løb, som kan indtastes her. Laver I en alternativ konkurrence eller motionsrunde, som ikke er præcis 2 km, skal I i stedet sammenkoble resultater uden om systemet. Læs mere på næste side. 1.8 Point Her ser I den samlede stilling for hvert klassetrin, samt klassens samlede resultat for de respektive discipliner. Det er her, I finder vinderen af jeres stævne. 12

13 Hvis I kører en separat konkurrence, f.eks. motionsrunde som ikke er 2km motionsløb,, kan I samle resultaterne i Excel: Marker data og kopier det til Excel, tilføj pointføring fra den eksterne konkurrence. Hvis der er pointlighed mellem de bedste klasser, er det stafetdisciplinen, der afgør vinderklassen. Dette tjekkes under fanen Resultater. Resultatlister Link til pointstilling. Denne opdateres i takt med at resultater indtastes i Resultat-app en. Listen kan I printe og hænge op på en resultattavle. 1.9 Startnumre Her kan I se hvilke startnumre, der er tildelt de forskellige skoler. Det kan være nyttigt, når I f.eks. pakker startnumre til klasserne. I kan trække en liste fra siden Oversigt, under punktet Eksport. Læg evt. en flyer eller lignende med information om klubben og træningstider i kuverten, så potentielle nye medlemmer let kan komme i kontakt med jer J Startnumre tildeles af Skole OL Sekretariatet 1-2 uger før stævnet, hvorefter Sportstiming sender disse direkte til den stævneansvarlige. 13

14 2. Resultatregistrering Kort om resultatindtastningen: Resultatregistrerings-appen bruges på stævnedagen til indtastning af resultater Ved registrering af et resultat angives kun startnummer og resultat (ikke navn/skole mv.) Programmet er online og kan bruges fra computer, telefon og tablets Programmet kan benyttes uden internetforbindelse under indtastning. Der kræves dog forbindelse før og efter indtastning, for at åbne Resultatregistrerings-app en og senere uploade indtastede resultater. Det anbefales dog at have internetforbindelse hele dagen, så vidt muligt! Uploadede resultater kommer direkte ind i administrationssystemet, hvor point automatisk beregnes. Resultaterne vil være gemt i internetbrowseren, indtil de uploades. Resultater gemmes ift. den browser man har brugt, så benyt samme browser hver gang. Man kan tilføje alle de resultater, man har lyst til uden internet. Når computeren igen har forbindelse, kan man uploade de gemte resultater. 2.1 Registrering af enhed Her findes resultatregistrerings-appen: OBS: Benyt test-versionen af registreringsprogrammet til gennemgang. Se mere i afsnit 3 om Testsystem. Første gang I benytter programmet fra en enhed (computer, telefon, tablet), skal I have internetforbindelse. Her skal I logge på med samme log-in som til administrationssystemet. Vælg et enhedsnavn, som fortæller hvem du er, og hvilken disciplin du indtaster for. Det vil kunne ses i resultatloggen, og hjælpe til at rette eventuelle fejlindtastninger. 14

15 Når først en enhed er registreret, kan man tilgå siden, uanset om man har internetforbindelse eller ej. De indtastede resultater bliver gemt i browseren. Det er først muligt at uploade resultaterne, når man igen har internetforbindelse. OBS: Det anbefales, at I laver et bogmærke til siden på telefonen, computeren eller tablet en, så I hurtigt kan finde siden. 2.2 Indtastning af resultater Når en enhed er registreret, præsenteres man for nedenstående visning: Vælg disciplin Øverst til højre kan man vælge disciplin. Det er meget vigtigt, at I vælger rigtigt her, da data ellers vil havne et forkert sted. I bliver bedt om at bekræfte jeres valg i en pop-up boks, og det er vigtigt, at I læser den info som står her, inden I bekræfter. I det blå felt er der angivet, hvilken konkurrence og disciplin, der oprettes resultater for. Indtast resultat Indtast startnummer og tilhørende resultat og tryk Tilføj til kø. Vær grundig med indtastning af resultat og startnummeret. Et manglede ciffer kan gøre at et resultat bliver væk. Da resultaterne ikke er nedskrevne på papir, er det meget svært at genskabe. Resultater i kø vil være lagret i browseren, indtil man trykker på knappen Upload. Denne knap er kun aktiv, når der er forbindelse til internettet. 15

16 Husk at uploade resultater INDEN I lukker enheden ned, ellers kommer resultaterne ikke over i administrationssystemet. Resultatet formateres automatisk korrekt, så vil man gerne skrive 1 minut, 3 sekunder og 50 hundrededele, skriver man eller , og resultatet rettes automatisk til 1:03,50. Ønsker man for f.eks. 2km motionsløb at indtaste 12min, så skal man taste Taster man kun 12, vil man få en fejl i boksen nedenunder, når man har uploadet. TIP: Tjek altid indtastningen inden der trykkes enter, i tilfælde af at man har glemt et 0 eller lignende. Tip: Trykker man Enter efter indtastning af tal, når markøren er i startnummerfeltet, hopper den automatisk videre til resultat. Trykker man Enter efter indtastning af resultat når markøren er i resultatfeltet, tilføjes resultatet automatisk til køen. Tip: Det anbefales at uploade resultater ofte hvis det er muligt, for at undgå at ophobe for mange resultater i køen. Historik I feltet historik kan I følge historikken i det, I foretager jer. Her vil der også komme fejlmeddelelser, hvis I har tastet ind i et forkert format eller på et startnummer, som ikke eksisterer: Hold løbende godt øje med historikken, så I er sikre på, at resultaterne er uploadede, inden I går videre til en ny disciplin. Internetforbindelse Under det blå felt angives, om man har internetforbindelse. Uden forbindelse forsvinder knappen upload. Denne kommer tilbage, så snart forbindelse genoprettes. 16

17 17

18 3. Testsystem Vi anbefalder, at I inden jeres lokalstævne tester systemet af for at se, hvordan det virker. Til dette kan testsystemet findes på nedenstående webadresser. Alt hvad der laves her, vil ikke blive flyttet over til jeres lokalstævne i det endelige system. Det er ikke muligt at ødelægge noget her, og data kan genskabes efter ønske, så vær ikke bange for at prøve jer frem. Vi anbefaler, at I tester dette i god tid inden jeres stævne, så vi i ro og mag kan hjælpes ad med at løse eventuelle problemer. TEST Resultat-indtastning: TEST Administration: Testsystemet er en kopi af det rigtige system. Da dette er dannet i begyndelsen af stævnesæsonen, er det ikke alle stævner, der har klasser tilmeldt i testsystemet. Giv besked til morten@dansk-atletik.dk, så finder vi en løsning på dette. 18

19 4. Noter Manuel resultatindtastning Hvis I ikke føler jer trygge ved den online registrering af resultater, kan I vælge at notere alle resultater på papir ved øvelsesstederne, og herefter indtaste resultaterne i et stævnesekretariat. Erfaringen siger, at resultater fra et stævne med ca. 500 deltagere kræver 1 person, som er hurtigt på tasterne, til indtastning. Det er vigtigt, at alle resultatet tastes ind under stævnet, så vinderen kan kåres ved stævnets afslutning. Lav evt. foruddefinerede skemaer, hvor I noterer startnummer og resultat på papir, samt skole og klassetrin. Finaler Ønsker I at afholde finaler på nogle af disciplinerne for eksempelvis at kunne kåre individuelle vindere, skal I gøre følgende: Find finalister ved at se under fanen Resultater. Her kan I søge på køn. Når I skal indtaste resultatet for finalen, klikker I af i boksen finaleresultat i resultatregistrering. Dette er vigtigt, således at der ikke vil være nogle klasser, som får ekstra point ved at have elever i en finale. Dvs. at resultater indtastet som finaleresultat IKKE giver point i systemet, og disse indgår derfor ikke i klassens samlede resultat. For at se resultater for finalerne i de respektive discipliner: Marker kun finale under fanen Resultater. Stafet Stafetholdet for hver klasse har fået tildelt et startnummer i systemet. Klassens resultat tastes ind for dette nummer, så forbered jer, og hav gerne en liste med stafetholdsstartnumre og tilhørende klasser klar inden stafetten, således at I kan lave en hurtig resultatregistrering. I kan evt. give klassens sidste løber dette startnummer på, så har I også en markering af sidste løber. Fejl Oplever I problemer inden eller under stævnet, skal I kontakte Skole OL Sekretariatet hurtigst muligt. Se kontaktoplysninger her: Finder I mangler, eller har I ønsker til systemerne, så noter dem gerne og send dem sammen med jeres evaluering efter stævnet. 19

20 Bilag 1 Quickguide til Skole OL resultatregistrering Skole OL resultatregistrering sker online, og kan tilgås fra PC, Mac, Iphone og tablets. Du skal have internetforbindelse, når du logger på, men herefter kan du taste resultater ind uden forbindelse. Resultaterne bliver gemt i internetbrowseren og kan uploades, når du igen får forbindelse. Sådan gør du 1. Klik ind på følgende link: Brugernavn: Bynavn og Sportsgren (Eksempelvis Nyborg Atletik) Password: skoleol Enhedsnavn: dit navn/disciplin 2. Vælg disciplin i øverste højre hjørne 3. Bekræft disciplinvalg 4. Tast startnummer og det tilhørende resultat 5. Tryk på Tilføj kø Nu ligger resultatet gemt i browseren, indtil du trykker på Upload X antal resultater. Fortsæt med at indtaste resultater. 6. Tryk på Upload X antal resultater, når du igen har internetforbindelse. 7. Tjek historikken, som ligger under knapperne. Hvis der står noget med rødt, så er der sket en fejl. Kontakt den stævneansvarlige for hjælp. 20

21 Vigtigt Resultatet formateres automatisk korrekt, så vil man gerne skrive 1 minut, 3 sekunder og 50 hundrededele, skriver man eller , og resultatet rettes automatisk til 1:03,50. Ønsker man for f.eks. 2km motionsløb at indtaste 12min, så skal man taste Taster man kun 12, vil man få en fejl i boksen nedenunder, når man har uploadet. Tjek altid indtastningen inden der trykkes upload, i tilfælde af at man har glemt et 0 eller lignende. Man kan tilføje alle de resultater man har lyst til uden internet. Når computeren igen har forbindelse, kan man uploade de gemte resultater. Programmet kan lukkes og åbnes så mange gange man har lyst. Resultaterne gemmes i browseren, indtil de uploades. Resultater gemmes ift. den browser man har brugt, så benyt samme browser hver gang. Det anbefales at I laver et bogmærke til siden på telefonen, computeren eller tablet, så I hurtigt kan finde siden. TIP: På PC/Mac: Trykker man Enter efter indtastning af tal, når markøren er i startnummerfeltet, hopper den automatisk videre til resultat. Trykker man Enter efter indtastning af resultat, når markøren er i resultatfeltet, tilføjes resultatet automatisk til køen. 21

22 Det anbefales at uploade resultater ofte, hvis det er muligt, for at undgå at ophobe for mange resultater i køen. 22