Seriediagrammer - Guide til konstruktion i LibreOffice Calc

Transkript

1 Seriediagrammer - Guide til konstruktion i LibreOffice Calc På forbedringsvejlederuddannelsen anvender vi seriediagrammer til at skelne mellem tilfældig og ikketilfældig variation. Med et seriediagram kan vi konstruere en median, der viser vores udgangspunkt (baseline) og følge, om der sker en forbedring (eller forværring) over tid. Det giver ofte god mening at lave flere seriediagrammer, så vi både kan følge udviklingen i vores resultat-, proces- og ulempeindikatorer. Seriediagrammer kan konstrueres både i Microsoft Office Excel og i LibreOffice Calc. Vi tager i denne guide udgangspunkt i LibreOffice Calc, eftersom ikke alle regionsansatte har en licens til Microsoft Office. LibreOffice er gratis og burde allerede være installeret på Regionens computere. Har du ikke LibreOffice, kan du hente det uden beregning her. Denne lille guide viser dig trin-for-trin, hvordan du indsætter egne data, udregner median, tegner dit seriediagram og retter det til. Som et supplement kan du også se, hvordan du opretter en ny median (hvis du eksempelvis vil have en median før og efter et forbedringstiltag), og hvordan du tegner seriediagrammer baseret på procenter frem for antal. Indhold 1. Skærmbilledet i Libre Office Calc Indsæt egne data Når du arbejder med andele, procenter og tid imellem Udregn median og andre formler Tegn seriediagram Indsæt titler, ret til og opdater Frys median og lav ny median s. 1

2 1. Skærmbilledet i Libre Office Calc Skærmbilledet i Calc og Excel minder meget om hinanden. Øverst har du en række valgmuligheder såsom "filer", "rediger" og "vis". Nedenfor har du en række symboler, som er genveje til hyppigt brugte funktioner f.eks. "gem", "udskriv" og "lav diagram". I selve regnearket skelner man mellem rækker og kolonner; Kolonner: Løber lodret fra top til bund og markeres med et bogstav (A, B, C...) Rækker: Løber vandret fra venstre mod højre og markeres med et tal (1, 2, 3...) En konkret celle markeres ved først at henvise til kolonne og derefter til række. Den markerede celle i ovenstående regneark hedder således A1. s. 2

3 2. Indsæt egne data Du kan nu skrive dine egne data ind i regnearket. For at kunne konstruere et seriediagram vil du typisk se på hændelser (f.eks. antal operationer, procent patienter der venter for længe, tid fra henvisning til behandling) ift. tid (f.eks. pr. dag, pr. uge, pr. måned). Start med at indskrive tid i første kolonne. Først laver du en overskrift, der markerer hvor hyppigt, du har indsamlet data. Hvis du registrerer med samme hyppighed (f.eks. en gang i ugen) kan du få Calc til at autoudfylde kolonnen for dig. Det gør du ved at indskrive de to første tidspunkter, markere dem, og trække i det lille kryds, der opstår i nederste højre hjørne af markeringen. I dette tilfælde har jeg indsamlet data indtil uge 16, så jeg trækker markeringen hertil. Du kan også skrive datoer og ligeledes få Calc til at autoudfylde for dig. Datoer kan indskrives i flere formater, men du er sikker på, at Calc genkender din dato, hvis du eksempelvis skriver (dato-måned-år). I anden kolonne kan du nu skrive dine hændelser (tal) ud for de rette uger. I dette tilfælde ser jeg på antallet af udskrevne patienter i de enkelte uger. s. 3

4 3. Når du arbejder med andele, procenter og tid imellem I ovenstående eksempel har vi regnet på antal hændelser i form af antal udskrevne patienter. I forbedringsarbejde bruger vi dog ofte andele, procenter eller tid imellem som vores Y-værdi. Vi kan stadig konstruere seriediagrammer, men skal dog udregne vores andel eller procent først. Eksempelvis kan vi se på, hvor mange procent af alle udskrevne patienter (vores nævner), der blev udskrevet inden klokken 12 (vores tæller). Jeg indtaster derfor disse tal i regnearket, og dividerer dem med hinanden ved at skrive =B2/C2 og trykke enter. Herefter kan trykke i nederste højre hjørne af cellen og trække formlen hele vejen ned. Derved får vi data opgivet som en andel. (Arbejder du med tid imellem, skal du i stedet trække dine tal fra hinanden). Jeg kan nu lave mit resultat om til procent ved at markere kolonnen og trykke på procent-symbolet i øverste linje. s. 4

5 4. Udregn median og andre formler Jeg kan nu udregne en median på baggrund af mine data. Hertil bruger jeg en formel i Calc, så jeg er fri for selv at sætte data op i rækkefølge og finde det midterste tal. Når man indtaster en formel i Calc, starter du altid med et lig med-tegn. Herefter skriver du formlen og hvilke celler, den skal gælde for. Jeg vil her udregne medianen for celle B2 til B17. Formlen bliver derfor =median(b2:b17). Jeg indsætter dollartegn for at låse rækken. Min formel bliver således =median(b$2:b$17). Herefter kan jeg trække medianen hele vejen ned. Husk at markere medianen hele veje ned og trykke på procent-tegnet (som vist i afsnit 3), hvis du arbejder med procenter. Der findes andre smarte formler i Calc og Excel, som kan være relevante i forbedringsarbejdet. Eksempelvis kan jeg ved hjælp af formlen =sum(b2:b17) lægge tallene i felt B2 til B17 sammen og dermed se, hvor mange patienter, der er blevet udskrevet i alt. s. 5

6 Jeg kan også bruge formlen =tælv(b2:b17) til at tælle antal celler med indhold og dermed se, hvor mange gange jeg har registreret antallet af patienter. 5. Tegn seriediagram I et seriediagram har du tid på x-aksen, antal på y-aksen og en median på tværs. Jeg kan nu tegne et seriediagram ved at markere ugerne, antallet af patienter og medianen. Marker også gerne dine overskrifter, så de kommer med i seriediagrammet. Herefter trykker jeg på diagram-ikonet eller på "indsæt" og herefter "diagram". s. 6

7 Du har nu mulighed for at tegne forskellige diagrammer over samme data. For at lave et seriediagram vælger du "XY-punkt", "Punkter og kurver" og trykker på udfør. Du har nu et seriediagram over dit data, som kan gøres mere læsevenligt ved at indsætte titler og rette på graferne. I Jabob Anhøjs bog "Kompendium i kvalitetsudvikling" s kan du slå op i tabellen og tjekke, om der er tale om tilfældig eller ikke-tilfældig variation. I dette tilfælde har jeg 16 datapunkter, som ikke er på medianen. Her er øvre grænse for længste serie 7 (længste serie i seriediagrammet er 4) og nedre grænse for antal kryds er 4 (der er 7 kryds i seriediagrammet). Der er altså tale om tilfældig variation. s. 7

8 6. Indsæt titler, ret til og opdater For læsevenlighedens skyld er det en god ide at indsætte titler i diagrammet. Det gør du ved at dobbeltklikke på diagrammet, så kanten bliver grå, og herefter højreklikke og vælge "Indsæt titler". Du får nu en boks op, hvor du kan skrive titel, undertitel samt navn på x- og y-akse. Herefter trykker du på OK. s. 8

9 Du kan også ændre på grafernes udtryk ved at ændre farver eller fjerne punkter. Eksempelvis kan jeg fjerne punkterne på min median og give den en anden farve. Det gør jeg ved at dobbeltklikke på medianen i diagrammet, trykke på "Farve" og scrolle ned, og ved at vælge "Ikon" og "Intet Symbol". Du har nu et fint seriediagram, som du kan printe ud og hænge op på afdelingen og sende med din fremdriftsrapport. Du kan så opdatere dit regneark i takt med, at du får mere data, enten ved at tilføje data og tegne seriediagrammet på ny, eller ved fra start at markere dine kolonner med tid, antal og median hele vejen ned. s. 9

10 7. Frys median og lav ny median I nogle tilfælde kan vi have brug for at fryse en median, eksempelvis hvis vi pludselig har en markant ændring i data, efter vi har iværksat et forandringstiltag. I dette tilfælde forestiller vi os, at jeg iværksætter et forandringstiltag i uge 16 med et mål om at udskrive flere patienter. Jeg fortsætter med at indsamle data 8 uger frem. Det bliver herefter tydeligt, at der er sket en forbedring som følge af tiltaget. Jeg udregner derfor en ny median for ugerne efter forbedringstiltaget ved i en ny kolonne at bruge formlen =median(b$18:b$25) og trække den ned. Jeg tegner nu igen et seriediagram ved at markere alle fire kolonner, og vælge "XY-punkt" samt punkter og kurver. s. 10

11 Mit seriegram får så to medianer, som jeg igen kan justere og rette til som vist under punkt 5. s. 11