Offentlighedslovens 7 og afgørelsesbegrebet. Ankestyrelsens brev til en borger. Henvendelse vedrørende aktindsigt

Transkript

1 Offentlighedslovens 7 og afgørelsesbegrebet Ankestyrelsens brev til en borger Dato: Henvendelse vedrørende aktindsigt Slagelse Kommune har den 1. juli 2016 fremsendt en klage af 20. juni 2016 fra dig over manglende aktindsigt til Statsforvaltningen, som på daværende tidspunkt førte tilsyn med kommunerne. Tilsynet med kommunerne varetages fra 1. april 2017 af Ankestyrelsen, jf. kommunestyrelseslovens 47, stk. 1. Det fremgår af sagen, at Slagelse Kommune den 17. juni 2016 har meddelt dig, at der ikke foreligger dokumenter omfattet af den anmodning om aktindsigt, som du har fremsat. Det fremgår endvidere af sagen, at kommunens besvarelse af din aktindsigtsanmodning efter kommunens opfattelse ikke er en afgørelse om afslag på aktindsigt efter offentlighedsloven. Ankestyrelsen 7998 Statsservice Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Eva Sonne Telefon: EAN-Nr skriv til os via ast@ast.dk Resumé Det er Ankestyrelsens opfattelse, at en myndigheds tilkendegivelse af, at en anmodning om aktindsigt ikke kan imødekommes, må anses for at være en afgørelse i forvaltningslovens forstand, også i det tilfælde, hvor myndigheden ikke er i besiddelse af de udbedte oplysninger, jf. offentlighedslovens 7, stk. 1, ifølge hvilken bestemmelse retten til aktindsigt alene omfatter eksisterende dokumenter. Ankestyrelsen har i dag sendt en kopi af dette brev til Slagelse Kommune med anmodning om, at kommunen oplyser, hvad vores udtalelse giver anledning til. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Ankestyrelsens opfattelse. Sagens baggrund Det fremgår af sagens dokumenter, at du, efter at du er indtrådt i Slagelse Kommunes ældreråd i december 2013, gentagne gange har rettet henvendelse til kommunen om ældrerådets regnskaber og vedtægter. 1

2 Ved af 6. juni 2016 har du således rettet henvendelse til Slagelse Kommune om det helt urimelige merforbrug, der efter din opfattelse foregår i kommunens ældreråd. Du har anført, at kommunen intet har foretaget sig siden 2014 og især i efteråret 2015, og på den baggrund har du anmodet om aktindsigt i hvad der er sket i sagen siden 2014 og frem. Slagelse Kommune har den 7. juni 2016 kvitteret for modtagelsen af din anmodning om aktindsigt. Slagelse Kommune har ved af 17. juni 2016 skrevet til dig, at kommunen forstår din henvendelse samlet set således, at du vil vide, om Slagelse Kommune har grebet ind overfor det af dig påståede urimelige merforbrug. Under henvisning til, at kommunen ikke har konstateret, at der er tale om et urimeligt merforbrug i ældrerådet, har kommunen meddelt dig, at der ikke foreligger sådanne oplysninger, som du kunne meddeles aktindsigt i. Ved af 20. juni 2016 har du klaget til Slagelse Kommune over den manglende modtagelse af de af mig ønskede bilag (mail samt svar her på tillige med de interne notater som mine henvendelser siden foråret 2014 og frem må have medført) noget som jeg den 7. juni 2016 var blevet enig med jurist [navn udeladt af Statsforvaltningen] om i forbindelse med telefonsamtale omkring min anmodning. Den 1. juli 2016 har Slagelse Kommune fremsendt sagen til Statsforvaltningen. Kommunen har i den forbindelse oplyst, at der ikke er truffet afgørelse om aktindsigt efter offentlighedsloven. Kommunen har endvidere oplyst, at der ikke er en sag eller foreliggende dokumenter der kan gives aktindsigt i, at der ikke er en ny sag om påstået merforbrug i ældrerådet, og at du tidligere er meddelt aktindsigt i sagen fra Kommunen har endvidere oplyst, at du siden 2014 har fremsendt flere mails med vedvarende påstande om merforbrug for ældrerådet, at kommunen anser henvendelserne som et forsøg på at få kommunen til at anerkende dine påstande, og at der ikke er en ny sag, da kommunen ikke har kunnet eller kan genkende disse påstande. Slagelse Kommune har samme dag orienteret dig om fremsendelsen og oplyst, at kommunen nu afventer Statsforvaltningens afgørelse vedrørende din anmodning om aktindsigt. Efterfølgende har du fremsendt bemærkninger til sagen til Statsforvaltningen. Statsforvaltningen har den 6. februar 2017 anmodet kommunen om at træffe afgørelse i overensstemmelse med offentliglovens bestemmelser om aktindsigt, da Statsforvaltningen på baggrund af de indsendte bilag havde forstået, at din anmodning om aktindsigt ikke var færdigbehandlet i kommunen. Statsforvaltningen fremsendte dine bemærkninger til sagen, hvor du havde præciseret, hvilke dokumenter og oplysninger du ønsker aktindsigt i. Statsforvaltningen har desuden anmodet kommunen om en redegørelse for sagsforløbet. På foranledning heraf har Slagelse Kommune den 28. marts 2017 truffet afgørelse om aktindsigt. Kommunen har i den forbindelse oplyst følgende: I forhold til din oprindelige anmodning om aktindsigt af 6. juni 2016, er det fortsat Slagelse Kommunes opfattelse, at der på tidspunktet for din anmodning ikke forelå en sag vedrørende påstået overforbrug i Ældrerådet, og at der derfor hverken kunne meddeles fuld aktindsigt eller afslag på aktindsigt. 2

3 Da Sundheds og Seniorudvalget i perioden efter juni 2016 behandlet en sag om serviceniveau på dagsordenen, er der på nuværende tidspunkt grundlag for at træffe en afgørelse om aktindsigt. / / Som anført ovenfor, så har der i Slagelse Kommune ikke været oprettet en sag vedr. påstået overforbrug af midler i Ældrerådet. Der har derfor heller ikke været muligt, at fremsøge akter fra en sådan sag. Ledelsessekretariatet har i Center for Sundhed og Ældre efterspurgt alle de dokumenter og mails der måtte være i relation til korrespondance omkring påstået overforbrug. Der meddeles fuld aktindsigt i disse mails, og der henvises til bilag for oversigt. Det skal bemærkes, at alle mails enten er modtaget af dig eller sendt til dig tidligere. / / Slagelse Kommune har samme dag fremsendt afgørelsen og en redegørelse til Statsforvaltningen. Følgende fremgår af kommunens redegørelse: Den 6. juni 2016 anmoder om aktindsigt i hvad der er sket i sagen siden Slagelse Kommune besvarer anmodningen om aktindsigt den 17. juni 2016, hvor der meddeles at der ikke findes materiale der kan gives aktindsigt i. Den 20. juni 2016 klager over ikke at have fået aktindsigt. Slagelse Kommune genovervejer grundigt sagen, men fastholder beslutningen, og den 1. juli oversendes klagen til Statsforvaltningen. Slagelse Kommune beklager, at der gik 11 dage fra vi modtog anmodningen om aktindsigt, til der blev sendt svar til klager. Slagelse Kommune er generelt meget opmærksom på at få behandlet anmodninger om aktindsigt så hurtigt som muligt. Det er dog fortsat Slagelse Kommunes opfattelse, at sagen dengang blev korrekt behandlet i kommunen, bortset fra tidsfristen. I forhold til den oprindelige anmodning fandtes der i kommunen ikke en sådan sag der kunne gives aktindsigt i. Som beskrevet til Statsforvaltningen i mail af 1. juli 2016, finder Slagelse kommune ikke, at der kan gives afslag på anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven, når der anmodes om aktindsigt i sager eller dokumenter der ikke findes. Det er Slagelse Kommunes opfattelse, at borgeren i stedet skal vejledes om mulighederne for aktindsigt. Slagelse Kommune valgte dog alligevel at oversende klagen over kommunens beslutning til Statsforvaltningen. Efterfølgende har overfor statsforvaltningen i flere omgange både præciseret sin anmodning om aktindsigt og i betragtelig grad anmodet om yderligere aktindsigt. Derudover har der efterfølgende været en sag på Sundheds og Seniorudvalget om serviceniveauet i Ældrerådet. På den baggrund giver sagen ikke Slagelse Kommune anledning til yderligere i forhold til behandling af aktindsigtsanmodninger. 3

4 Efterfølgende har du telefonisk over for Statsforvaltningen gjort opmærksom på, at det fremgår af de dokumenter, du nu har fået aktindsigt i, at ovennævnte sag i Slagelse Kommunes sundheds- og seniorudvalg ikke blev behandlet, men udsat. Ankestyrelsens kompetence Ankestyrelsen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Ankestyrelsens udtalelse Offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) finder efter lovens 2 anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Offentlighedslovens 7 har følgende ordlyd: 7. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Stk. 2. Retten til aktindsigt omfatter med de i nævnte undtagelser 1) alle dokumenter, der vedrører den pågældende sag, og 2) indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sags dokumenter. / / Retten til aktindsigt omfatter således alene eksisterende dokumenter. Offentlighedslovens har følgende ordlyd: 36. Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., afgør denne myndighed m.v., om ansøgningen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddelse. Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. 37. Afgørelser om aktindsigt kan påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed m.v., hvis afgørelse der klages over. Myndigheden skal, hvis den vil fastholde afgørelsen, snarest og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen. 4

5 38. En afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i 37, stk. 2. Det fremgår af sagens dokumenter, at Slagelse Kommune den 17. juni 2016 har besvaret din aktindsigtsanmodning af 6. juni 2016 ved at meddele dig, at der, som kommunen har forstået din anmodning, ikke foreligger oplysninger omfattet af din anmodning om aktindsigt. Slagelse Kommune har således ikke besvaret din aktindsigtsanmodning inden for syv arbejdsdage, og kommunen ses heller ikke at have underrettet dig om fristoverskridelsen, jf. offentlighedslovens 36, stk. 2. Slagelse Kommune har dog i sin redegørelse af 28. marts 2017 beklaget, at din aktindsigtsanmodning af 6. juni 2016 ikke blev besvaret rettidig. Det fremgår endvidere af Slagelse Kommunes redegørelse af 28. marts 2017, at det er kommunens opfattelse, at der ikke skal træffes afgørelse om afslag på aktindsigt i et tilfælde, hvor en anmodning ikke kan imødekommes, når det skyldes, at der ikke eksisterer dokumenter omfattet af anmodningen. Slagelse Kommune har imidlertid den 1. juli 2016 på foranledning af din klage af 20. juni 2016 fremsendt sagen til Statsforvaltningen og orienteret dig om, at sagen nu afventer tilsynsmyndighedens stillingtagen. Forud for fremsendelsen har kommunen efter det i redegørelsen af 28. marts 2017 oplyste besluttet at fastholde beslutningen efter grundige genovervejelser. Selvom Slagelse Kommune har anført, at kommunen ikke har truffet afgørelse om aktindsigt efter offentlighedsloven, har kommunen henvist til fristen i offentlighedslovens 36, stk. 2, ligesom kommunen har valgt at fremsende din klage over manglende aktindsigt til tilsynsmyndigheden efter genvurdering, jf. offentlighedslovens 38, stk. 1, jf. 37, stk. 2. Afgørelsesbegrebet har betydning for, hvorvidt den enkelte borger kommer i besiddelse af en række rettigheder, som ifølge forvaltningsloven alene tilkommer den, der er part i en afgørelsessag. Forvaltningslovens 2, stk. 1, har følgende ordlyd: 2. Loven gælder for behandlingen af sager, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Følgende fremgår af lovbemærkningerne vedrørende bestemmelsen i forvaltningslovens 2, stk. 1 (FT , Tillæg A, sp ): Med udtrykket truffet afgørelse sigtes til udfærdigelse af retsakter, dvs. udtalelser, der går ud på at fastsætte, hvad der er eller skal være ret i et foreliggende tilfælde. Uden for lovens anvendelsesområde falder således navnlig den administrative sagsbehandling, der har karakter af faktisk forvaltningsvirksomhed, såsom patient- og anden klientbehandling, undervisning og rådgivning. Denne virksomhed tager netop ikke sigte på at træffe retligt bindende afgørelser i forhold til de implicerede enkeltpersoner. 5

6 I Forvaltningsret af Jon Andersen, 7. udgave, 2010, s. 34, nævnes som eksempler på afgørelser blandt andet beslutninger om at imødekomme eller afslå aktindsigt efter forvaltningslovens eller offentlighedslovens bestemmelser. Det er Ankestyrelsens opfattelse, at en myndigheds tilkendegivelse af, at en anmodning om aktindsigt ikke kan imødekommes, må anses for at være en afgørelse i forvaltningslovens forstand, også i det tilfælde, hvor myndigheden ikke er i besiddelse af de udbedte oplysninger, jf. offentlighedslovens 7, stk. 1, ifølge hvilken bestemmelse retten til aktindsigt alene omfatter eksisterende dokumenter. Ankestyrelsen har i dag sendt en kopi af dette brev til Slagelse Kommune med anmodning om, at kommunen oplyser, hvad vores udtalelse giver anledning til. Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Venlig hilsen Hanne Villumsen Kontorchef Eva Sonne Fuldmægtig 6