NATURMØDET 2017 AKTØRHÅNDBOG NATUR MØDET FOLKEMØDE OM NATUR

Transkript

1 2017 AKTØRHÅNDBOG NATUR MØDET FOLKEMØDE OM NATUR

2 INDHOLD Om Naturmødet... 3 Tilmelding af aktiviteter... 5 Tilmelding af stadeplads samt tilhørende begivenheder... 6 Priser for leje af stadepladser og telte... 7 Praktisk info omkring stadepladser...10 Sikkerhed og ansvar

3 OM NATURMØDET Naturmødet er et folkemøde med vind i håret, fuglekiggere og natursyn i konflikt. Det er debat, aktiviteter og folkefest, hvor økologer, konventionelle, nysgerrige, naturvejleder, børn, politikere, videnskabsfolk, vinterbadere og mountainbikere mødes. Naturmødet er ligesom naturen for alle, og er grundlagt for at fejre, forandre og forstærke danskernes kærlighed til og udnyttelse af naturen. Samtidig er formålet at holde liv i en konstant og levende naturdebat i Danmark. Naturmødet 2017: Officiel åbning: torsdag den 18. maj 2017 kl Officiel afslutning: lørdag den 20. maj 2017 kl Naturmødets principper Den er vigtigt for Naturmødet at koble debatten med aktiviteter, hvor man kan mærke naturen. Derfor er Naturmødet en mangfoldighed af samtaler, debatter og oplevelser, hvor gæster, aktører og frivillige giver til hinanden. Naturmødet er et fællesskab man er med i, men det forudsætter, at man overholder Naturmødets principper: Dagsordenssættende Naturmødet er et dagsordenssættende fællesskab, hvor vi alle bidrager Forhold dig Naturmødet er for alle. Vi vil fejre, forandre og forstærke vores forhold til og anvendelse af naturen Ikke kommercielt Naturmødet er ikke en salgsplatform og aktiviteter skal være gratis for deltagere Hvordan kan I tilmelde jer og deltage i Naturmødet? På Naturmødet er det muligt at leje stadepladsarealer i The Village til opstilling af telte og afvikling af begivenheder. Derudover er det muligt at deltage ved at arrangere aktiviteter på platformen Explore (tidligere Outdoor). Forudsætningerne for, at I kan blive aktører på Naturmødet er, at I arrangerer mindst én aktivitet, der opfylder Naturmødets principper, hvor i forholder jer til årets tema: Natur fornuft eller følelse. Det kan f.eks. være en debat, workshop eller foredrag på jeres stand i The Village, eller det kan være en guidet tur eller andre publikumsrettede aktiviteter på Explore. Naturmødet er også for børn og unge, og fredag mellem forventer vi stort besøg fra folkeskoleelever. I bliver derfor, i tilmeldingsprocessen, bedt om at tage stilling til, om I specifikt ønsker at tilpasse jeres begivenhed/aktivitet mod dem i dette tidspunkt. Dette er i forhold til den videre planlægning. Aktiviteter og stande med tilhørende begivenheder skal godkendes af Naturmødets sekretariat for at komme med i programmet. 3

4 Vigtige deadlines Deadline for ansøgning om stadepladser er fredag den 17. marts 2017 Deadline for ansøgning om afvikling af aktiviteter er fredag den 31. marts 2017 Tilmeld dig som stadepladsholder på Tilmeld dig som aktivitetsaktør på 4

5 TILMELDING AF AKTIVITETER Under Naturmødet har I mulighed for gratis at arrangere en eller flere aktiviteter. Når I tilmelder en aktivitet bliver I bedt om at angive, hvor aktiviteten finder sted. For at gøre det nemt for deltagere at finde jeres aktivitet har Naturmødet prædefineret forskellige meeting points. Har I andre ønsker i forhold til placering, har I mulighed for at angive dette. For at sikre, at aktiviteterne bliver jævnt fordelt over de tre dage Naturmødet afholdes, vil sekretariatet gå i dialog med jer om tidspunktet for afvikling af jeres aktivitet(er). Hører I ikke yderligere, er tidspunktet godkendt. Det er i tilmeldingsprocessen ikke nødvendigt at udfylde alle felter på én gang, da I løbende kan redigere i jeres indhold. I har mulighed for at ændre i beskrivelser, tidspunkter mm. for jeres aktiviteter helt frem til Naturmødet er afsluttet. I skal dog være opmærksomme på, at ændringer efter den 31. marts 2017 ikke kommer med i det trykte program, men kun i Naturmødets app. Har I spørgsmål, så kontakt Rebecca Knudsen på rdk@hjoerring.dk eller på tlf Tilmeld jer som aktivitetsaktør på Deadline er 31. marts

6 TILMELDING AF STADEPLADS SAMT TILHØRENDE BEGIVENHEDER I tilmeldingsprocessen af en stand bliver I bedt om at angive jeres behov for leje af areal, telt, borde, stole og strøm. Se mere herom i følgende afsnit. Som stadepladsholder har I mulighed for at afholde begivenheder på jeres stand. Skal disse fremgå af programmet, udfyldes felterne i tilmeldingsprocessen. For at sikre, at begivenhederne bliver jævnt fordelt over de tre dage Naturmødet afholdes, vil sekretariatet gå i dialog med jer om tidspunktet for afvikling af jeres begivenhed(er). Hører I ikke yderligere, er tidspunktet godkendt. Det er i tilmeldingsprocessen ikke nødvendigt at udfylde alle felter på én gang, da I løbende kan redigere i jeres indhold. I har mulighed for at ændre i beskrivelser, tidspunkter m.m. for jeres begivenheder helt frem til Naturmødet er afsluttet. I skal dog være opmærksomme på, at ændringer af begivenheder efter den 31. marts 2017 ikke kommer med i det trykte program, men kun i Naturmødets app. Har I spørgsmål, så kontakt Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller på tlf Tilmeld jeres stadeplads på Deadline er 17. marts 2017 Har I en stand i The Village, er I velkomne til at udlåne denne f.eks. til samarbejdspartnere. Disse skal dog også forholde sig til Naturmødets tema samt overholde principperne. Det er også muligt, at foreninger/organisationer går sammen om at leje en stand. 6

7 PRISER FOR LEJE AF STADEPLADSER OG TELTE Som stadepladsholder betaler man for leje af arealet. Standardpris pr. m 2 er 125 kr. Priser for leje af stadepladsareal: Arealstørrelse for pagodetelte Pris 5 x kr. 5 x kr. 5 x kr. 5 x kr. Arealstørrelse for alm. telte Pris 3 x kr. 3 x kr. 6 x kr. 6 x kr. 6 x kr. 6 x kr. OBS. Telt, strøm og inventar er ikke inkluderet i lejen af areallejen. 7

8 Priser for leje af telt: Størrelse på pagodetelte Pris for leje 5 x kr. 5 x kr. 5 x kr. 5 x kr. Størrelse på alm. telte Pris for leje 3 x kr. 3 x kr. 6 x kr. 6 x kr. 6 x kr. 6 x kr. OBS: Priser på telte er inklusiv moms samt opstilling/nedtagning og transport. Ønsker I at medbringe eget telt forudsætter dette, at teltet har brandgodkendt teltdug og har godkendt teltcertificering. Henvend jer til Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller tlf , så vi kan finde en optimal placering ift. målene på jeres telt. Godkendt teltcertificering skal sendes til ovenstående mail og medbringes under Naturmødet, da brandmyndighederne vil syne alle stande inden Naturmødets opstart. 8

9 Leje af inventar Det er også muligt at leje borde og stole, når I tilmelder jeres stand. Priser for leje af inventar: Klapstol Stablestol Alm. bord 80 x 120 cm Alm. bord 80 x 180 cm Rundt bord Ø 120 cm Cafe ståbord Ø 60 cm 6 kr./stk. 6 kr./stk. 40 kr./stk. 40 kr./stk. 40 kr./stk. 40 kr./stk. 9

10 PRAKTISK INFO OMKRING STADEPLADSER Tildeling af arealer For at få puslespillet til at gå op, fordeler Naturmødets sekretariat placeringen af de forskellige stande. Som aktør må I gerne ønske en bestemt placering, som så vidt muligt vil forsøges imødekommet. Strøm på I forbindelse med tilmeldingen af en stand, skal I angive jeres behov for strøm. Vi tilbyder en basispakke. Max forbrug er 1100 W. Strømpakke nr. Volt Ampere Pris Kapacitet V 16 amp kr. Trækker fx 1 PC, 1 kaffemaskine, 1 mobiloplader Strømmen trækkes frem til jeres stand. Husk at medbringe forlængerledning godkendt til udendørsbrug med 3 ledere og stik til jord, så I selv kan fordele strømmen på standen. Dækker basispakken ikke jeres strømbehov, så kontakt Rasmus Kolind Bang på rkb@hjoerring.dk eller tlf Betaling Ved tilmelding af en stand, vil I blive bedt om at oplyse jeres CVR-nummer. Efter Naturmødet 2017, vil I modtage en elektronisk faktura på det samlede beløb for leje af areal, telt samt evt. strøm og inventar. Krav til stadepladsholdere I løbet af Naturmødet skal der afvikles mindst én begivenhed på standen. Som stadepladsholder behøver I ikke være arrangører, og I kan derfor låne jeres stadeplads ud til fx samarbejdspartnere i de tidsrum, hvor I ikke selv ønsker at afvikle noget. 10

11 Åbningstider Stadepladsarealet skal i videst mulige omfang benyttes under hele Naturmødet, det vil sige, at jeres stand skal som minimum være åben for besøgende indenfor nedenstående minimumsåbningstid. Dato Tidsrum Torsdag den 18. maj kl Fredag den 19. maj kl Lørdag den 20. maj kl Get in/get out Indlevering til stande i The Village skal i videst muligt omfang foregå udenfor Naturmødets minimumsåbningstider. Der må køres i området op til en time før åbning og igen en time efter lukning af stadepladsen. Dato Get in Get out Torsdag den 18. maj kl kl Fredag den 19. maj kl kl Lørdag den 20. maj kl kl Hold jer på måtten Det er vigtigt, at I ikke breder jer ud over det lejede areal af hensyn til brandveje, sikkerhed og i forhold til deltagernes mulighed for at komme ind på de forskellige stande. Aflevering af stadepladsareal og affaldshåndtering Nedtagning af stand må påbegyndes lørdag kl og skal senest være afsluttet lørdag kl Nedtagningen indbefatter også, at alt affald bliver sorteret og afleveret ved de opstillede genbrugsstationer. Efterlader I affald på det lejede areal, vil I blive opkrævet for oprydningen af dette. 11

12 SIKKERHED OG ANSVAR Naturmødet kan aflyse en stand eller aktivitet, hvis Levnedsmiddelkontrollen, Politiet eller Nordjyllands Beredskab ikke finder forholdene i orden. Som aktivitetsarrangør eller stadepladsholder er det jer, der har ansvaret for at jeres aktiviteter eller begivenheder gennemføres under sikre rammer og forhold. Arrangerer I debatter, koncerter eller andre aktiviteter, er det jer, der har det fulde ansvar for at sikre, at arrangementet gennemføres på en sikkerhedsmæssig forsvarlig måde. Arrangementer med høj lyd (fx koncertaktiviteter) skal godkendes af Sekretariatet af hensyn til de øvrige aktører og sceneprogrammet. Naturmødet har et nattehold, der runderer i The Village mellem kl og Dette er primært af brandsikkerhedsmæssige årsager og ikke et vagthold. Teamet holder selvfølgelig øje med standene, men ansvaret for indholdet og genstande i teltene, påhviler fortsat stadepladsholder. Naturmødet er ikke erstatningspligtig for bortkomne genstande. OBS! Alle stadepladser skal opstilles og indrettes, så de er klar til syn og brandgodkendelse senest torsdag den 18. maj kl Force majeure Ved vejrlige eller udefrakommende forhold, der gør det nødvendigt at lukke stande eller scener, kan Naturmødet ikke gøres økonomisk ansvarlig for dette. Det betyder, at det ikke er muligt at få refunderet hele eller dele af areal- og teltlejen samt evt. strøm og inventar. Vi glæder os meget til at tage imod jer, så vi sammen kan skabe et fantastisk Naturmøde NATUR MØDET FOLKEMØDE OM NATUR