Ejendomscenteret status på etablering, de næste skridt og to styringsmodeller

Transkript

1 Ejendomscenteret status på etablering, de næste skridt og to styringsmodeller Dato: 4. juni 2014 Sagsnummer: 14/2503 Knap fire år efter beslutningen om at etablere et Ejendomscenter er det tid at gøre status og skabe overblik over de første erfaringer og de resterende opgaver i etableringsprocessen. I afsnit 1-3 herunder beskrives beslutningen om etableringen af Ejendomscenteret, etableringsprocessen og status på processen medio I afsnit 4-5 rettes blikket fremad mod opgaver i den nærmeste fremtid. Her beskrives dels afslutningen af etableringsprocessen, dels indførelsen af to styringsmodeller, der imødekommer behovet for bedre styring. Forfatter: Christina Palmstrøm Emne: Etablering af Ejendomscenteret 1. Beslutning om etablering af Ejendomscenteret Økonomiudvalget tiltrådte i september 2010 forvaltningens forslag om etablering af Ejendomscenteret med baggrund i en businesscase udarbejdet af ekstern konsulent. Det nye Ejendomscenter skulle have fokus på at høste væsentlige økonomiske og kvalitative gevinster gennem en koordineret og mere centraliseret tilgang til ejendomsområdet; der blev indarbejdet en årlig besparelse på 10 mio. kr. i budgettet at sikre et ensartet niveau for drift og vedligehold af ejendomme at anskue ejendomsområdet strategisk med fokus på udvikling og muligheder frem for omkostninger at skabe overblik over ejendomsporteføljen og kapacitetsudnyttelsen, herunder totaløkonomisk tænkning ved at samtænke anlægs- og renoveringsomkostninger med drifts- og vedligeholdelsesudgifter at indføre en intern huslejemodel til at regulere forholdet mellem bygherre og bruger 2. Etableringsproces I løbet af 2010 og 2011 blev etableringen af Ejendomscenteret forberedt med inddragelse af de faglige organisationer og samarbejdspartnere i den kommunale organisation. Ejendomscenterets afdelingsstruktur blev lagt fast og den indbyrdes opgavefordeling blev aftalt. I første halvdel af 2012 blev afdelingen Drift & Service etableret med samling af ca. 200 medarbejdere og de rengørings- og tekniske serviceopgaver, som løses på rådhuse og skoler samt i daginstitutioner. Samtidig blev der arbejdet på harmonisering af serviceniveauet i disse bygninger, og der blev udarbejdet en incitamentsmodel, der fremmer energiøkonomisk adfærd fra brugernes side. I efteråret 2012 begyndte de første rengøringsmedarbejdere på serviceassistentuddannelsen, som er udviklet i samarbejde med EUC Nord. Det sker i et jobrotationsprojekt, hvor ledige borgere afløser de fastansatte, mens de er på skolebænken. Indtil foråret 2014 har 28 medarbejdere gennemført

2 uddannelsen, og yderligere 21 medarbejdere er i gang med den. Sideløbende med den organisatoriske del har Ejendomscenteret arbejdet med at udvikle samarbejdet med bygningsbrugerne. Mulighederne for huslejemodeller og serviceleveranceaftale for de enkelte bygninger er blevet afsøgt, men den gode model er endnu ikke helt på plads. Opgaver på det såkaldte døgnteknikområde (pasning af alarmer m.v.) er samlet i Ejendomscenteret og forberedes til udbud. Side2/7 3. Status medio 2014 Ejendomscenteret har i dag 356 medarbejdere fordelt på mange forskellige kompetenceniveauer. Hovedparten af de ansatte er i udførende funktioner såsom teknisk servicemedarbejdere og rengøringsmedarbejdere placeret rundt om i kommunen. Ejendomscenteret har et bruttobudget svarende til en omsætning på ca. 150 mio. kr. De væsentligste udgiftsposter er løn til rengøring og teknisk service samt energiudgifter. I årene er der budgetteret med forventede salgsindtægter på godt 141 mio. kr. Udover dette styrer Ejendomscenteret anlægsprojekter på mere end 100 mio. kr. Den samlede ejendomsmasse er ca bruttoetagemeter fordelt på ca. 350 ejendomme. I forbindelse med etableringen af Ejendomscenteret blev der indarbejdet en effektivisering på 8,9 mio. kr. samt overfør et effektiviseringskrav fra Børne- og Ungdomsudvalget på 1,9 mio. kr. vedrørende Helhedsplanen. I forbindelse med vedtagelse af budget 2014 blev centeret tilført en effektiviseringspulje på 2,0 mio. kr. vedrørende gennemgang af kontrakter samt et besparelseskrav på 0,5 mio. kr. vedrørende sparet drift som følge af mersalg. I forhold til Økonomiudvalgets beslutning i september 2010 er følgende opnået eller på vej til at blive opnået: den budgetterede besparelse på 10 mio. kr. forventes realiseret med fuld virkning i 2014, selvom forudsætningerne har ændret sig undervejs, f.eks. med ændringer i skole- og daginstitutionsstruktur en prioritering af personalemæssige og økonomiske ressourcer på tværs af bygninger giver bedre udnyttelse af ressourcerne i forhold til for eksempel vedligehold af bygninger og drift af tekniske anlæg udbud af håndværksopgaver i rammeaftaler giver kommunen mere for pengene og ruster virksomhederne til at byde på større opgaver andre steder ensartet rengøringsstandard harmoniserer niveauet på rengøringsområdet; harmonisering af øvrig drift og vedligehold er endnu ikke fuldt gennemført der er indført en energi-incitamentsmodel, som tilskynder brugerne til at reducere energiforbruget i bygningerne køb og salg af ejendomme anskues i højere grad som et strategisk instrument og håndteres mere offensivt i markedet

3 der arbejdes på at skabe overblik over ejendomsporteføljen og etablere et system til styring af kapacitetsudnyttelsen; disse opgaver forventes afsluttet i 2015 der er indført en huslejemodel, hvor bygningsbrugerne betaler husleje til Ejendomscenteret opgaverne vedrørende drift og service ændres organisatorisk fra en geografisk opdeling i fem serviceområder til en funktionsopdeling: rengøring, teknisk service og kantine Side3/7 Ejendomscenteret har i løbet af de første års drift for eksempel haft succes med serviceassistentuddannelsen, hvor rengøringsmedarbejdere har fået et fagligt løft, ledige borgere har fået joberfaring i jobrotation, og der er en økonomisk gevinst oprydning i mange individuelle aftaler om tilsyn med tekniske anlæg, måtteservice og lignende; oprydningen har givet økonomisk gevinst uddannelse i arbejdsmiljø og ergonomi giver bedre arbejdsmiljø og har forebygget sygdom blandt medarbejdere overflytningen af medarbejdere fra skole og daginstitutioner, hvor alle fastansatte fik et tilbud om job, selvom der samtidig skete en personalereduktion overflytningen af bygningsrelaterede opgaver til Ejendomscenteret giver bygningernes brugere bedre tid til at fokusere på kerneydelsen f.eks. undervisning eller pædagogisk arbejde med børnene udvikling af udbudskoncept, der er taget i brug for eksempel på måtteservice, som har givet økonomisk gevinst Meget er gået godt, men der er og har naturligvis også været knaster. Når serviceniveauer harmoniseres, sker det ikke til det højeste serviceniveau, og derfor er der steder, hvor harmoniseringen medfører en forringelse af serviceniveauet. Det er brugerne af de berørte bygninger naturligvis skuffede over. Også de medarbejdere, der udfører drifts- og serviceopgaverne, er i nogle tilfælde ærgerlige over ikke at kunne fortsætte med at levere det høje serviceniveau. Der har været ytringer om, at serviceniveauet er faldet. Samlingen af opgaverne og ansvaret i Ejendomscenteret indebærer, at andre afgiver opgaverne. Når opgaveløsningen så harmoniseres i Ejendomscenteret, er der nogle bygningsbrugere, som oplever de nye fremgangsmåder som ufleksible. Institutions- eller skolelederen oplever ikke længere samme mulighed for at disponere, da midlerne til bygningsvedligehold ikke længere er disponible for institutionen/skolen. Det tager tid at finde de nye roller og opdage de fordele, der til gengæld opstår, når man ikke længere står med ansvaret for bygningsdrift.

4 Ejendomscenteret har haft fuld reduktion af budgettet fra begyndelsen, men kan først indfri det fuldt ud i 2014, hvorfor der er opsamlet et sparekrav, som skal indfries senere. Hertil kommer, at en del bygninger står tomme, og det indebærer omkostninger for Ejendomscenteret. Det er endvidere uhensigtsmæssigt for Ejendomscenterets mulighed for at styre ressourceforbruget, at andre centre end Ejendomscenteret disponerer over lokaler og bygninger. Herved mindskes mulighederne for at udnytte kapaciteten optimalt, og det fører til højere udgiftsniveau end nødvendigt. Set fra den enkelte bygningsbrugers synsvinkel kan det synes fornuftigt at bruge lokaler, der står tomme, men det medfører ekstra omkostninger til drift, opvarmning og vedligehold. Konsekvensen er, at Ejendomscenteret fortsat er presset økonomisk og skal fortsætte med at reducere udgifterne, selvom besparelsesmålet i princippet er nået. Side4/7 4. Afslutning af etableringsprocessen 4.1. Overflytning af medarbejdere og ejendomme I løbet af sommeren 2014 overflyttes de resterende kommunale ejendomme og alle lejemål i andre bygninger til Ejendomscenterets administration og drift. Det er f.eks. haller, institutioner på socialområdet og kulturinstitutioner. Opgaven falder i to dele, dels aftaler med de centre, der i dag står for driften, om snitflader i forhold til administration og økonomi, dels overflytning af medarbejdere, der arbejder med rengøring og teknisk service, til Ejendomscenterets afdeling Drift & Service. Aftalerne om snitflader i forhold til administration og økonomi træffes i forsommeren 2014 med henblik på ikrafttræden i løbet af sommeren. Aftalerne omfatter også afklaring af opgavefordeling i bygninger med særlig karakter, for eksempel hvor samme medarbejder i dag udfører både ejendomsopgaver og opgaver relateret til en institutions kerneydelse. Det kan være pædagogiske opgaver, billettering, livredning og lignende. Overflytningen af de berørte medarbejdere tilrettelægges med inddragelse af erfaringerne fra overflytningen i Alle berørte medarbejdere varsles om overflytningen senest ultimo juli 2014, og selve overflytningen sker derefter løbende, afhængig af den enkelte medarbejders varslingsperiode. Begge processer tilrettelægges og gennemføres i tæt samarbejde med de centre, der har bygninger og medarbejdere i dag, og MED-udvalg inddrages, når det er aktuelt. Driften af bygninger, hvori der drives selvejende institutioner, kan fortsat stå udenfor Ejendomscenteret, mens eventuelle tilsynsopgaver med denne bygningsdrift overgår til Ejendomscenteret.

5 4.2. Udnyttelse af stordriftsfordele Ejendomscenteret udnytter stordriftsfordele, når opgaverne vedrørende rengøring, teknisk service, vedligehold og renovering samles. Personalet arbejder på tværs i forskellige bygninger, og de forskellige medarbejderes faglige kompetencer udnyttes. Man afløser hinanden på tværs, og et flyverkorps af rengøringsassistenter virker som vikarer, så udgifter til vikarbureauer reduceres. Vedligeholdsopgaver prioriteres på tværs af bygningsmassen, så midlerne bruges, hvor de gør størst gavn. Side5/7 Når overflytningen af de resterende kommunale ejendomme og lejemål samt de berørte medarbejdere er afsluttet, kan stordriftsfordelene udnyttes yderligere Serviceleveranceaftale med bygningsbrugere Ejendomscenteret afslutter arbejdet med udvikling af serviceleveranceaftaler (SLA) med bygningernes brugere i løbet af juni SLA en beskriver samarbejdet mellem bygningernes brugere og Ejendomscenteret, og her er også Ejendomscenterets serviceniveauer for rengøring, snerydning og teknisk service mm. beskrevet. Aftalen fastlægger forretningsgange ved fx forsikringssager, og når bygningsbrugeren ønsker bygningsmæssige ændringer. SLA en bruges til at afstemme forventninger mellem bygningsbrugeren og Ejendomscenteret, så begge parter kender til hinandens opgaver og forpligtelser i samarbejdet Ejendomscenteret varetager lejemål med tredjemand Forskellige centre har en del lejemål hos tredjemand. Ejendomscenteret samler nu alle lejekontrakterne og forventer, at der er mulighed for at forhandle lejeniveauet ned i en del lejemål. På sigt sikres det, at lejemål udnyttes optimalt på linje med kommunale lokaler, at lejeniveauet følger markedspriserne, og at omfanget af lejemål med tredjemand indgår i det samlede, strategiske arbejde med kommunens ejendomsportefølje. Samlingen af alle lejekontrakter i Ejendomscenteret afsluttes inden udgangen af Digitalisering En af forudsætningerne for at kunne opnå den ønskede økonomiske gevinst er, at der sker en digitalisering af arbejdsgange og kommunikation. De første skridt er taget med digitalisering af for eksempel udbudsprocesser og kommunikation med eksterne leverandører, der bliver stadigt mere beredte til at bruge digitale værktøjer i samarbejdet. Sideløbende arbejder Ejendomscenteret med at forbedre udnyttelsen af de forskellige IT-systemer, som allerede er i brug.

6 Inden udgangen af 2014 tages yderligere et system i brug. Systemet sikrer overblik over udnyttelsen og anvendelsen af ejendomsporteføljen og giver mulighed for at optimere anvendelsen af bygninger og lokaler. Side6/7 5. Behov for bedre styring Ejendomsområdet er et stort og vidt forgrenet område med mange brugere og interessenter. Det er Ejendomscenterets opgave at styre området, og efter etableringsprocessen er der nu behov for at styrke styringen af det. Ejendomscenteret skaber overblikket over den samlede anvendelse af lokaler, bygninger og ejendomme og vil løbende tage initiativer, der sikrer, at potentialerne i alle ejendomme udnyttes. Det er Ejendomscenterets erfaring, at fagcentrene har mange ønsker om og forventninger til for eksempel at kunne ændre anvendelsen af lokaler, flytte til andre lokaler, etablere nye tilbud i tomme lokaler eller ændre indretningen af bygninger. Det kræver et samlet overblik at mindske risikoen for, at den lokalebrug, der ser fornuftig ud fra den enkelte institutions synsvinkel, reducerer mulighederne for en god anvendelse af lokaler set i den store sammenhæng. Det er Ejendomscenterets opgave at skabe dette overblik. For at sikre Ejendomscenterets mulighed for at styre lokaleanvendelsen, drift og vedligehold samt for at få øje på og udnytte muligheder for at optimere lokaleanvendelsen anvender Ejendomscenteret fremover to styringsmodeller: budgetstyring lokalestyring 5.1. Budgetstyring I den periode, hvor der er arbejdet med etableringen af Ejendomscenteret, er der ikke skabt balance mellem driftsudgifter og budget. Fra 2014 er der imidlertid taget initiativ til at sikre, at serviceniveauet svarer til det, der er politisk bestemt i budgettet. Det vil medføre reduktion i serviceniveauet, og det vil blive nødvendigt at reducere i antallet af medarbejdere. Fremover vil der ske en løbende tilpasning, når der sker reduktion i lokaleanvendelsen, f.eks. i forbindelse med ændringer i skole- og daginstitutionsstruktur. Budgettet vil til enhver tid være bestemmende for serviceniveauet, når det gælder bygningsdrift og vedligehold. Ejendomscenteret anvender midlerne, så der opnås den bedst mulige samlede udnyttelse af ressourcerne, idet der sker en afvejning af og tages hensyn til både lokalebrugernes behov og den samlede ejendomsportefølje Lokalestyring Ejendomscenteret vil fremover øge fokus på sit ansvar for at styre udnyttelsen af den samlede ejendomsportefølje og tilpasse den til det aktuelle behov.

7 Overskydende kommunale ejendomme skal afhændes, og udnyttelsen af de kommunale og lejede ejendomme skal være optimal. Ejendomscenteret vil løbende sikre, at dette opfyldes, og tage initiativer, der kan sikre opfyldelsen. Økonomiudvalget er fagudvalg for alle forhold vedrørende ejendomme, for eksempel køb, salg, leje og nybyggeri af ejendomme samt drift og vedligehold, og kun Ejendomscenteret kan indgå lejemål på kommunens vegne. Side7/7 Hele den kommunale organisation og alle aktiviteter huses fremover af Ejendomscenteret, der fordeler de lokaler, som er til rådighed, så der opnås den mest hensigtsmæssige balance mellem lokalebrugerens behov og aktiviteter på den ene side og den samlede lokaleudnyttelse på den anden side. Ejendomscenteret vil drøfte lokalebrugerens behov og aktiviteter med det pågældende fagcenter, inden lokalefordelingen besluttes. Ved fordelingen af lokaler søger Ejendomscenteret at udnytte kommunalt ejede lokaler, før mulighederne for udnyttelse af eksisterende lejemål, indgåelse af nye lejemål eller nybyggeri overvejes. Eventuelle tvister mellem fagcenter og Ejendomscenter om lokalefordeling afgøres på direktørniveau. Når et fagcenter påtænker ændringer i aktiviteter eller institutioner, kontakter det Ejendomscenteret tidligt i processen for at drøfte de lokalemæssige muligheder og behov. Når et forslag skal behandles politisk, indhenter fagcenteret Ejendomscenterets vurdering af de ejendomsmæssige konsekvenser. Denne vurdering indgår i materialet, der fremsendes til politisk behandling. Ejendomscenteret udvikler en enkel og ubureaukratisk incitamentsmodel, som sikrer, at lokalebrugeren udnytter lokalerne optimalt og orienterer Ejendomscenteret om reduceret lokalebehov, så overskydende lokaler kan bruges til andre formål. Incitamentsmodellen skaber direkte sammenhæng mellem lokalebrugerens huslejebetaling og forbruget af lokaler. Udviklingen af incitamentsmodellen sker efter inspiration fra andre kommuner, for eksempel Silkeborg Kommunes model. Bilag: Organisationsdiagram for Ejendomscenteret og beskrivelse af opgaver