Postfunktionærernes Andels-Boligforening

Transkript

1 Bestyrelsesmødereferat Dato: kl Afd. 18 Hornemanns Vænge Sted: bestyrelseslokalet Indkaldte Deltaget Afbud Ej mødt Ulla Lind (UL) formand x Inge Grønlund () næstformand x Perry Lusty (PL) medlem x Erdegül Yasar (EY) medlem x Songül Kaygisiz (SOK) medlem x Sengül Kaygisiz (SEK) suppleant x Pernille Møller (PM) suppleant x Torben Holm () varmemester x Mikkel Selander (MS) inspektør x Referent: MS Ordstyrer: PL Dagsorden: 1. Mødestruktur 2. Tilbagemelding fra varmemester 3. Næste møde (fastlægges her, da varmemesteren går) 4. Orientering fra administrationen 5. Helhedsplanen 6. Andre aktuelle emner Fast ansvarsfordeling: Medbring kalender samt seneste mødereferat: Klargøring til møde (opdækning, kaffe og indkøb dertil): Referent inkl. fremsendelse af referat til administrationen og varmmester: Kontakt til varmemester, administrationen og hovedbestyrelsen: Dagsorden og mødeindkaldelse: Kassér og drikkevarer/flasker: Tryk og omdeling: PL Går som udgangspunkt på skift UL SOK Fremsendt d. 19. april 2011 Side 1 af 5

2 Punkt 1: Mødestruktur Emne Ansvarlig Deadline MS og UL har holdt møde med Preben Bansemer, da UL føler sig udbrændt. UL mangler generelt bestyrelsens opbakning og deltagelse i bestyrelsesarbejdet. De seneste to møder er blevet aflyst, da ingen andre deltog end UL og. Det samlede bestyrelsesarbejde varetages i høj grad af for få bestyrelsesmedlemmer. For at afhjælpe dette, blev deltager MS i aktuelle møde med forslag til en række forbedringer, der skal give en bedre mødestruktur og dermed et mere givende og tilfredsstillende bestyrelsesarbejde for alle: - Der indføres fra dags dato en fast mødeskabelon. Denne er tilrettet i samråd med de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Til møde medbringer hver deltager seneste referat. - Næste møde fastlægges for hver gang. skal medbringe kalendere, så mødedato afstemmes i samråd, og alle tilstedeværende som udgangspunkt kan deltage. - Dagsorden sendes ud ca. én uge før møde af den ansvarlige. - Afbud til møder meldes ud senest dagen før til UL på tlf. Der var til mødet stemning for at fortsætte med de forslåede aftaler med eventuelle løbende modifikationer. Punkt 2: Tilbagemelding fra varmemester Vikar og sygemelding: Det går fint med vikaren Allan. Han stopper efter planen 1. Maj, da han skal ud i en anden afdeling, som aftalt planlagt. Hvis det bliver nødvendigt, finder MS en ny vikar. Carsten er stadig sygemeldt og vi ved faktisk ikke hvornår han kan starte igen. Det ved han formodentlig først den 29 april. Der følges op. Videoovervågning af containerrummet/materialegården: Tilbud er godkendt og ansøgning om tilladelse ligger hos politiet. Ladvogn: Fremsendt d. 19. april 2011 Side 2 af 5

3 Den er i brug nu. Er blevet leveret i sidste uge, og der er udført arbejde på traktoren så den nu fungere med tip. Lydisolering af kælderrummene i nr. 19: har bedt vores snedker om at undersøge, hvordan det kan/skal løses. kontakter desuden Ecophon, der specialiserer sig i lydlofter. PL har erfaringer med lydisolering af lofter fra sit arbejde, og finder oplysninger til. PL Fældning af træer: Der er fældet en del træer samt beskåret træer fra nr. 1 til 7. Procedurer for brug af håndværkere samt indhentning af tilbud: Det besluttes, at - der ved opgaver vurderet til over ,- kroner skal indhentes 3 tilbud. - varmemesterens kompetencegrænse er ,- kroner, og arbejder og diverse indkøb for mindre kan udføres af varmemesteren uden videre tilladelse. Indbrud: Der har været indbrud på kontoret igen. I den forbindelse blev der stjålet hovednøgler til ejendommen. 2 mobil tlf., fladskærm, samt kontanter og frimærker. Alt er anmeldt til forsikringen som dog ikke har svaret med endelig bekræftelse (de er meget langsomme). klaget til vores mægler om dette. Med hensyn til nøglerne er det jo vældig omfattende og dyrt at udskifte låsesystemet. følger op. Renoveringsarbejder: anbefaler murerarbejde på trapper og enkelte opgange. Tilbud på kr ,- inkl. Moms på reparation af kældertrapper og tilbud på Fremsendt d. 19. april 2011 Side 3 af 5

4 reparation af terazzo i opgang for kr ,- er modtaget. Bestyrelsen godkendte arbejderne. går videre. Punkt 3: Næste møde kl Punkt 4: Orientering fra administrationen Intet at bemærke. Punkt 5: Helhedsplanen Byggeriet planlægges at skulle starte op til 1. August. Fem entreprenører er blevet prækvalificerede til at give tilbud og modtager snarest udbudsmateriale. Bestyrelsen orienteres så snart tilbud er modtaget. Der er også fokus på beboerinformation, når vi kan skrive noget mere konkret. MS Paraboler: For at kunne vælge en løsning, der opfylder kravene om mulighed for at kunne nedtage kanaler fra de etniske beboeres ophavslande, er der gennemført en undersøgelse i afdelingen. Denne kortlægger de lande, hvis kanaler parabolløsningen skal kunne nedtage. Vi har dermed et udgangspunkt for videre granskning. MS holder møde med entreprenør og udbyder Antenne- & Satellitgruppen samt vores ingeniør torsdag d , hvor der findes en løsning og gøres klar til beboermøde. Bestyrelsen bliver orienteret og inddraget løbende. MS Vi vælger i denne omgang ikke at opsige kontrakt med Stofa, før vi kender ubekendte faktorer og der er godkendt en løsning på beboermøde. Gastørretumblere: MS har ikke gransket yderligere. Ingen i bestyrelsen ønsker pt. at sætte sig ind i muligheden. Ud fra hvad vi ved, vurderes det ikke for rentabelt at etablere gasdrevne tørretumblere, og emnet udgår. Punkt 6: Andre aktuelle emner Fremsendt d. 19. april 2011 Side 4 af 5

5 Festlokalet: Bente Nødvig skal stå for udlejning af festlokaler, og Jørgen Andersen skal stå for optælling af porcelæn og rengøring af festlokalet. Brev til beboeret: Der skal skrives et informationsbrev til beboerne om hvad afdelingsbestyrelsen arbejde med - samt en forklaring på, hvorfor der blev lavet to Tv- kanalundersøgelser for vores fremmede beboere.? Beboer-tv: Peter Fliegel bliver inviteret til at komme og fortælle bestyrelsen om hvad og hvordan man kan bruge beboer-tv. Der fastsættes endnu ingen dato. kontakter PF for at få nogle datoer, da bestyrelsen ikke ønskede, at bruge et bestyrelsesmøde til dette punkt Græsbane: Henrik har fået lov til bruge græsbane bag festlokale til sportsaktiviteter knyttet til nålestikket, men kun hvis lokaler ikke bliver brugt samtidigt. Gynger: gennemgår gyngerne, for at finde ud af, hvilke gynge-kæder der er så slidte at de ikke længere kan snos tilbage, så vi undgår, at flere børn får klemt fingrene i kæderne. Hvornår skal vi have legeplads eftersyn? Fremsendt d. 19. april 2011 Side 5 af 5