Dagsorden: Mødedeltagere fra boligorganisationen: Jan Dahl, formand Flemming Grebak, næstformand Annie Munk Flemming Buss Jeanet Strømmen Vakant

Transkript

1 Boligorganisationen Domea Køge Referat fra organisationsbestyrelsesmøde der afholdt mandag den 13. juni 2016 kl i Servicecenter Solrød beliggende Lindeholmen 6, st. th Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Boligorganisationen Bestyrelsesforhold Bestyrelsens konstituering Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol og aftale om revision af årsregnskaber Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Valg af medlem til Domea.dks repræsentantskab Økonomisk rådgivning Udlejningsforhold Indgåelse af anvisningsaftale mellem Køge Kommune og Domea Køge Feriefremleje/Feriebytte Domea.dks Landskonference Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt... 8 Mødedeltagere fra boligorganisationen: Jan Dahl, formand Flemming Grebak, næstformand Annie Munk Flemming Buss Jeanet Strømmen Vakant Øvrige deltagere: Bent Michelsen, kundechef Kent Kivsmose, driftsleder Servicecenter Solrød, den 5. juli 2016

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt uden tillægspunkter 2 Boligorganisationen 2.1 Bestyrelsesforhold Navn Post Valgt af Afgangsår Jan Dahl Formand Repræsentantskabet 2017 Flemming Grebak Næstformand Repræsentantskabet 2016 Flemming Buss Medlem Repræsentantskabet 2016 Jeanet Strømmen Medlem Repræsentantskabet 2016 Annie Munk Medlem Repræsentantskabet 2017 Vakant Medlem Repræsentantskabet Vakant Medlem Domea Med Domea.dk som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Flemming Grebak, Flemming Buss, Jeanet Strømmen er på valg. Referat: taget til efterretning 2.2 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 13. juni 2016 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Jan Dahl Formand Repræsentantskabet 2017 Flermming Grebak Næstformand Repræsentantskabet 2018 Flemming Buss Medlem Repræsentantskabet 2018 Jeanet Strømmen Medlem Repræsentantskabet 2018 Annie Munk Medlem Repræsentantskabet 2017 Charlotte Jørgensen Medlem Repræsentantskabet 2017 Vakant Med Domea.dk som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med formand og/eller næstformand. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med næstformand. Referat: Bestyrelsen genvalgte Flemming Buss som næstformand. Side 2 af 8

3 2.3 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 1. januar 2015 til 31. december 2015 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 17 Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt 2.4 Revisionsprotokol og aftale om revision af årsregnskaber Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 1. januar 2015 til 31. januar 2015 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt Endvidere indstilles at bestyrelsen godkender aftale om revision af årsregnskaber. Referat: Godkendt og underskrevet. 2.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 10 til 17 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Godkendt Side 3 af 8

4 2.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen gennemgik, tilpassede og godkendte styringsrapporterne. 2.7 Valg af medlem til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 1 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 1 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede Jeanet Strømmen 2.8 Økonomisk rådgivning Hvert år er der personer, som oplever at blive sat ud af deres bolig, fordi de ikke har betalt deres husleje. Erfaringer viser, at mange af tilfældene kunne være undgået, hvis de berørte havde fået hjælp til fx at administrere deres gæld eller søge ydelser, de ikke var klar over, de var berettiget til. Hvis beboeren har svært ved at få økonomien til at hænge sammen og fx er kommet bagud med regningerne og huslejen, så er der hjælp at hente hos organisationer, som giver gratis økonomisk rådgivning. Domea.dk har indgået en aftale med Forbrugerrådet Tænks gældsrådgivning. På Domea.dks hjemmeside har vi samlet en lang række gode råd og vejledninger samt oplysninger om, hvordan den enkelte kan få gratis økonomisk rådgivning af en af de 160 frivillige rådgivere Link til oplysninger om gældsrådgivningen: Side 4 af 8

5 Forbrugerrådet Tænk er en uafhængig NGO. Gældsrådgivningen åbnede i februar 2010, og flere end borgere har fået rådgivning. Gældsrådgivningen er støttet af Social- og Integrationsministeriet økonomisk. Som en del af satspuljemidlerne afsatte ministeriet 16 mio. kroner i perioden og 40 mio. kroner i perioden til gratis og frivillig gældsrådgivning. Referat: Taget til efterretning. 2.9 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 568 personer. Heraf har 113 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Aktive pr. bolig , , , ,8 4, , , ,1 Ventelistesituationen er tilfredsstillende. Referat: Taget til efterretning Indgåelse af anvisningsaftale mellem Køge Kommune og Domea Køge Køge kommune har fremsendt anvisningsaftale til afd og 13902, samt tillægsaftale til afd Vedlægges som bilag. Der vedlægges endvidere et forslag til aftale som fastsætter retningslinjer for eventuelle oprettelse af bofællesskaber, således at afdelingen holdes skadesløs for eventuelle merudgifter. Til orientering kan det oplyses at Køge kommune har anvisningsret til 25% af boligerne, men har ikke ønsket at gøre brug af denne ret, da boligerne i Bjæverskov og Ll. Skensved blev opført. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til det fremsendte materiale og eventuelt tiltræder/underskriver aftalerne. Side 5 af 8

6 Referat: Bestyrelsen drøftede de fremsendte forslag og besluttede Følgende: Undersøgelse af kontrakternes ordlyd: Aftalen kan opsiges af begge parter Hvordan skal det forstås idet almenloven 59 stk. 1 som udgangspunkt giver kommunen anvisningsret til 25% af boligerne. Endvidere ønsker kommunen anvist boliger efter almenboliglovens 3, pkt. 7, stk. 4, som bofællesskaber. Har Boligselskabet Domea Køge reelt et valg, kan bestyrelsen sige nej tak? Repræsentanterne for afdelingerne i Bjæverskov og Boholteparken var som udgangspunkt positive for hjælp til flygtninge, medens afdelingen i Ll. Skensved var bekymrede, fordi de i allerede var belastet, af et større antal flygtninger i nærområdet. Endelig beslutning træffes på førstkommende bestyrelsesmøde Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Referat: Godkendt Side 6 af 8

7 2.12 Domea.dks Landskonference 2017 Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 9. og 10. juni 2017 på Hotel Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Boligorganisationerne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Taget til efterretning. 3 Boligorganisationens afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 1. januar 2015 til 31. december 2015 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 13901: underskud på kr Afdeling 13902: underskud på kr Afdeling 13903: overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 13. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Godkendt. 3.2 Orientering om driftsforhold Orientering gives på mødet. Referat: Repræsentanterne fra Boholteparken omtalte udfordringerne i forlængelse af byggeriet med opførelse af flere cykelskure, udgåede hækplanter, græs der ikke vil vokse, vandansamlinger samt briksystemet til affaldsrummene. Det var alle forhold som der blev arbejdet på at få løst hurtigst muligt. Orienteringen blev taget til efterretning. Side 7 af 8

8 4 Mødeplanlægning Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger næste mødedato. Referat: Næste møde afholdes, den 29. september kl Afdelingsmøder afholdes: Bjæverskov - 7. september kl på skolen Ll. Skensved 19. september kl Fodboldklubben (Afdelingsbestyrelsen indkalder, Charlotte.) Boholteparken september kl i Fælleslokalet. 5 Eventuelt Referat: Intet Side 8 af 8