Referat. Ungdomsskolebestyrelsen. Mødedato 16. marts 2011 kl Mødelokale Fraværende. Åbne sager 9 Lukkede sager Mødet hævet 21.

Transkript

1 Referat Mødedato 16. marts 2011 kl Mødelokale Fraværende Ungdomsskolen, Skolegade 1,2. Korsør Ole Rishøj, Signe Adams, N.B. Jensen, Julie Liljegren Åbne sager 9 Lukkede sager Mødet hævet 21.25

2 Indholdsfortegnelse den 16. marts 2011 kl Sag nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden Ungdomsskoletilbuddet kommende sæson Holdoprettelseskriterier Drøftelse vedrørende overført mindre forbrug fra Tidsplan for årsrapport Generel drøftelse af arbejdsmiljøet Orientering Næste møde Tillægsdagsorden - Høring vedr. Kultur- og medborgerhuset i Korsør... 7

3 den 16. marts 2011 kl Side 1 1. Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 1 Godkendelse af dagsorden. Ungdomsskolelederen indstiller, at dagsordenen godkendes. Dagsorden godkendt. Bestyrelsen indbyder fremtidigt hele ledelsen til bestyrelsesmøderne 2. Ungdomsskoletilbuddet kommende sæson Sagsnr.: 2 Til virkeliggørelse af ungdomsskolebestyrelsens vision for ungdomsskolen Vi vil være bedst vi spiller med revurderes ungdomsskoletilbuddet, således at tilbuddet bliver mere alsidigt og dermed sigter bredere på målgruppen, og således, at tilbuddet i højere grad koordineres med øvrige indsatser i forhold til målgruppen, eksempelvis 95 % målsætningen og regeringens målsætning om, at 50 % af de unge skal gennemføre en videregående uddannelse. Tidsplan for udarbejdelse af ungdomsskoletilbuddet for sæson Hvornår Hvad Hvem 16. marts 2011 Godkendelse af tidsplan Marts - april Udvikling af nye tilbud, herunder: Ideer fra egne brugerundersøgelser Bearbejdning af ideer opsamlet fra: andre ungdomsskoler, bestyrelsen, ansatte, ungerådet, CFS og andre interessenter Workshops med unge, i ungdomsskolens målgruppe Udarbejdelse af kommunikationsstrategi Udarbejdelse af forslag til ungdomsskoletilbuddet for Ledelse og administration 4. maj 2011 Endelig godkendelse forslag til ungdomsskoletilbuddet for

4 den 16. marts 2011 kl Side 2 om form (f.eks. brochure og/eller hjemmeside) Godkendelse af kommunikationsstrategi Maj - juli Ungdomsskoletilbuddet færdiggøres og produceres. Ledelse og administration 1/8 Udsendelse af evt. brochure, åbning af hjemmeside, pressemeddelelse Ledelse og administration Uge Besøg på overbygningsskolerne Ledelse + PAM-ere Ungdomsskolelederen indstiller, at tidsplanen godkendes. Tidsplanen godkendes, idet: Punktet "foreløbig godkendelse af, hvilke nuværende hold der fortsat tilbydes" slettes. Punktet omhandlende 16.6 slettes. Placering af Ungdomsskolens tilbud i Korsør vurderes. Vurdering fremlægges til bestyrelsen den 4. maj. Bestyrelsen ønsker udsendelse af brochure. Det undersøges om produktion af denne med fordel kan henlægges til produktionsskole. Bestyrelsen ønsker, at introdag indgår i forslaget. Bilag 3. Holdoprettelseskriterier Sagsnr.: 3 Udsat fra 18 januar. På ungdomsskolebestyrelsens møde den 25. november blev det aftalt, at drøfte holdoprettelseskriterierne i det kommende møde. For at sikre enkle og gennemskueligelige retningslinjer for oprettelse af hold vedtog ungdomsskolebestyrelsen i mødet den 7. juni 2007 kriterier for oprettelse af hold. Efter holdoprettelseskriterierne skal ungdomsskolelederen oprette hold, når der er tilmeldt: 12 elever på et alment ungdomsskolehold 10 elever på et prøveforberedende hold 12 elever på en fritidsaktivitet Ungdomsskolelederen kan oprette almene og prøveforberedende hold og fritidsaktiviteter, hvis der er tilmeldt 5 elever, når det af pædagogiske grunde anses for hensigtsmæssigt og/eller når de pågældende

5 den 16. marts 2011 kl Side 3 aktiviteter i særlig grad bidrager til at opfylde de stillede mål for ungdomsskolens virksomhed. Specialundervisning og indvandrerundervisning oprettes når der er tilmeldt: 2 elever for kompenserende specialundervisning 5 elever for hensyntagende specialundervisning 5 elever for indvandrerundervisning. Oprettelse af indvandrerundervisning og specialundervisning med færre tilmeldte besluttes af bestyrelsen. I udmøntningen af handleplanen til imødegåelse af merforbrug, blev muligheden for at oprette hold under holdoprettelseskriteriet anvendt i meget begrænset omfang. Ungdomsskolelederen indstiller, at holdoprettelseskriterierne drøftes Holdoprettelseskriterierne drøftet. Begrænsninger i muligheden for oprettelse af hold under holdoprettelseskriterierne ophæves under forudsætning af, at budgettet overholdes. 4. Drøftelse vedrørende overført mindre forbrug fra 2010 Sagsnr.: 4 vedtog i mødet 18. januar at drøfte anvendelsen af overført mindre forbrug i mødet i marts. om anvendelse af overskuddet må afvente økonomiudvalgets godkendelse, som forventes den 21. marts. Et konkret forslag til anvendelse forelægges ungdomsskolebestyrelsen på næste ordinære møde den 4. maj. For at sætte retning på, hvilke forslag der skal udarbejdes, ønsker formanden en drøftelse og en tilkendegivelse af, indenfor hvilke områder, der ønskes forslag. Eksempler på områder kan være: Udvidelse af tilbuddet i fritidsskolen, udvidelse af tilbuddet i klubberne, særlige målrettede tilbud, markedsføring, inventar & materiel, medarbejderudvikling og forbedringer i egne lokaler. Det foreløbige regnskab for 2010 viser et mindre forbrug på ca. 1,2 mio. kr. Efter gældende retningslinjer kan ungdomsskolen forvente godkendelse af, at 10 % af nettobudgettet, svarende til ca kr. Ungdomsskolelederen indstiller, at bestyrelsen gennem en drøftelse tilkendegiver indenfor hvilke områder, der ønskes udarbejdet konkrete forslag.

6 den 16. marts 2011 kl Side 4 Bestyrelsen ønsker udarbejdelse af konkrete forslag vedr. medarbejderkonference, udvidelse af tilbuddet i fritidsskolen, forbedring af egne lokaler, markedsføring, inventar og materiel. Bestyrelsen anmoder ungdomsskoleledelsen om, at effektuere bestyrelsesbeslutningen om, at etablere vandtætte skodder mellem afdelingernes økonomi; således, at der fremover udarbejdes separat budget og regnskab for henholdsvis: Heltidsundervisning Klubaktivitet Almen ungdomsskole Administration/sekretariat. 5. Tidsplan for årsrapport Sagsnr.: 5 afgiver en årlig beretning (jfr. Styrelsesvedtægtens 14) Årsrapporten indeholder en evaluering af virksomhedsaftalen og det afsluttede budget for Forslag til tidsplan Marts-april Udarbejdelse af forslag til årsrapport 4. maj Drøftelse af forslag til årsrapport 16. juni Godkendelse af årsrapport, som fremsendes til det politiske udvalg Ungdomsskolelederen indstiller, at årsrapporten udarbejdes på grundlag af virksomhedsaftalen og regnskab for 2010 og at tidsplanen godkendes Årsrapporten udarbejdes på grundlag af virksomhedsaftale og regnskab for 2010 og tidsplanen godkendes.

7 den 16. marts 2011 kl Side 5 6. Generel drøftelse af arbejdsmiljøet Sagsnr.: 6 har i mødet den 25. november 2010 ønsket en generel drøftelse af arbejdsmiljøet i januarmødet. I mødet den 18. januar blev det besluttet at udsætte drøftelsen. I Slagelse kommunes fraværsstatistik opgøres fravær for hver virksomhed, indenfor 16 områder og samlet for hele kommunen. Statistikken for 2010 viser, at fravær i UngSlagelses ligger lidt lavere end gennemsnittet for skoler og noget lavere end gennemsnittet for kommunen. Kommunen 8,2 % Skoler 7,3 % UngSlagelse 7,0 % Den årlige arbejdspladsvurdering (APV) blev frem til 2010 gennemført på de enkelte undervisningssteder af sikkerhedsgruppen og et skiftende antal medarbejdere. APV-en og tilhørende handleplaner omfattede både det fysiske og det psykiske arbejdsmiljø. Handleplaner er løbende fulgt op og der er givet orientering i MED-udvalget. Fra 2010 har hovedudvalget besluttet, at trivselsundersøgelse (APV vedr. psykisk arbejdsmiljø) gennemføres særskilt. For månedslønnede, er der i juni 2010 gennemført en netbaseret spørgeskemaundersøgelse. En svarprocent på 60 anses for retvisende og repræsentativ. I UngSlagelse var svarprocenten 35,7 %. De medarbejdere, der ikke har svaret, angiver tekniske problemer som årsag. Ungdomsskolen har fået afslag på at få genåbnet undersøgelsen, da den indgår i en samlet undersøgelse for hele kommunen. Resultatet kan derfor primært bruges som et fingerpeg og danne grundlag for en efterfølgende dialog. For lederteamet, er trivselsundersøgelsen gennemført ved gruppeinterview i marts Interviewet (v/arbejdsmiljøkonsulent) mundede ikke ud i en egentlig prioritering og konkret forslag til handleplan, men at forventninger, ambitioner og ressourcer for ungdomsskolen er centrale forhold, der bør arbejdes med. Det blev aftalt, at arbejdsmiljøkonsulenten skulle medvirke ved udarbejdelse af en handleplan til styrkelse af trivslen i ledelsen. Et aftalt møde om emnet i november 2010 blev udsat på grund af sygefravær. Sikkerhedsgruppen suppleret med en tillidsrepræsentant deltog primo december 2010 i et kursus i handleplaner for trivsel/psykisk arbejdsmiljø. På sikkerhedsgruppens møde 12. januar, er der, på baggrund af de fingerpeg, som fremkom i spørgeskemaundersøgelsen, udarbejdet handleplan for dialog om trivsel med månedslønnede. Planen er godkendt i MED-udvalget 26. januar, og der er gennemføres et dialogmøde den 15. marts Som konsekvens af opdelingen af fysisk APV og APV for trivsel gennemføres ikke systematisk trivselsundersøgelse for timelønnede. UngSlagelse MED-udvalg har den 6. januar 2011 tiltrådt, at APV (både fysisk og psykisk arbejdsmiljø) for timelønnede gennemføres med spørgeskemaer ved afslutningen af de enkelte hold/forløb. Svarene indgår i sikkerhedsgruppens arbejde med handleplaner, med løbende opfølgning i sikkerhedsgruppen og orientering i MED-udvalget. Den fysisk APV årligt gennemføres fortsat ved at sikkerhedsgruppen gennemgår arbejdsstederne.

8 den 16. marts 2011 kl Side 6 For at styrke sikkerhedsarbejdet ønsker ledelsen at tilknytte en medarbejder til sikkerhedsgruppen. Spørgsmålet har den 6. januar været forelagt MED-udvalget, som stiller sig positivt. Der vælges en medarbejderrepræsentant på lærer- medarbejdermødet senere på foråret. Ungdomsskolelederen indstiller, at ungdomsskolebestyrelsen drøfter arbejdsmiljøet og anerkender ledelsens og medarbejdernes indsats for at forbedre arbejdsmiljø og trivsel. Arbejdsmiljøet drøftet. Bestyrelsen udtaler, at det vækker forundring, at den oprindelige indstilling fra mødet den 18. januar 2011 er blevet ændret. Anmodning om anerkendelse kan ikke efterkommes i betragtning af de nuværende forhold, herunder den igangværende konsulentundersøgelse om samarbejdsproblemer. 7. Orientering Sagsnr.: 7 Orienteringspunkter: - Revision af styrelsesvedtægt og ungdomsskoleplan - Forbrug på kontoplan 2011 pr. 9. marts - Konsulentundersøgelsen Ungdomsskolelederen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Orientering taget til efterretning. Bilag - Pkt. 7 orientering 16. marts Forbrugsrapport pr. 9. marts 2011

9 den 16. marts 2011 kl Side 7 8. Næste møde Sagsnr.: 8 Fastlæggelse af mødested for ungdomsskolebestyrelsen næste møde: Tirsdag den 12. april. Kl Ungdomsskolelederen indstiller, at mødet afholdes i Korsør. Mødetidspunkt kl Mødet er lukket og afvikles uden elevrådsrepræsentanter og ledelse. 9. Tillægsdagsorden - Høring vedr. Kultur- og medborgerhuset i Korsør Sagsnr.: 9 Kultur- og Fritidsudvalget indledte i november 2009 en proces med henblik på at etablere en samlet driftsenhed omkring de kulturelle aktiviteter i de kommunale institutioner; Kulturhuset, Fæstningen, Kabeldepotet, Magasinet og den selvejende institution Medborgerhuset i Korsør. I forbindelse med sammenlægning er det besluttet at foretage en høring blandt husets nuværende brugere og andre interesserede borgere om dels den fremtidige organisering og dels de fremtidige aktiviteter. Høringsmaterialet er udsendt pr. mail den fredag den 11. marts Kontaktoplysninger og høringsfrist Høringssvar indsendes til Center for Kultur og Fritid på mailadressen kultur@slagelse.dk mrk. Høring vedr. Kultur- og Medborgerhuset eller med almindelig post til: Center for Kultur og Fritid Rådhuspladsen 7, Slagelse Mrk. Høring vedr. Kultur- og Medborgerhuset Høringssvar skal være modtaget senest fredag d. 8. april kl Ungdomsskolelederen indstiller, at ungdomsskolebestyrelsen formulerer høringssvar.

10 den 16. marts 2011 kl Side 8 Bestyrelsen fremsender det vedlagte udkast til høringssvar til Center for Kultur og Fritid. Bilag Høring. Sammenlægning af Kultur- og Medborgerhuset i Korsør Udkast til høringssvar fra ungdomsskolebestyrelsen vedrørende Sammenlægning af Kultur- og Medborgerhuset i Korsør den 16. marts 2011 Paul Arne S. Bødker Kim Hebelstrup Johnny Persson Jesper Andersen Christian Grube Hansen Suppleanter: Anne Knudsen