Vejledning til digital kørselsgodtgørelse

Transkript

1 2017 Vejledning til digital kørselsgodtgørelse

2 Indholdsfortegnelse Introduktion... 2 Mobil Appen... 2 Installering af App... 3 Log-in... 4 Ny registrering... 5 Oversigt... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. BrowserLink... 7 Kort beskrivelse... 7 BrowserLink PC... 8 BrowserLink App Mobil Rollebaseret indgang (RI) Hvad sker der hos lederen (godkendelse) Hvornår sker udbetalinger til bankkontoen Medarbejderudlæg ifbm kørsel Hvor får man hjælp Kørebemyndigelse Version 1.4 Side 1 af 21

3 Introduktion Følgende vejledning er til brug for udbetaling af kørselsgodtgørelse i Næstved kommune. Denne digitale løsning erstatter befordringsgodtgørelsesskemaet. Udbetaling af kørselsgodtgørelse vedr. kun kørsel i egen bil. Ved at anvende denne løsning sikres der en mere korrekt udbetaling og dokumentation. Alt udbetaling af kørselsgodtgørelse sker via lønnen. Udgifter og diæter forbundet med kørselsgodtgørelsen er ikke en del af denne vejledning. Der er ikke lavet ændring ifht udstedelse af kørebemyndigelser. Det er ikke muligt at foretage indberetninger for andre, ligesom det heller ikke er muligt at tilføje ydelsesmodtager på udbetalingen. Der er tre forskellige måder at tilgå indberetning på: Mobil APP Browser APP RI Se dem beskrevet på de næste sider Mobil Appen Kort beskrivelse Det er muligt for medarbejderen, at foretage indberetning af egen kørsel, enten via en ios, Android eller Windows baseret App. Kørsel kan registreres direkte fra medarbejderens smartphone eller tablet. Medarbejderens leder godkender indberetningen via workflow i Rollebaseret Indgang, hvorefter indberetning er gennemført. Kørselsregistrering kan ske ved hjælp af GPS-positionsbestemmelse, med registrering af startog stopadresse, med automatisk kilometerberegning. Det er endvidere muligt, at angive viapunkter under kørslen. Alternativt kan brugeren selv manuelt indtaste oplysninger om sin kørsel, og vælge automatisk beregning af km. Automatisk registrerede data kan rettes frit af brugeren før indsendelse. Indsendelse af kørsel kan ske enkeltvis, eller brugeren kan gemme registreringerne og sende dem samlet. Det er muligt, at slette og redigere indberetninger som endnu ikke er godkendte eller afviste. Appen kan tilgås uden for kommunens sikre netværk, og der skal anvendes et tildelt brugernavn, adgangskode og mobilkode. Version 1.4 Side 2 af 21

4 Søg efter Appen på samme måde, som alle andre Apps. Gå i telefonens App Store, Google Play eller lignende App-søgefunktioner og søg på teksten Min kørsel og download til tlf./tablet. Installering af App Sådan henter du Apps til arbejdstelefon eller tablet Android systemsoftware Vejledning til at hente KMD MIN KØRSEL på de fleste Samsung mobil telefoner, hvis man f.eks. ikke benytter Google konto: 1. Åben app TelenorMDM 2. Vælg Menuikon 3 prikker lodret øverst til højre. 3. Vælg App Storage 4. Find og vælg KMD Min kørsel i afsnittet Anbefalet App (swipe højre/venstre for at se andre afsnit) 5. Vælg Download for android APP vil blive installeret snarest muligt typisk indenfor 1 time (installationstidspunktet kan dog variere, da det afhænger af forskellige tekniske faktorer. F.eks. hvor meget Ipad/Iphone er aktiv på netværket, kø på MDM-leverandørens server). IOS systemsoftware Vejledning til at hente KMD MIN KØRSEL på Iphone/Ipad, hvis man f.eks. ikke benytter AppleId: 1. Åben app TelenorMDM (den er forudinstalleret på telefonen) 2. Vælg Ikon med Hus 3. Vælg Ikon med Indkøbsvogn (applikationslager) 4. Find og vælg KMD Min kørsel i afsnittet Anbefalet App 5. Vælg Click to install via MDM APP vil blive installeret snarest muligt typisk indenfor 1 time (installationstidspunktet kan dog variere, da det afhænger af forskellige tekniske faktorer. F.eks. hvor meget Ipad/Iphone er aktiv på netværket, kø på MDM-leverandørens server). Sådan henter du Apps til egen telefon eller tablet Android systemsoftware Bruger din tablet eller smartphone android (de fleste Samsung produkter), skal du bruge Google Play, når du henter Apps. Det kræver, at du har en Google Konto. 1. Klik på ikonet for Google Play / Play butik. 2. Søg efter Appen ved, at skrive Min kørsel 3. For at hente Appen, klikker du på Installer. 4. Du skal altid acceptere Appens tilladelser, inden du laver den endelige installation. Du får besked på din smartphone eller tablet, når den er klar. 5. Find din nye App på din smartphone eller tablet og klik på Appen for at starte den. Version 1.4 Side 3 af 21

5 IOS systemsoftware Har du en iphone eller en ipad (Apple produkter), skal du hente dine Apps i App Store. Du skal have et Apple-id for at bruge App Store. 1. Klik på ikonet for App Store. 2. Find den App, du vil hente. Du kan for eksempel søge efter vejrudsigt eller kigge i de forskellige kategorier som Udvalgte eller Toplister. 3. Når du har fundet en App, du vil installere, trykker du på "Gratis" eller "Prisen" og herefter på "Installer", fordi du skal acceptere betingelserne for Appen. 4. Du skal nu indtaste kodeordet til dit Apple-id 5. Tryk på "Ok", så bliver din App installeret. 6. Tryk på Åbn for at starte Appen. Log-in Når Appen åbnes på telefonen, kommer man til login siden. Her angives brugernavn, adgangskode og mobilkode. Har du brug for hjælp til brugernavn og adgangskode, så kontakt din lokale systemadminstrator, IT eller din virksomheds lønkonsulent. Mobilkoden er tilsendt til dig enten via mail eller E-boks, da du blev oprettet. Er du i tvivl, kan du kontakte din lønkonsulent. Hvis du har adgang til Rollebaseret indgang, kan du også se din mobilkode under Egne oplysninger2 Trykkes der Log ud returneres brugeren til log ind siden. Når alle oplysninger er tilføjet vil Log ind -knappen blive grøn. Knappen Tilføj ny fører brugeren til en ny visning, hvor der oprettes en registrering. Version 1.4 Side 4 af 21

6 Oversigt Efter login bliver brugeren ført til en oversigt over brugerens kørselsaktiviteter. Her ses kladder for registreringer, der ikke er sendt til godkendelse, samt tidligere sendte registreringer. Sendte registreringer kan have tre statusser afventer (blå) godkendt (grøn) afvist af leder (rød) Registreringer der afventer godkendelse kan redigeres. En afvist registrering kan ikke ændres. Er det første gang du bruger Appen, vil oversigten være tom. Ny registrering Ved ny registrering skal brugeren udfylde alle felter. Brugeren tilføje relevante adresser og øvrige oplysninger relateret til kørslen. Dvs. startpunkt, slutpunkt og eventuelle viapunkter. Brugeren skal tilføje adresser, for at kunne sende registreringen. Dernæst skal der indtastes et formål med kørslen, dato, kørselstype og registreringsnummer/cykel. Der kan også indtastes eventuelle kommentarer Feltet for Km kan udfyldes manuelt eller beregnes, når alle adresser er tilføjet. Trykkes der på pilen i øverste venstre hjørne, vil registreringen blive gemt som en kladde, og brugeren returneres til oversigten. Trykkes på knappen Tilføj adresse føres brugeren videre til en ny visning. Se nedenfor. I bunden af visningen findes en grøn knap der hedder Slet (Ikke vist på billedet). Trykkes på denne, skal brugeren bekræfte om registreringen skal slettes, og vil herefter blive returneret til oversigten. Trykkes på Send -knappen sendes registreringen til godkendelse hos medarbejderens leder. Version 1.4 Side 5 af 21

7 Når en adresse er angivet i søgefeltet tilføjes dette til registreringen. Når der tilføjes en adresse vil knappen blive til en Færdig -knap. Denne vil returnere brugeren til forrige visning. Brugeren kan dog indtaste flere adresser, hvor knappen vil vise Tilføj, så snart der indtastes noget i søgefeltet. Listen viser øverst resultat ud fra fysiskplacering, fra telefonens egen GPS. Derefter vises resultat ud fra det indtastede i søgefeltet. Trykkes der OK vil telefonens tastatur forsvinde. Dette gør det nemmere at se den fulde liste for adresse forslag. Når en eller flere adresser er tilføjet vil de fremgå i den igangværende registrering. Trykkes på en adresse foldes en bjælke ud, hvor brugeren kan fjerne, redigere eller ændre rækkefølgen på adresserne ved at trykke på pilene. Den øverste adresse repræsenterer altid startpunktet, hvor den nederste repræsenterer slutpunktet. Alle adresser der forekommer imellem disse angives som værende viapunkter. Vis kort -knappen folder et kort fra Google Maps ud, hvor ruten kan visualiseres i fugleflugtslinjer. Beregningen sker ikke ud fra fugleflugtslinjerne. Beregn -knappen beregner kilometerafstanden mellem alle punkter fra start til slut. Det er ikke en beregning ud fra den faktiske rute, men kun ud fra de adresser der er tilføjet. Brugeren kan altid overskrive dette manuelt, såfremt afstanden ikke stemmer overens. Version 1.4 Side 6 af 21

8 Send -knappen sender registreringen til godkendelse hos medarbejders leder. Knappen Skjul kort fjerner visningen af kortet. Knappen hedder derefter Vis kort igen. BrowserLink Kort beskrivelse Browserlink er et link til internettet og kan dermed anvendes både på PC, smartphone mm. Browserlinket kan gemmes som en browserbaseret App. Den browserbaserede App kaldes Min kørsel og bruges til indberetning af medarbejderens egen kørsel. Kørselsregistrering indtastes manuelt af brugeren, med registrering af start- og stopadresse. Hertil er der mulighed for automatisk kilometerberegning. Det er muligt at angive via-punkter. Automatisk registrerede data kan rettes frit af brugeren før indsendelse. Indsendelse af kørsel kan ske enkeltvis. Registreringer kan kopieres, såfremt samme kørselsrute anvendes. Ved anvendelse af Min Kørsel genereres der workflow til leders godkendelse i Rollebaseret Indgang, hvorefter indberetning er gennemført. Version 1.4 Side 7 af 21

9 Kørsel kan registreres direkte fra medarbejderens smartphone, tablet eller PC. Denne type App tilgås gennem et link, som distribueres via eller E-boks. Appen indeholder Husk Mig funktionalitet som gør, at Appen husker medarbejderens brugernavn og mobilkode ved login. Appen kan tilgås uden for kommunens sikre netværk. Browserlinket findes: Via denne sti: ceui5 på Erna under: ERNA/Personale/Mig som ansat/medarbejderindberetning på (Er på vej) BrowserLink PC Oversigt Efter login i Min kørsel kommer brugeren ind på startsiden, hvor nuværende og eventuelt fremtidige registreringer af kørsel fremgår. Registreringer kan have tre farver, som hver angiver en bestemt status; Grøn for godkendt, blå for registreret, rød for afvist af leder og grå for den indberetning man er ved at lave. Registreringer på listen, der enten afventer (blå) eller er afviste (rød) kan slettes. Godkendte registreringer kan ikke slettes fra listen. Nederst på siden er det muligt at oprette en ny kørselsregistrering. Version 1.4 Side 8 af 21

10 Ny registrering Ved oprettelse af ny kørselsregistrering, indskrives den pågældende dato for kørslen. Dette kan også angives ved tryk på kalender-ikonet, hvor en kalendervisning vil fremgå. Dato & adresseangivelse for ny registrering Skift periode for kalender. Her kan vælges anden måned og år. Pilene angiver frem/tilbage til næste/seneste måned. OBS! Du kan kun angive én dato pr. kørsel. Tryk I dag for dags dato. Slet for at fjerne en angivet dato eller Luk for at lukke kalendervisning. Adresseangivelse Dernæst angives fra hvilken adresse kørslen starter, samt hvilken adresse kørslen er til, hvorefter der automatisk vil blive udregnet kilometer for den indtastede rute. Det tomme felt ved siden af kilometerberegneren vælges, hvis samme rute køres retur. Herefter vil det totale kilometerantal fremgå. Kilometerberegningen kan altid overskrives af brugeren. Brugeren kan anvende viapunkter for kørselsregistreringen. Hvis der indskrives et viapunkt, vil et nyt tomt viapunkt-felt vises. Version 1.4 Side 9 af 21

11 I de fleste tilfælde vil den indbyggede adressesøgning vise adresseforslag ud fra de ord der indskrives i adressefeltet. Kørselstype, Formål, Reg.-nr. & Kommetar I den grå boks angives kørselstype, formål med kørslen, registreringsnummer på anvendte bil og eventuelle kommentarer. I feltet Kørselstype vælges en udbetalingsskabelon ud fra listen der fremgår, når man trykker på pilen. I feltet Reg.-nr. angives bilens registreringsnummer. Er der anvendt cykel, skrives der cykel. Tryk Ryd for at rydde alt i det grå felt. Godkend-knap. Tryk her for at sende registreringen til godkendelse. Eksisterende registrering Ændring Det er muligt at redigere eller slette en registrering sendt til godkendelse, som har status afventer (blå). Den røde skraldespand til højre i registreringen vælges, hvis registrering skal slettes. OBS: Det er dog ikke muligt at ændre i et via-punkt i en eksisterende indberetning. Det grønne flueben er hvis der er foretaget ændringer, som skal gemmes og sendes til leder. Version 1.4 Side 10 af 21

12 Hvis den samme rute har været kørt, er det muligt at kopiere den pågældende rute. Dette gøres ved at trykke Kopi i højre side af den åbne registrering. Afviste registreringer I nogle tilfælde ses denne røde boks. Denne angiver antallet af afviste registreringer. BrowserLink App Mobil Et browserlink kan gemmes på telefonen, som et app ikon. Muligheden gør det hurtigere for brugeren at tilgå linket. Android - Tilføj browserlink som genvej til telefon eller tablet 1: Søg linket frem på internettet på telefonen. 2: Gem linket ved at trykke på ikonet vist i øverste højre hjørne. (Tre lodrette prikker) Version 1.4 Side 11 af 21

13 3: Vælg Føj til startskærm 4: Herefter kommer denne lille popup-boks frem. 5: Navngiv linket, fx Kørsel og vælg Tilføj 6: Linket er nu lagret som et ikon på telefonen eller tablettens startskærm, på samme vis som en alm app. IOS (Apple) 1: Søg linket frem på internettet på telefonen. 2: Gem linket ved at trykke på ikonet vist nederst i midten. Version 1.4 Side 12 af 21

14 3: Vælg Føj til hjemmeskærm. Ikonet kan godt være lidt langt ude til højre. 4: Navngiv linket, fx Kørsel og vælg Tilføj 6: Linket er nu lagret som et ikon på telefonen eller tablettens hjemmeskærm, på samme vis som en alm app. Oversigt/startside efter log-in Oversigten viser godkendte, afviste og igangværende indberetninger. Det er fra oversigten at ny kørselsregistrering startes. Tryk på huset for at få vist log-ud knap. Start ny kørselsregistrering på plus. Tryk her for at hente tidligere registreringer. Scroll ned, for at se alle indlæste registreringer. Tryk på pile-ikonet for at gå til den pågældende registrering. Version 1.4 Side 13 af 21

15 Indberet kørsel Send -knappen bliver grøn, når tilstrækkelige felter er udført. Tryk her for at gå tilbage til oversigten. Tilføj nyt viapunkt. Når viapunktet er udfyldt, kan der tilføjes et nyt. Tryk her for at beregne kilometer ud fra indtastede destinationer. Alle pile-ikoner vil føre brugeren til en listevisning. Ved til/fra vises senest brugte destinationer. Tryk her for at vist kalendervisning for dato. Problemer ved login Der kan nogen gange opstå problemer med login via Safari. Problemet ses ved at der er 5 linier i logon billedet. For at løse problemet skal man slette sin Safari historik. Dette gøres via IPhones/Ipadens indstillinger. Step 1: Vælg Safari Step 2: Vælg Ryd historik og webstedsdata Version 1.4 Side 14 af 21

16 Step 3: Vælg Ryd historik og data Rollebaseret indgang (RI) Det er muligt at indberettet sin kørsel via Rollebaseret Indgang, for dem som har adgangen hertil. Løsningen kan kun tilgås fra PC og via kommunens sikre netværk. Ved anvendelse af RI, genereres der workflow til leders godkendelse i Rollebaseret Indgang, hvorefter indberetning er gennemført. Denne løsning har ikke de samme muligheder og funktionaliteter som Appen og Browserbaseret App. RI har ikke mulighed for at lave automatisk beregning af kilometer, gemme kladder, eller husk mig -funktionen. Log på For at kunne indberette skal man log på Rollebaseret indgang med sit jx-brugernavn Gå på fanen Egne oplysninger og Oversigt Version 1.4 Side 15 af 21

17 Vælg Rejser og kørsel Anmod om godtgørelse Indberet kørsel Vælg Indberet anmodning Herefter skal der vælges hvilken form for udbetaling der skal indberettes. Lav/høj-takst mm. Vælg herefter Næste Herefter skal nedenstående oplysninger tilføjes. Tryk Næste når alle relevante oplysninger er tilføjet. Herefter kommer alle oplysningerne op til endelig godkendelse, vælg Send til godkendelse. Indberetningen bliver sendt via workflow, til godkendelse hos nærmeste leder. Version 1.4 Side 16 af 21

18 Hvad sker der hos lederen (godkendelse) Leder skal som altid kontrollere og godkende udbetalingen. Dette gøres nu via RI. Der er mulighed for at masse godkende/afvise. Der er pt ikke mulighed for at få mails, vedr. nye indberetninger der skal behandles. Sørg for at gå ind jævnligt for at se de kørselsindberetninger, som ligger klar til godkendelse/afvisning. Hvis en kørsel afvises, skal årsagen oplyses til den aktuelle medarbejder, enten mundtligt eller via mail. Uddelegering af godkendelse Lederen kan som tidligere uddelegere godkendelsesopgaven. Her gælder samme procedurer for uddelegering som tidligere. Medarbejderens arbejdsgang i RI vil være på samme måde, som beskrevet herunder. Eneste forskel er, at de skal tilgå indberetningerne på anden vis. Medarbejder skal åbne RI, og gå til fanen Tid og tillæg, Engangsydelser og Godkendelse. Herfra er der mulighed for at søge indberetninger for en bestemt periode, på en bestemt enhed eller en konkret medarbejder. Version 1.4 Side 17 af 21

19 Når udsøgningen er foretaget følges nedenstående vejledning fra punkt 4. Godkendelse/afvisning af indberetning af kørsel 1: For at godkende medarbejderes indberetning af kørsel, skal nærmeste leder logge ind i KMD Rollebaseret indgang. 2: Når du er logget ind, fremgår det af forsiden under mit overblik opgaver, om der er indberetninger til godkendelse 3: For at godkende/afvise anmodning, klik på opgaven. Herfra åbnes et nyt vindue til godkendelsen/afvisningen. Version 1.4 Side 18 af 21

20 4: Der kan godkendes/afvises både via tryk på teksten i bunden af skærmbilledet eller ud for hver indberetning ved at vælge flueben for godkend eller kryds for at afvise. Herefter kommer der en mail til medarbejder, om at kørslen er godkendt eller afvist. Ved flere indberetninger kan der masse godkendes eller masse afvises For at massegodkende-/afvise benyttes fanen Mit personale og herefter vælges løbende indberetning. Vælg godkendelse organisation i menuen til venstre og alle indberetninger der afventer godkendelse, i den enhed leder har personaleansvar for, kommer til syne. Sæt flueben ud for alle der ønskes godkendt og derefter godkend med tryk på godkend og alle godkendes af én omgang. Der kommer en advarsel for at sikre korrekt godkendelse, tryk gem og anmodningerne er nu besvaret. Når der er trykket gem, sendes der en mail til medarbejderen fra systemet, om godkendelsen/afvisningen og det vil samtidig fremgå af indberetningen hos medarbejderen. Version 1.4 Side 19 af 21

21 Hvornår sker udbetalinger til bankkontoen Godkendelsestidspunkt har betydning for hvilken lønkørsel udbetalingen kommer med i. Godkendelser før d. 15. i måneden kommer med på indeværende måneds lønseddel. 60-dagsreglen For at understøtte 60-dagsreglen for tjenestekørsel, afvikler KMD hver aften et program som sammenligner fra og til adresser på alle godkendte kørselsindberetninger. Hvis medarbejderen har kørt mere end 60 gange på 1 år mellem hjemadresse og tjenestestedsadresse, vil denne meddelelse komme: Meddelelsen kommer: Hvis indberetnings fra adresse svarer til medarbejderens hjemadresse og indberetnings til adresse svarer til medarbejderens tjenestestedsadresse (Hovedadresse), og der er mere end 60 kørsler indenfor 1 år. Hvis indberetnings fra adresse svarer til medarbejderens hjemadresse og indberetnings viapunkts adresse svarer til medarbejderens tjenestestedsadresse (Hovedadresse), og der er mere end 60 kørsler indenfor 1 år. Medarbejderudlæg ifbm kørsel Udgifter i forbindelse med kørsel, skal udbetales som andre medarbejderudlæg. (fx bro, parkering) Hvor får man hjælp ERNA ERNA/Personale/Mig som ansat/medarbejderindberetning Her er bla. Browserlink Ring til 5600 Oplys at det vedr. kørselsapp, hvorefter du vil blive stillet om til rette person. Version 1.4 Side 20 af 21

22 Kørebemyndigelse Udbetaling til højtakst kræver at medarbejder har udfyldt og fået godkendt en kørebemyndigelse, som vedlægges personalesagen. Læs mere på ERNA: Personale/Mig som ansat/ Arbejdsmæssig transport og udbetaling af kørselsgodtgørelse fra den Version 1.4 Side 21 af 21