Practical Intermodal Communication. How-To WebBooking Customer Cap-Flex. Version

Transkript

1 Practical Intermodal Communication How-To WebBooking Customer Cap-Flex Version 1.04 PICit A/S Javavej 1 DK-8000 Aarhus (45)

2 1/36 Indhold Capacity Booking Flow 2 Cancel af Fast Plads (Cancel TEU) 5 Give away TEU til anden kunde 6 Flex Booking Flow 9 Add DGS to Equipment (Farligt Gods) 14 Upload af DGS Documents 17 Delete DGS 18 Aflyste og ændrede afgange 21 Depot Bookings 22 List Bookings 22 Køreplan 26 Browse OneStop Booking 27 Stock Search 30 Mark Trace 32 Settings 35

3 2/36 Web booking Capacity Booking Flow Link til WEB-booking Log på System Tast Username Tast Password Tryk på Login Vælg Book By Capacity Booking system Vælg dato Vælg evt. tognummer. Forklaring: Øverst står: Kunde [4811] tognr. TEU Used: Antal ledige TEU for SwopBody Trailer Capacity Used: Antal Trailere brugt på ledige TEU. Closing: Closing for booking.

4 3/36 Opret booking Vælg Add SwopBody/Container Eller for kunder med mulighed for Trailer vælg Add Trailer for at oprette en booking. Man kan ændre allerede oprettede bookinger tryk på equipment så kan det ændres. Når man er færdig med at oprette/ændre booking. Tryk på Send Booking. VIGTIGT! Hver gang der er lavet en ændring i en booking skal der trykkes på Send Booking igen. Ellers registreres ændringer ikke. Add SwopBody/Container Equipment id kan indtastes senere hvis dette ikke kendes. Calc Reference: referencen som følger fakturaen. Add Trailer Equipment id kan indtastes senere hvis dette ikke kendes. Gross Weight[kg] vægt indtastes i kg Goods desc Godsbeskrivelse skal indtastes, hvis der er anført en vægt. Calc Reference: referencen som følger fakturaen.

5 4/36 Det er muligt at booke mere equipment end man er tildelt pladser på toget. Der kommer en ny knap som hedder Add More Equipment som går videre til flexbooking siden. Inden Capacity siden forlades, bliver der spurgt om bookingen skal sendes.

6 5/36 Cancel af Fast Plads (Cancel TEU) For at annullere en fast plads trykkes på Cancel TEU nede i højre hjørne. Vælg det antal TEU, der skal annulleres fra faste pladser. Samlet antal TEU bliver talt ned. Hvis der ved en fejl er blevet Cancelled pladser kan Bookingkontoret give dem tilbage igen.

7 6/36 Give away TEU til anden kunde For at give en anden kunde TEU: Tryk på menuen med de 3 prikker nede i højre hjørne og vælg Give Away TEU. Vælg den kunde under Select, TEU skal gives til. Tryk på det antal TEU, der skal gives til kunden. Skriv mail-adressen på den der skal modtage kvittering på handlingen Tryk på Confirm Send mail

8 7/36 Antallet af TEU er talt ned med 1 Tryk på Back-knappen Indtil Kunden har accepteret TEU, kan giveren fortryde ved at vælge Claim TEU i menuen nederst i højre hjørne Kunden skal bekræfte at ville modtage de tildelte TEU. I Menuen nederst i højre hjørne, Vælg Claim TEU

9 8/36 Tryk på knappen med TEU fra 8051 for at acceptere tildelingen Antallet af TEU er forøget med 1

10 9/36 Flex Booking Flow Link til WEB-booking Indtast Username og Password og tryk på Login Vælg Create Booking

11 10/36 Vælg en dato hvor enheden skal afsendes Vælg hvor enheden skal transporteres fra og til. Mulige togafgange for de valgte kriterier vil blive listet under Select Train Vælg Tog/Tid, hvor enheden skal transporteres Dette er oversigtsbilledet for alle de bookinger der lavet til det pågældende train call. Hvis der ikke er tilføjet nogle bookinger vil der stå None i Already booked equipment Tryk på Add Equipment Done vender tilbage til datepicker

12 11/36 Indtast oplysninger på enheden I feltet Size/Type er der I No of units kan der vælges oprettelse af op til 12 bookinger, hvis der skal oprettes flere bookinger med samme data Indtast Equipment ID hvis det er kendt. Dette kan også gøres på et senere tidspunkt. Gross Weight skal indtastes i Kg. Goods desc. Mulighed for at beskrive hvad der fragtes i enheden Invoice Ref: Her indtastes faktura referencen som vil stå på jeres faktura. I feltet Remark er der mulighed for at skrive en besked til Green Cargo, hvis der er brug for at tilknytte en bemærkning. Når man er færdig med at indtaste oplysningerne på enheden har man 2 valgmuligheder: o Save Draft Der bliver gemt et udkast som IKKE er sendt til Green Cargo. Når den er i Draft kan man ændre oplysninger på enheden indtil man trykker på Confirm Equipment o Confirm Equipment Man bekræfter at man er færdig med bookingen og den SENDES til Green Cargo. Nu er det ikke længere muligt at ændre i info. No of units > 1 Indtastning af Equipment ID er ikke muligt i dette billede, hvis No of units er mere end 1. Equipment ID indtastes efterfølgende, ved at åbne de enkelte bookinger

13 12/36 Enheden kommer nu frem som en knap hvor der vises Type, Eq.Id, Status Der kan tilføjes flere Equipments til en booking ved tryk på Add Equipment. Der er 6 former for status på en enhed: o Draft så er der stadig mulighed for at ændre på bookingen o Wait Accept der kan ikke længere ændres på bookingen, og den afventer accept af Green Cargo. o Accepted Bookingen er blevet accepteret af Green Cargo. o Error der er sket en fejl på bookingen. Kontakt Green Cargo. o Rejected Green Cargo har afvist booking. Kontakt Green Cargo. o Cancelled Bookingen er blevet annulleret af Green Cargo Kontakt Green Cargo

14 13/36 Hvis man trykker på en enhed der er blevet oprettet og står i Draft har man mulighed for at opdatere bookingen (Update Equipment), bekræfte at bookingen er færdig (Confirm Equipment) eller slette den (Delete Equipment). Hvis man trykker på en equipment booking der står i status Wait Accept, har man oplyst alle informationer for den pågældende booking. Der er mulighed for at lave ændringer og slette bookingen Ved Accepted er der kun mulighed for at opdatere informationerne.

15 14/36 Add DGS to Equipment (Farligt Gods) Nedenstående er vist for en Flex-booking, men registreres på samme made for en Capacitetbooking Nede i højre hjørne får man 5 nye menupunkter op: o Add DGS o Upload DGS Documents o Delete DGS o Delete DGS Documents o View DGS Documents Vælg Add DGS Indtast UN Nummer på DGS, eller vælg DGS fra drop down menuen Tryk Next

16 15/36 Indtast resten af de nødvendige data Bemærk at nede i højre hjørne er det muligt at få en udvidet liste (Advanced Options) at udfylde DGS data i, hvis dette ønskes. Dette er valgfrit.

17 16/36 Under Pack type er der mulighed for at vælge følgende måle enheder: Hvis der vælges en måle-enhed, skal der indtastes en værdig i Amount feltet Tryk på Save DGS når data er indtastet DGS info vil nu være synligt på Bookingen og være markeret med rødt. Tryk på Update Equipment

18 17/36 Upload af DGS Documents Vælg Upload DGS Documents nede i højre hjørne. DGS dokumenter der skal tilknyttes kan de tilføjes ved at vælge Upload DGS Documents Tryk på Gennemse.. og tilføj filerne der ønskes tilknyttes. Tryk på Upload Seleceted File

19 18/36 Delete DGS Hvis en equipment har fået tilføjet DGS, kan det fjernes igen ved at trykke på Delete DGS. Tryk på det UN nr. som skal slettes

20 19/36 Kontroller at det er den rigtige DGS information der slettes Tryk på Delete Fjern DGS Dokumentet Vælg Delete DGS Documents

21 20/36 Markere Dokumentet Og tryk Delete DGS er nu fjernet fra bookingen

22 21/36 Aflyste og ændrede afgange Toget kan være aflyst og det vil være viste på denne måde Og det vil ikke være muligt at booke til denne afgang Hvis togafgangen er blevet ændret vises det som Replacement

23 22/36 Depot Bookings Mulighed for at lave en booking på enheder, der skal på Depot, Afhentes fra Depot eller både ind- og ud af Depot. Her er tale om bookinger, der ikke transporteres med tog, men blot er en Terminalhandling. Opret en Depot booking Vælg Create Depot Booking Vælg om enheden skal på Depot In Depot Eller Enheden skal hentes fra Depot Out Depot Eller Enheden planlægges til både skal indleveres og udleveres fra Depot på samme booking In/Out Depot De øvrige felter udfyldes med Location Size/Type Equipment ID Ref ID Tryk Create Booking List Bookings List Bookings billedet giver et overblik over alle de bookinger man har lavet hos Green Cargo 7 dage tilbage, og 14 dage frem.

24 23/36 Tryk på List Bookings I List Bookings billedet kommer oversigten over alle de bookinger der er oprettet, og hvilken status bookingen har

25 24/36 Booking State filter Der kan sorteres på hvilken status på bookingerne man vil have vist. Der kan sorteres på følgende status er: All Accepted Wait Accept Draft Error Rejected Cancelled Booking Status: Accepted Her kan oplysninger på enheden opdateres.

26 25/36 Booking Status: Wait Accept Her kan oplysninger på enheden opdateres. Booking Status: Draft Hvis booking status er Draft er der samme konfigurations muligheder som beskrevet i afsnit 1 og 2 i denne manual.

27 26/36 Køreplan Vælg Train Schedule Oversigt over alle togafgange ved Green Cargo Norge

28 27/36 Browse OneStop Booking Se de bookinger, der er oprettet af jer Vælg Browse OneStop Booking Find by giver mulighed for at søge på Search from today Vælg mellem 3 og 5 dages bookinger, når date er valgt. F.eks. så vil søgning på OSB number or OSB/equipment ref, søge så langt tilbage som der er data Status vælg mellem All Not done Error

29 28/36 Trykkes der Search uden at skrive OSB number, vil der blive vist en liste over alle bookinger inden for valgte søgekriterier Som det fremgår, vises kun de bookinger, kunden selv har oprettet. <<Prev : Springer 7 dage tilbage >>Next : Springer 7 dage frem Hvis der klikke på bookingen, får man mulighed for at vælge mellem View Betailed Info View Messages/Errors

30 29/36 View Detailed Info viser info og status om bookingen. Her fremgår det at Bookingen er blevet Donnet kl. 09:30 View Messages/Errors Kontrollere bookingen for fejl

31 30/36 Stock Search Se hvilke enheder, der er på en bestemt terminal på en bestem LLA (Kunde) Vælg Stock Search Vælg Terminal. LLA er udfyldt med det login, der er foretaget Er det kunde login, kan de kun se deres egne enheder Der er forskellige filtre, hvis der er behov for at sætte disse. Class: Enhedstype Cont/Trailer nv Size/Type: 2586SWOP/2586dc mv. Om enheder er loaded/empty Om programmet kun skal vises enhederne startende med ex. DECA

32 31/36 Hvis der klikkes på en af enhederne, er der mulighed for at se tilhørende booking Eller lave en intern flytning på terminalen fra en position til en anden

33 32/36 Mark Trace Vælg Mark Trace Under Mark Trace indtastes det enhedsnr. Der skal søges på Tryk på Search

34 33/36 På enhed BNSU kan ses 4 aktiviteter, status for de enkelte aktiviteter vises i venstre kolonne I højre kolonne kan ses den/de Terminal(er) der har været involveret. I dette eksempel kan aflæses at enheden afventes af ankomme til ALN med tog og derefter at blive kørt videre med Truck. Hvis der trykkes på en af de 4 aktiviteter, er der mulighed for at se bookingen ved at trykke på View Booking Her i eksemplet, vises kun et lille udsnit af de Booking informationer der bliver vist

35 34/36 Hvis en del af bookingen mangler at blive Done, kan der i Mark Trace ses, hvor i processen bookingen befinder sig

36 35/36 Settings Vælg Settings Herunder er der mulighed for at ændre password og sætte en fast Terminal på, samt angive sin mailadresse Change Password Efter at have indtastet det gamle og nye password trykkes på Change for at gemme ændringerne

37 36/36 Default Settings Når du klikker i feltet åbner en liste over terminalerne Vælg den Terminal, der ønskes. Indtast din mail-adresse i -feltet Tryk på Save