Udbud og organisering

Transkript

1 Udbud og organisering Peter Stig Jakobsen 2 Et oplæg til inspiration Styrelsen for It og Læring 1

2 3 Bedre leverancer og kontraktvilkår Udfordringen består i som offentlig indkøber på udbudstidspunktet at fastlægge ydelse og vilkår, som matcher den optimale efterfølgende leverance på leveringstidspunktet. Leverancen på leveringstidspunktet: Up to date og relevant? Matcher den bedste/ønskelige leverance, som reelt er og udbydes på markedet? Matcher behovene kvalitativt og kvantitativt? Udnytter mulighederne for innovation fx til at opnå effektivitets- og kvalitetsforbedring? Kontraktvilkår på leveringstidspunktet: God pris Incitamenter for leverandørerne til at levere god ydelse (hvad driver dette?) Kontraktstyring ønsker og reelle muligheder (prognose) 4 Bedre udbudsprocesser Udfordringen består i som offentlig indkøber på udbudstidspunktet, at designe og detaljere udbudsvilkår og udbudsprocessen, så de rigtige og bedste tilbud bliver opnået. Tidsplan og udbudsproces? Udbuds- og tilbudsomkostninger omfang, betydning og evt. tilbudsvederlag? Udbudsform? Offentligt og begrænset udbud overfor udbud med forhandling/konkurrencepræget dialog? Hvilke udvælgelseskriterier bør fastlægges for leverandørernes egnethed? Økonomisk? Teknisk? Hvilke tildelingskriterier bør designes for at opnå det økonomisk mest fordelagtige tilbud? Kun pris/omkostninger, eller også Kvalitet (som nærmere skal defineres og være målbart) Service Mv. 2

3 5 Umiddelbare værktøjer til optimering Egne erfaringer fra historiske leverancer, udbudsprocesser og kontraktvilkår Andre offentlige myndigheders tilsvarende erfaring/erfa- og vidensdelingsgrupper Hvad har andre gjort i tilsvarende indkøbssituationer Forudgående markedsdialog Egne undersøgelser af nuværende bedste kvalitet/vilkår Anvendelse af eksterne tekniske og/eller kommercielle/juridiske rådgivere Anvendelse af udbudsformerne udbud med forhandling/konkurrencepræget dialog Inddragelse af frivillige og tvungne optioner i udbuddene/kontrakterne Kortvarende kontrakter så gør vi det bare igen en gang til om et år eller to 6 Supplerende/alternativt indkøb sammen med andre DeskBG

4 7 Game changer (!?) Oktober 2017 Samtlige 98 kommuner og alle 5 regioner går sammen om fælles udbud af i) national telemedicinsk infrastruktur og ii) telemedicinske løsninger for medarbejdere og borgere Foto: Thomas Vilhelm, Kilde: Jyllandsposten Erhverv Gennem de seneste 10 år har der været mange og spredte pilotprojekter om emnet Telecare Nord projektet mellem Region Nordjylland og 11 kommuner danner basis for udbuddet 8 Klogere indkøb, mere velfærd Der er givet en opfordring om at overveje fælles indkøb Regeringens/Finansministeriet publikation fra juni 2017: Hvert år indkøber den offentlige sektor varer og tjenesteydelser for ca. 300 mia. kr. Ved i højere grad at samarbejde om indkøbet på tværs af den offentlige sektor kan vi skabe større sammenhæng for den enkelte borger og være mere professionelle samarbejdspartnere for de virksomheder, der er leverandører til den offentlige sektor. Ved at samarbejde om køb af antivirus software har staten sparet ca. 90 % af udgifterne til licenser. Ved at samarbejde om standardiserede indkøb kan vi frigøre ressourcer til, at den enkelte kommune [..] kan fokusere deres kræfter på at løfte deres kerneopgaver [ ]. Samlet vurderes det, at den offentlige sektor anvender 2,7-4,4 mia. kr. [ ] alene på transaktionsomkostninger ved udbud og indkøb. 4

5 9 Der kan være økonomisk gevinst ved fælles indkøb Deloitte Analyse af regionernes indkøb Fælles udbud, compliance og organisering, maj 2016: Stor spredning i indkøbsadfærden bred leverandøranvendelse, forbrug af højt antal varenumre og mange decentrale indkøbere. Lav grad af (klinisk) standardisering. Store overlap i behov/krav og derfor ensartet forbrug mellem afdelinger og regioner. Hyppige anskaffelser og levering direkte til bruger/bestiller fremfor via (central)lager. Begrænsede muligheder for bestilling via indkøbssystem. Kortere udbudshistorik fremfor at være udbudt gentagne gange. Lav grad af (central) kontraktdækning typisk tjenesteydelseskategorier. Velfungerende konkurrence, der ikke ødelægges af konsolidering. 10 Hvordan ser det så ud med fællesudbud i 2017? TED 2017 åtd. Ca. 125 fællesudbud Udbud af varer, bl.a. Arbejdsbeklædning Kaffe, te, tilbehør og service Sports- og svømmeudstyr Biler Varmblandet asfalt Udbud af tjenesteydelser, bl.a. Måttevask Gadefejning Tolkeservice Trykkeriydelser Revisionsydelser I alt ca udbud på TED i perioden 5

6 11 Samarbejdsformer Anvendelse af SKI eller andre indkøbscentraler Rammeaftaler Ad hoc-aftaler 12 Hvornår er det oplagt at overveje fælles indkøb? Indkøb af standardvarer- og tjenesteydelser Indkøb, hvor stor volumen giver prismæssige fordele Mere komplicerede indkøb, som kræver betydelig inddragelse af erfaring Mere komplicerede indkøb, hvor der er behov for mere væsentlig teknisk/kompetencemæssig inddragelse af eksterne konsulenter Mere komplicerede indkøb, der skal indeholde større elementer af innovation Forudsat: Den enkelte kommune mv. kan affinde sig med et fælles indkøbsresultat 6

7 13 Situationer, hvor fælles indkøb typisk ikke er relevant B&A-opgaver (undtagen: Innovative indledende undersøgelser/test/vurderinger) Ikke- standard-varer Ikke-standard-tjenesteydelser, men som er overkommelige for den enkelte kommune mv. Behov for mange optioner fra den enkelte kommunes mv. side Hvor den enkelte kommune mv. har behov for 100 % selv at kontraktstyre og/eller at anvende optioner og/eller, at opnå individuelle læringseffekter at fastsætte tider for levering 14 Fælles indkøb nogle gange en god idé 7

8 15 Indbyrdes aftale ved fælles indkøb Der er i tilfælde af fælles indkøb altid behov for en aftale om det fælles indkøb mellem de kommuner mv., som deltager i fællesindkøbet. Bl.a. bør der indgås aftaler om: Hvordan fastlægges den nærmere kravsspecifikation? Hvilken kontrakt og hvilke hovedkontraktvilkår skal være målet? Politik vedrørende optioner herunder om den enkelte deltager kan forlange medtaget optioner Politik om udnyttelse af optioner kvalitative, kvantitative og tidsmæssige Allokering af ressourcer omfang, tidsmæssig udstrækning mv. Eventuel anvendelse af ekstern bistand Økonomisk fordelingsnøgle for omkostninger ved udbud og kontraktstyring Beslutningsbestemmelser alle enige eller flertalsregler? Hvad skal der ske, hvis udbuddet annulleres mv.? Hvem tegner de fællesindkøbende enheder? Solidarisk hæftelse eventuelle bestemmelser om indbyrdes fordeling af erstatningsansvar/tab? 16 Afsluttende 8

9 17 Kontakt Peter Stig Jakobsen Partner København EU- og Konkurrenceret T M E psj@bechbruun.com København Danmark Aarhus Danmark Shanghai Kina T