Referat fra styringsdialogmødet med Boligforeningen 3B afholdt den 3. november 2010

Transkript

1 1 Deltagere fra Boligforeningen 3B: Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Per Bro og Solvejg von Barm Deltagere fra Københavns Kommune: Pia Nielsen, Diddi Thiemann Norup og Sune Skovgaard (referent) 1. Formål med styringsdialog Formål og muligheder i forbindelse med styringsdialog mellem boligorganisationerne og Københavns Kommune blev drøftet. I modsætning til den meget specifikke tilgang, der normalt opleves i forbindelse med aktuel sagsbehandling, giver styringsdialogen blandt andet mulighed for at komme hele vejen rundt om 3B og på tværs af problemstillinger og/eller udviklingsområder. Kommunen kvitterede i den sammenhæng for, at 3B har fremsendt og uploadet et godt og oplysende materiale om både organisationen og afdelingerne. Det blev oplyst, at kommunen i forbindelse med styringsdialogmøderne har gennemgået de indsendte regnskaber som krævet i driftsbekendtgørelsen. Kommunen har ikke kommentarer udover, hvad der drøftes i styringsdialogen. 2. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler 2 a. 3B s vurdering af egen målopfyldelse i forhold til lovens generelle styringsmålsætninger. 3B vurderer, at de i nogen grad opfylder målene. Det skyldes, at der er mange ting i organisationen, der stadig er i proces. Bl.a. har sammenlægningen i 3B taget længere tid end forudsat. I samme periode er der foretaget en del organisatoriske tiltag. På bekostning heraf er strategiarbejde blevet nedprioriteret. 3B har gennem den seneste periode arbejdet med gennemskuelighed i de ydelser, der leveres fra 3B til afdelingerne. I den forbindelse påbegynder 3B primo 2011 arbejdet med at skabe serviceaftaler mellem 3B og afdelingerne vedrørende de lokalt leverede ydelser. Endelig gør 3B sig overvejelser om den fremtidige drift for at skabe større fleksibilitet, f.eks. ved at overveje organiseringen af driftspersonalet.

2 2 3B er påbegyndt udarbejdelse af strategi- og handlingsplan 2015, som forventes afslutte i 2. kvartal b. Indledende drøftelse af implementering af den nye BL-aftale 3B s organisationsbestyrelse har tiltrådt BL-aftalen. 3B foreslår i vid udstrækning brug af fleksibel udlejning, og bruger både områdeniveau og afdelingsniveau som parametre i udlejningsaftalen. På styringsdialogmødet blev der indgået aftale om, at 3B senderoplæg til udlejningsaftalen, som har været forelagt organisationsbestyrelsen, til kommunen. Det blev aftalt, at der afholdes et supplerende møde, hvor der indgås konkrete aftaler om udlejning den 7. december På mødet den 7. december drøftedes udkast til aftaler om udlejning. Det aftaltes, at kommunen udsender det reviderede udkast, når Borgerrepræsentationens beslutning af 16. december 2010 foreligger. 2 c. 3B ønsker en drøftelse af mulighederne for at afprøve de nye reg-ler om annoncering aktivt i udvalgte boligafdelinger. Dyvekevænget har udlejningsproblemer, hvilket blandt andet skyldes årige, som generer området, og som tiltrækkes af Solvangscentret. 3B har bl.a. forsøgt sig med udlejning gennem ejendomsmægler. På styringsdialogmødet blev det aftalt, at kommunen godkender annoncering i forbindelse med Dyvekevænget. Det blev drøftet, om annonceringen kunne linkes med oplysninger om Brohuset og Sejlhuset, som derved billigt kunne komme med i annonceringen. Begge afdelinger har endnu tynde ventelister. Særboliger: Som opfølgning på allerede indgåede aftaler drøftedes de 56 særboliger, som skal leveres inden 31. december B er forud i forhold til leveranceplanen, og regner med levering af de sidste allerede medio Ommærkning: Aftalen om ommærkning påregner 3B overholdt som aftalt. Kommunen har fokus på at følge op på ommærkningen, og det har 3B også. Kommunen oplyste, at boliger under kr. pr. måned - grænsen kan være både familieboliger, men også ungdomsboliger.

3 3 3. Gennemgang af boligorganisationen 3B 3.1 a. Økonomi/drift 3B har styrket økonomifunktionen ved at udvide fra 1 til 3 byggeregnskabsmedarbejdere og en styrkelse i direktionen, så der nu også er kapaciteter i forhold til driften. Der er en god spredning aldersmæssigt i regnskabsafdelingen på grund af egen uddannelse af regnskabselever. Revisors bemærkninger om, at 3B opkræver byggesagshonorar i henhold til fastlagte satser, og revisors anbefaling af, at byggesagshonorarer fremover opføres efter det kostægte princip efter medgået tid, anført på side 78 i revisionsprotokollatet blev drøftet, og 3B meddelte, at man ikke var enig med revisor i denne bemærkning om byggesagshonorarer. Det blev aftalt, at 3B kommer med en redegørelse for byggeafdelingen i forhold til driften og vedlægger denne sammen med 2010 regnskabet. 3B orienterede kort om afdelingerne Grønrisvej, Australiensvej og Dannebrogsgade. 3.1 b. Drøftelse af den fremtidige udvikling i 3B s dispositionsfond Kommunen bad om en prognose for udviklingen over de næste 10 år, hvortil 3B oplyste, at de pt. arbejder med en 3-årig budgetperiode for dispositionsfonden i stedet for en 10-årig. Det blev aftalt, at 3B sender en prognose over den tidsperiode, de arbejder med evt. sammen med vejledende beslutninger/drøftelser om den fremtidige anvendelse af dispositionsfonden. 3.1 c. Gennemgang af 3B s henlæggelsespolitik Organisationsbestyrelsen ønsker generelt en forhøjelse af henlæggel-serne, hvilket kommunen noterede med tilfredshed. 3.1 d. 3B har ønsket et punkt på dagsordenen vedrørende drøftelse af konsekvenserne af kommunens nye regler for renholdelse af fortove Punktet blev drøftet, og baggrunden for ønsket er, at 3B ikke finder overensstemmelse imellem prisen på kommunens renholdelse og kva-liteten af samme. Det blev aftalt, at spørgsmålet tages op på Samar-bejdsforum ved førstkommende lejlighed, da dette er et generelt tema for alle boligorganisationerne i København. Emnet drøftedes på Sam-arbejdsforum den 12. november Ledelse og beboerdemokrati 3B ser gerne en vækst i organisationens boligmasse på ca boli-ger frem mod 2015, Der er pt. projekter i gang med ca. 500 boliger.

4 4 De nye boliger skal kunne håndteres inden for den eksisterende bemanding via effektiviseringer. 3B overvejer den optimale organisationsstørrelse/administrationsstørrelse, og vurderer at den formentligt ligger i størrelsesordenen boliger. 3B overvejer og drøfter også internt fremtidens beboerdemokrati, herunder også villighed til økonomisk dækning af forsøg. Fordele og ulemper ved fælles afdelingsbestyrelser i Urbanplanen, men det kunne også være andre steder, blev drøftet. 3B er helt bevidste om mulige problemer i den forbindelse, og kommunen påpegede vigtigheden i, at de formelle regler om beboerdemokrati overholdes - også der, hvor der er fælles afdelingsbestyrelser eller andre lokale samarbejder på tværs af afdelinger. 3.3 Udlejning og velfungerende boligafdelinger 3B ligger fint i forhold til boligsocialt velfungerende afdelinger. 3B fremførte, at Københavns Kommune burde optimere indsatsen imod de årige. For 3B s vedkomne specielt i Urbanplanen, Folehaven og Sydhavnen Det blev aftalt, at dette var et emne til gentagen og vi-dere drøftelse. 3B orienterede om overvejelser vedrørende Folehaven. Overvejelserne går på om en nødvendig gavlisolering i afdelingen kunne løses ved påbygning, som samtidig kunne give en forøgelse af de lidt større boliger. Kommunen afviste ikke løsningen, men det må vurderes nærmere, når der foreligger lidt mere konkretiserede planer. Af kommende større sager nævnedes også afdelingerne Valby og Tranehavegård. 4. Afdelinger i 3B med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal Problemerne omkring Solvangscentret forventes løst indenfor en rimelig tidshorisont. 3B har flere positive kontakter og dialoger i gang. 5. Boligsociale helhedsplaner og områdebaserede indsatser 3B har stort fokus på arbejdet med de sociale helhedsplaner og afventer de kommende muligheder i det nye boligforlig. 6. Kontaktpersonordningen Der var ikke særlige bemærkninger til dette punkt.

5 5 7. Opsigelse af institutionslejemål 7.1 3B ønskede at drøfte problematikker vedrørende opsigelse af institutionslejemål 3B har et behov for, at Københavns Kommune udmelder et kapacitetsbehov for kommunens institutioner, idet 3B modtager forskellige signaler. Det blev aftalt, at Københavns Kommune leverer en tilbagemelding om problemstillingen. Emnet drøftes på det kommende møde i Samarbejdsforum. (Med hjælp fra BUF og KEJD) 8. Tilsyn med drift- og vedligeholdelsesplaner for 3B s afdelinger Der var ikke særlige bemærkninger til dette punkt. 9. Forretningsgange og forvaltningsrevision Der arbejdes på de manglende forretningsgange, og de vil formentlig ligge klar ultimo 2010 / primo B orienterede også om deres politik for restancer. Det blev aftalt, at punktet tages op på næste års styringsdialogmøde. 10. Eventuelt 11. Næste styringsdialog møde 3B vil i forhold til deres årshjul foretrække, hvis styringsdialogmødet kunne ligge medio november. Næste møde foregår hos boligorganisationen, og kommunen sender i starten af 2011 mødeplan for næste års styringsdialog ud.

6 Aftaleoversigt for styringsdialogmødet Aftale mellem 3B og Københavns Kommune for driftsåret 2010/11 Aftalen er udarbejdet i forlængelse af mødet den 3. november 2010 Aftaler på boligorganisationsniveau Udlejning: Det blev aftalt, at 3B sender oplæg til udlejningsaftalen, som har været forelagt organisationsbestyrelsen, til kommunen. Det blev aftalt, at der afholdes et supplerende møde, hvor der indgås konkrete aftaler om udlejning den 7. december Dispositionsfonden: Det blev aftalt, at 3B sender en prognose over den tidsperiode, de arbejder med evt. sammen med vejledende beslutninger/drøftelser om den fremtidige anvendelse af dispositionsfonden. Ansvarlig for aftalen: 3B Deadline for aftalen: 2. Renholdelse af fortove: Det blev aftalt, at spørgsmålet om renholdelsen af fortovene tages op på Samarbejdsforum ved førstkommende lejlighed, da dette er et generelt tema for alle boligorganisationerne i København. Emnet drøftedes på Samarbejdsforum den 12. november Indsatsen overfor de årige: 3B ønsker, at Københavns Kommune For 3B s ved komne specielt i Urbanplanen, Folehaven og Sydhavnen. Det blev aftalt, at dette emne er til gentagen og videre drøftelse. 4. Kapacitetsbehov for kommunens institutioner: Det blev aftalt, at Københavns Kom mune leverer en tilbagemelding om problemstillingen omkring kapacitetsbehov for kommunens institutioner. Ansvarlig for aftalen: Pia Nielsen, Støttet Byggeri Deadline for aftalen: Ultimo Forvaltningsrevision: Det blev aftalt, at punktet vedr. manglende forretningsgane tages op på næste års styringsdialogmøde. Ansvarlig for aftalen: 3B Deadline for aftalen: Ingen Næste møde finder sted ultimo Kommunen udsender mødeindkaldelse i primo 2011.