Microsoft Office 2013 Excel Pivot tabeller og dataanalyse Opgaver.

Transkript

1 Microsoft Office 2013 Excel Pivot tabeller og dataanalyse Opgaver. Af Per Larsen

2 Indhold Opgaven Gennemse datafilen... 3 Opgavedefinition... 9 Optalt pr. salgsdistrikt Top 10 Postnumre Top 10 Virksomheder Små virksomheder Fax / ingen Fax Antallet af registreringer pr. Måned / År Opgave Gennemse datafilen Tilret datafilen Opstilling- Gennemsnit, Min og Max Procenter i forhold til et tal Sammenligning af data Formaterede betingelser i Pivot Opgave Gennemgang af Excel filen Brug Pivottabeller til at finde fejl Rapport med datavalg Uheld og trafikdræbte efter alder Antal af uheld fordelt på køn i forhold til alder Sortering med rapportfilter Copyright. Dette materiale er ophavsretligt beskyttet. Det er tilladt at anvende hæftet her til privat/personlig brug. Derimod må du ikke anvende materialet kommercielt, ligesom du ikke må videresende digitale kopier til venner og bekendte eller andre personer uden for din husstand, sprede materialet i flere kopier til flere brugere eller stille det til rådighed elektronisk/online. Ønsker du at anvende materialet til andet end privat/personlig brug, kræver det tilladelse enten fra forfatter Per Larsen eller KompetenceSilkeborg, og brug af materialet vil være i forbindelse med et 1 eller 2 dages kursus. Du henter al materiale fra /pivot2013 2

3 Opgaven 1 Gennemse datafilen Åbn filen Detail-export-usa.xlsx Du har fået et dataset fra din samarbejdspartner, og selv om han har rettet overskrifterne i filen, skal du gennemgå filen, for at se om alt er som det skal være. Umiddelbart er der flere ting der springer én i øjnene. Naturligvis tjekker du først om der er tomme rækker eller kolonner ikke? Det er der heldigvis ikke. Hvad så med overskrifter. Er der en overskrift for hver kolonne, er der flettede eller opdelte celler? Hvad med celleindholdet er det logisk opbygget. Se Postnummer. Nogle byer har 5 cifre, mens andre har 9 cifre. Se datoerne. Der er vist også noget galt med dem. Lad os starte med postnumrene. Vi skal have ændret kolonnen, så de sidste 5 cifre forsvinder i alle de celler hvor postnummeret indeholder 9 cifre. 9 cifre 5 cifre 3

4 Start med at indsætte en ny kolonne til højre for kolonnen med Postnumre. Du kan gøre det på flere måder. 1. Du kan markere kolonnen til højre for stedet hvor du vil have indsat en ny kolonne (Kolonne F med Telefonnumre) og klikke på genvejstasten Ctrl Du kan markere kolonnen til højre for stedet hvor du vil have indsat en ny kolonne (Kolonne F med Telefonnumre) og klikke på Indsæt Arkkolonne fra fanebladet Indsæt i blokken Celler. + Klik for at markere kolonne Blot for at kunne kende forskel på kolonneoverskrifterne kan du kalde den nye kolonne postnumre2. Nu skal vi blot finde en formel der får de sidste 5 cifre til at forsvinde. Excel har en funktion der hedder =Venstre(). Den giver mulighed for at finde et givent antal cifre målt fra det første ciffer i et tal, og det er lige hvad vi skal bruge her. Klik i celle F2, altså den første celle i den nye tomme kolonne. Skriv =Venstre Klik på Funktionsargumentet siger nu: Find den tekst eller talstreng du skal forkorte. Skriv det antal tegn det nye tal skal indeholde. Klik på celle E2 for at hente det første Ciffer i kolonnen Postnumre. Skriv; og skriv 5). Klik på Ctrl + Enter. 4

5 Nu har vi fået de første 5 cifre separeret fra det lange postnummer, og nu skal vi blot have dette nye format kopieret til resten af cellerne i kolonne F. Den letteste måde at gøre det på, er ved at dobbeltklikke på Fyldhåndtaget i celle F2. Nu skal du have fjernet formlen i kolonne F. Sørg for at kolonne F er markeret. Klik Ctrl + C (for at kopiere) Klik Ctrl + V (for at indsætte) Din Smart tag kommer frem, og du får nu mulighed for at fortælle Excel hvordan du vil indsætte dine data, og her vælger du Værdier. NB. Hvis dine Postnumre startet med et 0 (f. eks. 0800), kan du komme ud for at det forsvinder. Derfor er det en god idé at ændre tallene til formatet Tekst. Du får en fejleddeles med en lille grøn trekant øverst i alle cellerne. Klik på trekanten, klik på dropdownpilen, og klik på ignorer fejlen. kopier herefter formatet til de andre celler i kolonnen. 5

6 Nu skal du blot have slettet kolonne E, og have rettet overskriften i den nye kolonne E til Postnummer. Du sletter den oprindelige kolonne E ved at markere den, og bruger genvejstasten Ctrl eller klikker på Slet Arkkolonne i gruppen Celler. Din datakilde er ikke helt Ok endnu. Din dato er helt forkert. Den er vist hentet ind fra et eller andet bøgføringssystem, og passer bestemt ikke ind i Excel. Hvis du gennemser dine data, kan du se hvordan tallene er bygget op. År Måned Dag 6

7 Vi skal nu have trukket År, Måned og dag ud af talstrengen, og til det hat Excel funktionen =Dato Vi skal bruge, både funktionen =Dato og funktioner der kan identificere tallene i talrækken. Vi har lige været gennem en af dem, nemlig =Venstre() i forbindelse med postnummer. I celle L2 skal der altså stå: =DATO(VENSTRE(K2;4);MIDT(K2;5;2);HØJRE(K2;2)) Det fungerer således: År: 4 cifre målt fra venstre taget fra celle K2. Måned: 2 cifre målt fra midten, startende med det 5. ciffer fra celle K2 Dag: 2 cifre målt fra højre taget fra celle K2. Med det giver ikke en dato, det giver kun et nummer, og ikke en dato. Grunden er at formatet er Standard, og ikke en dato. Du skal ændre formatet til Kort datoformat 7

8 Nu kan du kopiere formatet til alle cellerne i kolonne L ved at dobbeltklikke på fyldhåndtaget i celle L2, og hele kolonnen udfyldes med det korrekte datoformat. Nu skal formlen fjernes fra alle cellerne i kolonne L, og ligesom ved Postnumrene kopierer jeg kolonne L, og indsætter dataene igen i kolonne L Marker kolonne L Ctrl + C Ctrl + V Om du vælger at bruge Ctrl + V for derefter at ændre formatet, eller om du klikker på Indsæt, og her vælger formatet Værdier bestemmer du selv, I stedet for at skrive en ny overskrift i kolonne L, kunne du vælge blot at flytte overskriften fra kolonne K til kolonne L. Det eneste vi nu mangler, er at slette kolonne K, og så naturligvis at ændre datakilden til en tabel, i det tilfælde, at der senere skal tilføjes ny data. Sørg for at din cursor står i en af cellerne i datakilden, klik på Tabel i blokken Tabeller, og inden du klikker på Ok, er det en god idé, at sikre sig at de marcherende myrer går hele vejen rundt om datasettet. Tips! Genvejstast for at ændre data til en tabel er Ctrl + T 8

9 Opgavedefinition Din chef kommer med en PDF fil, med flere tabeller, som indeholder de oplysninger han ønsker. Han beder nu dig lave den samme, men efter den Excel fil du allerede har. Du kan se den fil din chef hat modtaget fra Jeres amerikanske samarbejdspartner ved at hente seattlewoman-bus-reports.pdf. Du kan også se, hvordan Pivotrapporten skal se ud på de næste to sider. Det tilrådes at du prøver at lave opgaven uden hjælp, men hele proceduren bliver gennemgået fra side 12 til 23. 9

10 Optalt pr. Salgsdistrikt Salgsdistrikt Antal af Virksomheder Ikke oplyst 4 Total 280 Top 10 postnumre Postnumre Antal virksomheder Total 152 Top 5 virksomheder Rækkenavne Antal af Kundenummer Gavebutik 32 Blomsterforretning 21 Handel med friske blomster 19 Kunsthandel 18 Boghandel 17 Hovedtotal

11 Lille virksomhed Lille virksomhed Antal Ja 262 Nej 18 Total 280 Fax / ingen Fax Har fax? Antal Med fax 35 Uden fax 245 Hovedtotal 280 Antallet af registreringer pr. Måned / År År Total jan feb apr 1 1 okt 2 2 nov 1 1 dec 5 5 Hovedtotal

12 Optalt pr. salgsdistrikt Den første rapport skal indeholde Kunder fordelt på salgsdistrikter. Opret din Pivottabel Start med at klikke på Salgsdistrikt i Feltlisten. Se i Rapportområder her er noget galt! Salgsdistriktet havner i RÆKKER i Områdesektionen. Burde det ikke havne i Ʃ VÆRDIER da det udelukkende er tal? Jo, men læg mærke til, at der er en tom værdi. Det gør at Pivot ikke registrerer det som tal, og derfor havner felrer i RÆKKER. Nu skal vi have et felt i Ʃ VÆRDIER. Du skal være helt sikker på, at det felt du henter ned i Ʃ VÆRDIER har samtlige celler udfyldt. Du kan f.eks. ikke bruge Salgsdistrikt da det jo har tomme felter. Træk Kundenummer til Ʃ VÆRDIER. Vi skal blot have antallet af kunder, så alle kolonner hvor alle celler er udfyldt kan bruges, MEN tallet i Rapporten opsummerer, det tæller ikke antallet af forekomster. Højre klik på et af tallene i Rapporten, vælg Opsummer værdier efter, og vælg Antal. Nu passer tallene, og du mangler blot at ændre overskrifterne, og evt. navngive fanebladet, samt at give din rapport et nydeligt design. 12

13 Top 10 Postnumre Opret en ny Pivottabel. Start med at hente Postnumre til RÆKKER og Kundenummer til Ʃ VÆRDIER. Du kan i samme forbindelse Opsummere værdierne så Kundenumrene bliver opsummeret pr. antal, og ikke opsummeret ved at lægge alle kundenumrene sammen. Klik på dropdownpilen ved Rækkenavne Klik på Værdifiltre Klik på De 10 øverste I det tilfælde her, skal du blok klikke på OK, men du er ikke bundet af at skulle finde de 10 øverste, du kan vælge nøjagtigt det antal du ønsker. Nu har du fået det korrekte antal, men sorteringen er ikke helt på plads. Sorteringen skulle gerne være så det største antal kunder pr. postnummer står øverst. Problemet er, at der ikke er nogen sorteringsmulighed ved Postnumre! 13

14 Ved Rækkenavne klikker du på sorteringsioknet Klik på Flere sorteringsindstillinger Vælg Faldende (Å til A) efter: Vælg Antallet af kundenumre ved at klikke på dropdown pilen ud for Postnummer Klik på Ok Din Rapport er færdig, nu skal du blot ændre designet. Klik på fanebladet Design Klik på Stribede rækker Vælg et design du syntes er pænt. Skal du sende rapporten til din chef, skal du nok overveje at ændre overskrifter, og måske gøre din rapport mere læsevenlig, inden du kopiere den. 14

15 Hvis du ønsker at sende dit Excel regneark videre til din chef, uden feltliste og Pivotindhold, men udelukkende som en tabel, så er her et forslag til hvordan det kan gøres. Vælger du kun at fjerne Feltlisten, ved at klikke på Feltliste ikonet under båndet ANALYSÉR, opnår du ikke andet, end at når der bliver klikket i tabellen, kommer Feltlisten tilbage. Marker din tabel, så du har marcherende myrer omkring tabellen. Kopier tabellen (Ctrl + C) Sæt cursoren der hvor du ønsker din tabel. Klik nu på den lille pil ved Indsæt ikonet på fanebladet Hjem. Nu skal du først klikke på Værdier, og dernæst lave øvelsen igen, men denne gang klikke på Formatering. Du kan nu slette den oprindelige tabel, og den nye tabel virker nu ikke som en Pivottabel. Selv om du klikker i tabellen, kommer Feltlisten ikke frem. Tips! Du kan markere hele din Pivotrapport, ved at klikke et tilfældigt sted i rapporten og klikke på: Ctrl + Shift + * 15

16 Top 10 Virksomheder Start med at oprette en ny Pivottabel på baggrund af dit regneark. Denne gang skal vi have top 10 Virksomheder, altså næsten magen til sidste opgave. Start med at trække Virksomheder ind i dine RÆKKER. Vi har jo allerede prøvet nogle gange at hente Kundenummer ind i Ʃ VÆRDIER med stort held, så hvorfor så ikke gøre det igen. Ligesom ved forrige opgave klikker du på dropdownpilen ved Rækkenavne, vælger Værdifiltre, og vælger De 10 øverste Du kan nu, ved blot at klikke på OK få de 10 virksomhedstyper frem der er flest af. Prøv at ændre tallet til 5 inden du klikker på OK. 16

17 Nu skal du igen sortere dine data, så det er den virksomhedstype der er flest af, der kommer øverst i listen. Som ved sidste opgave klikker du på sorteringsikonet ved Rækkenavne, vælger Flere sorteringsindstillinger Vælg fra Å til A, og vælg Virksomheder som sorteringsgrundlag. Klik på Ok 17

18 Små virksomheder Denne rapport må kunne laves hurtigt. Start med at oprette en Pivottabel. I vores tabel har vi en kolonne med overskriften Lille virksomhed. Hent Lille virksomhed ned i RÆKKET Hent Kundenummer ned i Ʃ VÆRDIER Nu mangler du blot at Opsummere Antal af kundenummer efter antal, og opgaven er færdig. Husk lige at lave et flot design, inden du videresender, eller kopiere den til din chef. 18

19 Fax / ingen Fax Nu skal du lave en rapport over hvor mange af dine kunder der har en fax. Start med at lave din Pivottabel. Husk, at hvis grundlaget er en Excel fil der er konverteret til en tabel, kan du fra fanebladet Design blot klikke på Opsummer med pivottabel, og Pivottabellen dannes. Start med at trække Fax til RÆKKER og træk Kundenummer til Ʃ VÆRDIER Nu får du en kolonne med en masse et-taller, nemlig alle de kunder der har en fax. Kikker du efter nederst i dine Rækkenavne, vil du se at der i nederste linje står (tom) 245. Altså 245 kunder der ikke har en fax. Nu skal vi blot have samlet alle de forekomster under antal kundenumre, og grupperet dem. 19

20 Marker alle cellerne under Rækkenavne, der i Antal af Kunder indeholder et ettal. Klik på fanebladet ANALYSÈR Klik på Gruppemarkering. Du får nu grupperet alle forekomster med et ettal i GRUPPE1 Nu kan du klikke på Gruppe pilen, både ved Gruppe1 og ved cellen (tom), og din rapport er næsten færdig. Prøv at dobbeltklikke på antallet med Fax (35), så får du en fuld detaljeret rapport over hver enkelt der har en fax. Det eneste du nu mangler, er at formatere din tabel, så den ser let læselig ud, og kopiere den til det sted du ønsker. 20

21 Antallet af registreringer pr. Måned / År Start med at oprette din Pivottabel Klik på Dato i Feltlisten, og den vil automatisk blive flyttet til RÆKKER. Klik på Kundenummer i Feltlisten. Den vil også automatisk blive flyttet til RÆKKER. Men det er ikke hvad vi har brug for. Træk derfor feltet fra RÆKKER til Ʃ VÆRDI. Nu skal datoerne grupperes. Klik på en tilfældig dato. Klik på Gruppefelt på fanebladet GRUPPÉR Marker Måned og År Klik på OK 21

22 Læg mærke til, at du har fået et nyt felt, både i din Feltliste og i din Områdesektion med navnet År. Træk feltet År fra RÆKKE til KOLONNE, og din rapport begynder at tage form. Er dine data i Pivotrapporten en opsummering af Kundenumre, skal du ændrer dem til opsummering efter antal. En let måde at gøre dette på, er ved at klikke på pilen ved feltet Sum af Kundenummer, vælg Værdifeltindstillinger, og vælg Antal. 22

23 Find et design du synes er pænt, evt sm her med Stribede rækker og et lyserødt design med sort top og bundlinje. Sæt coursoren i Pivottabelområdet. Klik Ctrl + Shift + *, og hele tabellen vil være markeret. Klik på Ctrl + C for at kopiere. Sæt coursoren et tomt sted på din side med Pivottabellen. Klik på dropdownpil ved Sæt ind ikonet. Klik på Værdier Klik igen på dropdownpil ved Sæt ind ikonet. Klik på Formattering Nu er din Rapport ikke mere en del af Pivottabellen, og du kan slette og Flette celler, så du får et flot resultat, indeb du kopierer tabellen til din chef. 23

24 Opgave 2 Gennemse datafilen. Åbn filen Vækst-i-afrikanske-lande xlsx Se om du kan få øje på eventuelle fejl eller problemer med filen, inden du skal danne din Pivottabel. Umiddelbart er der 3 problemer: Der er ingen afstand mellem dit datamateriale og overskriften. Skal du være sikker på, at du kun får markeret dit datamateriale, skal datamaterialet stå alene. Der mangler en overskrift. Der er tomme celler under hvert landenavn. Ellers ser filen vist ganske god ud hverken tomme rækker eller kolonner, ingen flettede eller delte celler, og ensartet celleindhold. Tilret datafilen. To af problemerne er ganske enkelt løst. Marker række 2 Klik på + Eller klik på Indsæt arkrække under Indsæt i blokken Celler på fanebladet Hjem. Det næste er at indsætte overskriften År i cellen over årstallene. Indenlandsk vækst pr. land Land Indenlandsk vækst pr. land Algeriet 1997 $ $ $ $ $

25 Nu mangler vi blot at då udfyldt alle de tomme celler under landenavnene, og til det har Excel et ganske brugbart værktøj. Klik inde i dit dataområde. Klik på Ctrl + chift + * Nu skulle hele dit dataområde gerne være markeret. Klik på Søg og vælg i blokken Redigering på fanebladet Hjem. Klik på Gå til speciel Klik på Tomme celler Klik på OK Nu er alle dine tomme celler markeret, og du skal nu lave en formel, der kopierer teksten fra en celle ned i cellen nedenunder, og det vel at mærke kun i de tomme celler. Formlen er ganske enkel. Klik på = Klik på (pil op) Klik på Ctrl + Enter Dit datamateriale er nu klar til brug i en Pivottabel. 25

26 Opstilling- Gennemsnit, Min og Max. Åbn filen Vækst i afrikanske lande.pdf Se hvordan filen er opbygget. Du skal lave det samme ud fra filen Vækst-i-afrikanske-lande xlsx. Med afrikanske lande kan man aldrig vide, måske bliver lande slået sammen, måske bliver lande delt, så start med at konvertere dit datamateriale til en tabel i tilfælde af at du skal tilføje ny data. Tænk over hvordan du vil bygge din Pivottabel op. Mon ikke Land skal i RÆKKE. Og mon ikke Indenlandsk vækst pr. land skal i Ʃ VÆRDIER. Mon ikke du skal hente Indenlandsk vækst pr. land til Ʃ VÆRDIER tre gange, og så ændre formateringen til Middel, Max og Min Klik på pilen ved de enkelte felter i Ʃ VÆRDIER. Vælg Værdifeltindstillinger Og for hver af de tre kolonner vælger du hhv. Gennemsnit, Maks og min. Vær opmærksom på, at du skal ændre talformatet ved Gennemsnit, til kun at indeholde to decimaler. 26

27 Nu skal du lave et flot design. Start med at ændre overskrifterne i dine kolonner til Gennemsnit, Maks og min. På fanebladet Design klikker du på Stribede rækker. Klik på Mereknappen ud for Typografier for pivottabel, og under Mørk finder du det viste design. Nu mangler du blot at, enten at gemme regnearket som en PDF, eller at kopiere din opstilling og indsætte den som Værdier så dine formler forsvinder, og så det ikke mere er en del af en Pivottabel, men kun en ganske almindelig tabel. Klik et tilfældigt sted i din Rapport. Klik på Ctrl + chift + * Nu er din rapport markeret Klik på Ctrl + C (for at kopiere rapporten) Nu har du marcherende myrer omkring din tabel. Klik ved siden af din Rapport Klik på pilen under Sæt ind ikonet fra fanebladet HJEM. Klik først på Værdier. Klik igen på pilen under Sæt ind ikonet fra fanebladet HJEM, og klik denne gang på Formater. Nu kan du tilrette tabellen, slette overskriften Rækkenavne, slette Pivotrapporten, og din opgave er færdig. 27

28 Procenter i forhold til et tal Åbn filen procentvis-vækst-i-afrika.xlsx Åbn filen procentvis-vækst-i-afrika.pdf Du har nu to filer åbent. Den ene er en Excel fil, som er grundlaget for dit arbejde, den anden er en PDF fil, som viser hvordan det endelige resultat skal se ud. Start med at se om grundlaget, altså om Excel filen er i orden. Alt er vist i skønneste orden. Ingen tomme rækker eller kolnner. Afstand mellem datamaterialet og andet materiale. Overskrifter i alle kolonner. Ensartet data i hver kolinne. Overskrifter i alle kolonner Afstand mellem dastamateriale og andet materiale Fint, lad os så komme i gang! Start med at konvertere datamaterialet til en tabel. Sørg for at din cursor står i datamaterialet. Klik på Tabel i blokken Tabel på fanebladet Indsæt, og vær sikker på, at dine marcherende myrer går hele vejen omkring dit datamateriale. Klik på OK Da du nu har en tabel oprettet, kan du nøjes med at klikke på Opsummer med pivottabel, og din Pivottabel er oprettet. I Feltlisten klikker du på Land og Indlands vækst pr. land. Automatisk flyttes Land til RÆKKER fordi det er tekst, og Indlands vækst pr. land flyttes til Ʃ VÆRDIER fordi det er tal. 28

29 Nu skal vi have opgivet væksten i de afrikanske lande, i % i forhold til Comorene. Vi skal starte med at finde Middelværdien, eller gennemsnittet. Klik på et tilfældigt tal i din Pivotrapport, højreklik. Vælg Opsummer værdier efter Vælg Middel De tal du får er med en masse decimaler, men da vi skal ændre kolonnen til %, er der ingen grund til at ændre tallene. Nu skal tallene ændres så de viser væksten i % i forhold til Comorene. Højreklik igen på et af tallene i Rapporten. Klik på Vis værdier som Klik på % af Sorteringsværktøjet har allerede fundet Land som Grundfelt, nu skal du blot finde Comorerne som Grundtabelpost. Klik på OK Du får nu vist væksten i de afrikanske lande set i forhold til Comorerne, som jo naturligvis står til 100%. 29

30 Nu mangler vi blot at sortere materialet, så de afrikanske lande vises i stigende rækkefølge. Klik på dropdownpilen i Rækkenavne. Vælg Flere sorteringsindstillinger Vælg Faldende fra Å til A Vælg Gennemsnit af Indenlandsk vækst pr. land Klik på OK. Nu skal du have givet rapporten et pænt design. Klik på Stribede rækker og vælg Pivottypografi Mørk-5. Klik på fanebladet FILER Klik på Gem som, og gem din Rapport som en PDF med navnet Procentvis vækst i afrika. 30

31 Sammenligning af data Nu skal vi genskabe rapporten Comorerne-i-forhold-til-afrika.pdf, så start med at åbne rapporten (PDF filen), og se hvordan den er bygget op. Vi har både en Pivotrappoet og et Pivotdiagram. Åbn filen Comorerne-i-forhold-til-afrika.xlsx Når du kikker excel filen igennem, kan du se, at både Comorerne og Afrika står son særskilte lande i filen, så det skulle være lige til at gå til. Du skal starte med at danne din Pivottabel. Fra Feltlisten trækker du: År til RÆKKER Land til KOLONNER Indenlandsk vækst pr. land til Ʃ VÆRDIER Klik på dropdownpilen ved Kolonnenavne, og klik på (markér alt), så alle markeringer forsvinder. Klik derefter på Afrika og Comorerne. Nu vises kun Afrika og Comorene. 31

32 I dette tilfælde er der ingen grund til at have hovedtallene med, hverken i kolonner eller rækker. Klik på fanebladet DESIGN Klik på hovedtal. Klik på Deaktiveret for rækker ogt kolonner. Nu skal tallene formateres så de står pænt og nydeligt. Tallene skal have tusindtalseperator og skal være uden decimaler. Start med at højreklikke på et af tallene i en af kolonnerne. Vælg Værdifeldindstillinger. Klik på Gennemsnit Klik på Talformat Klik på Tal Klik på Benyt tusindtalsseperator Vælg 0 decimaler. Klik på OK til du er tilbage til din Pivotrapport igen 32

33 Nu skal Pivotdiagrammet laves. Du finder Pivotdiagram under fanebladet ANALYSÉR i blokken Funktioner. Vælg Kurve Klik på OK Det eneste du mangler nu, er at gemme dine data som en PDF fil, men husk at sørge for at både Pivotrapporten og Diagrammet er på samme side. Se på Vis sidelayout under fanebladet VIS. Tips! Klikker du i din Pivotrapport får du faneblade frem der fører til Pivottabeller. Klikker du i dit diagram får du faneblade til Pivotdiagrammer frem. Kan du ikke finde det rigtige faneblad, har du nok klikket på de forkerte data. 33

34 Formaterede betingelser i Pivot Hent filen Visuel-forskel-fra-1997.xlsx Ud fra filen skal vi lave en rapport der viser den gennemsnitlige vækst set i forhold til Kik på rapporten, og se om du kan gennemskue hvordan den er bygget op, Når du har åbnet Excel filen skal du starte med at danne din Pivottabel. Mon ikke År skal i RÆKKER, og mon ikke Indenlandsk vækst pr. land skal i Ʃ VÆRDIER. For resten klikker du blot på check feltet i Feltlisten, vil du opdage at År flyttes til Ʃ VÆRDIER, fordi det er numeriske værdier. Du kan let flytte felterne rundt mellem de enkelte områder i Områdesektionen. Højreklik på et tilfældigt tal i Værdierne, Vælg Opsummer værdier efter Vælg Middel 34

35 Højreklik igen på et af tallene. Denne gang vælger du Vis værdier som Klik på % forskellig fra. Vælg 1997, som er det år vi skal have de øvrige år opgjort ud fra. Nu har du den første del af opstillingen på plads. 1. kolonne med årstal 2. kolonne med procentsatser, med 1997 tom, for det er ud fra dette år vi sammenligner tallene. Nu skal du lave en kolonne nøjagtig magen til den første. Start med at trække Indenlandsk vækst pr. land fra Feltlisten til Ʃ VÆRDIER i Områdesektionen. Klik på den lille dropdownpil ved feltet. Vælg Værdifeltindstillinger. 35

36 Nu får du Værdifeltindstillingerne frem. På fanebladet Summér værdier med vælger du Middel Fra fanebladet Vis værdier som finder du først % forskellig fra, og dernæst 1997 Klik på OK Du har nu to helt ens kolonner. Start med at markere indholdet i den nye kolonne, der hvor diagrammet skal vises. Fra fanebladet HJEM klikker du på Betinget formatering. Klik derefter på Ny regel. 36

37 Ved den nye regel starter du med at vælge en Datasøjle under Formatér alle celler på basis af deres værdier. Nu ændrer dialogboksen sig, og det eneste du skal i den nye dialogboks er, at klikke på Vis kun søjle. Klik på OK Nu begynder den nye rapport at tage form. Fjern Feltliste Fjern Knaperne +/- Fjern Feltoverskrifter Se om du kan ændre overskrifterne, og tilpas kolonnebredde. Der er ingen grund til at have Hovedtal med i Rapporten, så fjern den fra fanebladet DESIGN. 37

38 Opgave 3 Gennemgang af Excel filen Hent filen Ulykkesstatistik-2000.xlsx Her ser du ulykkesstatistikken Jylland og Fyn i år 2000er (bare rolig, der er fiktive tal) Se filen igennem, og se om du kan se noget der bør rettes inden oprettelse af en Pivottabel. Filen der ganske fornuftig ud ikke! Ingen tomme rækker eller kolonner. Alle kolonner har overskrifter Datamaterialet står alene. Der er ikke noget materiale der ikke er en del af datamaterialet. MEN se kolonnen Dato for uheld, den ser lidt underlig ud. Kolonnen består af nogle underlige cifre, f.eks T00:00:00 Mon ikke det er: År Måned Dag Tidspunkt Formatet kan ikke genkendes af Excel, da den er formateret som tekstværdi. Desuden er den mellem nogle af karaktererne delt med bildestreg, men ikke alle steder. Vi har allerede været inde på nogle af de hjælpemidler Excel tilbyder, nemlig funktionen =VENSTER, for at få hentet et bestemt antal karakterer fra venstre, og i funktionen DATO() har vi jo arbejdet med VENSTRE, MIDT og HØJRE. Vi skal med andre ord have trukket dato delen ud af talrækken. 38

39 Faktisk kan kolonnen Dato for uheld rettes ganske enkelt, fordi den består af fixed-data. Start med at indsætte en ny kolonne umiddelbart til højre for kolonnen med datoer (Kolonne D) Markér kolonne E. Nu bestemmer du selv om du vil bruge genvejstaster Ctrl + Eller om du vil klikke op Indsæt arkkolonne fra fanebladet HJEM under gruppen Celler. Klik på den første dato (celle D2) Klik på Ctrl + Chift + For en sikkerheds skyld kan du jo se efter om hele kolonne D er markeret undtagen overskriften. Klik på fanebladet Data, og klik på Tekst til kolonner i blokken Dataværktøjer. 39

40 Du skal klikke på Fast bredde, da vi skal have fjernet alle de data der er til højre for vores dato. Klik på Næste > Du skal du have delt tallet. Til det formål kan du enten klikke mellem dato og tidsformatet i talrækken, eller du kan trække den lodrette pil på plads. Klik på Næste > Nu skal du klikke på Dato Derefter skal du vælge formatet ÅMD for År-Måned- Dag. Klik på Udfør 40

41 Nu Har du fået dine datoer i en særskilt kolonne, og det vel og mærke i et datoformat, som Excel kan læse, og du har placeret at ubrugelig data i en særskilt kolonne smart ikke! Nu mangler du blot at slette den kolonne med al forkert data (Kolonne E). Markér kolonnen og klik på Slet arkkolonne i blokken Celler fra fanebladet HJEM. Nu ser Excelfilen ganske fornuftig ud. Det kan være at du senere støder ind i nogle problemer med filen, men til at oprette en Pivottabel, og dermed Pivotrapporter, er den OK. 41

42 Brug Pivottabeller til at finde fejl Da vores datamateriale drejer sig om en ulykkesstatistik for år 2000, er der nok ikke store chancer for at du skal tilføje ny data, og derfor ingen grund til at konvertere materialet til en tabel. Derfor skal du blot danne din Pivottabel på normal vis. Sørg for at cursoren står i dit datamateriale Klik på fanebladet INDSÆT Klik på Pivottabel Klik på OK Det er en god ide, at hente de felter ind fra Feltlisten som man regner med at skulle bruge. Et eksempel er feltet Narko involveret. Som du kan se, er der flere felter i Rækkenavnene der er ulogiske. F. eks. hvad er \N? Hvad forskel er der på Ikke rapporteret og Ukendt Det er ganske enkelt at rette. Vi går ud fra, at både \N, Ukendt og Ikke rapporteret alle sammen er Ikke rapporteret. Klik på Ark1 Marker kolonnen med Narko involveret. Klik på fanebladet DATA Klik på Filter i gruppen Sortér og filtrer 42

43 Klik på Dropdownpilen Klik på (Markér alt) for at fravælge alle. Klik på de tre felter der skal ændres, \N, Ukendt og Ikke rapporteret Klik på OK Nu har du kun de linjer i regnearket der indeholder den tekst der skal rettes. Du skal nu markere hele kolonnen undtagen overskrifte. Klik på celle E4 altså den første celle under overskriften i kolonnen Narko involveret Klik på Ctrl + Chift + Vi får ud fra at den korrekte tekst bør være Ikke rapporteret. Derfor skriver du nu blot Ikke rapporteret og klikker på Ctrl + Enter Nu står der Ikke rapporteret i alle de celler hvor der før stod \N, Ukendt og Ikke rapporteret. Fjern filtret ved at klikke på dropdownpilen og klik på Fjern filter fra Narko involveret. Klik på Ark2 for at komme tilbage til din Pivottabel. 43

44 Pivottabellen indeholder stadig de forkerte date. Du skal opdatere Pivottabellen. Klik på Opdatér under fanebladet ANALYSÉR. Nu skal du gå de andre felter igennem i Feltlisten, for at de om der er andet du skal ændre. Det kan være at du ikke må ændre celleindholdet, det kan være at det står som det skal, det er nogle beslutninger, som kun du kan tage. Se f.eks. Alder Feltet bliver automatisk ført til RÆKKER, til Trods for at det jo er tal. Feltet burde jo blive ført Til Ʃ VÆRDIER. Grunden finder du i det nederste felt i din Pivotrapport som ikke indeholder et tal men teksten (Tom). Nu skal du gennemgå resten af Pivottabellen og rette det du må, eller kan. Du vil hurtigt, i din Pivotrapport, opdage hvis der er stavefejl i dit datamateriale, så her er også en god grund til at gennemgå datamaterialet i Pivottabellen inden du går i gang med at danne dine Pivotrapporter. 44

45 Rapport med datavalg Nu skal du oprette nedenstående rapport med tilhørende diagram prøv om du kan lave den selv! Nu laver vi den sammen. Start med at klikke på Dato for uheld i feldlisten. Feltet bliver automatisk overført til RÆKKER. Klik på en tilfældig dato, og vælg Gruppefelt på Fanebladet ANALYSÉR i blokken Gruppér Vælg Måned og klik på OK. Nu skal du have valgt et felt til at overføre til feltet Ʃ VÆRDIER i områdesektionen. Egentligt er det Ligegyldigt hvilket felt du bruger, blot det ikke Indeholder tomme celler. Tips! Klik på første celle i den kolonne du vil undersøge for tomme celler. Klik på Ctrl +, og du vil kunne se om der er tomme celler i kolonnen. Træk feltet ID fra feltlisten til Ʃ VÆRDIER i områdesektionen. Nu får du opsummeringen af antal uheld. Det du skal bruge er antallet. Højreklik på et af tallene i Sum af ID. Vælg Opsummer værdier efter Vælg Antal 45

46 Nu har du antallet af uheldene i Jylland og på Fyn. Nu kommer vi til antal af trafikdræbte. Har du tjekket kolonnen i regnearket?? Træk Trafikdræbte i uheld fra feltlisten til Ʃ VÆRDIER under Antal af ID. Nu kommer vi til diagrammet. Klik på Pivotdiagram i gruppen Funktioner på fanebladet ANALYSÉR. Klik på Kurve Klik på OK Nu skal du ændre overskrifterne for kolonnerne i rapporten og tilpasse kolonnerne i bredden. I Diagrammet indsætter du en ny Diagramtitel fra fanebladet DESIGN hvor du finder Tilføj diagramelement i blokken Diagramlayout. Fjern derefter alle unødige oplysninger via knapperne under Feltknapper fra fanebladet ANALYSÉR. Fjern feltlisten se om du selv kan finde ud af hvordan du gør. 46

47 Hvis du ser på diagrammet, kommer det nok som en overraskelse af der ikke er flere uheld i februar end tallene viser, hvis man tager vejret i betragtning. Omvendt kan du se at antal, både at uheld og trafikdræbte topper i juli og oktober. Tips! Det er meget lettere at overskue datamaterialet i et diagran end det er i de faktiske tal. Gør det til en vane at oprette et diagram inden du drager konklusioner ud fra dine tal, så du ikke drager forkerte konklusioner. 47

48 Uheld og trafikdræbte efter alder Nu skal du lave et diagram, der viser uheld og trafikdræbte efter alder. Se om du selv kan lave diagrammet. Slet det diagram du allerede har, og fjern alle flueben i feldlisten, så du har en tom områdesektion, og en helt tom Pivotrapport. Start med klikke på Alder. Hov hvorfor hoppede den til RÆKKER i stedet for til Ʃ VÆRDIER kolonnen indeholder da kun tal. Det kommer vi tilbage til senere. Nu skal der et felt til Ʃ VÆRDIER. Denne gang skal du bruge Køn. Da det er et tekstfelt viser feltet automatisk antal og ikke en opsummering. Ved at tage feltet Køn, undgår du altså at skulle ændre feltet i rapporten senere. Føj til sidst antallet af trafikdræbte nederst i Ʃ VÆRDIER. Lav en ny overskrift, og ret kolonneoverskrifterne. 48

49 Nu skal du oprette dit diagram. Sørg for at din cursor står i din Pivotrapport. Klik på Pivotdiagram på fanebladet ANALYSÉR i gruppen Funktioner. Vælg Kurve Klik på OK Nu begynder diagrammet at tage form. MEM hvad er det for en lodret streg der er kommet bagerst i diagrammet gad vide om det har noget at gøre med, at feltet Alder blev tilføjet RÆKKER i stedet for Ʃ VÆRDIER, da du klikkede på Alder i feltlisten? Lad os se på det. Du kan enten gennemgå din kolonnen Alder i din Excel fil, eller du kan klikke på dropdownpilen ned Rækkenavne. Hvis du scroller helt ned, vil du opdage, at der et felt med navnet (Tom) Fjern fluebenet ud for (Tom) og klik på OK. 49

50 Nu mangler du blot at flytte forklaringerne nederst, at lave en Diagramtitel, og at skjule alle feltknapper. Du flytter forklaringerne via fanebladet DESIGN, hvor du helt til venstre i gruppen Tilføj diagramelement finder Forklaringer. Du laver en diagramoverskrift samme sted, men da du allerede i din rapport har en overskrift, kan du nøjes med at skrive =, og derefter klikke på din overskrift. Du fjerner alle feltlister fra fanebladet ANALYSÉR, Hvor du i gruppen Vis/Skjul finder knappen Feltknapper. Her under er knappen Skjul alle. Din Rapport og diagram er færdigt. Det undrer nok ingen at det højeste antal dødsfald og ulykker hænger sammen med tidspunktet for hvornår unge mennesker erhverver sig kørekort. Om stigningen i alderen omkring 50 år hænger sammen med midtvejskrise, hvor mange midaldrende mænd erhverver sig en sportsvogn som de ikke kan styre, skal her være usagt. 50

51 Antal af uheld fordelt på køn i forhold til alder Nu skal du lave et diagram der viser antallet af uheld fordelt på køn, set i forhold til alder. Start med at slette det Ark hvorpå du har din sidste Pivottabel. Husk at slætte det rigtige ark, ellers skal du bare til at genskabe de rigtige data igen. Start med at oprette en ny Pivottabel du ved fanebladet INDSÆT, hvor du i blokken Tabeller klikker på Pivottabel. Fra feltlisten trækker du nu: Alder til RÆKKER Køn til Kolonner Køn til Ʃ Værdier Det ser lidt løjerligt ud, for der er en masse data der ikke skal være der. 51

52 Fra dropdownpilen ved Kolonnenavne fravælger du \N, Asiatisk og Not Reported. Det kunne godt se ud som om der er nogle der har registreret nogle uheld forkert. Til det formål vi skal bruge vores data til, er der vel heller ikke noget formål i at have Hovedtotaler med. Klik på Hovedtotaler på fanebladet ANALYSÉR i gruppen Layout. Klik på Deaktiveret for rækker og kolonner. Nu kan du danne dit Pivotdiagram. Klik på Pivotdiagram i gruppen Funktioner på fanebladet ANALYSÉR. Klik på Kurve Klik på OK 52

53 Nu skal du blot rette dit diagram til. Fjern forekomsten af (Tom) nederst i dine Rækkenavne. Flyt forklaringerne nederst via Tilføj diagramelement fra fanebladet ANALYSÉR, hvorfra du også tilføjer en diagramtitel, og til sidst skjuler du alle feltknapper far blokken Vis/Skjul. Se på dit diagram. Det er helt klart de unge mænd der trækker fra i statikken over uheld ved erhvervelsen af kørekortet. Måske var antagelsen om midtvejskrise som grund for mange uheld i 50 års alderen ikke helt forkert. I hvert fald er der en markant forskel på uheld begået af henholdsvis mænd og kvinder lige netop i denne alder, med midaldrende mænd som den store synder. 53

54 Sortering med rapportfilter Du skal nu lave et diagram, der viser antallet af trafikdræbte hvor der har været narko involveret, sorteret efter køn. Du skal få diagrammet til at tage sig godt ud, med ændring af baggrund på diagramområdet og skygge på dataserierne. Start ned at slette det ark du sidst havde med den sidste Pivottabel. Klik nu i dit dataområde, og opret en ny Pivottabel på et nyt ark. Mon ikke vi skal have Køn flyttet til RÆKKER. Mon ikke vi skal have flyttet Trafikdræbte i uheld til Ʃ VÆRDIER, og mon ikke vi skal have flyttet Narko involveret til Filter. Lad os så komme i gang. Narko involveret Køn Trafikdræbte i uheld Umiddelbart er der nogle ting der skal rettes. Der kommer forkerte værdier frem under Rækkenavne. Klik på dropdownpilen ud for Rækkenavne, og slet alt undtagen Kvinde og Mand. 54

55 Nu skal visningen kun være de tilfælde, hvor der har været narko involveret. Klik på dropdownpilen ved Rapportfilter. Start med at fravælge alle, og klik i boksen vej Ja. Klik på OK Nu skal diagrammet oprettes. Sørg for at coursoren står i dataområdet. Klik på Pivotdiagram på fanebladet ANALYSÉR i blokken Funktioner. Klik på OK Højreklik inde i Diagramområdet, og vælg Formatér diagramområde. 55

56 Under Baggrund vælger du Gradueret. Her fjerner du gradueringspilene, så der kun er en start og en slut graduering. Gør startgradueringen til Mørkblå og slutgradueringen til Hvid. Luk dialogboksen på krydset øverst til højre. Klik nu på én af dataserierne, og læg mærke til at de begge bliver markeret. Højreklik på dataserien, og vælg Formatér dataserie. Under Skygge vælger du Indvendig diagonal øverst til højre. Klik nu på dataserien for Kvinde, og læg mærke til, at denne gang er det kun denne ene dataserie der markeres. Klik på Baggrund, og giv baggrunden for Kvinde en Rød baggrund. Luk dialogboksen ved at klikke på krydset øverst til højre. 56

57 Fra fanebladet DESIGN under Hurtig layout i blokken Diagramlayout vælger du Layout 4. Nu skal du skjule alle feltknapper. Kan du huske hvordan det gøres? Fra fanebladet ANALYSÉR i blokken Vis/Skjul klikker du på Skjul alle. Det eneste du nu mangler, er at indsætte en Diagramtitel. Fra fanebladet DESIGN, yderst til venstre i blokken Diagramlayout klikker du på Tilføj diagramelement, og vælger Diagramtitel. Her vælger du Over diagram. Skriv teksten Narkorelateret uheld med trafikdræbte. 57