LegalOffice BRANCHEINDSIGT I SYSTEM CAPTO.DK

Transkript

1 LegalOffice 1

2 Indhold Indledning... 3 LegalOffice Journaliser fra stifinder... 3 LegalOffice Journaliser fra Outlook og de øvrige Office produkter... 3 Visning af gemt mail på sag eller klient... 5 Gem dokument på klient... 6 Gem dokument/mail i andre regnskaber... 6 LegalOffice - LegalMail... 8 Vedhæft dokument... 9 Indstilling af LegalOffice Genvejstaster i Journaliser Genvejstaster i LegalMail

3 Indledning Denne vejledning kan anvendes som et opslagsværk hvis man ønsker en hurtig gennemgang af, hvordan der LegalOffice fungerer i CapLegal. LegalOffice gør det muligt at journalisere, evt. i en folder, tidsregistrere, fremnotere i CapLegal fra Microsoft Office, (bl.a. Word, Excel), Outlook og stifinderen. Desuden kan du oprette mail via Legal Mail og vedhæfte dokumenter fra sagen samt omdanne disse til PDF. LegalOffice kaldes fra et ikon i båndet i Officepakkens programmer under gruppen Capto. I Outlook findes funktionen sammen med LegalMail. LegalOffice Journaliser fra stifinder LegalOffice kaldes i stifinderen ved at højreklikke på en fil, vælge Send til og herefter på LegalOffice. LegalOffice Journaliser fra Outlook og de øvrige Office produkter I LegalOffice søges søger med en søgetekst i feltet Søg. Den tekst, der angives, søges der efter i alle de viste informationer fra sagerne. Søgningen foretages i de sager der er valgt Seneste sager Mine sager Alle sager Klienter. LegalOffice søger automatisk videre i Alle sager, såfremt der ikke findes sager inden for filteret i Seneste sager og Mine sager. 3

4 Dokumentet journaliseres/gemmes på den valgte sag. Ønskes dokumentet gemt i en folder, vælges folderen nederst til højre. Alternativt gemmes dokumentet automatisk i den folder, der er sat op til at være deafult folder for LegalOffice funktionen. Er det kun nogle af de vedhæftede dokumenter, som ønskes gemt på sagen, sættes flueben nederst til venstre i de dokumenter. Det er muligt her at ændre beskrivelsen, således at den gemmes med den nye beskrivelse i CapLegal. 4

5 Visning af gemt mail på sag eller klient For at kunne se om en mail er gemt på en sag eller klient, ændres visningen i Outlook. Under Vis Skift visning vælges Legal Herefter vil kolonnerne Klient nr., Sag nr., Arkiveret den og Arkiveret af være synlige. Ønskes man at foretage en fremnotering samtidig med mailen gemmes, indtastes dato, alternativt antal dage sagen ønskes fremnoteret. Skal der tidsregistres, vil det være de arbejdsarter, som er tilgængelige i CapLegal, der kan vælges her. 5

6 Gem dokument på klient Ønskes et dokument gemt på klienten, f.eks. i forbindelse med klientdokumentation, vælges knappen Klient øverst til højre. Listen over klienter vil nu vises. Vælg den pågældende klient i Søg til venstre og under Arkiver filer vælges, hvorvidt det valgte dokument er klientdokumentation eller ej. Dokumentet vil herefter blive gemt på klientkortet. Gem dokument/mail i andre regnskaber Arbejder du i flere regnskaber har du mulighed for at skifte regnskab og dermed journalisere i korrekt regnskab. Klik på ikonet i øverste højre hjørne Vælg Regnskab og vælg det regnskab du ønsker at journalisere i eller oprette nye mails fra, jf. nedenfor under LegalMail. 6

7 7

8 LegalOffice - LegalMail Ved oprettelse af mails i Outlook, hvor du ønsker at vedhæfte filer fra sagen i CapLegal, vælges LegalMail. LegalMail kan vælges direkte fra båndet i Outlook eller direkte i den nye mail du oprettet. Når du har fundet sagen kan du vælge modtagere via knappen Til, idet der sker opslag til alle tilknyttede kontakter på sagen. 8

9 Vedhæft dokument Via knappen Vedhæft vises en oversigt over sagens dokumenter. Du kan vælge at få vist oversigten med foldere. Desuden kan du åbne dokumentet og omdøbe. Ved angivelse af flueben i feltet Vedhæftet angives flueben også automatisk i feltet PDF. 9

10 Du kan altid vælge Vedhæft igen, hvis der skal vedhæftes flere dokumenter, ligesom du også kan vedhæfte dokumenter fra andre sager ved at ændre sagsnummer øverst til venstre i feltet Søg. 10

11 Hvis mailen er oprettet, men endnu ikke afsendt, kan du altid vælge at vedhæfte flere dokumenter, idet LegalMail er synlig øverst til højre i båndet. Enten fra samme sag eller fra andre sager. Når mailen er sendt, dukker journaliseringsbilledet op afhængig af dine indstillinger. 11

12 Indstilling af LegalOffice Brugerne kan konfigurere funktionen af AdvoOffice i Outlook. Dette foretages med klik på Capto i menuen under LegalOffice. Genvej for at aktivere knappen vises ved at holde ALT nede. Her vises nu genvejskombinationen. Denne kombination varierer alt afhængig af Outlook versionen og sproglag.. I skærmbilledet vælges hvilke mail konti AdvoOffice skal fungere i (kun relevant hvis der anvendes flere mailkonti), samt om LegalOffice skal kaldes automatisk efter afsendelse af mails. Desuden kan man vælge, hvorvidt mailen skal slettes efter journalisering, om interne mail skal gemmes samt om der automatisk skal tidsregistreres med fast antal minutter og arbejdsart. Ønsker man emne/beskrivelse automatisk overført til beskrivelse ved tidsregistrering kan man med fordel angive Ja feltet Dokumentbeskrivelse kopieres til tidsregistrering. Da modtagne mails med sagsnummer i emnet automatisk genkendes angives format på sagsnummer. 12

13 13

14 Genvejstaster i Journaliser LegalOffice har genvejstaster for alle funktioner. Disse vises ved understregning i ledeteksterne og aktiveres ved at trykke på Alt-tasten. Genveje til valg af sager Alt s+j Alt s Alt m Alt a Alt k Åbner billedet Journalisering Valg sager blandt seneste sager Vælg sager blandt mine sager Vælg sager blandt alle sager Vælg klienter Dokumenter gemmes på klienten, som f. eks. Hvidvask dokumenter Genveje til sektioner Navigation Alt g Alt i Alt e Alt t Ctrl t Ctrl a Ctrl f Ctrl s Ctrl enter Gå til feltet Søg Gå til feltet Beskrivelse, på første linje Gå til feltet Dato / Tid under fremnotering Gå til feltet Forløbet tid under tidsregistrering Tidregistrering Fremnotering Filer Sager Vælg OK Der navigeres mellem felter på skærmbilledet med Tab tasten samt piletasterne. Valgfelter åbnes med F4 (og ikke F6 som i NAV). Øvrige genveje Alt o Alt n Foretag journalisering og evt. tidsregistrering og fremnotering Annuller Afbryd journalisering og afslut LegalOffice 14

15 Genvejstaster i LegalMail LegalOffice har genvejstaster for alle funktioner. Disse vises ved understregning i ledeteksterne og aktiveres ved at trykke på Alt-tasten. Genveje til valg af sager Alt s+y1 Alt s Alt m Alt a Åbner billedet LegalMail Valg sager blandt seneste sager Vælg sager blandt mine sager Vælg sager blandt alle sager Genveje til sektioner Navigation Alt t Alt v Gå til feltet Til for at vælge modtager Gå til feltet Vedhæft, der åbner til sagens dokumenter Der navigeres mellem felter på skærmbilledet med Tab tasten samt piletasterne. Valgfelter åbnes med F4 (og ikke F6 som i NAV). Øvrige genveje Alt o Alt n Foretag journalisering og evt. tidsregistrering og fremnotering Annuller Afbryd journalisering og afslut LegalOffice 15

16 Index Alle sager...3 Arbejdsarter...5 Automatisk tidsregistrering Deafult folder i LegalOffice...4 Fremnotering...5 Gem dokument på klient...6 Gem ikke intern mail Gem oprettet og sendt mail Genveje til sektioner Navigation... 14; 15 Genveje til valg af sager... 14; 15 Genvejskombination Genvejstaster i LegalMail Genvejstaster i LegalOffice Hvidvask...6 Journalisere / gemme...3 Klientdokumentation...6 Klienter...3 Konfigurere funktion LegalOffice LegalOffice...3 Mine sager... 3 Omdan til PDF... 9 Omdøb vedhæftning... 9 Opret mail... 8 oprette mail... 3 Sagens dokumenter... 9 Seneste sager... 3 Skift regnskab... 6 Slet mail automatisk Søgetekst i filter... 3 Tidsregistrering... 5 Vedhæft flere dokumenter Vedhæft flere filer Vedhæft fra flere sager Vedhæftede dokumenter gemmes særskilt... 4 Visning i Outlook... 5 Vælg modtager... 8 Ændre beskrivelse... 4 Øvrige genveje...14; 15 16