Referat af ordinært bestyrelsesmøde onsdag den 6. april kl

Transkript

1 Referat af ordinært bestyrelsesmøde onsdag den 6. april kl Deltagere: Thøger Johnsen, Birgit Kjeldgaard, Gitte Tørnkvist, Marianne Jerslev, Lene Omann, Susanne Mortensen og JAO (referent) Derudover deltog Revisor Carsten Nielsen fra PWC. Afbud fra: Michael Meiling, Jesper Ronald Jensen, Søren Knudsen og Nina Kofoed-Jakobsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Underskrivelse af godkendt referat fra mødet den Til drøftelse/beslutning 3. Revisionprotokollat 2015 (bilag 1) Gennemgang ved revisor Carsten Nielsen fra PWC 4. Godkendelse af Årsrapport 2015 (bilag 2). Gennemgang ved revisor Carsten Nielsen fra PWC 5. DU driftsaftale for 2016 (bilag 3) 6. Strategiske indsatsområder 2016 (justeret bilag 4) 7. Centerrektors resultatlønskontrakt (justeret bilag 5) Til orientering 8. Meddelelser - Budget 2016, status - Beskæftigelsessituationen - Stillingsopslag og ansættelseproces, ny centerrektor 9. Evt. Ad. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt Ad. 2 Underskrivelse af godkendt referat fra mødet den Referatet blev underskrevet med tilføjelse af Susanne Mortensen som deltager i mødet. Ad. 3 Revisionsprotokollat 2015 Gennemgang Carsten Nielsen gennemgik revisionsprotokollatet for 2015.

2 Der er ændret lidt i paradigmet, men ligner ellers det fra sidste år. Revisionen har ingen bemærkninger. VUF holder sig inden for rammen og har en god og sund forvaltning af pengene. Der er ikke mistanke om svig eller snyd. Den økonomiske styring er pålidelig. Produktiviteten er steget, og der er nedgang i lønnen, hvilket gør, at vi nærmer os en sundere økonomi. Der bliver leveret mere undervisning for færre ressourcer. Regler og love overholdes og vi har en forsvarlig administration. Bestyrelsen har sat ledelsen i opdrag at stramme op i økonomien, hvilket er sket. Der skal fortsat strammes op og arbejdes mere effektivt. Vi skal fortsat have øje for kvaliteten i undervisningen og servicen. Ad. 4 Godkendelse af årsrapport for 2015 Carsten Nielsen gennemgik årsrapporten for Antallet af årselever er steget, og der er en stigning i aktiviteten på alle områder. GSK er dog faldet lidt. Omkostningerne er faldet med 5 mio.kr. De besparelsestiltag, som blev iværksat, er nu slået igennem. Gælden er faldet og egenkapitalen er steget med 3 mio.kr. På DU får vi tilskuddet bagudrettet. Der arbejdes på at få beløbet løbende forud. Dette vil påvirke vores likvide situation i positiv retning. Bestyrelsen godkendte hermed årsrapport og revisionsprotokollat for Soliditeten er steget til 10% og vi har en stabil finansieringsgrad. Men vi skal have OBS på likviditeten. Ad. 5 DU driftsaftale for 2016 Der er opnået enighed om driftsaftale med kommunen, men den er endnu ikke underskrevet, da økonomien endnu ikke er helt på plads. Kommunen har været sent ude og derfor kommer aftalen først til at gælde fra Der er en god og konstruktiv dialog, og der har ikke været tale om at sætte området i udbud, da kommunen er meget glade for vores samarbejde og måde at forvalte området på os. Ad. 6 Strategiske indsatsområder 2016 Det reviderede bilag blev gennemgået: der er indføjet et punkt mere under overordnede mål: At påvirke og udvikle pædagogiske og didaktiske læringsformer. Derudover er effektive processer ændret til gennemskuelige processer. De strategiske indsatsområder for 2016 blev godkendt. Ad. 7 centerrektors resultatlønskontrakt 2016 Kontrakten er justeret en anelse siden sidste fremlæggelse. Men iindsatsområderne er fastholdt, da den skal afspejle VUFs strategipapir, og hvis der er punkter, som bliver fjernet, kan det evt. opfattes som om det ikke prioriteres. Men der er ændret i %fordelingen i vægtningen af de enkelte indsatsområder. I.f.m. tiltrædelse af ny centerrektor 1.8 udarbejdes en ny resultatlønskontrakt. Resultatlønskontrakt for Birgit Kjeldgaard blev endelig godkendt.

3 BIKs kontrakt opgøres pr og udmøntes pr

4 Ad. 8 Meddelelser Budget 2016 Der er udarbejdet et budget for 2016, der balancerer. Et revideret budget med økonomiopfølgning bliver udarbejdet til næste møde. Beskæftigelsessituationen 3 lærere på det gymnasiale område går på pension inden for det næste halve år. 3 DU-lærere fratræder inden sommer. Der er ansat en ny leder på AVU pr. 1.4.: Jesper Voigt Vadskær. Jesper kommer fra KVUC. Han har undervist og har haft administrative funktioner og har det seneste halve år været konstitueret som leder. Derudover er han ekspert i IT og Ludus. Stillingsopslag og ansættelsesproces for ny centerrektor Annoncen er slået op i Politikken søndag den 3. og 10. april samt i digitale jobbaser. Ansøgningsfristen er den 29.4, og der afholdes samtaler i uge 19 og 20. Bestyrelsen ansætter centerrektor, og uddelegerer til ansættelsesudvalget at træffe beslutningen. Ansættelsesudvalget består af: Formand og næstformand for bestyrelsen, samt kursistrådsrepræsentanten + de to medarbejderrepræsentanter + økonomichefen samt AVU- chef. Der er naturligvis tavshedspligt for alle i udvalget omkring hele processen. Der vil blive indkaldt 5-6 personer til samtale. Når der er udvalgt folk til samtale, orienteres bestyrelsen for evt. kommentarer til de udvalgte. Bestyrelsen drøftede antal samtalerunder og brug af eksternt konsulentfirma. Der var enighed om, at der skal være 2 samtalerunder, men samtale nr. 2 kun med de to bedst egnede kandidater. Det blev drøftet, om der evt. ved 2. samtale skal inddrages et konsulentfirma til samtaler med de 2 udvalgte ansøgere. Holdningerne og erfaringerne med brug af eksternt firma er forskellige, men da et eksternt bestyrelsesmedlem varmt anbefalede ekstern konsulent (som min.) i.f.m. samtale 2, blev det besluttet at tage det op til drøftelse og endelig beslutning i ansættelsesudvalget snarest. Samme bestyrelsesmedlem ville meget gerne stille oplysning om firma og kontaktperson til rådighed for ansættelsesudvalget. Alternativet til en ekstern konsulent ved samtalerunde 2 kunne være, at de 2 personer får en case, som vedkommende skal løse. Fratrædelsesgodtgørelse Som tidligere meddelt fratræder BIK pr Formandsskabet i bestyrelsen har besluttet at yde BIK en godtgørelse for merarbejde i.f.m.avuuddannelseschefens sygefravær og løn for at stille sig til rådighed for den ny centerrektor i indkøringsperioden.

5 / JAO