ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 5. maj 2011 SH/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 28. april 2011 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Administrationen: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Karin Petersen, Palle Nielsen, Lars Ulrik Hansen, Finn Sørensen, Steen Pedersen, Ole Juel Larsen, Erling Schrøder, John Monberg, Anne Schiøler (fra og med sag 7680) Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith, Sv.Aa. Hansen Afbud: Majbrit H. Jørming, Jesper Langkilde, Erik Andersen Åben del Sag 7669 Godkendelse af referat Sag 7670 Revisionsprotokol Sag 7671 De før mødet udsendte skrivelser Sag 7672 Udlejningsforhold Sag 7673 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 7674 Skoleparken 1 Sag 7675 Høje Gladsaxe, Punkthuset Sag 7676 Solafskærmning og lette facader på toppen af Punkthuset i Høje Gladsaxe ansøgning om dispositionsfondsmidler Sag 7677 Støtte til visse boligafdelinger Sag 7678 Afdeling 19 Buddingevej Sag 7679 Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe Sag 7680 Hjemfaldsforpligtelser selskabets ejendomme Sag 7681 Kongshvileparken ophør af forsøgsordning Sag 7682 Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe Sag 7683 Tilslutning til fjernvarme Sag 7684 Køkkenudskiftninger i forbindelse med fraflytninger Sag 7685 Direktionens lønforhold Sag 7686 Nedsættelse af IT-sikkerhedsudvalg Sag 7687 Kredsudvalget Sag 7688 Fritidsudvalget Sag 7689 BL-cirkulærer Sag 7690 Eventuelt Sag 7691 Næste møde Sag 7692 Øvrige datoer Lukket del Sag 7693 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 7669 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde torsdag den 24. marts 2011 er udsendt den 31. marts Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 9. december 2010 vedrørende regnskabet for 2009/10, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 10. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret til bestyrelsesmødet den 24. marts 2011 * Kopi af brev dateret 22. marts 2011 fra Landsbyggefonden vedrørende renovering mv. i afdeling 17 Skoleparken 1 * Referat fra Kredsudvalgets møde den 16. februar 2011 * Høje Gladsaxe Bladet nr. 3 marts 2011 Udsendt den 31. marts 2011 * Referat fra dialogmøde 2010 den 21. januar 2011 * LB orienterer nr. 525 af 28. marts 2011 vedrørende Nyt regulativ om særlig driftsstøtte (kapitaltilførsel m.v.) * LB orienterer nr. 526 af 28. marts 2011 vedrørende Renoveringsstøtteordningen m.v. nyt regulativ og vejledning * LB orienterer nr. 527 af 28. marts 2011 vedrørende Tilskud til boligsocial indsats i udsatte boligafdelinger nyt regulativ/vejledning 2

3 * LB orienterer nr. 529 af 28. marts 2011 vedrørende Regnskabsindberetning for 2010 * LB orienterer nr. 530 af 28. marts 2011 vedrørende Bygherrekrav, klassifikation og ændring af konto 115 og 116 m.v. Udsendt den 7. april 2011 * Kopi af brev til Gladsaxe Kommune fra afdelingsbestyrelsen i afdeling 46 - Søborgparken 7672 Udlejningsforhold E-sag a. Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for marts 2011 er udsendt den 7. april b. Udlejningsbekendtgørelsen ændrede bestemmelser E-sag Gladsaxe Kommunes behandling af aftaleforslag til udlejningsbekendtgørelsens 4 og 8, stk. 2 afventes fortsat. 3

4 7673 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Pileparken 1 badeværelsesrenovering E-sag Der arbejdes fortsat videre med sagen i 2 afsnit omfattende henholdsvis afslutning af tidligere udførte opgang, og videreførelse af projektet for så vidt angår ikke tidligere opstartede opgang. Fremdriften i projektet følger arbejds- og tidsplanerne. b. Afdeling 15/42 Kongshvileparken indskudsforhøjelse B-sag Afdelingsbestyrelsen i Kongshvileparken anmoder ved rapport af 12. april 2011 om forhøjelse af indskud til 216 kr. pr. m 2. For de enkelte boligtyper i afdelingen vil en forhøjelse udgøre: Boligtype m² Gammelt indskud Nyt indskud Forhøjelse 216 kr./m² 98, kr kr kr 103, kr kr kr. 115, kr kr kr. Indskud i ældreboligafdelingen udgør p.t kr. pr. bolig. Indskud beregnet på basis af 216 kr. pr. etage m² udgør kr. Det indstilles, at anmodning om forhøjelse af indskud til 216 kr. pr. m² imødekommes, for så vidt angår boliger i Kongshvileparkens gamle afdeling, og at der for ældreboligernes vedkommende ikke foretages regulering. Indstillingen fulgtes. 4

5 c. Mølleparken 2 tilladelse til låneoptagelse B-sag Beboerne i Mølleparken 2 har på afdelingsmødet den 29. september 2009 vedtaget afslutning af altanudskiftningsprojekt, kloakrenovering samt renovering af varmeanlæg. De samlede udgifter kan opgøres således: Altanentreprisen Kloakrenovering og optimering af varmeanlæg Samlede udgifter kr kr kr. Det finansieres således: Realkredit 30-årigt lån Trækningsret Henlæggelser kr kr kr kr. I afdelingen er det vedtaget, at fordelingen af ydelserne i forbindelse med realkreditlånet, for det, der vedrører altanentreprisen sker pr. boligenhed, medens ydelsen for den del, der vedrører kloakrenoveringen og varmeanlæggets optimering sker pr. et.m². Afdelingens nuværende gennemsnitlige leje udgør 600,35 kr./et.m². Det indstilles, at ansøgning om tilladelse til optagelse at et 30-årigt realkreditlån på kr. imødekommes. Indstillingen fulgtes Skoleparken 1 a. Fugtproblemer tilstandsvurdering mv. E-sag Jf. drøftelser på bestyrelsens møde den 24. marts 2011 sag 7654 har der været afholdt møde med Landsbyggefonden for drøftelse af sagens rammer og det videre forløb. I mødet med Landsbyggefonden deltog Lars Ulrik Hansen, Jesper Loose Smith, Henning Juul Hovmand, Jens Bielefeldt samt Sv.Aa. Hansen. 5

6 Landsbyggefonden oplyste på mødet, at der kun kunne forventes ydet støtte (støttede lån) til udbedring af egentlige byggeskader. Andre forhold henvistes til anden finansiering (ustøttede lån henlæggelser mv.). Fonden anmodede om udarbejdelse af et konkret forslag til undersøgelsesprogram for sagen til forelæggelse for Fonden, forinden der blev taget tiltag til mere konkrete arbejder herunder udarbejdelse af oplæg til helhedsplan. I den anledning er der taget fornyet kontakt til rådgivende ingeniørfirma Carl Bro for drøftelser af det videre forløb i henhold til Fondens udmelding. b. Triumfvej 47 tidligere beboerhotel E-sag På mødet med Landsbyggefonden henstilledes det af hensyn til kvotetildelingsforholdene, at ombygning af det tidligere beboerhotel udførtes som et separat projekt (og ikke sammen med Skoleparkens Helhedsplansprojekt vedrørende fugtproblemer). I forlængelse heraf er Gladsaxe Kommune søgt om fristforlængelse vedrørende 9 måneders fristen for indsendelse af skema B, hvilket er bevilget frem til oktober Arbejdet med afklaring af de rådgiver- og kontraktmæssige forhold er straks indledt. Der arbejdes således videre med sagen Høje Gladsaxe, Punkthuset E-sag sal Gladsaxe Kommunes godkendelse af byggeregnskabet afventes fortsat. 6

7 7676 Solafskærmning og lette facader på toppen af Punkthuset i Høje Gladsaxe ansøgning om dispositionsfondsmidler B-sag Foranlediget af iagttagelser af tilstanden af skærmbeklædning og solskodder på toppen af Punkthuset i Høje Gladsaxe, har det rådgivende ingeniørfirma Dominia A/S foretaget en teknisk gennemgang og besigtigelse af konstruktionernes tilstand. Det fremgår af rapporteringen, at sternbelædningen er nedslidt med revner, utætte samlinger samt med defekte fugebånd mv. Solskodderne (på 9. sal) er nedslidte, og fastholdelse af rammekonstruktioner til tagkonstruktionen er mange steder løstsiddende og/eller defekte. De samlede udgifter vurderes til ca kr., der skal bæres af Punkthuset. Den ejermæssige fordeling vil i den forbindelse være således, at etagerne parterre til og med 3. sal indgår under Fællesdriften, mens etagerne sal indgår under de 2 boligafdelinger 4., 5. og 9. sal samt 6., 7. og 8. sal. I henhold til Fællesdriftens budget for 2011/12 er afsat kr., mens der for hver af de to boligafsnit er afsat kr. (ufinansieret). Boligafdelingen 4., 5., og 9. sal er relativt nyetableret, og har derfor ikke haft mulighed for foretagelse af henlæggelser til vedligeholdelse af sin andel. Boligafdelingen 6., 7. og 8. sal er reelt etableret under en forsøgsbestemmelse i den daværende boligbyggerilov. Indretningen er efterhånden utidssvarende og ikke mindst vinduerne, (de oplukkelige vinduer) trænger stærkt til udskiftning til samme type, som er anvendt på 2., 3., 4., 5. og 9. sal. Afdelingen har afsat midler til vinduesudskiftning i alt kr. til udførelse i 2011/12 (henlæggelser). Ud fra de 2 afdelingers samlede økonomiske situation, hvor udgifterne til gennemførelse af renovering af stern og solskodder på toppen af Punkthuset vil betyde en yderligere belastning af huslejen, idet finansiering er nødvendig at henvise til lånefinansiering ansøges herved på afdelingernes vegne om dækning af renoveringsudgifterne på 2 gange kr. eller i alt fra Dispositionsfonden. Ansøgning om bevilling af kr. fra Dispositionsfonden til finansiering af andelen af henholdsvis afdelingen på 4., 5. og 9. sal i Punkthuset og 6., 7., og 8. sal i Punkthuset vedrørende istandsættelse af sternbeklædning mv. blev imødekommet. 7

8 7677 Støtte til visse boligafdelinger E-sag a. Vadgårdsparken, byggeskaderenovering Gladsaxe Kommunes tilbagemelding vedrørende godkendelse af forbrug af afsatte midler i byggeregnskabet samt anvendelse af restbeløb (mindreforbrug) afventes fortsat. b. Pileparken facaderenovering E-sag Udarbejdelse af byggeregnskaberne (byggeskader, miljøsag samt renoverings- og opretningssag) er afsluttet og regnskaberne afleveret til revision. Kopi af sammenstilling af byggeregnskaberne udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Revisionens gennemgang afventes herefter. Skema C for sagen (sagerne) underskrives administrativt medmindre revisionens gennemgang medfører negative ændringer. Revisionsprotokol underskrives til bestyrelsens møde den 26. maj

9 7678 Afdeling 19 Buddingevej Gladsaxe Kommune andel af kapitaltilførsel E-sag Gladsaxe Byråd har på sit møde den 6. april 2011 vedtaget at yde sin andel af kapitaltilførsel til projektet samt tiltrådt, at der meddeles dispensation fra afdelingens dispositionsfondsforpligtelse for udamortiserede prioriteter jf. Landsbyggefondens støttemæssige forudsætninger. Der arbejdes herefter videre med sagen med henblik på udarbejdelse af skema B (priser efter licitation), herunder med afklaring af den samlede finansieringsskitse ifølge Landsbyggefondens seneste beregninger i tilslutning til afgivelse af støttetilsagnet (skema A godkendelse). Eventuelt videre orientering til mødet Styringsdialog 2010/11 Høje Gladsaxe E-sag Gladsaxe Kommune har ved mail/brev af 15. april 2011 indbudt til Styringsdialogmøde 2010/11 for parterne omkring Høje Gladsaxe d.v.s. de 5 boligselskaber/-foreninger samt afdelinger i Høje Gladsaxe. Mødet afholdes mandag den 16. maj 2011 kl på Gladsaxe Rådhus. Der henvises endvidere til referatet fra Styringsdialogmødet den 21. januar 2011 mellem Gladsaxe Kommune og selskabet (referatets pkt. 1). Kopi af indbydelse af 15. april 2011 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Flemming Larsen, Jesper Loose Smith og Sv.Aa. Hansen deltager i Styringsdialogmødet den 16. maj 2011 for parterne omkring Høje Gladsaxe. Til mødet ønskes følgende emner drøftet: 1. Helhedsplan for Høje Gladsaxe fortsættelse 2. Fleksibel udlejning 3. Genhusning ved lejemålsophævelse 4. Byens Arena 9

10 7680 Hjemfaldsforpligtelser selskabets ejendomme E-sag Landsbyggefonden har anmodet de almene boligorganisationer om indrapportering af forpligtelser om hjemfald/tilbagekøb for selskabernes afdelinger. Hjemfaldsforpligtelser/tilbagekøbsklausuler påhviler følgende afdelinger: Afdeling Matr.nr. Andel af ejd. Grundkøbssum Dato f. udløb Kiplingeparken 22 c Buddinge 100 % kr Hulegårdsparken 22 ak og 22 cb Buddinge varierende kr. 2053/2054 Moseparken 8 e m.fl. og 1 i varierende kr. 2053/2055 Vadgårdsparken 14 b Buddinge 100 % kr Hjemfaldsforpligtelse for den del af Søborgparken der var behæftet hermed, er frikøbt i forbindelse med ejendommens opførelse og finansiering. Hjemfaldsforpligtelse påhviler tillige Høje Gladsaxe, der er opført som bygninger på lejet grund. Lejekontrakter udløber i Der arbejdes videre med sagen dels i LBF s regi dels i samarbejde Gladsaxe Kommune Kongshvileparken ophør af forsøgsordning E-sag Jf. referat fra bestyrelsens møde den 24. marts 2011 sag 7658 har Socialministeriet meddelt, at forsøgsordningen med at de 2 boligafsnit kunne have selvstændig budgetter og regnskaber skulle ophøre fra og med budgetåret 2011/2012. Det betyder således, at der fra og med budgetåret skal ske økonomisk sammenlægning, dog således at lejen tilpasses ud fra den konkrete finansiering, der er gældende for respektive boliger (almene boliger/ældreboliger). 10

11 Ud fra de herefter foreliggende forudsætninger vil lejeforhøjelse pr. 1. oktober 2011 ved sammenlægning ifølge det udarbejdede budgetforslag udgøre følgende: Gl. afsnit Ældreboliger Lejeforhøjelse 2,67 % 9,61 % Leje pr. m 2 665,98 kr kr. Såfremt sammenlægning ikke skulle ske ville de 2 budgetsituationer have været: Gl. afsnit Ældreboliger Lejeforhøjelse 3,10 % 3,20 % Leje pr. m 2 668,78 kr ,74 kr. Der er således tale om en mindre lejestigning for den gamle afdeling og en væsentlig større for ældreboligerne. Forskellen skyldes, at ældreboligerne har væsentlig færre etage m 2 at fordele de udgiftsandele der tilføres fra den gamle afdeling (mens det modsatte er tilfælde for de udgifter der tilgår den gamle afdeling fra ældreboligerne). Der arbejdes videre med sagen i samråd med repræsentanter for afdelingsbestyrelsen herunder med overvejelse om gennemførelse af lejeudligningen over 10 år jf. de muligheder lovgivningen åbner mulighed for. Huslejeudligning over 10 år tiltrådtes, forudsat at afdelingsmødets tilslutning foreligger Boligsocial helhedsplan for Høje Gladsaxe B-sag Den nuværende helhedsplan der løber for årene 2009, 2010, 2011 samt 2012 baseres på Landsbyggefondens bevillingsmæssige uddeling. I forbindelse med de seneste ændringer i regulativet for støtte efter Folketingets vedtagelse i december 2010 af ændringer i Almenboligloven vedrørende styrket indsats i Ghettoområderne og indsats over for udsatte boligområder generelt er åbnet mulighed for en fornyet uddelingsrunde ud over

12 Med henblik på fortsat styrkelse af indsatsen i Høje Gladsaxe, indstilles det, at indgive ansøgning om tildeling af midlerne til fortsættelse af den beboerrådgivermæssige indsat for årene 2013, 2014, 2015 og 2016 (sammen med de øvrige deltagere i Høje Gladsaxe). Herudover arbejdes der videre med sagen i hidtidigt regi. Indstillingen fulgtes Tilslutning til fjernvarme E-sag Gladsaxe Fjernvarme og Vestforbrændingen skal udbygge deres forsyningsnet, og det giver en række af vores boligafdelinger mulighed for at konvertere til den billigere fjernvarme i stedet for andre energiformer. Gladsaxe Fjernvarme har ultimo marts 2011 afsluttet en høringsperiode, og vi forventer nu, at fjernvarmeudbygningen bliver en realitet. Vi er oplyst om følgende foreløbige tider for konvertering: Buddingevej 203/205 Ultimo 2011/primo 2012 (besluttet af bestyrelsen) Stengårdsparken November 2011 (besluttet af beboerne) Vadgårdsparken November 2011 (besluttet af beboerne) Lyngparken 1 og 2 Ultimo 2011/primo 2012 (besluttet af beboerne) Buddinge Mølle Ultimo 2011/primo 2012 (besluttet af beboerne) Mølleparken 1 og 2 Ultimo 2011/primo 2012 (besluttet af beboerne) Tinghøjparken Ultimo 2011 (besluttet af beboerne) Egeparken 1 og Lykkeparken 2013/14 Hulegårdsparken 2013/14 Moseparken 2013/14 Søborgparken 2013/14 Vestforbrændingen skal dække bl.a. Bagsværd. Her er der ikke kommet endelige oplæg eller tidsplan for udbygning. Relevante boligafdelinger for konvertering er Skoleparken 1 og 2, Hyrdeparken og Højgårdsparken. Hyrdeparken er for relativt få år siden overgået til individuelle fyr, og forventes derfor ikke at være interesserede i en konvertering, idet det eventuelt er for dyrt. 12

13 For Højgårdsparken har selskabet forespurgt Vestforbrændingen om mulighed for konvertering til fjernvarme. Dette er under afklaring, men vi forventer, at det er samfundsøkonomisk urentabelt og dermed et nej, idet det medfører 11 stik Køkkenudskiftninger i forbindelse med fraflytninger B-sag Jf. drøftelser på bestyrelsens møde den 24. marts 2011 sag 7665 b har der administrativt været arbejdet videre med spørgsmålet om køkkenudskiftninger i forbindelse med fraflytninger. Det foreslås i den forbindelse, at oplæg forelægges Flytteudvalget til drøftelse inden forelæggelse for bestyrelsen. Forslaget følges Direktionens lønforhold B-sag Protokollat dateret 28. april 2011 vedrørende direktionens lønforhold godkendtes og blev underskrevet. 13

14 7686 Nedsættelse af IT-sikkerhedsudvalg B-sag I forbindelse med udvidelsen af antallet af brugere der er koblet op til selskabets administrative EDB system, medfører dette naturligt større udfordringer til EDB- og ITsikkerheden. Også udviklingen i retning af de nye smartphones medfører forhold der kan påvirke sikkerhedsforholdene, ikke mindst fordi visse af telefonernes styresystemer er såkaldt åbne, og derved kunne risikere at give uønskede elementer adgang til selskabets EDB-systemer. Selskabets IT-udvalg har drøftet situationen på et møde den 30. marts 2011, og har vedtaget at indstille til bestyrelsen, at denne nedsætter et IT-sikkerhedsudvalg til drøftelse af situationen med henblik på udformning af et regulativ/regelsæt med vilkår for godkendelse og anvendelse af EDB/IT-udstyr. IT-udvalget foreslår følgende udvalgssammensætning til IT-sikkerhedsudvalget: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Kim Hansen, John Bjarnø Petersen, Hans Ellekjær, Jesper Loose Smith, Lone Larsen, John Bruun-Pedersen. IT-udvalgets indstilling anbefales. Anbefalinger af nedsættelse af et IT-sikkerhedsudvalg fulgtes Kredsudvalget E-sag a. Møder Seneste møde i udvalget har været afholdt den 22. marts Referat herfra er udleveret til bestyrelsen på mødet den 24. marts Næste møde i udvalget afholdes den 14. juni 2011 i Kildeparkens selskabslokale. Program vedrørende Almene Boligdage den 2. og 3. september 2011 tillige med tilmeldingsblanket udsendes til Kredsudvalget. 14

15 7688 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 18. april Referat herfra udsendes med dagsordenen. Næste møde i udvalget afholdes den 23. maj BL- cirkulærer E-sag Udsendes med dagsordenen * BL informerer nr. 21 af den 20. april 2011 vedrørende Byggeskadeforsikring af renoveringsarbejder * BL informerer nr. 23 af den 20. april 2011 vedrørende Almene Boligdage den 2. og 3. september 2011 Lidt mere af det hele * BL informerer nr. 24 af den 20. april 2011 vedrørende BL for nyt logo * BL informerer nr. 26 af den 20. april 2011 vedrørende SFI-undersøgelse om udlejningsregler i boligafdelingerne 7690 Eventuelt Ændring af mødedato for bestyrelsesmøde. Bestyrelsens mødedato for oktober 2011 ændres fra den 27. oktober 2011 til den 3. november

16 7691 Næste møde O-sag Næste ordinære møde afholdes den 26. maj Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 28. april 2011 er udsendt den 20. april * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 28. april 2011 udsendes den 5. maj 2011 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 12. maj * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 13. maj

17 Lukket del 7693 Eventuelle sager til behandling B-sag Ingen sager. 17

18 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Renovering, Pileparken 6/8 x x x Udamortiserede prioriteter x x x Punkthuset 4. og 5. etage x x x Skoleparken 12 familieboliger x x Helhedsplan x x x x Buddingevej 203/205 x x x Boligsocial Helhedsplan x x x 18