Åben. Byrådsmedlemmers mulighed for at tilføje bemærkninger til beslutninger i beslutningsprotokollen

Transkript

1 Beslutningsdokument Magistraten Mødet den Åben Punkt 8. Byrådsmedlemmers mulighed for at tilføje bemærkninger til beslutninger i beslutningsprotokollen Borgmesterens Forvaltning fremsender til Magistraten orientering om, at praksis omkring indskrivning af protokolbemærkninger/mindretalsbeslutninger i referaterne for byrådet, Magistraten og de stående udvalg fremover ændres i overensstemmelse med sagsbeskrivelsen. Beslutning: Til orientering. Side 1

2 Sagsbeskrivelse I forbindelse med udarbejdelse af referater fra møder i byrådet, Magistraten og de stående udvalg, har der i Aalborg Kommune igennem en årrække bestået en praksis, hvorefter et byrådsmedlem har haft mulighed for at få tilføjet en bemærkning i tilknytning til et punkt på dagsordenen, uanset om vedkommende har stemt for eller imod det foreliggende forslag. Tidligere har muligheden for at få noteret en bemærkning kun været benyttet i mindre omfang, men i takt med at der har været en stigning i antallet af ønsker om at få noteret bemærkninger i referaterne, har der vist sig et behov for at få tilpasset praksis, således at referaterne ikke - i strid med den kommunale styrelseslov - over tid kommer til at udvikle sig fra at være beslutningsprotokoller til at være referater i gængs forstand. Fremover vil der derfor kun være mulighed for at tilføje en bemærkning i referatet, såfremt det medlem eller den gruppe, der ønsker bemærkningen tilføjet, har stemt imod det forslag der behandles. Retsstillingen er beskrevet i vedlagte notat. Side 2

3 Bilag: - Notat - Byrådsmedlemmers mulighed for at tilføje bemærkninger til beslutninger i beslutningsprotokollen Side 3

4 Notat - Byrådsmedlemmers mulighed for at tilføje bemærkninger til beslutninger i beslutningsprotokollen På Direktørgruppens møde den blev det besluttet, at Juridisk Kontor udarbejder notat vedrørende byrådsmedlemmers muligheder for at tilføje bemærkninger til beslutninger i beslutningsprotokollen. Regelgrundlaget Regler om byrådsmedlemmers mulighed for at få tilført en bemærkning (protokolbemærkning/mindretalsudtalelse) til byrådets beslutningsprotokol findes i kommunestyrelseslovens (KSL) 13, stk. 2. Bestemmelsen har følgende ordlyd: Ethvert medlem, som har deltaget i mødet, kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Det pågældende medlem kan ved sagens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt. En tilsvarende bestemmelse for så vidt angår de stående udvalg findes i KSL 20, stk. 3. Reglen er i Aalborg Kommune gengivet i forretningsordenerne for byrådet, Magistraten og de stående udvalg. Retsstillingen Bestemmelsen i KSL 13, stk. 2 indebærer ret til at få en afvigende mening kort tilført protokollen. Med afvigende mening menes der, at et medlem har krav på at få protokolleret en bemærkning om, hvad medlemmet mener, at byrådet/udvalget burde have besluttet. Retten er begrænset til bemærkninger, der direkte vedrører det punkt der behandles. Eksempler på en afvigende mening kunne være, at løbetiden på et lån skal være højere eller lavere end det indstillede, at en foreslået besparelse skal nedsættes eller at en tilladelse skal betinges. I princippet er der tale om noget, som kunne være fremsat som et selvstændigt mod- eller ændringsforslag. Det er i bestemmelsen forudsat, at der skal være overensstemmelse mellem den afvigende mening og medlemmets stemmeafgivning. Det betyder, at der kun er krav på at få tilføjet en bemærkning til protokollen, hvis man har stemt imod det pågældende forslag. Efter bestemmelsens ordlyd er der ikke krav på at få begrundelsen for den afvigende mening tilført protokollen. Det skyldes, at beslutningsprotokollen ikke er og ikke kan gøres til - en referatprotokol (et referat i gængs forstand), der angiver medlemmernes begrundelse for, af hvilken grund de stemmet for eller imod et forslag. Formålet med beslutningsprotokollen er derimod alene at sikre bevis for de beslutninger, der er truffet, og hvem der har ansvaret herfor. Hvis et medlem eksempelvis mener, at et byggeri er for stort eller for dyrt, må det derfor fremføres under forhandlingerne og ikke i protokollen. På trods af ordlyden antages det dog, at der - når man har stemt imod et forslag - består en ret til at få noteret en ganske kort angivelse af begrundelsen, da der kan være så tæt en sammenhæng mellem den afvigende mening og begrundelsen, at det ikke giver mening at adskille de to.

5 Reglen er indført for at beskytte et mindretal mod medansvar for ulovlige beslutninger (deraf betegnelsen mindretalsudtalelse). Et medlem kan således undgå ansvar ved at stemme imod et forslag, som indebærer at der træffes en ulovlig beslutning. -Og ved at få sin afvigende mening tilføjet protokollen, kan medlemmet dokumentere, at der er stemt imod. Retten til at få tilført en bemærkning gælder både for så vidt angår realitets- som procedurespørgsmål (som fx inhabilitet). Da der skal være overensstemmelse mellem den stemme der afgives og den afvigende mening, vil der, i de tilfælde hvor et medlem har undladt at stemme, kun være krav på at få tilført en bemærkning om procedurespørgsmål. Ved at undlade at stemme har medlemmet netop tilkendegivet ikke at have taget stilling til sagen, og medlemmet vil derfor ikke have krav på at få protokolleret nogen bemærkning om herom. Der består ikke nogen pligt for den, der fører protokollen/udvalgssekretæren, til af egen drift at notere eventuelle afvigende meninger. Den, der ønsker noget tilført protokollen, skal udtrykkeligt bede om det under mødet, og medlemmet skal selv formulere ordlyden. Praksis i Aalborg Kommune I Aalborg Kommune har der gennem en længere årrække eksisteret en praksis, hvorefter et medlem efter begæring har mulighed for at få en kort bemærkning tilføjet beslutningsprotokollen, uanset om medlemmet stemmer for eller imod et forslag. I forhold til KSL indebærer denne praksis en udvidet adgang til at få en bemærkning tilføjet protokollen. Endvidere er der tale om en praksis, som ligger uden for de hensyn, der varetages af og ligger bag bestemmelsen i KSL. Der ses ikke at være tilsynsafgørelser der direkte behandler spørgsmålet, men da det forudsættes i KSL, at et medlem skal have stemt imod det pågældende forslag, samt at beslutningsprotokollen ikke er, og ikke kan gøres til en referatprotokol, kan den gældende praksis være problematisk. Set i lyset af formålet med bestemmelsen at beskytte et mindretal mod ulovlige beslutninger kan en protokolleret bemærkning, fra et medlem der har stemt for, også kunne vanskeliggøre vurderingen af, om medlemmet helt eller delvist har pådraget sig et ansvar for en eventuel ulovlig beslutning. Konklusion Hvis et byrådsmedlem stemmer imod et forslag, har medlemmet efter begæring krav på at få en bemærkning tilført protokollen. Bemærkningen skal angive, hvad medlemmet mener, at byrådet/udvalget burde have besluttet. Efter bestemmelsens ordlyd er der ikke krav på at få protokolført begrundelsen for at man stemmer imod, men det antages dog i praksis, at der er adgang til kort at få protokolført en begrundelse. Hvis et medlem undlader at stemme, er der kun krav på at få protokolført bemærkninger om procedurespørgsmål. I Aalborg Kommune har det i praksis været accepteret, at der også kan tilføres protokollen en bemærkning, selvom et medlem stemmer for en indstilling. Denne praksis foreslås ændret i overensstemmelse med ovenstående. 2/3

6 Bilag Standard for titelgivning af dagsordenspunkter Det skal af et dagsordenspunkts titel fremgå tydeligt, om det er til godkendelse, drøftelse, orientering og endvidere, hvornår der er tale om høringer og høringsgrundlag. I tråd med de behandlingsmuligheder, der fremgår af nærværende forskrift skal dagsordenspunkter titelgives efter følgende standard: Godkendelse af + emne *) Orientering om + emne Drøftelse af + emne *) Godkendelse af bruges, uanset om det er en afgørelsessag i udvalget, eller om godkendelsen først finder sted i magistrat eller byråd. Det vil efter udvalgsbehandlingen fremgå af beslutningen, om et dagsordenspunkt er anbefalet eller godkendt, jf. i øvrigt retningslinjerne for protokollering i afsnit 13 Ved høringer/høringsgrundlag skal det fremgå af titlen, at det drejer sig om dette. Dvs. ovenstående standarder indgår. Eksempel: Godkendelse af høringsgrundlag + emne Godkendelse af høringssvar + emne Orientering om høring vedr. + emne Standardbeslutninger, der må bruges i referatet Anbefales Drøftedes Godkendt Ikke godkendt Til orientering Udsat Ønskes der tilføjelse/særstandpunkt under beslutningen, skal disse afleveres skriftligt. Fravær ved udvalgets møder Begrundelse for fravær ved mødet vil ikke fremgå i referatet. I referatet vil der kun blive noteret fraværende. 3/3