Pressemanual for Udvikling Fyn

Transkript

1 Pressemanual for Udvikling Fyn Udvikling Fyn A/S er afhængig af omtale i medierne. Derfor er journalister og andre medierepræsentanter vigtige samarbejdspartnere, som vi ofrer stor opmærksomhed.

2 Sæt i gang! Udvikling Fyn A/S har brug for positiv omtale i medierne. PR- og pressearbejdet udgør en stor del af organisationens samlede kommunikationsindsats, og Udvikling Fyn er derfor afhængig af, at indsatsen har stor gennemslagskraft. Det kræver en målrettet indsats med et strategisk fokus. Fundamentet lægges af Organisation & Kommunikation. Men det kræver, at alle medarbejdere er kilder - og at vi alle leverer cases og skyts til arbejdet. Det betyder også, at journalister og andre medierepræsentanter er vigtige samarbejdspartnere, som vi ofrer stor2 opmærksomhed. Udvikling Fyn har masser af potentiale, så vi sigter højt. I 2012 vil vi bl.a. mindst 6 gange i TV2 s landsdækkende nyheder. Sæt i gang! 2

3 Fire veje til medieomtale 1. Projekter med mediepotentiale Når vi udvikler et projekt, et produkt eller et arrangement, skal vi vurdere initiativets kommunikations- og pressepotentiale, og være villige til så længe det ikke påvirker projektets erhvervsfremmende potentiale - at justere og prioritere, så det kommer til at rumme en presseegnet vinkel. Vi skal altså spørge os selv, hver eneste gang vi er på vej med et projekt eller et produkt: Indeholder projektet en historie, som kan give medieomtale? 2. Case-fabrik Udvikling Fyn har en god mulighed for at blive leverandør af cases til overordnede historier, som allerede kører i andre medier, eller bygger på vigtige rapporter og beslutninger. Det kræver, at vi overvåger mediebilledet tæt og kender hvert enkelt projekts kommunikationspotentiale, så vi kan spille ind med vores bidrag. Ansvaret for at monitorere og spille ind med navne og kontaktdata ligger både hos ledergruppen og i Organisation & Kommunikation. 3. Kommentatorrollen De fleste journalistiske historier indeholder en partskilde (der har en holdning), en ekspertkilde (der har specifik viden) og/eller en erfaringskilde/case (der har prøvet det hele selv). Vi skal have promoveret en eller flere nøglepersoner, som vil påtage sig rollen som kommentator med holdninger og ekspertviden om strømninger indenfor erhvervsliv og turisme. Samtidig skal Organisation & kommunikation og ledelsen konstant monitorere nyhedsbilledet og spotte åbne vinduer, hvor vi kan tilbyde en holdning eller en kommentar. 3

4 Fire veje til medieomtale 4. Vi er selv redaktører Centrale medarbejdere skal trænes i at identificere pressepotentialet i de historier, de til dagligt omgiver sig med, og enten selv eller i samarbejde med Organisation & Kommunikation researche, vinkle og afsætte historien til pressen eller i det mindste Udvikling Fyns egne medier: Hjemmeside og nyhedsbrev. Konkrete handlinger: For at sikre et konstant flow af konkrete nyheder eller oplæg til historier, skal hver enhed i Udvikling Fyn A/S (Assens, Faaborg-Midtfyn, Odense, Nyborg, Svendborg, Turisme, Projekt & Udvikling) levere mindst 2 konkrete historier, der bringes i et lokalt eller nationalt medie. En gang om måneden gennemgår den presseansvarlige på et ledermøde udvalgte historier og tip, som enten blev til historier i medierne, eller som faldt til jorden. For at understøtte processen tilbyder Organisation & Kommunikation løbende coaching og træning. Bestyrelsens medlemmer bringes i spil som partskilde, ekspertkilde eller erfaringskilde, når det er muligt og når det understøtter og forstærker kommunikationen. 4

5 Når pressen henvender sig Når en journalist ringer, skal nærmeste leder eller Organisation & Kommunikation straks have besked, hvorefter de implicerede i forening aftaler, hvem der skal udtale sig. I sager af strategisk karakter, ved henvendelser om negative historier, anklager og i komplicerede spørgsmål skal direktøren eller organisations & kommunikationschefen involveres omgående. I disse tilfælde er det altid kun direktøren, der udtaler sig, medmindre andet aftales. Når der er tale om enkle historier fra hverdagen om specifikke projekter eller ydelser, håndterer den lokale leder eller projektleder selv kontakten med pressen. Men husk også her at orientere Organisation & Kommunikation, så de ved hvilken mediedækning, der er på vej. Som ansvarlige projektledere kan det være naturligt først og fremmest at tænke på sit eget projekt, når man taler med en journalist, men Udvikling Fyn A/S skal altid nævnes ved navn. At Udvikling Fyn A/S er kendt og omtalt er ganske enkelt forudsætningen for, at de enkelte projekter og afdelinger findes. Vi besvarer alle henvendelser fra pressen så hurtigt som muligt - og helst indenfor en time. Vi tager os den fornødne tid til at sikre, at vores udmeldinger er troværdige, selv om det kan tage længere tid. Men også i de tilfælde returnerer vi opkaldene øjeblikkeligt og lover at vende tilbage. 5

6 Når journalisten er i røret Ofte er diktafonen tændt fra første sekund, og derfor er det en god idé at indlede med at undersøge, hvad det er for en historie, vedkommende arbejder på, og allerhelst bede om fem minutters betænkningstid Det er også en god idé på forhånd at undersøge, hvornår artiklen eller indslaget skal bringes og i hvilken sammenhæng (placering, vinkel og øvrige medvirkende). Inden selve interviewet eller snakken går i gang, og senest når samtalen er slut, skal vi betinge os retten til at få vores egne citater til gennemsyn, når artiklen er færdig. Den procedure fjerner de værste unøjagtigheder og tager de værste misforståelser i opløbet. 6