Udbudsbetingelser. for. Rammeaftale. køb af batteripakker til energiforsyning af flydende afmærkning

Transkript

1 Udbudsbetingelser for Rammeaftale om køb af batteripakker til energiforsyning af flydende afmærkning Side 1 af 7

2 1 Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for Søfartsstyrelsens udbud rammeaftale om køb af batteripakker til brug for flydende afmærkning. 2 Ordregivende myndighed Søfartsstyrelsen Administrationssekretariatet Carl Jacobsens Vej Valby Http: udbud@dma.dk Det er en betingelse for deltagelse som tilbudsgiver i nærværende udbudsforretning, at samtlige henvendelser foregår skriftligt til Søfartsstyrelsens på adressen ovenfor. 3 Udbudsproces Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, jf. Udbudslovens Et begrænset udbud indledes med en ansøgningsfase. I ansøgningsfasen foretager ordregiver en vurdering af, hvorvidt der er ansøgere, der skal udelukkes på baggrund af kriterierne for udelukkelse eller ikke lever op til minimumskravene til teknisk og faglig formåen. Herefter foretages udvælgelsen af det antal ansøgere, der vil blive inviteret til at afgive tilbud. Ansøgningsfasen er nærmere beskrevet i afsnit 4. I tilbudsfasen afgiver de udvalgte ansøgere et tilbud. Ordregiver foretager en evaluering af de indkomne tilbud og tildeler kontrakten. Tilbudsfasen er nærmere beskrevet i afsnit 5. Begge faser er beskrevet i nærværende udbudsbetingelser. 3.1 Tidsplan for gennemførelse af udbuddet AKTIVITET DATO Frist for modtagelse af anmodning om deltagelse i udbud 2. marts 2018, kl. 13:00 Søfartsstyrelsen fremsender opfordring om deltagelse i udbud 12. marts 2018 Tilbudsfrist 17. april 2018, kl.13:00 Tildeling af opgaven (dato er alene vejledende) 15. maj 2018 Rammeaftalen underskrives (dato er alene vejledende) 29. maj Udbudsmaterialet Søfartsstyrelsen har udarbejdet et udbudsmateriale, der består af: Nærværende udbudsbetingelser, inkl. bilag: o Bilag 1 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Udkast til rammeaftale inkl. bilag o Bilag 1, kravspecifikation o Bilag 2, tegningsmateriale o Bilag 3, priser o Bilag 4, løsningsbeskrivelse 1 Lov nr af 15/12/2015 Side 2 af 7

3 4 Ansøgningsfasen Processen for ansøgning om deltagelse i udbuddet, følger processen nedenfor: 1) Ansøger udfylder Det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD), og fremsender det inden udløber af fristen fra fremsendelse af ansøgning, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 4.1. Undervejs i processen har ansøger mulighed for at stille skriftlige spørgsmål 2) Efter udløbet af ansøgningsfristen vil ordregiver som det første vurdere hvorvidt ESPD et dels indeholde oplysninger der gør at tilbudsgiver skal afvises fra at deltage i udbudsforretningen, og dels sikre at tilbudsgiver lever op til de krav der stilles til økonomisk og teknisk kapacitet 3) Søfartsstyrelsen forventer at invitere fem ansøgere, til at afgive tilbud. Alle ansøgere vil blive underrettet samtidigt. Underretningen af de forbigåede ansøgere vil indeholde en begrundelse for, hvorfor ansøgningen er blevet afvist. a. Modtages der færre ansøgninger, inviteres alle de ansøgere der lever op til kravene til at afgive tilbud. b. Modtages flere, vil de fem mest kvalificerede ansøgere, bliver inviteret til at afgive tilbud. Vurderingen af hvilke ansøgere der er mest kvalificeret, vil ske i overensstemmelse med udbudsbekendtgørelse afsnit II Aflevering af ansøgning Fristen for ansøgning om deltagelse er fredag den 2. marts 2018 kl Ansøgning skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Søfartsstyrelsen Administrationssekretariatet Carl Jacobsens Vej Valby Ansøgninger om deltagelse som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Ansøgning må ikke sendes pr. . Ansøgning skal afleveres i ét eksemplar i en lukket forsendelse og mærket " Ansøgning batteripakker Det udfyldte ESPD skal afleveres på dansk. 4.2 Indhold af ansøgning Der skal afleveres følgende dokumenter: Udfyldt ESPD-fil (xml-format) i elektronisk form på et USB-stik. Udfyldelsen skal omfatte: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør o A: Udfyldes o B: Udfyldes, hvis ansøger har andre til at repræsentere sig i udbudsprocessen o C: Udfyldes, hvis ansøger baserer sig på andre enheder for at leve op til de stillede krav til egnethed og udvælgelse Del III: Udelukkelsesgrunde o A, B og C: Udfyldes Del IV: Udvælgelseskriterier o C: Udfyldes med angivelse af tre-fem referencer Del V: Udfyldes ved ja eller nej. Der skal ikke ske yderligere beskrivelser, da udvælgelsen sker på baggrund af beskrivelserne af referencerne i Del IV, C. Del VI: Afsluttende erklæringer ESPD-filen kan underskrives elektronisk, men det er ikke et krav. Hvis ESPD et ikke er underskrevet elektronisk, skal der enten afleveres en udskrift af ESPD et som er underskrevet eller et underskrevet følgebrev, som bekræftelse på virksomhedens afgivelse af ansøgning om deltagelse. Baserer ansøger sig på andre enheders kapacitet eller deltager ansøger sammen med andre, skal ansøgningen pr. rammeaftale indeholde et udfyldt ESPD fra alle enheder eller deltagere. Side 3 af 7

4 5 Tilbudsfasen Processen for udarbejdelse, afgivelse og vurdering er tilbud, er som følger: 1) Tilbudsgiver udarbejder tilbud som fremsendes inden udløbet af tilbudsfristen, afsnit 5.2. Undervejs i processen har tilbudsgiver mulighed for at stille skriftlige spørgsmål. 2) Efter udløbet af tilbudsfristen vil ordregiver påbegynde herefter tilbudsvurderingen, afsnit 5.5 3) Ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakt, hvorefter rammekontrakten kan indgås, som nærmere beskrevet i afsnit Udarbejdelse af tilbud Søfartsstyrelsen har udarbejdet et udkast til rammeaftale. Tilbudsgiver skal ikke udfylde eller færdiggøre rammeaftalen. Rammeaftalen er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for rammeaftalen Tilbudsgiver skal derimod færdiggøre bilagene 3 og 4 i overensstemmelse med de vejledende afsnit, som bilagene indeholder. 5.2 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives skriftligt og i forseglet kuvert, påført mrk. Tilbud Rammeaftale, batteripakker til: Søfartsstyrelsen Administrationssekretariatet Carl Jacobsens Vej Valby Tilbuddet ses gerne udformet i 1 papireksemplarer, samt en elektronisk version vedlagt på USB-stick eller tilsvarende, og skal være Søfartsstyrelsen i hænde senest tirsdag den 17. april kl. 13:00. Det vil ikke være muligt for tilbudsgivere at overvære åbningen af de indkomne tilbud. 5.3 Alternative tilbud og forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Der kan altså kun afgives ét tilbud på opgaven. Tilbudsgiver skal angive og begrunde samtlige forbehold. Eventuelle forbehold skal være opstillet selvstændigt og tydeligt mærket forbehold, ligesom eventuelle afvigelser fra den anførte arbejdsbeskrivelse tydeligt skal angives. Er der tale om forbehold, der må betragtes som et forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil Søfartsstyrelsen se helt bort fra tilbuddet. Forbehold, der har indflydelse på prisen, vil blive prissat af Søfartsstyrelsen. Der kan imidlertid ikke tages forbehold for bestemmelser i rammeaftalen, der er et mindstekrav i sin helhed. 5.4 Vedståelsesfrist Søfartsstyrelsen anser ikke tildelingen af ordren for endelig, før rammeaftalen er underskrevet, og forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil Søfartsstyrelsen har indgået rammeaftale, men dog ikke længere end 3 måneder efter afgivelse af tilbud. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af leverandører (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbud udarbejdes for tilbudsgivers egen regning og returneres ikke, herunder også hvis Søfartsstyrelsen måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen. Side 4 af 7

5 5.5 Vurdering af tilbud Søfartsstyrelsen tildeler opgaver til det økonomiske mest fordelagtige tilbud, vurderet på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, ud fra følgende underkriterier, med vægtene angivet i parentesen. Priser (30 %) Kvalitet (70 %) Hvert af de to underkriterier vurderes ud fra en point skala der går fra 1-5, som nærmere beskrevet i de enkelte afsnit nedenfor. Efter der er givet point på de enkelte underkriterie, ganges med den vægt underkriteriet har i evalueringen, således at tilbuddet får et samlet vægtet point, som illustreret i regneeksemplet nedenfor: Point Vægt Vægtet point Priser 4,0 0,3 1,2 Kvalitet 3,0 0,7 2,1 Samlet evaluering 3,3 Efter alle tilbud er blevet vurderet, vil det være tilbuddet med det højeste vægtede point, som har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, og rammeaftalen vil blive tildelt i overensstemmelse hermed Priser For hvert tilbud bliver der udregnet en samlet tilbudssum, baseret priserne i bilag 3. Tilbudssummen fremkommer ved at enhedspriserne for hver af de tre typer lægges sammen, således at hver af de tre typer af batteripakker indgår med samme vægt i evalueringen. Tilbuddet med den laveste tilbudssum tildeles det højeste point på skalaen, dvs. 5 point. De andre tilbud tildeles point i forhold til hvor meget de afviger fra det billigste tilbud, hvilket beregnes ud fra følgende formel: Tilbuddets point = (Laveste tilbudssum / det konkrete tilbuds tilbudssum) * 5 point Omsat til regneeksempel ser det således ud: Tilbudssum Beregning Point Tilbud ,0000 Tilbud (1.000/1.200)*5 4,1667 Tilbud (1.000/1.350)*5 3,7037 For at udnytte hele skalaen, og undgå skævridning mellem tilbuddene, kan der på dette underkriterium gives andet end hele point Kvalitet Der gives point på en skala fra 1-5, der fordeler sig på følgende måde: 1. Ikke tilfredsstillende 2. Mindre tilfredsstillende 3. Tilfredsstillende 4. Meget tilfredsstillende, og 5. Særdeles tilfredsstillende Der gives kun hele point. I evalueringen vil der blive lagt vægt på følgende elementer i bilag 4. Alle elementerne indgår med samme vægt i evalueringen. Batteriets konstruktion o Opbygning, afsnit 1. o Diodesikring, afsnit 2 o Strømbegrænsning, afsnit 3 o Selvafladning, afsnit 8 o Specifikation, battericeller, afsnit 10 o Levetid, afsnit 11 Side 5 af 7

6 For hvert af punkterne, vil der blive lagt vægt på følgende forhold: Ad 1) Batteriets konstruktion Søfartsstyrelsen vil foretage en kvalitet- sikkerheds- og styrkemæssig vurdering af den mekaniske og elektriske opbygning. Denne vurdering ligger ud over de fastsatte minimumskrav i bilag 1. Vurdering vil foretages på baggrund af følgende, beskrivelser i bilag 4: - Hvordan batteriopbygningen indbefatter diodesikring i tilfælde af defekte batterier i batteristativet, herunder håndteringen af spændingsfaldet over dioderne - Vurdering af batteriets beskrevne levetid i forhold de typiske tidsperioder, som lystønden ligger i de danske farvande. - Hvordan batteriopbygningen beskriver batteriets foreslåede strømbegrænsnings anordning, såfremt der sker en kortslutning af batteripakkens terminaler, herunder vurdere om den forslåede type anses for at have høj driftssikkerhed og uden negativ indflydelse på normal drift. - Hvordan batterikonstruktionen sikrer, at batteriet har en lav selvafladningsfaktor. - Vurdering af batteripakkens beskrevne kapacitetsevne og eventuelle risikomomenter ved varierende temperaturforhold. - Hvordan batterikonstruktionen tager højde for de G-påvirkninger batteriet udsættes for, når det er monteret i et sømærke. Der vil i den forbindelse blive vurderet positivt, at tilbuddet i overbevisende grad dokumenterer, at batteriets konstruktion sikrer den højeste mulige grad af driftssikkerhed og levetid, baseret på de ovenstående elementer 5.6 Tildeling af rammeaftale Efter ordre har vurderet hvilket tilbud der har bedste forhold mellem pris og kvalitet, skal tilbudsgiverne, med det vindende tilbud såfremt det ikke er sket tidligere dokumentere de oplysninger der er afgivet erklæring om i ESPD et. Oplysninger er beskrevet nedenfor i afsnittet nedenfor. Først efter ordregiver har modtaget dokumentationen, kan rammekontrakten tildeles endeligt. Efter meddelelse om tildeling af ordren, går der 10 dage inden aftalen kan underskrives. Efter rammeaftalen er underskrevet kan Søfartsstyrelsen offentliggøre i EU-tidende, hvem der har fået tildelt opgaven Dokumentation for ESPD Dokumentation for at tilbudsgiver: har opfyldt sine forpligtelser over for det offentligt med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger, ikke er dømt for strafbare forhold ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation kan udgøres af en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen 6 Generelt 6.1 Spørgsmål Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodning om yderligere oplysninger. Spørgsmålene skal være skriftlige, affattet på dansk og indsendes til Søfartsstyrelsen på udbud@dma.dk. Spørgsmål vil løbende blive besvaret i anonymiseret form og offentliggjort på Søfartsstyrelsens hjemmeside: I tilbudsfasen sendes spørgsmålene desuden direkte til tilbudsgiverne. Spørgsmål der modtages senere end seks dage inden udløbet af fristen vil ikke blive besvaret. Side 6 af 7

7 6.2 Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. 6.3 Forhandlingsforbuddet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt rammeaftale- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at rammeaftalen vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor vigtigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Side 7 af 7