Registerforskrifter. Den Centrale Venteliste

Transkript

1 Dato: J.nr.: Registerforskrifter Den Centrale Venteliste De foreliggende registerforskrifter er gældende for Registret Den Centrale Venteliste, som føres af Familiedirektoratet. Registerforskrifterne er fastsat i henhold til 4 stk. 2 i Lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre. Der henvises endvidere til de sikkerhedsforskrifter, der er fastlagt for Grønlands Hjemmestyres EDB-afdeling. Autoriseret af: Dato: Direktør Søren Rendal Dato: Landsstyremedlem Tommy Marø

2 Kapitel 1. Registrets navn, formål, m.v. 1. Registrets navn er Den Centrale Venteliste. 2. Familiedirektoratet er registeransvarlig myndighed. 3. Registrets formål er at liste de børn og unge, som de kommunale udvalg, der har sociale sager som ansvarsområde, har truffet beslutning om, skal anbringes på en døgninstitution for børn og unge, drevet af Landsstyret. Registret anvendes endvidere til statistiske opgørelser. 4. Registeret må kun føres og opbevares på Grønlands Hjemmestyres edbanlæg, som er placeret i Familiedirektoratet og i henhold til Sikkerhedsforskrifter for Grønlands Hjemmestyres EDB-afdeling. Kapitel 2. Registrets indhold, anvendelse og sletning 5. Registeret må kun indeholde de oplysninger, der er indeholdt i bilag 1 til forskrifterne. 6. Oplysningerne indhentes med henvisning til 13 i Landstingsforordning nr. 1 af 15. april 2003 om hjælp til børn og unge: Beslutning om anbringelse af et barn uden for hjemmet skal inden 8 dage indberettes til Landsstyret. samt 24 i samme landstingsforordning: Døgninstitutioner, omfattet af denne Landstingsforordning, er forpligtet til at modtage børn og unge, der af kommunalbestyrelsen ønskes anbragt i institutionen, for så vidt der er plads, og anbringelsen er i overensstemmelse med institutionens formål. Såfremt der er uenighed mellem kommunalbestyrelsen og institutionen om optagelse, forelægges spørgsmålet Landsstyret til afgørelse 7. Oplysningerne må kun tilvejebringes ved fremsendelse fra kommunerne til Familiedirektoratet af anmodning om optagelse på Den Centrale Venteliste. 8. Kun pc ere opstillet i Familiedirektoratet må have adgang til registret og som sådan have mulighed for at registrere oplysninger i og / eller bearbejde oplysninger fra registeret.

3 9. Der skal føres særlig kontrol til sikring af, at de registrerede oplysninger er i overensstemmelse med grundmaterialet. 10. Der skal i øvrigt foretages fornøden kontrol til sikring af, at der ikke registreres urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges. 11. Databehandling må kun bestå i ajourføring af registrets oplysninger samt bearbejdning af oplysningerne med henblik på frembringelse af de i bilag 2 nævnte opgaver. 12. Fra registeret må udskrives de opgørelser, der er angivet i bilag 2. Fra registeret må dog ikke udskrives opgørelser, hvor data kan henføres til bestemte personer, med mindre andet følger af stk. 3. Udskrivning af oplysningerne fra registeret må kun initieres fra pc ere opstillet i Familiedirektoratet og må kun finde sted på printere opstillet i Familiedirektoratet. 13. Registeret ajourføres, når der indkommer nye oplysninger ved anmodning om optagelse på Den Centrale Venteliste, sletning fra Den Centrale Venteliste eller fejlretning af oplysninger. 14. Oplysningerne i registret slettes, a) når det pågældende barn / den unge er blevet optaget på en døgninstitution, b) når pågældende kommunalbestyrelse træffer ny beslutning om ikke at anbringe pågældende barn / den unge på en døgninstitution for børn og unge, c) når aldersgrænsen for anbringelse på døgninstitution nås, eller d) hvis barnet / den unge dør. Der opbevares en aktuel version af registeret samt en version af de foregående 2 år. Hver registerversion må højest opbevares i to eksemplarer. Under dannelsen af en registerversion må kopier med tilhørende opdateringsmateriale kun opbevares, indtil det er godtgjort, at registerdannelsen er forløbet fejlfrit.

4 Datatilsynet kan tillade, at den i stk. 2 nævnte frist forlænges, såfremt oplysningerne fortsat har betydning for varetagelsen af registerets formål. Kapitel 3. Sikkerhedsforanstaltninger i Familiedirektoratet 15. Grønlands Hjemmestyres edb-afdeling skal fastsætte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger i Familiedirektoratet til uddybning af de regler, der er fastsat i disse forskrifter. Reglerne skal navnlig omfatte organisatoriske forhold og fysisk sikring, herunder sikkerhedsorganisation, administration af adgangskontrolordninger og autorisationsordninger samt retningslinier for tilsynet med overholdelsen af de sikkerhedsforanstaltninger, der er fastsat for Familiedirektoratet. Af reglerne skal fremgå, hvilken ledende embedsmand der skal forestå iværksættelse af og tilsyn med sikkerhedsforanstaltningerne, jf. dog stk. 2. Direktøren i Familiedirektoratet skal i overensstemmelse med forskrifterne samt de yderligere lokalt fastsatte regler lede sikkerhedsarbejdet i Familiedirektoratet. De regler, der er fastsat i henhold til stk. 1, skal indsendes til Registertilsynet og er ikke offentligt tilgængelige. 16. For Grønlands Hjemmestyres edb-anlæg gælder de sikkerhedsforskrifter, der er anført i kapitel 4 og bilag Udskrifter, der indeholder oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må kun anvendes og opbevares i Familiedirektoratet efter reglerne i stk Udskrifter fra registeret må kun anvendes af de medarbejdere i Familiedirektoratet, som er beskæftiget med udarbejdelse af de bilag 2 anførte opgaver. Udskrivning og opbevaring af udskrifter skal foregå på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til at gøre sig bekendt med de i udskrifterne indeholdte oplysninger.

5 Stk. 4. Udskrifter må kun opbevares i den tid, de er nødvendige for, at en medarbejder kan udføre sit arbejde, og i højst 6 uger efter udskriftsdatoen, hvorefter de skal tilintetgøres. Kapitel 4. Sikkerhedsforanstaltninger for adgang til registeret 18. Kun de medarbejdere, Familiedirektoratets direktør autoriserer hertil (brugere), må have adgang til registeret. Der må kun autoriseres medarbejdere, der er beskæftiget med de opgaver, som er anført i bilag 2. Personale i Grønlands Hjemmestyres edb-afdeling må kun autoriseres til at varetage den daglige drift af registeret, herunder at foretage den nødvendige sikkerhedskopiering. 19. Direktøren for Familiedirektoratet må kun autorisere medarbejdere som brugere, for hvem det er nødvendigt at benytte registeret Den Centrale Venteliste i forbindelse med udførelsen af deres arbejde. Den enkelte bruger må ikke autoriseres til anvendelse, som denne ikke har behov for. Autorisationen skal angive, i hvilket omfang brugeren må forespørge, inddatere eller slette oplysninger. 20. Brugere skal tildeles en personlig og fortrolig autorisationskode. 21. Indtastning af autorisationskoder skal ske ikke-læsbart. Stk. 2 Autorisationskode skal anvendes ved ethvert brugerskift, og når edbanlægget forlades, skal der træffes sådanne foranstaltninger (signoff/log-off), at fornyet opkald vil kræve indtastning af autorisationskode (sign-on/log-on). 22. Autorisationskoder skal udskiftes mindst 1 gang hvert halve år. 23. Der skal foretages registrering af alle uautoriserede adgangsforsøg. Såfremt der inden for en fastsat periode er registreret et nærmere fastsat antal på hinanden følgende uautoriserede adgangsforsøg fra

6 samme arbejdsstation, skal der udskrives meddelelser herom. Der skal umiddelbart herefter foretages kontrol i Familiedirektoratet. 24. Der skal mindst hvert halve år udskrives en benyttelsesstatistik. Denne skal for hver enkelt bruger mindst angive, hvilke transaktioner den pågældende har anvendt eller forsøgt at anvende og antallet af gange, den enkelte transaktion har været anvendt eller forsøgt anvendt. Statistikken skal sendes til direktøren i Familiedirektoratet. 25. Der skal foretages registrering (logning) af alle transaktioner. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, bruger, transaktionstype og angivelse af den person, transaktionen vedrørte og/eller det anvendte søgekriterium. Registreringen (loggen) skal opbevares i seks måneder, hvorefter den skal slettes. Der skal en gang om måneden udskrives meddelelse om de transaktioner, hvorved en bruger har udskrevet oplysninger om et større antal personer (lister), og der skal foretages en stikprøvevis kontrol af formålet med disse transaktioner. Udskrift af dele af loggen skal efter anmodning fremsendes til direktøren i Familiedirektoratet. Kapitel 5. Registrerede personers adgang til oplysninger om sig selv 26. Fremsætter en registreret person begæring herom, skal den registeransvarlige myndighed - efter 13 stk. 5 i lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre snarest muligt give den registrerede meddelelse om de oplysninger, der er registreret om ham/hende. Udlevering af oplysninger må kun finde sted, når vedkommende har legitimeret sig behørigt, eller når der på anden måde er skabt sikkerhed for, at den, der fremsætter begæringen, er identisk med den person, som oplysningerne vedrører. Fremsættes begæringen af en anden end den registrerede, skal Familiedirektoratet sikre sig, at den pågældende er berettiget til at handle på den registreredes vegne.

7 Meddelelser i henhold til stk. 1 skal på forlangende afgives skriftligt. Stk. 4. En registreret person, der har fået meddelelse efter stk. 1, har ikke krav på ny meddelelse før 12 måneder efter sidste meddelelse, medmindre den pågældende kan godtgøre en særlig interesse heri. 27. Tvivlsspørgsmål om retten til at få meddelt oplysninger efter 26 kan indbringes for Registertilsynet. Tilsynets afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed. Kapitel 6. Videregivelse af oplysninger til private og offentlige myndigheder 28. Når en døgninstitution, drevet af Landsstyret, meddeler Familiedirektoratet, at der er en ledig plads på institutionen, fremsender Familiedirektoratet orientering om 1 3 børn placeret på Den Centrale Venteliste ved kopi af anmodningen / -erne om optagelse på Den Centrale Venteliste. Oplysninger herudover vedrørende barnet / den unge børnene / de unge, er et anliggende mellem den pågældende kommunes udvalg, som har truffet beslutning om anbringelse uden for hjemmet på døgninstitution, og den pågældende døgninstitution. Oplysningerne i registeret Den Centrale Venteliste videregives ikke til private og offentlige myndigheder, med undtagelse af stk Oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til private personer, virksomheder eller andre offentlige myndigheder, medmindre dette følger af 30-34, eller det følger af lov eller bestemmelser, fastsat i henhold til lov, at oplysningen skal videregives. 30. Oplysninger kan videregives, såfremt den registrerede har meddelt samtykke hertil. Samtykke skal meddeles skriftligt og skal indeholde oplysning om: hvilke oplysninger der må videregives, hvem oplysningerne må videregives til og hvorledes oplysningerne må anvendes af den angivne modtager. Samtykke bortfalder efter et års forløb.

8 31. Oplysninger kan videregives, når videregivelsen sker til varetagelse af private eller offentlige interesser, der klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse, herunder hensynet til den, oplysningerne angår. 32. Oplysninger kan videregives, når videregivelsen er nødvendig for udførelsen af en persons eller virksomheds opgaver for det offentlige. Oplysningerne må ikke benyttes til andre formål end fastsat af Familiedirektoratet. 33. Oplysninger kan videregives, når videregivelsen er nødvendig for udførelsen af en myndigheds virksomhed eller for en afgørelse, som myndigheden skal træffe. 34. Oplysninger kan endvidere videregives på nærmere angivne vilkår og efter indhentet udtalelse fra Registertilsynet, når videregivelsen er nødvendig for udførelsen af videnskabelige eller statistiske undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning. Oplysningerne må ikke yderligere videregives. Kapitel 7. Ikrafttræden 35. Forskrifterne træder i kraft ved underskrivelse.

9 BILAG 1: OPLYSNINGER I REGISTRET DEN CENTRALE VENTELISTE Oplysninger fra kommunerne Personnummer For- og efternavn Handlekommune Betalingskommune Eventuelt ønske om anbringelse på specifik institution Oplysning om hvor barnet er på tidspunktet for anmodning om optagelse på Den Centrale Venteliste Henvisningsårsager Oplysning om tidspunktet for beslutning om anbringelse uden for hjemmet på døgninstitution for børn og unge, truffet af det kommunale udvalg, som har kompetencen hertil Oplysning om der forefindes samtykke fra forældremyndigheden, til anbringelse på døgninstitution for børn og unge Oplysning om tidspunktet for anmodning om optagelse på Den Centrale Venteliste

10 BILAG 2. ANVENDELSEN AF REGISTERET DEN CENTRALE VENTELISTE Registeret anvendes til At liste de børn og unge, som kommunerne har truffet beslutning om, skal anbringes på en døgninstitution for børn og unge. At kunne lave statistiske opgørelser af de oplysninger, som er anført i bilag 1.

11 BILAG 3. SIKKERHEDSFORSKRIFTERNE FOR GRØNLANDS HJEMMESTYRES EDB-ANLÆG Der henvises til Retningslinier nr. 3 af 1. maj 2001 om sikkerhed på IT-området.