Fordeling af KOMBIT-udlodning til udgifter i forbindelse med monopolbruddet Budgetnotat. BORGMESTERENS AFDE- LING Fælles Service Aarhus Kommune

Transkript

1 Fordeling af KOMBIT-udlodning til udgifter i forbindelse med monopolbruddet Budgetnotat Indstilling Det indstilles, at det her fremsendte overblik over omstillingsomkostninger godkendes som grundlag for konkrete indstillinger om udmøntning af provenuet fra salg af KMDs ejendomme, dog således at vurderingerne ajourføres i løbet af perioden, og at direktørguppen bemyndiges til at fordele provenuet, dog således at eventuelle uenigheder eskaleres til Magistraten at Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne udar bejder en indstilling, som redegør for ændringer i systemudgifter (driftsudgifter) som følge af monopolbruddet, samt eventuelle konsekvenser i form af budgetmæssige omfordelinger Baggrund: Monopolbrudsløsninger og støttesystemer Det fælleskommunale IT-indkøbsselskab, KOMBIT, har siden 2009 arbejdet med at udfase de såkaldte monopolløsninger. Monopolløsningerne er en række KMD-systemer, der er centrale i kommunernes sagsbehandling, ydelsesudbetaling mv. Systemerne erstattes af nye løsninger ( monopolbrudsløsningerne ), der er indkøbt gennem udbud, og som p.t. er under udvikling. De nye løsninger implementeres af følgende afdelinger: MSB, MTM, MKB og BA, og erstatter eksisterende KMD-systemer i disse afdelinger. Side 1 af 6 BORGMESTERENS AFDE- LING Fælles Service Aarhus Kommune Digitalisering Rådhuset, Rådhuspladsen Aarhus C Telefon: Direkte telefon: Direkte rrn@aarhus.dk Sag: 15/ Sagsbehandler: Rasmus Ry Nielsen Sideløbende indføres såkaldte støttesystemer, der fungerer som en fælles platform for monopolbrudsløsningerne, og som også kan være platform under andre kommunale løsninger. Under ét er der tale om et af Danmarkshistoriens største IT-projekter, der fundamentalt vil forandre IT-landskabet i de danske kommuner og indføre konkurrence på udvikling af IT-løsninger, hvor der tidligere ikke har været konkurrence. Salg af KMDs ejendomme KL solgte i 2006 IT-selskabet KMD. Ved salget bevarede KL dog ejerskab til KMDs bygningsmasse, der først senere er blevet solgt fra. I forbindelse med salget har KLs bestyrelse besluttet, at kommunerne skal have andel i provenuet fra salget. Kommunernes andel beregnes i henhold til deres respektive ejerandele af KMD. Det er en del af bestyrelsens beslutning, at udbetalingen

2 af provenuet målrettes overgangen fra de tidligere til de nye løsninger, dvs. finansiering af omstillingsomkostninger. Side 2 af 6 Udbetalingen finder sted i henhold til den forventede takt i implementeringen af de nye løsninger. Aarhus Kommune modtager i den forbindelse 5,4% af udbetalingen, svarende til kommunens ejerandel i KMD. Udbetalingen finder sted i perioden , hvilket giver følgende udbetalinger til Aarhus Kommune (t.kr.): I alt Tabel 1: Udbetalinger af provenu fra frasalg af KMDs ejendomme, Aarhus Kommunes andel pr. år i perioden (t.kr.) Udbetalingerne følger ikke nødvendigvis udgiftsmønstret i de enkelte kommuner i forbindelse med overgangen fra nye til gamle systemer. Der er desuden opstået forsinkelser i tidsplanerne i udviklingen af de nye løsninger, der yderligere har medført en forskydning mellem udbetalinger af provenuet og udgifter til nye løsninger. Tidligere beslutninger I forbindelse med budget 2015 besluttede byrådet, at De samlede midler fra provenuet opsamles på en fælles konto i Aarhus Kommune, og målrettes dels monopolbruds- og støttesystemer, dels initiativer, der i al almindelighed kan fremme digitalisering i Aarhus Kommune som følge af de nye løsninger og projekter. Organisering af monopolbrudsaktiviteter i Aarhus Kommune Der er efter aftale i Digitaliseringsstyregruppen igangsat en koordineret indsats i Aarhus Kommune vedrørende følgende opgaver relateret til monopolbruds- og støttesystemer: - Organisering, herunder ansvarsfordeling, og finansiering af implementering og drift af de nye KOMBIT-systemer - Udredning af den samlede økonomi og de budgetmæssige konsekvenser af overgang fra KMD-systemer til KOMBIT-systemer - Koordinerede forhandlinger med henblik på videreførelse af kontrakter for de nuværende KMD-løsninger i nødvendigt omfang, indtil KMD-løsningerne er udfaset. Der er arbejdet på følgende spor: - Program for indførelse af støtte- og monopolbrudsløsninger.

3 - Overblik over den samlede økonomi i forbindelse med overgangen til de nye løsninger, herunder omkostninger forbundet med udfasning / arkivering af eksisterende løsninger - Forlængelse af eksisterende KMD-aftaler Side 3 af 6 Det er målet med dette notat at redegøre for den økonomiske udredning i forbindelse med monopolbruddet, herunder at relatere omkostningerne til Aarhus Kommunes andel af det samlede provenu fra ejendomssalget. Økonomisk overblik Omkostningerne i forbindelse med overgang til de nye løsninger falder i følgende kategorier: - Systemklargøring, implementering og ibrugtagning - Anskaffelse af supplerende funktionalitet, der lukker hullerne mellem de tidligere KMD-systemer og KOMBIT s monopolbrudsløsninger, herunder datakonvertering fra KMD s løsninger til monopolbrudsløsningerne og arkivering af data - Forlængelse og supplering af eksisterende KMD-aftaler Systemklargøring, implementering og ibrugtagning KOMBIT har udarbejdet en beregningsmodel, så kommunerne kan anslå deres implementeringsomkostninger i forbindelse med de nye løsninger. I henhold til modellen vil omkostningerne ved indførelse af de to KOMBIT-løsninger KSD (Sygedagpenge) og KY (Ydelsesløsning) andrage ca. 6,6 mio kroner i engangsinvestering. Disse omkostninger skal udredes af systemejer (MSB). Det anslås, at Aarhus Kommune herudover i perioden årligt vil anvende 5-6 årsværk udelukkende målrettet monopolbruddet. Årsværkene indgår i projektet som specialister, projektledere og forretningsansvarlige for de berørte områder. Anskaffelse af supplerende funktionalitet og datakonvertering / -arkivering For at kunne opretholde nuværende serviceniveau over for borgerne skal MSB anskaffe supplerende funktionalitet i form af IT-løsningen CSC social. Hertil kommer fornøden konvertering af data og arkivering. Disse indsatser er samlet i projektet KMD Sag-exit, der samlet forventes at beløbe sig til ca. 5,5 mio. kr. i engangsomkostninger og hertil 3 årsværk målrettet projektarbejdet. Forlængelse af de eksisterende KMD-aftaler Aarhus Kommunes eksisterende aftaler med KMD er indgået i forbindelse med kommunens eget udbud. Aarhus Kommune er én af de få danske kommuner (kaldet fast-pris -kommuner), der har indgået aftaler med KMD på denne måde. Øvrige kommuner har indkøbt løsningerne gennem SKI-aftaler

4 ( listepris-kommuner ). Aarhus Kommunes priser har ligget væsentligt under listepriser. Aarhus Kommunes aftale med KMD udløb i 2015, og der blev i 2015 indgået aftaler vedrørende Side 4 af 6 Allerede ved forhandlingerne om forlængelse af aftalerne for 2016, var det KMDs udgangspunkt, at Aarhus Kommune skal overgå til listepriser. Resultatet blev bedre end listepriser, blandt andet fordi KOMBIT havde indgået en aftale om rammerne for forlængelse af aftaler i Men den samlede økonomi i forlængelsen betød en forringelse af Aarhus Kommunes økonomi i aftalerne. Det kan konstateres, at der er behov for at forlænge aftaler for 2017 og muligvis også 2018 eller længere som følge af forsinkelser i KOMBIT s projekter. Borgmesterens Afdeling forventer, at KMD vil forsøge at fastholde listepris-princippet, så en yderligere forringelse af aftalevilkårene kan forventes. Der vil i løbet af efteråret blive gennemført forhandlinger med KMD om aftalevilkår, når der er klarhed omkring eventuelle fælles rammeaftaler mellem KOMBIT og KMD. Samlet overblik De samlede omkostninger i relation til monopolbruddet er foreløbig vurderet til nedenstående (overslag):

5 I alt Side 5 af 6 Systemklargøring Supplerende funktionalitet Forlængelse af aftaler midlertidige merudgifter Andre eller uforudsete udgifter I alt Tabel 3: Aarhus Kommunes samlede omkostninger i relation til monopolbruddet (t.kr.) Specifikation af overslaget kan ses i vedhæftede bilag. Det skal understreges, at der er usikkerhed om omkostningerne til internt ressourceforbrug og fordelingen på kalenderår. Desuden er der stor usikkerhed om merudgifter til KMD-aftaler, som skal forhandles i løbet af Som det fremgår, vil de samlede omkostninger forbundet med monopolbruddet overstige Aarhus Kommunes andel af ejendomssalgsprovenuet. Da en række aktiviteter vedrørende monopolbruddet er igangsat og vil forøges, er der behov for at afklare finansieringen heraf, herunder finansieringsbidrag fra ejendomsprovenuet. Derfor foreslås nedenstående udgangspunkt for disponering af ejendomsprovenuet:

6 Indstilling Det indstilles, Side 6 af 6 at det her fremsendte overblik over omstillingsomkostninger godkendes som grundlag for konkrete indstillinger om udmøntning af provenuet fra salg af KMDs ejendomme, dog således at vurderingerne ajourføres i løbet af perioden, og at direktørguppen bemyndiges til at fordele provenuet, dog således at eventuelle uenigheder eskaleres til Magistraten at Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne udar bejder en indstilling, som redegør for ændringer i systemudgifter (driftsudgifter) som følge af monopolbruddet, samt eventuelle konsekvenser i form af budgetmæssige omfordelinger