Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling. Tirsdag den 9. september 2008 kl Lokale G4 på Kingoskolen

Transkript

1 20. august 2008 Beboerforeningen Mølledammen område VII, Mølledammen og Møllevangen 2 Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling Tirsdag den 9. september 2008 kl Lokale G4 på Kingoskolen Baggrunden for indkaldelse til en ekstraordinær generalforsamling er en begæring fra 17 husstande i beboerforeningen (se Bilag 1, afleveret til formanden 15. august 2008) i hht. 5 stk. 4 i beboerforeningens vedtægter. Siden den ekstraordinære generalforsamling i juni har legepladsudvalget været rundt og har talt med næsten alle beboere (jf. den uddelte skrivelse fra legepladsudvalget fra 14. august 2008). På den baggrund er legepladsudvalget nu af den opfattelse, at der vil være det nødvendige 2/3 dels flertal for de vedtægtsændringer, der er nødvendige for etablering af en legeplads. Som ved den forrige ekstraordinære generalforsamling gælder det, at kommunen skal give en endelig byggetilladelse før legepladsen kan bestilles hos Lars Laj og spaden stikkes i jorden. For at give en sådan, kræver Frederikssund Kommune, at vi vedtager en vedtægtsændring for beboerforeningen, der præciserer hhv. beboerforeningens og kommunens ansvar og rettigheder i forhold til legepladsen. Ligeledes kræver banken, at det af foreningens vedtægter fremgår, at bestyrelsen er bemyndiget til at optage det nødvendige lån. En ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, hvis mindst 15 medlemmer af foreningen indgiver skriftlig anmodning herom. Dette krav er opfyldt, da 17 husstande har underskrevet en sådan anmodning. ¾ af disse husstande (dvs. 13) skal i flg. 5 stk. 4 være personligt tilstede på den ekstraordinære generalforsamling. Da det drejer sig om vedtægtsændringer, skal 2/3 af de fremmødte (incl. fuldmagter) stemme for vedtægtsændringen (jf. vedtægternes 4, stk. 4). De nuværende vedtægter kan findes på beboerforeningens hjemmeside ( under punktet Lovstof ). Fuldmagter kan afleveres til bestyrelsens formand (nr. 23) eller til en nabo, der deltager i den ekstraordinære generalforsamling og kan overlevere fuldmagten til stemmeudvalget. Af fuldmagten skal fremgå: Husnummer, navn, underskrift samt en klar tilkendegivelse af ja eller nej til vedtægtsændringerne som formuleret i Bilag 3. Dagsorden: 1. Velkomst og optælling af de tilstedeværende personlige repræsentanter for de husstande, der har begæret afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling. 2. Hvis der under pkt. 1 i dagsordenen er konstateret tilstedeværelse af mindst 13 personlige repræsentanter for de husstande, der har begæret afholdelse af den ekstraordinære generalforsamling, foretages optælling af samtlige fremmødte stemmeberettigede (= de husstande der har betalt kontingent for ), og mødet fortsætter efter nedenstående dagsorden. 3. Valg af dirigent. 4. Valg af stemmeudvalg. 5. Orientering fra legepladsudvalget om arbejdet siden den forrige ekstraordinære generalforsamling i juni, herunder forslaget om, at den enkelte husstand kan betale det fulde bidrag til legepladsen som et engangsbidrag (jf. den uddelte skrivelse fra legepladsudvalget fra 14. august 2008). 6. Fremlæggelse af forslaget til vedtægtsændringer. Se vedlagte Bilag Afstemning om de foreslåede vedtægtsændringer. 8. Valg af 2 medlemmer og 2 suppleanter til et permanent Legepladsudvalg (hvis vedtægtsændringerne vedtages, jf. pkt. 7). 9. Eventuelt.

2 Bilag 1. Bilag 2. Bilag 3. Bilag 4. Anmodning om indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling. Orientering fra bestyrelsen om det videre arbejde i fbm. legepladsen Forslag til vedtægtsændringer for Beboerforeningen Mølledammen område VII (med bestyrelsens kommentarer). Aftalen mellem beboerforeningen og Frederikssund Kommune: Aftale om etablering og drift af legeplads med bestyrelsens kommentarer. På bestyrelsens vegne Formand Merete Folmer Nielsen, nr. 23.

3

4 Bilag 2. Orientering fra bestyrelsen om det videre arbejde i fbm. legepladsen. Hvis vedtægtsændringerne vedtages, og der kan findes det nødvendige antal medlemmer og suppleanter til et permanent Legepladsudvalg (jf. dagsordenens pkt. 7 og 8), vil bestyrelsen gribe etableringen af legepladsen an på følgende måde: 1) Finansiering: ved afstemningen i 2007, (hvor etableringen af legepladsen blev godkendt ved en urafstemning blandt foreningens medlemmer) besluttedes det, at etableringen af legepladsen skulle finansieres af et 10-årigt lån. Der er - pga. tidsforsinkelsen og den af ændringen i udformning betingede prisændring - indhentet et nyt bindende tilbud fra Danske Bank lydende på kr ,00 incl. omkostninger til oprettelse af lånet. Lånet afdrages med kr ,00 pr. måned i 10 år. Det betyder for foreningens medlemmer (58 husstande) et årligt bidrag på kr. 410,00 pr. husstand i perioden Vælger en del af foreningens medlemmer at betale deres bidrag til legepladsen med et engangsbeløb (ca kr/58 = 2831 kr/husstand) vil den nødvendige lånoptagelse selvfølgelig blive tilsvarende mindre. Vedtages vedtægtsændringerne, vil den enkelte husstand blive bedt om at tage stilling til betalingsformen (engangsudgift eller afdrag over 10 år). 2) Foreningen opretter en separat konto, hvor ind- og udbetalinger vedr. legepladsens etablering og tilbagebetaling af lån foretages. Kontoen administreres af foreningens bestyrelse ved kassereren og formanden. 3) Legepladsen bestilles i hht. ansøgningen til kommunen, svarende til det af legepladsudvalget udsendte materiale 9. maj ) Når legepladsen er opført og afleveret af Lars Laj, aktiveres en brandforsikring for legepladsen (1000 kr/år), der afholdes af foreningens almindelige driftskonto. 5) Legepladsen vil blive synet/godkendt hvert år af en inspektør fra Lars Laj. Lars Laj giver en garanti på 5 år for de enkelte elementers funktionsdygtighed. Prisen for synet/godkendelsen vil blive afholdt af beboerforeningens almindelige driftskonto. Den almindelige vedligeholdelse, der skønnes nødvendig for godkendelse, vil ligeledes blive afholdt af foreningens almindelige driftskonto. Bilag 3. Forslag til vedtægtsændringer for Beboerforeningen Mølledammen område VII. 1) Til 1 tilføjes stk. 3: 1.3. Foreningen har i 2008 indgået en aftale med Frederikssund Kommune om etablering og drift af en legeplads i område IX. Aftalen indgår som Bilag 1 til beboerforeningens vedtægter. Frederikssund Kommune er påtaleberettiget i forhold til aftalens indhold, og kommunen kan begære Aftalen tinglyst på det areal, hvor legepladsen ligger. Bestyrelsen for beboerforeningen bemyndiges til at optage et 10-årigt banklån til etablering af legepladsen. Et permanent Legepladsudvalg, der refererer til bestyrelsen og som vælges på generalforsamlingen, skal på foreningens vegne føre løbende tilsyn med legepladsen (vedligeholdelsesstand, affald mv.) og holde bestyrelsen orienteret. Er det ikke muligt at finde det nødvendige antal medlemmer til Legepladsudvalget, vil beboerforeningen i hht. punkt 6 i Aftalen anmode kommunen om at overtage driften og ejerskabet. 2) Til 5 stk. 2 tilføjes: - Valg af 2 medlemmer og 2 suppleanter til Legepladsudvalget. 3) Når vedtægterne alligevel skal ændres, rettes Slangerup Kommune til Frederikssund Kommune i 1 stk. 1 og i 4 stk. 5. 4) Desuden tilføjes Aftalen som Bilag 1 til vedtægterne. Kommentarer til forslaget: Frederikssund Kommune har i sin forhåndsgodkendelse forlangt, at der henvises til Aftalen som et bilag til vedtægterne, og at deres påtale- og tinglysningsret eksplicit nævnes i vedtægterne. Nedsættelse af et permanent Legepladsudvalg er bestyrelsens forslag, idet bestyrelsen anser det for nødvendigt for legepladsens eksistens, at der altid er så stor en opbakning til driften, at der kan etableres et udvalg med 2 medlemmer. Bemyndigelsen af bestyrelsen til at optage banklånet er et krav fra banken, for at de vil give et lån.

5 Bilag 4. Aftale om etablering og drift af legeplads Parterne: Undertegnede: Frederikssund Kommune Rådhuset Torvet Frederikssund og medundertegnede: Beboerforeningen Mølledammen område VII v/ formand Merete Folmer Nielsen Mølledammen Slangerup har indgået aftale om etablering og drift af en legeplads på område IX, som i Lokalplan 63 for Slangerup Kommune er udlagt til fælles friareal for hele bebyggelsen. I området må der med kommunens godkendelse anlægges legepladser, jfr. lokalplanens 3.4. Legepladsen etableres og drives på følgende vilkår: 1. Placering Legepladsen placeres på matr. nr. 10 a, Slangerup By, Slangerup indenfor det område som er angivet på vedlagte kortbilag. Pladsen placeres med vestvendt hjørne ca. 41 meter fra hjørne af ejendommen matr. nr. 10 hx og ca. 39 meter fra hjørnet af ejendommen matr. nr. 10 hm. Legepladsens nordvendte hjørne ligger ca. 6 meter fra vejskel til Hauge Møllevej. Den præcise placering skal godkendes af Frederikssund Kommune. 2. Etablering Legepladsen etableres af beboerforeningen, og alle omkostninger ved etableringen betales af denne. Frederikssund Kommune skal godkende legepladsen i sin helhed. Det påhviler beboerforeningen at opnå alle nødvendige myndighedstilladelser til etablering af legepladsen. Tilsvarende gælder senere ombygninger eller ændringer af legepladsen og dens inventar m.v. Beboerforeningen holder entreprisen forsikret i byggeperioden. Beboerforeningen hæfter for enhver skade, der opstår i forbindelse med etablering af legepladsen. Beboerforeningen er forpligtet til at tegne og opretholde en ansvarsforsikring for legepladsen. 3. Drift Beboerforeningen står for drift af legepladsen, herunder vedligeholdelse og istandsættelse, nævnt i punkt 4. Udgifterne til driften er kommunen uvedkommende. 4. Vedligehold og istandsættelse Beboerforeningen er ansvarlig for at legepladsen holdes i vedligeholdelsesmæssig god og forsvarlig stand. Fejl og mangler skal udbedres så hurtigt som muligt. Beboerforeningen hæfter for enhver skade, det være sig på personer eller ejendom eller andet, som følge af manglende vedligeholdelse eller istandsættelse af legepladsen og alt på legepladsen værende inventar. Såfremt det kommer til kommunens kendskab, at legepladsen ikke vedligeholdes i tilstrækkeligt omfang eller er beskadiget, påtales dette overfor beboerforeningen med rimelig frist for udførelse af de påkrævede arbejder.

6 Såfremt der er fare for person- og anden skade, og det skønnes nødvendigt med en øjeblikkelig udbedring af forholdet, kan kommunen lade arbejdet udføre for beboerforeningens regning. I dette tilfælde orienteres beboerforeningen herom. 5. Benyttelse Legepladsen er offentligt tilgængelig. Beboerforeningen hæfter for enhver skade forårsaget ved brug af legepladsen i det omfang erstatningsansvar kan gøres gældende. Dette ansvar er kommunen uvedkommende. 6. Nedlæggelse Såfremt beboerforeningen ikke længere ønsker at drive legepladsen, kan den anmode kommunen om at overtage driften og ejerskabet. Ønsker kommunen ikke at overtage, kan beboerforeningen lade legepladsen nedrive og pladsen retableret til en stand svarende til det omkringliggende område. Arealet skal tilsås. Hvis beboerforeningen trods gentagne henvendelser fra kommunen ikke foretager almindelig vedligeholdelse og istandsættelse på legepladsen, kan kommunen lade legepladsen nedrive og retablere for beboerforeningens regning. Beboerforeningen vil blive orienteret herom forinden. Såfremt arealet skal anvendes til byudviklingsformål, veje, stier eller lignende, kan Frederikssund Kommune opsige nærværende aftale med 6 måneders varsel, dog således at legepladsens værdi godtgøres beboerforeningen, hvis det ikke er muligt at flytte den. 7. Forholdet til beboerforeningens vedtægter Nærværende aftale får først gyldighed, når beboerforeningen har ændret sine vedtægter, således at de henviser til nærværende aftale, og oplyser at Frederikssund Kommune er påtaleberettiget i forhold til de i nærværende aftale omtalte forhold. Vedtægterne skal endvidere oplyse at kommunen kan begære aftalen tinglyst på det areal, hvor legepladsen er beliggende. 8. Påtaleret Påtaleberettiget er Frederikssund Kommune. Slangerup, den 2008 For Beboerforeningen Mølledammen område VII Frederikssund, den 2008 For Frederikssund Kommune Kommentarer til Aftalen Ad 1 og 2. Den af Frederikssund Kommune godkendte placering fremgår af det kort, der blev udsendt af Legepladsudvalget 9. maj Lars Laj, der er et veletableret firma, vil (udover byggetilladelsen, der opnås af beboerforeningen) sørge for eventuelle andre myndighedstilladelser ved direkte kontakt til kommunens tekniske forvaltning. Lars Laj holder entreprisen forsikret i byggeperioden. Ad 4 og 5. Beboerforeningens Erhvervsansvarsforsikring er (uden meromkostning) udvidet til at omfatte legepladsen. Ad 6. Frederikssund Kommune er blevet kontaktet angående nedskrivning af Legepladsens værdi i fbm. en eventuel opsigelse af Aftalen fra kommunens side. Som udgangspunkt holder legepladsen sin værdi i 10 år, hvorefter den afhængig af vedligeholdelse/udskiftning af dele vil aftage i værdi. Skulle punktet blive aktuelt, vil kommunen foretage et skøn på det givne tidspunkt.