Dagsorden LSU (fællesadministrationen)

Transkript

1 Dagsorden LSU (fællesadministrationen) Mødedato: Mandag den 23. februar 2009 Starttidspunkt: Kl. 13:00 Sluttidspunkt: Kl. 15:00 Mødested: Mødelokale: Konf. 3 Soldalen 8, 7100 Vejle Journalnummer: LSU (Fællesadministrationen) Deltagere: Administrationschef Allan Kjær Hansen, sekretariatschef Ole Stig Jensen, it-medarbejder Leila Damkjær Pedersen (HK), it-medarbejder Lone Petersen (Prosa), Medieassistent Kirsten Marie Walbjørn Pedersen (Mediasyd), Kommunikationsmedarbejder Nina Skriver Dahl (AC), Pedel Knud Arne Nielsen (pedeller) chefkonsulent Christian Jansson, personalekonsulent Lene Synnøve Andersen (ref.) Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation Organisering af driften af bygningsmassen ved University College Lillebælt Evt Side 1/3

2 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden for mødet den 23. februar 2009 skal godkendes, og punkter under eventuelt, skal annonceres af de tilstedeværende. Det indstilles, at dagsordenen godkendes. 2. Samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation I forbindelse med opfølgning på sikkerhedsorganisationen i University College Lillebælt ved møde i HSI den 18. november 2008, kunne det konstateres, at der ikke var nedsat en sikkerhedsorganisation for fællesadministrationen. Det er imidlertid muligt at sammenlægge samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation i et MED-udvalg. Et Med-udvalg skal følge den til enhver tid gældende aftale for samarbejdsudvalg, og de til enhver tid gældende regler om sikkerhedsog sundhedsarbejde i arbejdsmiljøloven. Det foreslås og indstilles, at LSU og LSI for fællesadministrationen gøres til en enstrenget struktur i form af et MED-udvalg. LSU (fællesadministrationen) bedes drøfte sammensætningen af et sådan udvalg med udgangspunkt i bilag 2.1. Bilag 2.1: Etablering af MED-udvalg (udarbejdet af Christian Jansson). 3. Organisering af driften af bygningsmassen ved University College Lillebælt I forbindelse med etableringen af University College Lillebælt, er der kommet særligt fokus på bygningsmassen og driften heraf. Fokus har afsæt i ønsket om at se bygningsmassen og driften heraf under ét, behovet for at effektivisere driften og sikre en mere optimal udnyttelse af bygningerne samt ønsket om at udvikle medarbejderne og anvende deres kompetencer inden for en bredere ramme. Pedellerne har hidtil været underlagt ledelsen på de enkelte lokationer. Fremadrettet foreslås det, at der sker en samlet organisering af pedellerne i en ny stabsfunktion med en fælles ledelse. Side 2/3

3 Med afsæt i bilag 3.1, vil Allan Kjær Hansen gennemgå forslaget til organisering af driften af bygningsmassen ved University College Lillebælt Bilag 3.1: Organisering af driften af bygningsmassen ved University College Lillebælt (udarbejdet af Allan Kjær Hansen) 4. Evt. Side 3/3

4 Bilag 2.1 (møde i LSU (fællesadministrationen) ) Etablering af MED-udvalg MED står for medindflydelse og medbestemmelse og udgør grundlag for forbedring og udvikling af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation i fællesadministrationen sammenlægges i en enstrenget struktur der varetager de opgaver og funktioner, som følger af den til enhver tid gældende aftale for samarbejdsudvalg i UC Lillebælt og de til enhver tid gældende regler om sikkerheds- og sundhedsarbejde i arbejdsmiljøloven. Når samarbejdsforhold og forhold angående sikkerhed og sundhed samles i et udvalg, vil forslag til ændringer som f.eks. indførsel af ny arbejdsrutiner og indretning af arbejdssteder kunne blive vurderet ud fra både samarbejdsmæssige og sikkerhedsmæssige overvejelser på en gang yderligere vil sikkerhedsorganisation kunne bidrage ved udformning af lokalaftaler vedrørende sikkerhedsmæssige spørgsmål. Forudsætninger I Arbejdsministeriets bekendtgørelse om Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde (bekendtgørelse nr. 739 af 22. september 1997 med senere ændringer) er der i kapitel 6 åbnet mulighed for, at den normale organisering af sikkerhedsarbejdet kan fraviges med det formål at styrke og effektivisere virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. I bekendtgørelsens kapitel 6 præciseres det herudover, at det der kan laves aftaler om er en ændret organisering, og at det ikke berører varetagelsen af de opgaver, funktioner mv. som indgår i sikkerhedsarbejdet. Forslag: Det nuværende samarbejdsudvalg udvides med en (to) sikkerhedsrepræsentant valgt blandt medarbejder samt en sikkerhedsrepræsentant udpeget af ledelsen. Den daglige sikkerhedsleder udpeges af ledelsen efter drøftelse med sikkerhedsrepræsentanterne.

5 Bilag 3.1 (møde i LSU (fællesadministrationen) ) Forslag: Organisering af driften af bygningsmassen ved University College Lillebælt Med etableringen af University College Lillebælt pr. 1. januar 2008 er der sket en nyorganisering af en række opgaver i stabsfunktioner. Der er etableret en fælles personalefunktion, økonomifunktion og it-funktion. Hovedreglen er, at medarbejderne er blevet samlet på et sted (med få undtagelser). Der er også sket en nyorganisering af efter- og videreuddannelsen og bibliotektsfunktionerne. Her er der dog primært tale om en ledelsesmæssig nyorganisering, da ikke alle efter- og videreuddannelsesfunktioner er samlet på Asylgade og hvor bibliotektsfunktionerne fortsat udøves decentralt. På det ledelsesmæssige område er der også sket en nyorganisering, idet, der for henholdsvis lærer-, pædagog- og sygeplejerskeuddannelserne er blevet udpeget en ledende studierektor. Disse nyorganiseringer har vi nu gjort nogle erfaringer med og der er løbende og vil løbende ske tilpasninger. Etableringen af University College Lillebælt har betydet, at der er kommet fokus på bygningsmassen og driften heraf. Baggrunden for at fokusere på bygningsdriften er bl.a.: Ønsket om at se bygningsmassen og driften heraf under et. Behovet for at effektivisere driften og sikre en mere optimal udnyttelse af bygningerne. Ønsket om at udvikle medarbejderne og anvende deres kompetencer inden for en bredere ramme. Der har derfor hen over efteråret været arbejdet med oplæg til en organisering af driften bygningsmassen og herunder en ny struktur for pedellerne. Der har været afholdt møder med pedellerne fordelt på en jysk gruppe og to fynske grupper. Baggrunden for opdelingen har været et ønske om at komme i en tættere dialog med de enkelte pedeller om de konkrete opgaver og funktioner. Udfordringer: Driften af bygningsmassen finansieres gennem tildeling af bygnings- og fællestaxameter samt særlige bidrag fra de funktioner, som ikke modtager bygningstaxameter. Det betyder, at finansieringen er direkte afhængig af antal studerende og med et faldende antal studerende bliver økonomien mere begrænset. Økonomien er allerede samlet centralt.

6 Bilag 3.1 (møde i LSU (fællesadministrationen) ) Pedellerne har hidtil været underlagt ledelsen på de enkelte uddannelsessteder. Denne struktur har kun i begrænset omfang givet pedellerne mulighed for at anvende deres kompetencer i forhold til bygningsdrift i et større omfang end det enkelte uddannelsessted/bygningsdriften gav mulighed for samtidig med at andre kompetencer manglede. Der er truffet beslutning om at samle uddannelsesstederne i Odense på et samlet sted det nuværende tekniske fakultet på Niels Bohrs Allé fra Det betyder, at de nuværende bygninger skal holdes i drift samtidig med at den nuværende kapacitet overordnet ikke kan ændres. Det konkrete forslag Det foreslås, at der sker en samlet organisering af pedellerne i en ny stabsfunktion med en fælles ledelse. Forslaget består af følgende elementer: 1. Hvem er omfattet? 2. Lokalt tilhørsforhold 3. Ledelse 4. Økonomi Ad. 1 Hvem er omfattet? Pedellerne på samtlige uddannelsessteder, efter- og videreuddannelsen samt CFU på Damhaven/Vejle og Karlavej/Odense er omfattet af forslaget. Pedellerne på CFU/Skræddermaen er ikke omfattet, da de løser opgaver, som er mere specifikke for dette arbejdssted. Ad. 2 Lokalt tilhørsforhold Pedellerne skal fortsat have deres arbejdsmæssige udgangspunkt i de lokale uddannelses-/arbejdssted, hvor de aktuelt er tilknyttet. Pedellerne skal dog organiseres på en sådan måde, at de kan bidrage til løsningen af opgaver på andre lokationer. I princippet inden for hele University College Lillebælt, men i praksis forventes det, at der sker en opdeling i Vejle/Jelling og Fyn. Fleksibilitet og effektiv anvendelse af medarbejdernes ressourcer og kompetencer er nøgleordene i oplægget til organisering. Den samlede pedelstruktur skal opleves som et kvalitets- og serviceløft i forhold til de enkelte uddannelsessteder. Pedellerne skal fortsat være i en løbende dialog med den lokale ledelse om løsningen af de konkrete opgaver, men pedellerne er underlagt en samlet prioritering af opgaverne og økonomien. En model for den konkrete prioritering er endnu ikke udarbejdet, men der vil være fokus på overholdelse af den samlede økonomiske ramme for bygningsområdet. Ad. 3 Ledelse

7 Bilag 3.1 (møde i LSU (fællesadministrationen) ) Til styring og ledelse af bygningsområdet vil der blive oprettet en stabsfunktion under administrationschefen med en leder af bygningsområdet. Der skal udarbejdes en konkret stillingsbeskrivelse for bygningschefen. Der tilknyttes ingen specifikke sekretariatsfunktioner til staben. Ad. 4 Økonomi Den økonomiske ramme udgøres af de tildelte taxameterindtægter fratrukket udgifter til afdrag på lån vedr. egne bygninger og husleje for lejede bygninger. Rammen dækker således primært udgifter til øvrig drift af bygninger samt løn til pedeller og rengøringspersonale. Den samlede ramme udgør 67,564 mio. kr., men fratrækkes de fest omkostninger, som der ikke er direkte indflydelse på, så udgør rammen 35,707 mio. kr. incl. løn til medarbejderne. Omkostningsbudgettet for 2009 indenfor bygningsområdet er som følger (tkr.): Afskrivninger bygninger og inventar Prioritetsrenter m.m Husleje Asylgade, Odense og Boulevarden 17, Vejle m.m. Beregnet husleje Soldalen m. fl. (der er budgetteret en indtægt af tilsvarende størrelse) Leje af sportsplads, svømmehal m.m. 720 Energi (varme, el og vand) Reparation og vedligehold bygninger Vedligeholdelse omgivende arealer Reparation og vedligehold inventar Rengøring m.m. (regningsydelser) Rengøringsartikler Ejendomsskatter 300 Renovation 400 Diverse Vagttjenester Småanskaffelser Personaleomkostninger (Pedeller og rengøringsmedarbejdere) I alt Inventar incl kopimaskiner I alt total Investeringsbudgettet for indkøb af inventar (herunder kopimaskiner) for 2009 er på 2 mio. kr.