Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH
|
|
- Einar Gregersen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10
2 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition 5 Postmodtagelse 5 Personlig stilet post 5 Dokumenter der afleveres personligt samt telefax 5 5 Behandling af papirdokumenter efter skanning 5 Dokumenter, der er fordelt forkert 5 SAGSBEHANDLERENS OPGAVER MED DOKUMENTER 6 Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med posten 6 Tilknyt dokument fast 7 Hvad gøres med dokumenter der vedrører flere sager 7 Helbredsoplysninger 7 SAGER 8 Definition af en sag 8 Oprettelse af en ny sag 8 Passivføring af sager 8 Notatpligt 8 Udfyldelse af sagsforside 8 Erindring 9 Papirdokument 9 Gul lap 9 Sletning af sager 9 Sletning af dokumenter 9 KMD-sag-edh Side 2 af 10
3 OPBEVARING AF PAPIRDOKUMENTER 9 Skannede dokumenter 9 Lån af dokumenter fra arkivet med skannede dokumenter 10 Værdipapirer 10 Sagsrelevant materiale der ikke er skannet 10 Originaldokumenter 10 KMD-sag-edh Side 3 af 10
4 Mål med elektronisk dokumenthåndtering Indførelse af et fælles Elektronisk Sags- og DokumentHåndterings system (EDH-System) i skal bidrage til: BEDRE BORGERSERVICE OG SAGSBEHANDLING ESDH er med til at give et bedre overblik over sagerne og dermed bedre borgerservice. ESDH skal sikre, at relevante oplysninger indgår i sagsbehandlingen og at sagsbehandlingen kan dokumenteres. Dette er med til at give bedre kvalitet i sagsbehandlingen. HELHEDSORIENTERET SAGSBEHANDLING/VIDENSDELING ESDH er med til, at kommunen kan genanvende og fastholde den viden, der gennem sagsbehandlingen oparbejdes i organisationen. ESDH gør, at man kan dele viden på tværs af organisationen, uanset hvor man geografisk er placeret. LETTERE OG HURTIGERE SAGSFREMSØGNING Med et ESDH system bliver det lettere og hurtigere at fremsøge sager og dokumenter, hvilket er med til at give administrative lettelser i hverdagen. OPFYLDELSE AF PERSONDATALOVEN Ved indførelse af ESDH sikres det, at der sker logning i overensstemmelse med persondataloven. Afgrænsning I er SB-SYS valgt som fælles ESDH-System til: politiske sager administrative sager personalesager institutionernes sager KMD-sag-edh er valgt til: sociale personsager Der er valgt Kmd-sag-edh til sociale personsager, da de sammen med KMD SAG giver det bedste overblik på området. For KMD-sag-edh er der udarbejdet særskilte retningslinjer. Alle dagsordener og punkter til dagsordener skal udarbejdes i SB-SYS. Sikkerhed Medarbejdere med autorisation til KMD-SAG har adgang til at se alle sager, journaler og dokumenter. Forvaltningslovens 32 siger: Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. Som medarbejder må man derfor alene tilgå de oplysninger der er relevant for ens sagsbehandling. Al færden i KMD-sag bliver registreret i en log. KMD-sag-edh Side 4 af 10
5 Misbrug vil medføre disciplinære foranstaltninger. Dokumenter Dokumentdefinition Et dokument er breve, modtaget post, fax, fra borgere og samarbejdspartnere samt egenproducerede dokumenter. Postmodtagelse Post fra Post Danmark samt post indkommet i kommunens postkasse grovsorteres og fordeles til de enkelte afdelinger. I afdelingen klargøres posten og relevante dokumenter skannes. Når skanningen er foretaget overføres det skannede til edh-delen i KMD-sag. Når dokumenterne er overført kan postfordeleren i afdelingen fordele til de enkelte sagsbehandlere. Personlig stilet post Personligt stilet post åbnes og behandles som al anden post (dvs. post attention en bestemt person). Post der på kuverten er mærket fortroligt eller privat sendes uåbnet til rette modtager. Dokumenter der afleveres personligt samt telefax Post der i løbet af dagen modtages personligt eller pr. telefax stemples indgået med dags dato og 1. gøres klar til skanning med skilleblade, fjerning af clips m.v. og lægges i afdelingens bakke til næste morgens skanning.eller 2. skannes, hvorefter papiret tilgår datobunken senest dagen efter modtagelsen. Den enkelte afdeling udarbejder retningslinier for decentral skanning. Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for at dokumentet skannes og tilknyttes en eksisterende sag eller oprette en ny sag, hvor dokumentet tilknyttes! Det er sagsbehandlerens ansvar at indgåede og sendte mails, der er relevant for sagsbehandlingen, bliver tilknyttet en sag. Behandling af papirdokumenter efter skanning Papirdokumenter opbevares centralt i arkiv i datoorden i 12 mdr. Dokumenter som pga. særlovgivning skal bevares i original papirversion udtages af dato-bunken og opbevares i den enkelte afdeling. Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for udtagning og opbevaring af originaldokumenter!! Dokumenter, der er fordelt forkert Det er sagsbehandlerens/modtagerens ansvar, at fejlfordelt post videresendes til rette modtager, samme dag som det modtages. KMD-sag-edh Side 5 af 10
6 Sagsbehandlerens opgaver med dokumenter Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med posten Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for at dokumenterne navngives og tilknyttes en eksisterende sag eller oprette en ny sag, hvor dokumentet tilknyttes! Hver afdeling udarbejder og vedligeholder egne retningslinier for navngivning af sager og dokumenter. De skannede dokumenter skal være navngivet senest ved arbejdstids ophør. Såfremt sagsbehandleren ikke er til stede, er det stedfortræderens ansvar at navngivne dokumenterne. Hvis stedfortræderen navngiver dokumentet, og sagsbehandleren på sagen bør se dokumentet, må Dagens post i afdelingsfeltet ikke fjernes. Dette gør, at den oprindelige sagsbehandler kan finde dokumentet, når vedkommende kommer tilbage. Såfremt stedfortræderen behandler dokumentet og opretter en sag eller tilknytter det til en eksisterende sag, må Dagens post gerne fjernes. Der er mulighed for at gøre sagsbehandleren opmærksom på dette ved at sætte sagen i erindring til vedkommende. Kvittér for modtagelse af dokument. I forbindelse med behandlingen af skannede dokumenter, skal sagsbehandleren sætte hak i kvittér for modtagelse, hvilket tilkendegiver at man er ansvarlig for det enkelte dokument og den videre sagsbehandling. Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med egenproducerede dokumenter Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for, at egenproducerede dokumenter tilknyttes en sag. Dokumentprofilen ser således ud: KMD-sag-edh Side 6 af 10
7 Følgende felter skal udfyldes: Dokument vedr.: Personnummer Overskrift: En sigende overskrift, jfr. retningslinier for navngivning af dokumenter. Beskrivelse: Dokumentpart (hvis modtageren eller afsenderen af dokumentet er en anden end hovedpersonen) + uddybende beskrivelse, jfr. retningslinier for navngivning af dokumenter. Afdeling: Afdelingens navn Sagsbehandler: Dine initialer Kopimodtager: Hvis en anden skal have dokumentet til orientering Sikkerhed.enhed: Hvis du har adgang til flere sikkerhedsmæssige enheder. Offentlighed: Tage stilling til om dokumentet er åbent eller lukket for offentligheden (er som udgangspunkt sat til lukket) Overskrifter på dokumenter aftales afdelingsvis. Feltet kopimodtager Når andre sagsbehandlere skal have et dokument til orientering, vælges kopimodtager med vedkommendes initialer. Post modtaget i kopi er altid kun til orientering. Skal en anden sagsbehandler handle på foranledning af dokumentet, laves en erindring. Godkendelse af dokumenter Udgående dokumenter godkendes (og gøres dermed skrivebeskyttede) når brevet er sendt. Indgående dokumenter godkendes. Tilknyt dokument fast Når et dokument godkendes, skal dette også tilknyttes fast til sagen. Fast tilknytning betyder, at dokumentet ikke kan fjernes fra sagen igen. Alle dokumenter skal være fast tilknyttet en sag, for at sagen kan lukkes. Hvad gøres med dokumenter der vedrører flere sager Når et dokument har betydning for flere sager, skal det tilknyttes de sager, hvor det er aktuelt. Helbredsoplysninger Helbredsoplysninger tilknyttes lægemappen på personen. Der lægges et notat herom i journalen. KMD-sag-edh Side 7 af 10
8 Sager Definition af en sag En sag er et omslag som kan indeholde dokumenter. Sagen påføres oplysninger om emne og indhold. Når et dokument godkendes, skal dette også tilknyttes fast til sagen. Oprettelse af en ny sag Det er sagsbehandlerens ansvar at oprette nye sager, såfremt et dokument eller en handling giver anledning til sagsbehandling. Inden der oprettes en ny sag, skal man altid starte med at søge, for at se om der eksisterer en sag i forvejen. Passivføring af sager Det er sagsbehandlerens ansvar at passivføre en sag, når en sag er afsluttet og dokumenterne er godkendt og fast tilknyttet. Er der et modersystem knyttet til sagstypen, passivfører fagsystemet sagen. Husk at passivføre journalen, hvis der findes en. Notatpligt Sagsbehandleren skal følge reglerne i forvaltningsloven samt offentlighedsloven. Udfyldelse af sagsforside Sagsforsiden ser ud som nedenstående: KMD-sag-edh Side 8 af 10
9 Følgende felter skal udfyldes: Kategori: Alle sager er systemsager Overskrift: Feltet udfyldes automatisk med den overskriften som knytter sig til den enkelte sagstype. Beskrivelse: Evt. yderligere uddybende beskrivelse af sagen Sagstype: Klik og find den ønskede sagsstype Kassation: Anføres i henhold til arkivloven Sagshenvisning: Eventuel henvisning til relevant papirsag Sagsbehandler: Udfyldes med initialer Erindring Erindringsfanebladet kan anvendes i forbindelse med sagsbehandlingen til brug for styring af, hvornår der skal foretages en handling. Grunden til at det er vigtigt at anvende dette, er at man i forbindelse med sygdom eller andet fravær kan fremsøge sager, der skal behandles. Det giver endvidere også mulighed for at følge sagsbehandlingen, så man kan fortælle borgeren, hvor langt sagsbehandlingen er nået. Der kan i de enkelte afdelinger tages stilling til, om der skal benyttes nogle faste erindringsårsager. Erindringer skal fremsøges via Advis Papirdokument Kan bruges til henvisning af materiale som ikke egner sig til skanning og som kun findes i papirudgave. (Eksempelvis bispens gips-gebis) Gul lap Gul lap må ikke anvendes til oplysninger, der er relevant for sagsbehandlingen. Denne kan bruges til oplysninger af intern art. Når denne udfyldes skal man altid starte med sagsbehandlerens navn og dato. Oplysningerne på den gule lap er ikke omfattet af aktindsigt. Sletning af sager Som udgangspunkt kan sager ikke slettes. Såfremt en sag er fejloprettet, skrives i Overskrift: fejloprettet og sagen passivføres. Sletning af dokumenter Som udgangspunkt kan dokumenter ikke slettes. Såfremt et dokument er fejloprettet, skrives i Overskrift: fejloprettet. Opbevaring af papirdokumenter Skannede dokumenter Skannede dokumenter opbevares centralt i datoorden i 12 måneder. KMD-sag-edh Side 9 af 10
10 Lån af dokumenter fra arkivet med skannede dokumenter Hvis en sagsbehandler låner et dokument fra dato-bunken skal der udfyldes et lånekort med dato og navn. Værdipapirer Opbevares i brandsikret boks. Sagsrelevant materiale der ikke er skannet Som udgangspunkt er alt sagsrelevant materiale skannet. Ved undtagelser oprettes et papirdokument på sagen, hvor der henvises til fysisk placering. Originaldokumenter Er der dokumenter som kræver opbevaring i original form, henvises der til fysisk placering på sagsoplysninger i feltet Henvisninger. KMD-sag-edh Side 10 af 10
HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE
HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse
Læs mereHåndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden
ÆRØ KOMMUNE Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden Sagsnr: 492-2008-20946 1/21 Indholdsfortegnelse Indhold Indledning... 4 Brug af KMD Sag EDH
Læs mere(det grønne) Principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling
Indsæt billede Det præcise Håndbog mål skal være 14,18 x for 19 cm. og ESDH skal være placeret lige over grafikken (det grønne) Principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling
Læs mereHåndbog KMD Sag. Retningslinjer for KMD Sag Basis og Journal. Albertslund Kommune
Håndbog KMD Sag Retningslinjer for KMD Sag Basis og Journal i Albertslund Kommune Indledning: KMD Sag Basis og Journal er en fælles platform for behandling af personsager. KMD Sag Basis og Journal benyttes
Læs mereGod Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune
God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017 Indhold 1. Formål og anvendelse... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Ansvar... 3 4. Administrative Systemer... 3 5. Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument...
Læs mereDIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG
DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG Kommunernes sagsbehandling digitaliseres i stigende grad. Det gælder ikke kun sagernes behandling internt, men også kommunikationen med borgere og virksomheder.
Læs mereRekvirering og håndtering af oplysninger om tidligere. behandlingsforløb og præ-epj journaler efter lukning af PAS (Vest).
Rekvirering og håndtering af oplysninger om tidligere behandlingsforløb og præ-epj journaler efter lukning af PAS (Vest). Formål Beskrivelse af arbejdsgange for rekvirering og håndtering af oplysninger
Læs mereRetningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune.
Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune. Formål Formålet med åbne postlister er at skabe åbenhed i forhold til kommunens arbejde. Postlisterne er en service til samarbejdspartnere, borgere
Læs mereRetningslinjer. for brug af
Retningslinjer for brug af Version 1 / Godkendt af styregruppen 29. november 2011 Brugerhåndbogen vedligeholdes af Center for IT og Digitalisering Ændringsønsker afleveres til superbrugerne Kære bruger.
Læs mereTitel Nr. Udgave dato. Udarb. af Godkendt af Gyldighed Erstatter nr. Udgave dato
Kvalitetsstyringshåndbog for Natur området Styring af registreringer, herunder sagsakter T2 03.09.07 Formål Afgrænsning At sikre følgende: * At registreringer i sager styres, dvs. journaliseres systematisk,
Læs mereArkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune
Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning
Læs mereResumé Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at en kommune har overholdt reglerne om aktindsigt efter offentlighedsloven.
Resumé Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at en kommune har overholdt reglerne om aktindsigt efter offentlighedsloven. 10-06- 2009 A har ved brev af x. xx 200x med bilag rettet henvendelse til Statsforvaltningen
Læs mereCaptia - kvik guide Personalesager
Captia - kvik guide Personalesager 05-05-2015 Aalborg Universitet, HR-afdelingen HR@adm.aau.dk Indhold Inden du går i gang... 1 Søg efter en medarbejder (på C-adressat)... 1 Opret C-adressat... 2 Oprettelse
Læs mereVejledning om ergoterapeuters ordnede optegnelser (journalføring)
16. marts 2006 Vejledning om ergoterapeuters ordnede optegnelser (journalføring) 1 Indledning I medfør af lovbekendtgørelse nr. 631 af 30. august 1991 om Terapiassistenter (fysioterapeuter og ergoterapeuter)
Læs mereJournalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021
Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...
Læs mereVejledning Februar Udtalelser og aktindsigt til journalister i personsager
Vejledning Februar 2009 Udtalelser og aktindsigt til journalister i personsager 2 Baggrunden for udarbejdelse af denne vejledning, er Køge Kommunes ønske om at vise åbenhed og saglighed over for pressen.
Læs merePROCEDURE FOR ANVENDELSE AF OG SMS
Ikrafttrædelsesdato: 1. april 2019 Godkendt af: Direktionen d. 14. marts 2019 PROCEDURE FOR ANVENDELSE AF E-MAIL OG SMS VI HAR KUN BORGERNES DATA TIL LÅNS. GOD INFORMATIONS- HÅNDTERING HANDLER OM, HVORDAN
Læs mereE-mail politik for FOA Nordsjælland
E-mail politik for FOA Nordsjælland Da det er FOA Nordsjællands holdning, at vi i størst mulig omfang skal anvende elektronisk kommunikation, har vi udformet en e-mail politik med henblik på at sikre såvel
Læs merehos statslige myndigheder
IT-Universitetet i København Rued Langgaards Vej 7 2300 København S Sendt til: itu@itu.dk 25. juni 2015 Udtalelse til anmeldelsen Videnskabelige og statistiske undersøgelser hos statslige myndigheder Datatilsynet
Læs mereNotat. Retningslinier for åbne postlister. 1. Formål. 2. Hvad er omfattet af postlistereglerne. 3. Hvilken korrespondance medtages på postlisten.
Notat Den 18. januar 2007 Retningslinier for åbne postlister. 1. Formål Disse retningslinier vedrørende åbne postlister er lavet ud fra et ønske om, at give offentligheden størst mulig indsigt i den ind-
Læs merePersondata og IT-sikkerhed. Vejledning i sikker anvendelse og opbevaring af persondata
Persondata og IT-sikkerhed Vejledning i sikker anvendelse og opbevaring af persondata December 2015 Indledning Denne vejledning har til formål, at hjælpe ansatte på IT-Center Fyns partnerskoler med at
Læs mereGod journalisering i Ærø Kommune Vejledning i KMD NOVA
God journalisering i Ærø Kommune Vejledning i KMD NOVA Sidst revideret Oktober 2018 1 Indhold Indledning... 3 Retningslinjer for journalisering i Ærø Kommune... 4 Hvad skal journaliseres... 4 Medarbejderes
Læs mereIT-sikkerhedsbestemmelser for anvendelse af e-post
Bilag 8 IT-sikkerhedsbestemmelser for anvendelse af e-post Formålet med sikkerhedsbestemmelserne er at beskrive, hvordan medarbejdere i Randers Kommune, som anvender e-post via kommunens udstyr og e-postadresser,
Læs mereGod journalisering i Ærø Kommune Vejledning i KMD NOVA
God journalisering i Ærø Kommune Vejledning i KMD NOVA Sidst revideret December 2018 1 Indhold Indhold...2 Indledning...3 Retningslinjer for journalisering i Ærø Kommune...4 Hvad skal journaliseres...4
Læs mereVejledning til Ferieplanlægning i Smartklik.
Vejledning til Ferieplanlægning i Smartklik. Ferieplanlægning er et modul i Smartklik, hvor man kan planlægge sit fravær på nedenstående typer af fravær: Ferie Særlige feriedage Omsorgsdage Seniordage
Læs mereSkolechef C har i skrivelse af 29. september 2008 redegjort for ovenstående og orienteret dig om erklæringernes behandling ved skolebestyrelsesmødet.
Resumé Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at Køge Kommune korrekt har undtaget erklæringer fra aktindsigt. Erklæringerne var ikke omfattet af Offentlighedsloven. 18-06- 2009 TILSYNET Statsforvaltning
Læs mereArbejdsmiljøguide for Odder Kommune
Arbejdsmiljøguide for Odder Kommune 1. Politikker Logpolitik Dok. Nr. 1.12 Version: 1 Niveau: 2 Dato 050508 Side 1 af 9 Logpolitik Formål At fastlægge og beskrive ansvar, pligter og konsekvenser når medarbejdere
Læs mereHåndter ekstern kontakt
Håndter ekstern kontakt Procesbeskrivelser for: 1. Håndter indgående telefonisk henvendelse 2. Håndter indgående fysisk dokument med scanningsudfordringer 3. Håndter digital henvendelse 4. Håndter udgående
Læs mereSådan håndterer vi personalesager i Børn og Unge
Sådan håndterer vi personalesager i Børn og Unge Alle dokumenter, der hører til en personalesag, skal gemmes på medarbejderens sag i RI Lønservice. Der skal ikke forefindes personalesager i papirform.
Læs mereBorgerens rettigheder, når regionen behandler personoplysninger
Juridisk kontor Regionssekretariatet Skottenborg 26 8800 Viborg Borgerens rettigheder, når regionen behandler personoplysninger Når regionen behandler oplysninger om borgere, har borgerne nogle rettigheder,
Læs mereProcedurer for sagsbehandling og datahåndtering
Procedurer for sagsbehandling og datahåndtering Greenland Business A/S Revideret den 7. december 2017. Hvornår har vi en sag?... 3 Oprettelse af en sag... 3 Begrænsninger for adgangen til at søge støtte...
Læs mereESDH-håndbog. Danmarks Statistik
ESDH-håndbog Danmarks Statistik September 2016 Danmark Statistik Sejrøgade 11 2100 København Ø DANMARKS STATISTIKS ESDH-HÅNDBOG Danmarks Statistik September 2016 Journalen Direkte tlf.: 39 17 35 00 E-mail:
Læs mereLov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven) (* 1)
Lov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven) (* 1) VI MARGRETHE DEN ANDEN, af Guds Nåde Danmarks Dronning, gør vitterligt: Folketinget har vedtaget og Vi ved Vort samtykke stadfæstet følgende
Læs mereStatsforvaltningens skrivelse af 4. oktober 2010 til en advokat:
Statsforvaltningens skrivelse af 4. oktober 2010 til en advokat: Statsforvaltningen Syddanmark har den 1. oktober 2010 modtaget din anmodning om genoptagelse af statsforvaltningens afgørelse af 28. september
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs mereStatsforvaltningens brev af til en journalist
Statsforvaltningens brev af 1.10.2010 til en journalist 01-10- 2010 TILSYNET MED KOMMUNERNE Du har ved e-mail af 24. og 28. september 2009 klaget over Varde Kommunes afslag på aktindsigt i dokument nr.
Læs mereDUBU Sag og Dokument integrationer
DUBU Sag og Dokument integrationer Formålet med dette notat er at informere DUBU kommuner omkring hvilke integrationer vedrørende Sager og Dokumenter der er en del af DUBU, samt hvilke integrationsmuligheder
Læs mereRetningslinjer for foreningens forvaltningsretlige Sagsbehandling af godkendelser, tilladelser mv.
Side 1 af 5 Opgavefordeling KZ & V står for den daglige sagsbehandling på området. Sagsbehandlingen omfatter alle relevante sagsskridt, der relaterer sig til myndighedsbehandling af det sagsområde, der
Læs mereAcadre - hvorfor og hvordan
Intern kommunikation Acadre - hvorfor og hvordan Generelle retningslinjer Kvalitet Døgnet Rundt Administrationen Indholdsfortegnelse Forord...s. 3 Hvorfor journalisere...s. 4 Hvem opretter sager...s. 5
Læs mereReleasebeskrivelse KMD Sag. Version 14.5. Nyheder og ændringer i KMD Sag & KMD Sag EDH
Releasebeskrivelse KMD Sag Version 14.5 Nyheder og ændringer i KMD Sag & KMD Sag EDH August 2015 Version 14.5 1 LÆSEVEJLEDNING... 3 2 GENERELT... 3 2.1 Indstilling for gem fællessøgning som defaultvisning...
Læs mereForsendelse af breve med Doc2Mail
Forsendelse af breve med Doc2Mail Introduktion Med Doc2Mail kan du aflevere dokumenter fra dine alm. programmer direkte til modtageres digitale postkasse eller til KMD s printerservice. Printerservice
Læs mereBrugervejledning Digital Post
Brugervejledning Digital Post 1. Forsiden Forsiden af Digital Post er det centrale billede i systemet. Her listes brevene efterhånden som de modtages. De fleste relevante oplysninger vises her. 1.2. Kolonner
Læs mereVEJLEDNING SCANJOUR 12-14 15-16 17-23 (20-22) 24-29 30 31 SCANJOUR Rediger personsag 32 SCANJOUR Rediger akt på personsag 33
VEJLEDNING SCANJOUR v.3 JOURNALISERING AF PERSONSAG SIDE Forside 1 SCANJOUR logon 2 SCANJOUR - findes personsag og adressat i SCANJOUR 1-5 -> JA -> JA tjek sager -> JA tjek navne -> NEJ SCANJOUR Opret
Læs mereIndhold AARHUS UNIVERSITET. Modtager(e): SNUK. Principper for journalisering af studentersager
Modtager(e): SNUK Notat Principper for journalisering af studentersager Indhold Formål 2 Hvem journaliserer? 2 Hvad journaliseres? 2 Enkeltsagsprincippet 2 Principper for fordeling af sager 3 Videndeling
Læs mereRetningslinjer for medarbejdernes brug af e-mail i Rudersdal Kommune
Retningslinjer for medarbejdernes brug af e-mail i Rudersdal Kommune Behandlet i Direktionen den 8. juni 2009 Behandlet i Områdechefgruppen den 22. juni 2009 Behandlet i HovedMED den 13. august 2009 Senest
Læs mereAnkestyrelsens udtalelse til en journalist. Region Syddanmarks afgørelse om delvist afslag på aktindsigt
Ankestyrelsens udtalelse til en journalist 2017-84059 Dato: 31-01-2018 Region Syddanmarks afgørelse om delvist afslag på aktindsigt Du har den 28. november 2017 klaget over Region Syddanmarks afgørelse
Læs mereRetningslinier om tilbagemeldingsgaranti for skriftlige henvendelser i Socialforvaltningen
Dato: 06-10-2006 Sagsnr.: 296894 Dok.nr.: 1964043 Retningslinier om tilbagemeldingsgaranti for skriftlige henvendelser i Socialforvaltningen Indholdsfortegnelse: 1. Borgerrepræsentationens beslutning om
Læs mereNY PERSONDATALOV. - til dig i afdelingsbestyrelsen
NY PERSONDATALOV - til dig i afdelingsbestyrelsen Den 25. maj 2018 blev den danske persondatalov og sikkerhedsbekendtgørelsen erstattet af EU's nye databeskyttelsesforordning (GDPR). Dette betyder nye
Læs mereKursusmateriale. Introduktion til Captia. Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH. Aalborg Universitet
Kursusmateriale Introduktion til Captia Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH Aalborg Universitet Indhold ESDH projektet på AAU... 3 Captia cirklen... 4 Captia... 5 Navigering... 6 1: Åbne en sag...
Læs mereEfter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra
Læs mereREVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE. ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen
REVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen Baggrund Lang rejse med forskellige systemer tilbage fra 1989 Esbjerg Byhistoriske Arkiv blev indblandet
Læs mereGDPR og borgerne og arkiverne og arkivloven
GDPR og borgerne og arkiverne og arkivloven GDPR og databeskyttelsesloven trådte i kraft den 25. maj 2018. Samme dato ændredes arkivloven, men kun redaktionelt. Vi venter stadig på de materielle ændringer,
Læs mereE-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT
E-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT 1 Indledning Nordjyllands Amt har som mål at skabe en åben og digital forvaltning, hvor borgere og erhvervsliv sættes i centrum med døgnåbne selvbetjeningstjenester på
Læs mereGiv andre medarbejdere adgang til den digitale postkasse. Vejledning til Digital Post for virksomheder
Giv andre medarbejdere adgang til den digitale postkasse Vejledning til Digital Post for virksomheder Giv andre medarbejdere adgang til den digitale postkasse Denne vejledning viser dig, hvordan du giver
Læs mereOffentlighedslovens 7 og afgørelsesbegrebet. Ankestyrelsens brev til en borger. Henvendelse vedrørende aktindsigt
Offentlighedslovens 7 og afgørelsesbegrebet Ankestyrelsens brev til en borger Dato: 12-06-2017 Henvendelse vedrørende aktindsigt Slagelse Kommune har den 1. juli 2016 fremsendt en klage af 20. juni 2016
Læs mereGuide til foreningsportalen Oprettelse eller ændring af foreningsoplysninger
Foreningsoplysninger Her har den enkelte forening mulighed for at ændre og vedligeholde relevante oplysninger om foreningen. Det kan f.eks. være ny formand, ændrede adresser, tlf.nr. m.m. Da det er disse
Læs mereDirektionssekretariatet. politik. Februar
Direktionssekretariatet E-mail politik Februar - 2014 Indhold INDHOLD... 2 INTRODUKTION... 3 DE 10 BUD FOR E-MAIL I MORSØ KOMMUNE... 4 POSTKASSER OG ANSVARSFORDELING... 4 MODTAGELSE AF E-MAIL... 5 SVARTIDER...
Læs mereBlanketdokumentation LÆ 221 & 225 v1.0 Februar 2011
Blanketdokumentation LÆ 221 & 225 v1.0 Februar 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Baggrund... 3 1.2 Blanketternes anvendelse... 4 1.3 Den papirbaserede arbejdsgang... 5 1.4 Den fremtidige
Læs mereBrugervejledning til Doc2Mail
** Brugervejledning til Doc2Mail Version 3.5 KMD Doc2Mail Indholdsfortegnelse Forord... 1-3 1 Introduktion... 1-4 2 Sådan bruger du Doc2Mail... 2-5 2.1 Doc2Mail-dialogvinduet... 2-6 2.2 Udskrivning med
Læs mereVejledning arbejdsgang ved behandling af klagesager i afd. O
Afdeling: Ortopædkirurgisk Afdeling O Udarbejdet af: Nina Egesborg og Inge Marie Holland Instruksnavn: Vejledning - arbejdsgang ved behandling af Dato: 10. juli 2008 patientklager Sektor: UAG Revideret
Læs mereKøbenhavns Kommune aktindsigt efter offentlighedsloven
Københavns Kommune aktindsigt efter offentlighedsloven Resumé: Statsforvaltningen Hovedstaden udtaler, at det efter sagens oplysninger kan lægges til grund, at kommunen har fremfundet de sager, som det
Læs mereLov om offentlighed i forvaltningen
Kapitel 1 Lovens almindelige anvendelsesområde 1 Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, jf. dog 2 og 3. Loven gælder endvidere for 1) elforsyningsvirksomheder, der producerer,
Læs mereWorkZone - kvik guide Personalesager
WorkZone - kvik guide Personalesager 24-11-2016 Aalborg Universitet, HR-afdelingen HR@adm.aau.dk Indhold Inden du går i gang... 1 Søg efter en medarbejder (AAU personale med CPR)... 1 Opret AAU personale
Læs mereAfgørelse af til Radio24Syv vedr. anmodning om indsigt i korrespondance mellem Socialforvaltningen og udvalgsmedlem
KØBENHAVNS KOMMUNE Socialforvaltningen Center for Politik Radio24Syv Att. Sofie Rye 04-02-2016 Sagsnr. 2016-0028243 Dokumentnr. 2016-0028243-3 Afgørelse af 04-02-2016 til Radio24Syv vedr. anmodning om
Læs mereAktindsigt i korrespondance på e-mailserver
Aktindsigt i korrespondance på e-mailserver En forening klagede til ombudsmanden over Økonomi- og Erhvervsministeriets afslag på aktindsigt i e-mail-korrespondance på Søfartsstyrelsens e-mailserver. Ombudsmanden
Læs mereVejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail
Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail 1 Indhold 1.0 Digital Post via Outlook...3 2.0 Digital Post fra SBSYS...5 2.1 Skal du sende ét eller flere dokumenter fra en sag:...5 2.2 Skal du oprette
Læs mereIndhold AARHUS UNIVERSITET. Modtager(e): SNUK. Principper for journalisering af studentersager
Modtager(e): SNUK Notat Principper for journalisering af studentersager Indhold Formål 1 Hvem journaliserer? 2 Hvad journaliseres? 2 Enkeltsagsprincippet 2 Journalisering af ikke-sagsbehandling 3 Sag 3
Læs merePolitik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc
Politik for Elektronisk Sags- og dokumenthåndtering Godkendt af Styregruppen for edoc Politik for Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering i Region Nordjylland (ESDH) Lovgivning/aftalegrundlag Politikken
Læs mereBreve Fraser Makroer m.m.
Koncern IT Anvendelse og udvikling Breve Fraser Makroer m.m. Oprettelse af brevprofiler (margintekst) 2 Anvendelse af brevmodul 4 Funktionsfelter i notatmodulet 6 Fremhævet tekst i notater 8 Standardtekster
Læs mereDATABEHANDLERAFTALE. Mellem parterne: Den dataansvarlige myndighed Regioner og kommuner (herefter Dataansvarlig )
DATABEHANDLERAFTALE Mellem parterne: Den dataansvarlige myndighed Regioner og kommuner (herefter Dataansvarlig ) og Databehandler Dansk Telemedicin A/S Robert Jacobsens Vej 68 2300 København S CVR.nr.:
Læs mereBILAG 5 DATABEHANDLERAFTALE
BILAG 5 DATABEHANDLERAFTALE INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Formål og omfang... 5 2. Databehandlers opgave... 5 3. Instruks... 5 4. Brug af ekstern Databehandler eller underleverandør... 5 5. Behandling i udlandet...
Læs mereSåfremt certifikatet senere skulle komme til veje, vil jeg straks indsende det til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen.
ERKLÆRING Ved bortkomst/tyveri af certifikat Undertegnede erklærer hermed under strafansvar efter straffelovens 163 (optrykt neden for), at jeg har mistet mit certifikat, og at certifikatet ikke siden
Læs merePlan for databeskyttelse på Nykøbing Katedralskole Maj 2018, revideret marts 2019
Plan for databeskyttelse på Nykøbing Katedralskole Maj 2018, revideret marts 2019 1 Lovhjemmel Generelt sker al indsamling og opbevaring af persondata på følgende lovgrundlag: Bekendtgørelse om revision
Læs mereVejledning til "Henstandsordning"
1. AFGRÆNSNING AF HENSTANDSORDNINGENS VIRKEOMRÅDE... 3 2. SAMTYKKEERKLÆRING... 3 3. ANSØGNINGEN... 3 4. SAGSBEHANDLING... 4 4.1 SAGSBEHANDLINGSTIDER... 4 4.2 AFSLAG PÅ HENSTANDSORDNING... 4 4.3 KLAGER
Læs mereProcesmodellering her er legoklodserne
Procesmodellering her er legoklodserne Kaare Pedersen, projektchef, KL Arbejdsgangsbanken Tlf. 3125 3504 / kaa@kl.dk Budskaberne Hypotese Vi kan bygge alle offentlige kerneprocesser af under 100 generiske
Læs mereStatsforvaltningens brev af 10. december 2007 til Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem
Statsforvaltningens brev af 10. december 2007 til Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem 10-12- 2007 Landsforeningen Frie Børnehaver og Fritidshjem har i brev af 3. juli 2006 rettet henvendelse
Læs merePensioneringsprocessen/Statens Administration
PENSAB Pensioneringsprocessen/Statens Administration Indhold 1. Overblik over den samlede proces... 2 2. Tildel pensionssag... 3 2.1 Søg i listen [Pensionssager]... 5 2.2 Tildel sag... 5 2.3 Afgiv sag...
Læs mereBekendtgørelse for Færøerne af lov om offentlighed i forvaltningen 1)
23. juli 2004Nr. 837 Bekendtgørelse for Færøerne af lov om offentlighed i forvaltningen 1) Offentlighedsloven Kapitel 1 Lovens almindelige anvendelsesområde Kapitel 2 Retten til aktindsigt Kapitel 3 Undtagelser
Læs mereVejledning om videregivelse. af personoplysninger til brug for forskning og statistik
Vejledning om videregivelse af personoplysninger til brug for forskning og statistik 1 Indholdsfortegnelse 1. Baggrund 2. Definitioner 2.1. Personoplysning 2.2. Anonymiseret personoplysning (i persondatalovens
Læs mereSÅDAN FORLØBER DIN SAG. - Om de regler der gælder, når kommunen behandler sociale sager
SÅDAN FORLØBER DIN SAG - Om de regler der gælder, når kommunen behandler sociale sager SÅDAN FORLØBER DIN SAG - Om de regler der gælder, når kommunen behandler sociale sager Der er regler for, hvordan
Læs mereBlanketdokumentation LÆ 231 & 235 v1.0 Februar 2011
Blanketdokumentation LÆ 231 & 235 v1.0 Februar 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Baggrund... 3 1.2 Blanketternes anvendelse... 4 1.3 Den papirbaserede arbejdsgang... 5 1.4 Den fremtidige
Læs mereCensor og undervisningskompetencer
Censor og undervisningskompetencer m.v., CØSA Sidst opdateret 15-06-2016/version 2.0/ Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig.
Læs mereMini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner
Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner Denne vejledning indeholder en kort præsentation af portalen i edoc version 4.1 og præsenterer de mest anvendte funktioner og arbejdsgange inkl. søgninger.
Læs mereVejledning ved ansøgning om udbetaling af forsikringssum ved visse kritiske sygdomme
Vejledning ved ansøgning om udbetaling af forsikringssum ved visse kritiske sygdomme For at FG kan behandle ansøgningen, har vi brug for oplysninger. Det er derfor vigtigt, at ansøgningsskemaet er korrekt
Læs merevejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du?
vejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du? Indhold 1. Indledende bemærkninger 3 2. Procedure for behandling af sager om aktindsigt
Læs mereKontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler).
Bilag 10.10 Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler). Generelt Nedenstående fastsættes det overordnede regelsæt for kontrol og afstemning af ITsystemer,
Læs merePersonalestamdata Sidst opdateret 27-05-2009/version 2.1/Steen Eske Christensen
Personalestamdata Sidst opdateret 27-05-2009/version 2.1/Steen Eske Christensen Indhold Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor
Læs mereLIRK Måling af sagsbehandlingskvalitet
LIRK Måling af sagsbehandlingskvalitet LIRK står for Lovgivning, Informations- og dokumenthåndtering, Registrering og Kommunikation og er Guldborgsund Kommunes metode til måling af sagsbehandlingskvaliteten
Læs mereÅrhus Byråd Rådhuset 8100 Århus C. Vedr. aktindsigt i navnet på afsenderen af et brev til Sundheds- og Omsorgsrådmanden i Århus Kommune
Århus Byråd Rådhuset 8100 Århus C 30-10-2009 TILSYNET Vedr. aktindsigt i navnet på afsenderen af et brev til Sundheds- og Omsorgsrådmanden i Århus Kommune Søren Hartmann, journalist ved DR, har ved mail
Læs mereKontaktpersoner. Indhold
Kontaktpersoner Alle, der skal have adgang til lederportalen, skal oprettes som kontaktpersoner. Dvs. ledere, institutledere og andre, der skal have adgang til at logge ind på lederportalen og tilgå relevante
Læs mereAftalevilkår for e-boks
Aftalevilkår for e-boks Aftalevilkår for e-boks består af - Vilkår for fravalg af papirbaseret post - Vilkår for e-boks - Tillæg til Generelle regler for debitorer i BetalingsService elektronisk Vilkår
Læs mereOplysningspligt. De registreredes rettigheder, Skoleforvaltningen
Oplysningspligt De registreredes rettigheder, Skoleforvaltningen Hvordan behandler vi data? Databeskyttelsesforordningen stiller nye krav til, hvad Skoleforvaltningen i Aalborg Kommune skal oplyse borgere
Læs mereIMPULS 2016 Er ESDH udbredt til alle hjørner af din organisation?
IMPULS 2016 Er ESDH udbredt til alle hjørner af din organisation? Hvis ikke, så bliv inspireret af Esbjerg Kommune, der er på vej til at forankre ESDH organisatorisk og samtidig øge brugen af ESDH på alle
Læs mereKMD Brugeradministration til Navision og LDV
KMD Brugeradministration til Navision og LDV Vejledning for Statens Administration og ØSC institutioner. Opdateret 09-09-2015 Indholdsfortegnelse 1 Kom godt i gang... 2 1.1 Login til KMD Brugeradministration...
Læs mereSikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015
Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet
Læs mereAnsøgning om godkendelse som den sikkerhedsansvarlige ved veteranbanerne
Ansøgning om godkendelse som den sikkerhedsansvarlige ved veteranbanerne 1. Generelle oplysninger 1.1 Oplysninger om navn, kontaktinformation m.v. Navn: CPR-nr.: Adresse: Postnr./by: E-mail: Telefon nr.:
Læs mereStatsforvaltningens brev af 2.oktober 2008 til en borger
Statsforvaltningens brev af 2.oktober 2008 til en borger Statsamtet Sønderjylland, nu Statsforvaltningen Syddanmark, har modtaget Deres henvendelse af 29. marts 2006 vedrørende klage over aktindsigt i
Læs mereLokale spørgeskema undersøgelser (8)
Lokale spørgeskema undersøgelser (8) Denne vejledning forklarer, hvordan du opretter en lokal spørgeskemaundersøgelse på arbejdspladsen. Log på HR-systemet Vælg herefter modulet APV & Trivsel Hvis du har
Læs mereKUNDEADMINISTRATION PRIVATLIVSPOLITIK
KUNDEADMINISTRATION PRIVATLIVSPOLITIK Formålene med og retsgrundlaget for FynBus behandling af dine personoplysninger FYNBUS BEHANDLER DINE PERSONOPLYSNINGER FynBus behandler personoplysninger om dig (den
Læs mere