Optag af FTU-ansøgere fra Optagelse.dk Sidst opdateret marts 2015 af STIL version 8.0.

Transkript

1 Optag af FTU-ansøgere fra Optagelse.dk Sidst opdateret marts 2015 af STIL version 8.0. Generelt Optagelse.dk er portalen for administration af ansøgninger til ungdomsuddannelser i Danmark. FTU står for Den Fælles Tilmelding til Ungdomsuddannelserne. Den unge skal udfylde én ansøgning, og ansøgningen skal indeholde alle elevens uddannelsesønsker i prioriteret rækkefølge. Det er obligatorisk for alle grundskoleelever, der søger om optagelse på en ungdomsuddannelse at søge elektronisk via Optagelse.dk. Unge der har forladt grundskolen kan også ansøge om optagelse på en ungdomsuddannelse digitalt via Optagelse.dk. En ansøgning består af en forside (1-2 sider), op til 5 bilagsskemaer plus et karakterbilag (for elever i grundskolen, udfyldes af skolen) eller et eksamensbevis (for elever der har forladt skolen) og en uddannelsesplan. På Optagelse.dk tilmelder elever sig digitalt til en ungdomsuddannelse. Elever, der søger fra grundskolen, kan søge med UNI-login. Elever, der har forladt grundskolen, kan søge om optagelse på ungdomsuddannelser via Optagelse.dk, hvis de har NEM ID, men de kan også lave en ansøgning uden at have en gyldig signatur. Hvis en elev laver en sådan ansøgning, skal ansøgeren selv udfylde alle oplysninger, som gemmes sammen med eventuelle bilag. Ansøgeren skal så udskrive en side med ansøgnings id, som skal sendes til den ønskede skole. Ved hjælp at dette id kan skolen hente ansøgningen fra Optagelse.dk. EASY-A henter automatisk ansøgninger fra Optagelse.dk til den uddannelsesinstitution, som ansøgeren har markeret som 1. prioritet. Når ansøgningerne er indlæst i EASY-A, skal de behandles med henblik på at optage ansøgere. Hvis en ansøgers 1. prioritet ikke kan opfyldes, skal uddannelsesinstitutionen sende ansøgningen til ansøgers 2. prioritet. Den sagsbehandling foregår papirbaseret. Arbejdsgange I de følgende afsnit beskrives følgende emner: Afhentning af FTU-ansøgere Overblik 1

2 Modtagelse af FTU-ansøgere Behandlede FTU-ansøgere Udskrifter Adgang til at afhente FTU-ansøgere Afhentning af FTU-ansøgere Fra skoleåret 2015/2016 skal FTU-ansøgere afhentes fra Optagelse.dk med jobbet R109 Afhentning af FTU-ansøgere (2). Det anbefales, at skolen tjekker A103 Jobovervågning jævnligt, da jobbet skal stå med status færdig. Overblik Et overblik over modtagne, ikke-behandlede ansøgere findes på vinduet B625 Modtagne FTU-ansøgere - Indbakke, hvor også første behandling af ansøgere skal foregå. Af hensyn til statistik og for at skolen kan dokumentere, at ansøger opfylder optagelseskravet er det ikke længere tilladt at oprette elever på A580 Elev på fuldtidsuddannelse. I stedet er det muligt fra vinduet B625 at oprette ansøgere (som ikke er indlæst fra optagelse.dk). Vælg knappen 5. Opret ansøgning og vinduet R108 Opret FTU-ansøgning åbnes. Et overblik over behandlede ansøgere findes på vindue B855 Behandlede FTU-ansøgere. Da ansøgninger ikke slettes, tjener dette vindue som et arkiv over de FTU-ansøgninger, skolen har modtaget gennem tiden. På såvel B625 Modtagne FTU-ansøgere - Indbakke som på B855 Behandlede FTU-ansøgere kan detailoplysninger om den enkelte ansøger ses ved at åbne ansøgningens filarkiv, hvor også eventuelle bilag til ansøgningen kan findes. Modtagelse af FTU-ansøgere De modtagne FTU-ansøgere kan ses på vinduet B625 Modtagne FTUansøgere - Indbakke (menu: System Dataudveksling med Optagelse.dk). Bemærk, at skolen modtager de ansøgere, der har et prioritet 1- uddannelsesønske med skolens DS-nr. Bemærk desuden, at skolen modtager samtlige uddannelsesønsker for den pågældende ansøger. Det betyder, at skolen også kan modtage uddannelsesønsker til uddannelser, som ikke findes på en erhvervsskole (f.eks. HF eller STX). Hvis skolen ikke selv kan optage en ansøger på prioritet 1-ønsket, må skolen selv sørge for at videreformidle ansøgerens uddannelsesønsker til den 2

3 skole, som er angivet som ønsket institution for ansøgerens prioritet 2- ønske. På vinduet ser man se de enkelte ansøgere og deres uddannelsesønsker. Da skolen, som nævnt tidligere, modtager samtlige uddannelsesønsker for en ansøger, kan samme ansøger optræde flere gange i vinduet en gang pr. uddannelsesønske. Det er muligt at se både ansøgningen og eventuelle bilag i R075 Ansøgerens filarkiv ved at gå via pop-up menuen (F2). Oprettelse af ansøgere i R108 Opret FTU-ansøgning Fra B625 er det muligt at oprette en ansøger, som ikke er indlæst fra optagelse.dk. Klik på 5. Opret ansøgning, så åbner vinduet R108 Opret FTUansøgning. Udfyld som minimum alle krævede felter. Vælg 2. Ansøgerens filarkiv for at åbne R075 Ansøgerens filarkiv hvor bilag til ansøgningen kan uploades. Gem med F10 eller klik på 3. Opret ny ansøgning for at oprette flere ansøgere. På B625 vil der står J i feltet "Lokalt oprettet" for ansøgere der er oprettet på R108 Opret FTU-ansøgning. Lokalt oprettede ansøgninger kan redigeres ved at man stiller markøren på ansøger på B625 og klikker på 6. Rediger ansøgning. Sådan søger du i vinduet B625 Modtagne FTU-ansøgere - Indbakke Det anbefales, kun at fremsøge de ansøgere, man ønsker at arbejde med. Sæt vinduet i søge-mode med F7. Udfyld fx Studiestart 01%08%15 ansøgere med start 1/8-15 CØSA-formål 329 ansøgere til uddannelse 329 DS-afd angiv her betegnelse for DS-afd. Dansk #IS NOT NULL ansøgere hvor karakter er modtaget Matematik #IS NOT NULL ansøgere hvor karakter er modtaget- Klik på F8. 3

4 Behandling af ansøgere For hver ansøger skal man beslutte, om ansøgeren skal: 1. Optages som elev på skolen og evt. samtidig skoleforløbsplaceres. 2. Viderebehandles på vinduet C581 Ansøgning (Kun for SOSUskoler) 3. Afvises Nedenfor beskrives de 3 situationer. 1. Optag ansøger som elev på skolen og placer evt. på skoleforløb For at optage ansøger skal følgende være udfyldt: Med (Medtages): J Opt (Optages): Studiestart: Skoleforløb: CØSA-formål: Elevtype: Adg. vej: Indgang/udd.: Hovedforløb: Speciale: Studieretning: Elevafd.: J - Må først udfyldes med J når ansøger er klar til optagelse Hentes fra R108 eller Optagelse.dk Her kan angives det skoleforløb, ansøger skal optages på. Kræver der er oprettet et skoleforløb, der passer til ansøgeren; altså samme uddannelses- og startdato. Angiv hvilket cøsa-formål ansøger skal optages på. Skal udfyldes hvis ansøger skal placeres på skoleforløb. Angiv hvilken elevtype ansøgeren har vælges fra værdilisten (bruges på reformuddannelser). Elevtype og adgangsvej må ikke begge være udfyldt. Angiv hvilken adgangsvej ansøgeren har (bruges på uddannelser der ikke er reformuddannelser). I de tilfælde skal feltet udfyldes, da ansøgeren ellers ikke bliver behandlet. Elevtype og adgangsvej må ikke begge være udfyldt. Hentes fra R108 eller Optagelse.dk Hentes fra R108 eller Optagelse.dk Her angives specialet for uddannelsen. Her angives studieretningen som eleven optages på (bruges på HTX og HHX). Her angives elevafdelingen som eleven optages på. Skal angives hvis ansøger skal optages på skoleforløb. 4

5 Prio: DS-afd.: Opt. prøve: Særl beh: Dansk: Matematik: Opt. prøve: Beting. Optag: Ans. modtaget: Hentes fra R108 eller Optagelse.dk. Vær opmærksom på, at en elev kun må optages på ét af sine ønsker. Hentes fra R108 eller Optagelse.dk Viser med J/N om ansøgeren er indstillet til optagelsesprøve eller ej, hvis grundskolen eller uu-vejlederen eller begge har indstillet til optagelsesprøve. Feltet kan ikke redigeres. Viser med J/N om ansøgeren har behov for hjælpemidler eller andre særlige behov. For ansøgere der søger til gf1 overføres karakteren fra grundskolen. For ansøgere der søger til gf2 kan du selv angive karakteren, når du har ansøgers bevis. For ansøgere der søger til gf1 overføres karakteren fra grundskolen. For ansøgere der søger til gf2 kan du selv angive karakteren, når du har ansøgers bevis. Angiv her med J/N om ansøger skal indkaldes til optagelsesprøve på skolen. Angiv med J/N om ansøgers optagelse er betinget. Se bilag 1. Angiver hvornår ansøgningen er modtaget. Det er muligt at indsætte skoleforløb, elevafdeling og cøsa formål på mange ansøgere på én gang ved at udfylde felterne nederst i vinduet og derefter trykke på knappen 4. Opdater. Dette vil udfylde felterne for alle de ansøgere, hvor Medtag er sat til J. Vi gør opmærksom på at masseopdatering skal bruges med omtanke. Hvis ansøger udelukkende står med et Optag.dk CPR.nr. skal skolen selv tilføje et gyldig cpr. nr. inden behandling af ansøger. Når man har udfyldt felterne på B625 og trykker på knappen 1. Behandl ansøgere (gemmer registreringerne), bestiller systemet automatisk batchjobbet B626 Optag FTU-elever fra Optagelse.dk. De ansøgere som har J til Optages, og som ikke allerede findes i EASY-A, vil blive oprettet som elever på de ønskede uddannelser og vil herefter også fremgå af vinduet A580 Elever på Fuldtid (menu: Elever Elever på fuldtidsuddannelser). B626 kan også bestilles fra jobbestillingsvinduet, men det skulle der normalt ikke være behov for. 5

6 Når der trykkes 1. Behandl ansøgere, kommer der et pop-up vindue, der viser hvor mange ansøgere der er behandlet. De behandlede ansøgere er derefter fjernet fra vindue B625 Modtagne FTUansøgere - Indbakke og kan nu ses i B855 Behandlede FTU-ansøgere. Det er muligt at bestille en lang skærmkopi fra vinduet (svarende til udskriften B630 Modtagne FTU-ansøgere). 2. Overfør ansøger til C581 Ansøgning Dette kræver, at der er oprettet et optag på C580 Optag og studiestart med en studiestart der svarer til ansøgningen og med samme cøsa formål. Hvis dette er tilfældet, vil alle ansøgere med J til Med (medtages), A til Opt (optages) samt med CØSA formål og adgangsvej udfyldt blive overført til C581 Ansøgere ved tryk på knappen 1. Behandl ansøgere. Det er batchjobbet B626, der foretager overførslen, og eventuelle fejl vil blive vist i loggen til dette job. 6

7 3. Afvis ansøger Hvis en ansøger skal afvises, vælges der en afslagsårsag med F9 i feltet Opt. (Optages). Årsagen udfyldes derefter automatisk i feltet Begrundelse. Alle ansøgere der afvises, overføres til B855 Behandlede FTU-ansøgere. Behandlede FTU-ansøgere Når ansøgerne er behandlet på vindue B625 og registreringerne er gemt findes ansøgerne på vindue B855 Behandlede FTU-ansøgere (menu: System Dataudveksling med Optagelse.dk). Bemærk, at da ansøgninger ikke slettes, fungerer vindue B855 Behandlede FTU-ansøgere som et arkiv over alle de FTU-ansøgninger, skolen har modtaget gennem tiden, hvorved man her har en form for revisionsspor. Når vinduet åbnes, vises per default kun rækker med indeværende ansøgningsår, men tidligere års ansøgere kan fremsøges. Det er muligt at åbne ansøgningens filarkiv fra pop-up menuen. Det er muligt at bestille en lang skærmkopi fra vinduet (svarende til udskriften B630 Modtagne FTU-ansøgere). Udskrifter Til at understøtte processen med at modtage og behandle FTU-ansøgere findes der to udskrifter og et csv-udtræk: B630 Modtagne FTU-ansøgere Udskriften er en lang skærmkopi af vinduet B625 Modtagne FTUansøgere - Indbakke og giver et overblik over FTU-ansøgerne. Bemærk at oplysninger om uddannelsesplan ikke vises på udskriften. Udskriften kan også bestilles fra jobbestillingsvinduet A104 Jobbestilling (menu: 7

8 System Jobs) med specifikke afgrænsninger. F.eks. kan man vælge kun at få udskrevet ansøgninger til skolen selv og de til skolen knyttede DS-afdelinger, eller man kan vælge at få udskrevet ansøgere til en specifik uddannelse etc. Hvis den lange skærmkopi bestilles på A104 skal afgrænsningen Vis behandlede sættes til N. Den samme udskrift bruges som lang skærmkopi af vinduet B855 Behandlede FTU-ansøgere. Hvis den lange skærmkopi til dette vindue bestilles på A104 skal afgrænsningen Vis behandlede sættes til J. Heller ikke på denne udskrift vises oplysninger om uddannelsesplan. Det bestemmes således med en afgrænsning, om der er tale om lang skærmkopi til det ene eller det andet vindue. B628 FTU-ansøgere, kartotek Udskriften viser personoplysninger om de enkelte FTU-ansøgere. Ifm. en kommende version af EASY-A, vil der blive frigivet et csv-udtræk som medtager alle de oplysninger der ses på B625 Modtagne FTU-ansøgere indbakke samt kontaktoplysninger på ansøger og værge (r). Adgang til at afhente FTU-ansøgere Afhentningen af FTU-ansøgere fra Optagelse.dk kræver at skolen har angivet et brugernavn og password for udvekslingstypen FTU på vinduet A527 Login for udvekslingstyper. Oplysninger om afhentningsjobbene kan overvåges ved hjælp af vinduet B627 Datamodtagelse (FTU-ansøgere) fra Optagelse.dk (menu: System Dataudveksling med Optagelse.dk). 8

9 På vinduet ser man de afhentninger af ansøgere, der er foretaget. Det er muligt at se, hvornår oplysningerne er hentet fra Optagelse.dk, afhentningstidspunkt skole, hvilken DS-afdeling afhentningen er sket til, selve jobnummeret, antal ansøgere som jobbet har hentet, og endelig om der er fejl i forbindelse med afhentningen (vil fremgå af feltet Fejlkode). Dette vindue er således et udtryk for, hvilke overførsler der er sket og hvad status er på dem. 9

10 Bilag 1 Betydningen af betinget optaget (nævnt på side 5 i denne vejledning) Reglen i 54, stk. 4, 2. pkt. i bekendtgørelse om erhvervsuddannelser handler ikke om betinget optag men om ansøgere, som har været til den centralt stillede prøve i dansk og /eller matematik, men ikke bestået og derefter alligevel har klaret sig så godt ved optagelsessamtalen, at skolens samlede bedømmelse er, at vedkommende kan optages. Bestemmelsens 2. pkt. betyder, at den slags afgørelser kun kan træffes i særlige tilfælde, dvs. sjældent. En sådan elev bliver fuldgyldigt optaget. Ikke optaget på særlige betingelser. Betinget optag iht. den særlige bekendtgørelse herom kan anvendes, hvis der ikke er tale om et sådant særligt tilfælde, men hvor ansøgeren har været tæt på. Se herom i den særlige forsøgsbekendtgørelse: 2. Skolen, jf. 1, stk. 1, kan give tilbud om betinget optagelse til en ansøger, der ud fra en helhedsvurdering må have afslag på ubetinget optagelse, når afslaget skyldes, at ansøgeren ikke har bestået den centralt stillede prøve, jf. 5, stk. 2, i lov om erhvervsuddannelser og bekendtgørelse om erhvervsuddannelser, og at der ikke er tale om et særligt tilfælde, hvor ansøgeren uden betingelser kan optages uden at have bestået prøven, jf. bekendtgørelse om erhvervsuddannelser. I stk. 2 er betingelsen angivet: Stk. 2. Optagelse efter stk. 1 betinges af, at ansøgeren efter et sommerkursus består en ny optagelsesprøve svarende til den oprindelige centralt stillede prøve. Afgørelsen om betinget optagelse meddeles ansøgeren skriftligt, så vidt muligt i forlængelse af skolens samtale med ansøgeren, jf. 5, stk. 2, i lov om erhvervsuddannelser, og i øvrigt senest den 9. juli for så vidt angår optagelse i august 2015 og senest den 8. juli for så vidt angår optagelse i august I stk. 3 er angivet, hvad der skal til for at en ansøger kan få tilbudt betinget optagelse: Stk. 3. Optagelse efter stk. 1 tilbydes ansøgere, som efter skolens vurdering er tæt på at have forudsætninger for at gennemføre en erhvervsuddannelse og motiverede for at tilegne sig de fornødne kvalifikationer. Optagelse tilbydes ved en begrundet afgørelse, der træffes med forbehold om, at ansøgeren kan få plads på et sommerkursus efter denne bekendtgørelse. Ansøgeren orienteres om sommerkurserne og om det system med hensyn til fordeling af pladser på sommerkurserne, som fremgår af denne bekendtgørelse, og henvises til på Undervisningsministeriets hjemmeside at søge oplysninger om, hvilke kommuner der udbyder et sommerkursus. 10