APV-nyhedsbrev nr. 1 marts INDHOLD APV og trivselsundersøgelsen 2015 Fysisk APV løbende APV Psykisk APV trivselsundersøgelsen

Transkript

1 APV-nyhedsbrev nr. 1 marts 2015 INDHOLD APV og trivselsundersøgelsen 2015 Fysisk APV løbende APV Psykisk APV trivselsundersøgelsen o Lokale spørgsmål Validering af arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderne o Validering af arbejdsmiljøorganisationen fra den 25. marts til 30.april 2015 o Validering af medarbejderne efteråret 2015 Arbejdsmiljødatabasen i LIS APV-styregruppe APV-arbejdsgruppe Nyhedsbreve Kick-off møder i august Foreløbig tidsplan for APV2015 Yderligere oplysninger kontakt APV-hotline: apv@mbu.aarhus.dk /

2 APV og trivselsundersøgelse 2015 Børn og Unges arbejdspladser er arbejdsmiljøcertificerede, fordi vi har en høj kvalitet i vores arbejdsmiljøarbejde. En forudsætning for vores arbejdsmiljøcertificering er, at der lokalt arbejdes målrettet, strategisk og forebyggende for at sikre et godt psykisk og fysisk arbejdsmiljø. Denne måde at bedrive arbejdsmiljøarbejde på betegnes arbejdsmiljøledelse. Arbejdsmiljøledelse er en fortløbende proces, da der ofte sker ændringer/forandringer i vores arbejdsdag. Derfor er det vigtigt, at arbejdsmiljøgruppen løbende følger arbejdsmiljøet, så de netop kan arbejde målrettet, strategisk og forebyggende. Som en del af Børn og Unges arbejde med arbejdsmiljøet har HovedMEDudvalget, (HMU) besluttet, at der hvert andet år skal gennemføres en ArbejdsPladsVurdering (APV) på alle Børn og Unges arbejdspladser. Det betyder, at 2015 er APV-år. Skolerne gennemførte i efteråret 2014 en ekstraordinær trivselsundersøgelse, som opfølgning på skolereformen og arbejdstidsaftalen. Der var netop tale om en ekstraordinær trivselsundersøgelse, og derfor skal skolerne som resten af Børn og Unge gennemføre en trivselsundersøgelse i 2015 Med APV en får vi information i forhold til: Er det de væsentligste arbejdsmiljøforhold, vi har fokus på? Har vores arbejdsmiljøindsatser den ønskede effekt? Er der behov for justeringer i vores arbejdsmiljøarbejde? APV en er dermed et værdifuldt indspark i arbejdsmiljøgruppens arbejde og et pejlemærke i arbejdet med arbejdsmiljøledelse. APV2015 har det samme grundkoncept som APV erne i 2009, 2011 og 2013 og er derfor genkendelig på mange punkter. APV en består som vanligt af to dele: én del, som fokuserer på det fysiske arbejdsmiljø og én del, som fokuserer på det psykiske arbejdsmiljø nemlig trivselsundersøgelsen. Fysisk APV løbende APV I den fysiske APV er der metodefrihed. Arbejdsmiljøgruppen bestemmer selv, hvordan APV en skal gennemføres. Hvis arbejdsmiljøgruppen vælger at lave en systematisk tilrettelæggelse af de to årlige arbejdsmiljøgennemgange, så alle væsentlige arbejdsmiljøforhold gennemgås indenfor en 2-årig periode, kaldes det en løbende APV. Når medarbejderne samtidig har adgang til og er i dialog med deres arbejdsmiljøgruppe, er det ikke påkrævet at lave yderligere initiativer i forhold til den fysiske APV. Arbejdsmiljøgruppen skal blot sørge for at dokumentere indsatsen i Arbejdsmiljødatabasen i LIS, når de har gennemført de årlige arbejdsmiljøgennemgange. En løbende APV forudsætter, at arbejdsmiljøgruppen har en velfungerende arbejdsmiljøledelse. Læs mere om arbejdsmiljøledelse og løbende APV på AMBUonline under Arbejdsmiljø/APV. Her findes en lettilgængelig vejledning til både arbejdsmiljøledelse og løbende APV.

3 Forud for beslutningen om at lave løbende APV er det vigtigt, at I tager en grundig drøftelse i arbejdsmiljøgruppen og eventuelt inddrager MED-udvalget og personalegruppen. Psykisk APV - trivselsundersøgelsen Den psykiske APV - trivselsundersøgelsen - gennemføres i efteråret Den foreløbige tidsplan kan I se sidst i nyhedsbrevet. I slutningen af oktober vil samtlige månedslønnede medarbejdere modtage et spørgeskema og i begyndelsen af december vil arbejdspladspladserne modtage rapporterne. Spørgeskemaet skal besvares via internettet, og trivselsundersøgelsen er fortsat anonym. Lokale spørgsmål I forbindelse med APV2013 (og på skolerne i 2014) valgte mange arbejdsmiljøgrupper at tilføje op til fem egne spørgsmål til det fælles spørgeskema. Denne mulighed får I også i forbindelse med APV2015. Til hjælp for arbejdsmiljøgrupperne, får I et bruttokatalog med konkrete forslag til spørgsmål. Derudover vil I på AMBUonline kunne finde en vejledning til, hvordan arbejdsmiljøgruppen bedst formulerer spørgsmålene. De lokale spørgsmål skal indberettes i slutningen af august/begyndelsen af september se foreløbig tidsplan sidst i nyhedsbrevet. I APVnyhedsbrevet som kommer midt i august fortæller vi mere om processen for indberetningen af lokale spørgsmål, men begynd allerede nu at overveje, hvorvidt I ønsker at tilføje op til fem spørgsmål til jeres lokale spørgeskema. Validering af arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderne I forbindelse med trivselsundersøgelsen 2015 skal der gennemføres validering af to omgange. Valideringen foregår begge gange via et valideringsmodul i Ledelsesinformationssystemet (LIS). Validering af arbejdsmiljøorganisationen fra den 25. marts til 30.april 2015 I foråret 2015 skal der gennemføres en validering af arbejdsmiljøorganisationen. Det vil sige, at I skal gennemgå, hvordan I er organiseret i arbejdsmiljøarbejdet. Denne validering har afgørende betydning for afrapporteringen af trivselsundersøgelsens resultater, og dermed de rapporter I modtager. Rent praktisk betyder det, at man som leder af en arbejdsmiljøorganisation - eksempelvis som dagtilbudsleder og skoleleder - modtager en mail den 25. marts, hvorefter I skal ind i Arbejdsmiljødatabasen i LIS og godkende arbejdsmiljøorganisationen, og de arbejdsmiljøgrupper der er registreret i den pågældende arbejdsmiljøorganisation. Hvis ikke listen over arbejdsmiljøgrupper stemmer overens med jeres organisering, eller I er ved at ændre i jeres arbejdsmiljøorganisering, skal I være opmærksomme på, at I skal ansøge HovedMEDudvalget (HMU) om at ændre dette. Til dette findes en vejledning, som er vedhæftet dette nyhedsbrev, og ellers kan findes på AMBUonline. I modtager i forbindelse med trivselsundersøgelsen én rapport for hver arbejdsmiljøgruppe og én samlet for arbejdsmiljøorganisationen (MED-niveauet). Derfor er det vigtigt, at arbejdsmiljøorganisationen stemmer overens med den faktiske virkelighed.

4 Arbejdsmiljøorganiseringen er den organisering, hvor I efterfølgende i efteråret skal sikre, at medarbejderne er korrekt placeret i. Hvis I ændrer i arbejdsmiljøorganiseringen er det derfor vigtigt, at I får ansøgt HMU om ændringerne, ligesom de skal slå igennem i Arbejdsmiljødatabasen. Der afholdes informationsmøder om arbejdsmiljøorganiseringen fredag den 10. april 2015 henholdsvis kl og kl Tilmelding senest den 8. april via kursusdatabasen. Validering af medarbejderne efteråret 2015 I efteråret skal medarbejderne valideres. Det betyder, at I skal sørge for, at alle medarbejdere der deltager i trivselsundersøgelsen er placeret i den rigtige arbejdsmiljøgruppe. Det er afgørende, at I tjekker placeringen, da den bestemmer i hvilken trivselsrapport medarbejdernes besvarelser indgår. Valideringen af medarbejderne tager afsæt i medarbejderens placering i lønsystemet. I kan derfor med fordel allerede nu sikre, at medarbejderne står rigtigt angivet i lønsystemet. Dermed bliver valideringen i efteråret betydelig lettere. Arbejdsmiljødatabasen i LIS APV en både den fysiske og psykiske del - skal fortsat dokumenteres i Arbejdsmiljødatabasen i LIS. Det er ikke kun problemer, der skal dokumenteres, men alle initiativer til forbedring af arbejdsmiljøet og trivslen kan beskrives i databasen, som dermed kan være med til at sikre og dokumentere at I arbejder målrettet, strategisk og forebyggende med arbejdsmiljøet. APV-styregruppe APV2015 ledes af en styregruppe med repræsentanter for alle områdemed, fra forvaltningsmed samt arbejdsmiljørepræsentanterne fra HMU. Styregruppens sammensætning understreger den centrale rolle som områdemed spiller som bindeled i arbejdsmiljøorganisationen mellem de lokale MEDudvalg og HMU. I finder en oversigt over medlemmerne af APV-styregruppen på AMBU-online umiddelbart efter påske. APV-arbejdsgruppe Udover APV-styregruppen nedsætter HMU en APV-arbejdsgruppe på HMU-mødet den 24. marts APV-arbejdsgruppen indgår i dialog om APV en, kommunikation, opfølgning og eventuelle udfordringer. I finder en oversigt over medlemmerne af APV-arbejdsgruppen på AMBUonline efter den 24. marts Nyhedsbreve Der vil løbende blive udsendt APV-nyhedsbreve via ugepakken. Da ugepakken kun sendes til ledere i Børn og Unge, er det meget vigtigt at nyhedsbrevene videreformidles til arbejdsmiljørepræsentanterne og drøftes i arbejdsmiljøgruppen. Ligeledes vil AMBU og BU-NYT have fokus på nyt om APV2015.

5 Alle APV-nyhedsbreve bliver lagt på AMBUonline, hvor der er et særligt område til APV2015. Her finder I også vejledninger og andet nyttigt materiale om APV. Materialet vil være tilgængeligt fra medio maj og siden vil løbende blive opdateret. Kick-off møder i august Da der er stor genkendelighed i APV2015 vil det for mange være tilstrækkeligt at holde sig orienteret via APV-nyhedsbrevene og på AMBUonline. For de arbejdsmiljøgrupper og formænd/næstformænd for MEDudvalg, som har lyst og behov, afholdes der informationsmøder i august, hvor der fortælles om APV-processen og trivselsundersøgelsen, og hvor der er mulighed for at stille spørgsmål. Foreløbig tidsplan for APV og trivselsundersøgelse 25.marts 30. april (foråret 2015) Validering af arbejdsmiljøorganisationen (eventuel ansøgning om ændring af arbejdsmiljøorganisationen til HMU) 10. april 2015 Informationsmøder omkring arbejdsmiljøorganisationen (formiddag og eftermiddag). Tilmelding via kursusportalen August 2015 Kick-off møder for arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg. Ultimo august Indberetning af lokale spørgsmål september Validering af medarbejderne Efterår 2015 Fysisk APV. 19. oktober 1. november 2015 Besvarelse af trivselsundersøgelsen 1. december Frist for dokumentation af fysisk APV i arbejdsmiljødatabasen Primo december Offentliggørelse af trivselsundersøgelsen rapporter i arbejdsmiljødatabasen Medio december Hovedrapporten offentliggøres 1. april 2016 Frist for dokumentation af psykisk APV i arbejdsmiljødatabasen Yderligere oplysninger Hvis I har yderligere spørgsmål er I velkomne til at kontakte APV-hotline på telefon og på mail. Ring til eller send en mail til apv@mbu.aarhus.dk