ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 5. december 2013 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 28. november 2013 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal Til stede: Ryno Scheil, Steen Pedersen, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Ole Juel Larsen, Erik Andersen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Majbrit Jørming, Ole Skrald Rasmussen Åben del Sag 8276 Godkendelse af referat Sag 8277 Revisionsprotokol Sag 8278 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8279 Udlejningsforhold Sag 8280 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8281 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8282 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel Sag 8283 Buddingeparken Sag 8284 Fjernvarme Sag 8285 Afdelingsmøder 2014 Sag 8286 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2012/2013 Sag 8287 Indstilling beboerklagenævn Sag 8288 Selskabets beretning Sag 8289 Evaluering bestyrelsesseminar Sag 8290 Orientering fra administrationen Sag 8291 Kredsudvalget Sag 8292 Fritidsudvalget Sag 8293 BL-cirkulærer Sag 8294 Eventuelt Sag 8295 Næste møde Sag 8296 Øvrige datoer Lukket del Sag 8297 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 8276 Godkendelse af referat B-sag Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 24. oktober 2013 er udsendt den 31. oktober Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 21. februar 2013 vedrørende regnskabet for 2011/12, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet den 21. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret den 24. oktober 2013 * Kopi af brev dateret den 24. oktober 2013 til samtlige afdelingsbestyrelser vedrørende invitation til konferencen Samarbejdsaftale kompetence/roller * Høje Gladsaxe Bladet nr. 10 oktober 2013 * Lommebog 2014 Udsendt den 7. november 2013 * Kopi af notat dateret den 6. november 2013 til samtlige afdelingsbestyrelser vedrørende orientering om ejendomsskat/ejendomsvurdering samt tab ved fraflytning, dækning af dispositionsfonden 2

3 8279 Udlejningsforhold Udlejningsoversigt Udlejningsoversigt for oktober 2013 er udsendt den 7. november E-sag Der var en dialog om den nye kontanthjælpsreforms konsekvens for huslejebetaling Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Afdeling 02 Højgårdsparken indskudsforhøjelse B-sag Afdelingsbestyrelsen i Højgårdsparken anmoder ved rapport af 9. oktober 2013 (udsendt den 7. november 2013) om forhøjelse af indskud til det maksimale, som for 2014 udgør 228 kr. pr. m². For boligtyper i afdelingen vil en forhøjelse udgøre: Boligtype m² Gammelt indskud Nyt indskud Forhøjelse 228 kr./m² 91 m² kr kr kr. Det indstilles, at anmodning om forhøjelse af indskud til 228 kr. pr. m² imødekommes. Godkendt Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 3

4 8282 Skoleparken 1 - Triumfvej 47 - renovering af beboerhotel E-sag Byggeregnskab for renovering af Triumfvej 47 er under revision. Selskabet har fra Byggeskadefonden modtaget 1-års eftersynsrapport. Selskabet er ved at tage kontakt til rådgiver og entreprenør for de forhold, hvor vi mener, der skal reageres. Triumfvej 47 er afleveret den 25. februar 2013, og garantiåret udløber således den 25. februar 2014 mens ansvarsperioden udløber den 25. februar Buddingeparken E-sag Byggeregnskab er under udarbejdelse ved vores byggesagsadministrator Kuben A/S. 1-års eftersynsrapport er under udarbejdelse af Byggeskadefonden. Selskabet forventer at modtage eftersynsrapporten her ultimo Her samles så op på 1-års mangler og påtaler der er kommet i løbet af garantiåret. Den 21. oktober 2013 blev der afholdt ekstraordinært afdelingsmøde i Buddingeparken vedrørende anvendelse af fælles kælderrum. Her blev det besluttet, at opsætte skillevæg og et lille køkken, som leveres af entreprenøren, som kompensation for gener omkring afleveringen. Efter afdelingsmødet var der en forespørgsel til selskabet om indkøb af udstyr over byggesagen til fællesrummene, herunder maskiner til et fitness rum. Det er præciseret ved et efterfølgende møde med afdelingsbestyrelsen, at dette ikke kan medtages i byggesagen, men at det skal finansieres af beboerne selv. Finansieret over byggesagens regnskab er dog følgende ekstraarbejder: - Tætning af markise over de øverste altaner - Låger til de nederste altaner - Lukning oppe og nede på skur, så børn ikke kan kravle ind Beboerne følte at indflytningen var anstrengende, men der er generelt meget stor tilfredshed med bo vilkårene i dag. 4

5 8284 Fjernvarme E-sag Fjernvarmen i Egeparkerne er under projektering. Der er udbudsforretning den 29. november Gladsaxe Fjernvarme (GF) er ved at forberede fjernvarmeudbygningen langs Søborg Hovedgade. Dette berører følgende boligafdelinger: 06 Hulegårdsparken 14 Lykkeparken 31 Kiplingeparken 38 Kiplingsgården 39 Moseparken 46 Søborgparken Vi er mundtlig orienteret om, at GF s overordnede plan er, at udvidelsen skal godkendes af Byrådet i sommeren Til dette skal GF bruge forhåndstilsagn fra ovenstående boligafdelinger. Fjernvarmesagerne kommer således på afdelingsmøderne i april/maj Dette er under forberedelse. Fjernvarmen kan leveres langs Søborg Hovedgade fra primo Afdelingsmøder 2014 E-sag På mødet blev der orienteret om den endelige mødeoversigt vedrørende afdelingsmøder i januar og februar Respektive afdelinger tilskrives endvidere om tildeling af mødedatoer i overensstemmelse med de fremsatte ønsker og datomuligheder i forbindelse med ønske om deltagelse fra bestyrelsen og administrationen. 5

6 8286 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2012/2013 E-sag Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2012/2013 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. De væsentligste afvigelser var markeret, og blev overordnet gennemgået på mødet Indstilling til beboerklagenævn B-sag Gladsaxe Byråd har ved brev af 13. november 2013 udsendt med dagsordenen anmodet de almene boligorganisationer i kommunen om fremsendelse af indstilling til udpegning af et medlem og en stedfortræder til Beboerklagenævnet. Beboerklagenævnets funktionsperiode følger Byrådets valgperiode, det vil sige fra 1. januar 2014 til 31. december 2017 og består af en formand og 2 andre medlemmer, der udpeges af Byrådet efter indstilling fra henholdsvis de almene boligorganisationer, der har afdelinger i kommunen og de større lejerforeninger i kommunen. Selskabet har for funktionsperioden 1. januar 2010 til 31. december 2013 været repræsenteret i Beboerklagenævnet ved Ryno Scheil, Lyngparken 1. Gladsaxe Kommune anmoder boligselskaberne om en fælles indstilling senest 1. december 2013 med indstilling fra det enkelte boligselskab senest 27. november 2013, hvorfor Ryno Scheil på forhånd er indstillet. Godkendt. 6

7 8288 Selskabets beretning E-sag Følgende afsnit er planlagt: 1. Indledning 2. Boligpolitik BL Et år i arbejdstøjet Ejendomsvurderinger Tab ved fraflytning dækkes af dispositionsfonden 3. Styringsdialog samarbejde med Gladsaxe Kommune 4. Vision, værdier og handlingsplan for boligselskabet 5. Byggesager Triumfvej 47 Buddingeparken Skoleparken 1 helhedsplan 6. Høje Gladsaxe helhedsplan og fleksibel udlejningsaftale 7. De større renoveringssager Hvad arbejdes der med Renovering for fremtidssikring 8. Energi og miljø Ny affaldsordning Lokal afledning af regnvand Fjernvarmeudbygning Energiprojekt med Gladsaxe Kommune 9. Administrativ udvikling af serviceydelser Ny hjemmeside og den kommende udvikling Kompetencer/grænser (afdelingsbestyrelseshåndbog) 10. Personaleforhold Medarbejderseminar 11. Bestyrelse og udvalg Sensommerfestival Musik i bebyggelsen 12. Selskabets økonomi Til efterretning med bemærkning om at eventuelle yderligere emner til beretningen 2012/13 meddeles administrationen. 7

8 8289 Evaluering bestyrelsesseminar E-sag Der blev foretaget en kort evaluering af bestyrelsesseminariet den 9. november 2013 på mødet, hvor tilbagemeldingerne var meget positive. Opfølgning på bestyrelsesseminariet foretages på næste møde i Organisationsbestyrelsen, hvor materiale til brug herfor fremsendes med indkaldelsen Orientering fra administrationen a. Ejendomsskat/ejendomsvurdering samt tab ved fraflytning O-sag Den 7. november 2013 udsendtes notat til samtlige afdelingsbestyrelser vedrørende orientering om ejendomsskat/ejendomsvurdering samt tab ved fraflytning, dækning af dispositionsfonden. Der var en dialog herom på mødet Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 21. november Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde i udvalget afholdes den 27. februar

9 b. Afdelingsbestyrelseskonference kompetence/roller E-sag Jf. udsendte program for afdelingsbestyrelseskonferencen den 18. januar 2014 med tilbagemelding om tilmelding ultimo november 2013, kan det oplyses, at der p.t. er tilmeldt 25 afdelinger med i alt 85 personer. Reminder vedrørende tilmelding udsendes primo december Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 25. november Referat herfra er udsendt den 28. november Referat fra møde den 28. oktober 2013 er udsendt den 31. oktober Næste møde i udvalget afholdes den 4. januar BL- cirkulærer E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 52 af den 17. oktober 2013 vedrørende Spørgeskemaundersøgelse fra Psykiatrifonden * BL informerer nr. 53 af den 25. oktober 2013 vedrørende Digital Tinglysning ændret praksis vedrørende dokumentation for de tegningsberettigede ved digitale anmeldelser * BL informerer nr. 54 af den 28. oktober 2013 vedrørende Beboerindskud, påkravsgebyr, beboerklagenævnsgebyr regulering af satserne 9

10 8294 Eventuelt O-sag Ingen sager til behandling Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 19. december Øvrige datoer O-sag * Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 28. november 2013 er udsendt den 21. november * Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 28. november 2013 udsendes den 5. december 2013 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 12. december * Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 13. december

11 Lukket del 8297 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 11

12 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Pileparken 2 trappetårn x x x Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Udlejningsbekendtgørelse ændrede bestemmelser x x Fjernvarme E.ON sagen Energiaftale x x 12