(handicap og psykiatri) til nye tider- kommissorium for projektorganisation til implementering af anbefalinger

Transkript

1 NOTAT- MAJ 2014 Omstilling af det specialiserede voksenområde (handicap og psykiatri) til nye tider- kommissorium for projektorganisation til implementering af anbefalinger Omstilling af det specialiserede voksenområde (handicap og psykiatri) til nye tider Indledning og baggrund Handicap- og psykiatriområdet er i Frederikssund Kommune præget af stigende efterspørgsel på ydelser samtidig med krav om besparelser og effektiviseringer. For bedst muligt at håndtere fremtidens udfordringer er der fokus på udvikling af opgaveløsningen gennem bl.a. digitalisering, nye metoder til udredning af borgere, øget fokus på rehabilitering og recovery, en større inddragelse af borgerens ressourcer og netværk, inddragelse af frivilligområdet samt mere koordinerende tværgående indsatser m.v. Socialområdets budget har i 2012 og 2013 været under pres. Et pres, som også slår igennem i budget 2014, som ved budgetopfølgningen pr. 31. marts 2013 fik tilført 12,8 mio.kr. stigende til 17,4 mio.kr. i 2014 samt 19,4 mio. kr. i overslagsårene. Med baggrund i ovenstående har Frederikssund Kommune bedt konsulentfirmaet Deloitte om at gennemføre en analyse af kommunens handicap- og psykiatriområde med henblik på formulering af en række indsatsområder og pejlemærker, som vil kunne styrke områdets faglige og økonomiske grundlag. Analysen omfatter området for voksne borgere med handicap, sindslidelse, misbrug og/eller sociale problemer. Analysen har haft et særligt fokus på følgende forhold:

2 Kortlægning af områdets udgifter og aktiviteter Myndighedsområdets visitationspraksis Samarbejdsstrukturerne mellem myndighed/udfører samt snitfladen til familieafdelingen Deloitte har udarbejdet en rapport i marts måned 2014, hvoraf der efterfølgende vil blive gengivet en sammenfatning af analysens resultater samt anbefalinger, som konsulentfirmaet vurderer, vil kunne styrke den fremadrettede faglige og økonomiske grundlag. Analysen blev præsenteret for Sundhedsudvalget på deres møde i april Analysen viser, at Frederikssund Kommune har et relativt velfungerende handicap- og psykiatriområde, men at et højt serviceniveau og mange brugere af tilbuddene (høj serviceadgang) betyder, at kommunen har relativt høje udgifter på området. De fremadrettede indsatser bør have fokus på: Formulering af serviceniveauer til politisk godkendelse Styrket sagsbehandling gennem brug af fælles metode, fokus på sammenhæng mellem visitation og økonomi, yderligere inddragelse af borgeren og systematisk opfølgning på sagerne Styrket samarbejde mellem myndighed og udfører, der sikrer en optimal brug af egen tilbudsvifte og løbende tilpasning af egne tilbud ift. borgernes behov Styrkelse af samarbejdet og overgangene mellem voksenområdet og udsatte børn- og ungeområdet. Der henvises til Deloitte-rapporten for en yderligere uddybning af anbefalingerne. Anbefalingerne er blevet gennemgået af Deloitte for afdelingslederne, medarbejderne i myndigheden samt lederne i driften på møde d Nedsættelse af en projektorganisation - hvordan kommer vi videre med analysens anbefalinger? Ved anvendelse af en projektorganisering med deltagelse fra forskellige dele af den administrative og eksterne del af organisationen skabes det størst mulige ejerskab til selve løsningen af opgaven og genererer som oftest flere mulige veje og valg, når implementeringen skal forankres i dagligdagen. Projektorganisationen skal endvidere være med til at holde fokus på implementeringen løbende. Omstilling af området sker ikke med et snuptag og der er ingen lette løsninger, men forskellige veje at gå for at implementere anbefalingerne og dermed bremse op for udgiftspresset og adgangen til serviceydelser. Det er en stor og væsentlig opgave at få implementeret anbefalingerne, så forandringerne på Voksen- og handicapområdet får et godt gennemslag på ift. borgere, politikere, medarbejdere og samarbejdspartnere. 2

3 Med andre ord er det nødvendigt at se omstillingsprocessen som en investeringsstrategi, hvor der sættes de tilstrækkelige ressourcer af, hvis implementeringen af Deloittes anbefalinger skal blive en succes. Projektet har tre overordnede temaer: Formulering af serviceniveauer til politisk godkendelse Styrket sagsbehandling gennem brug af fælles metode, fokus på sammenhæng mellem visitation og økonomi, yderligere inddragelse af borgeren og systematisk opfølgning på sagerne Styrket samarbejde mellem myndighed og udfører, der sikrer en optimal brug af egen tilbudsvifte og løbende tilpasning af egne tilbud ift. borgernes behov Styrkelse af samarbejdet og overgangene mellem voksenområdet og udsatte børn- og ungeområdet. Formålet med projektet er at få skabt en ramme og nedbrudt analysens anbefalinger i en række delprojekter, som samlet set kan få vendt udviklingen. Samtidig har projektet det formål, at der i forhold til budgetarbejdet for 2015 og overslagsårene skal gives et svar på, hvordan et politisk fastlagt serviceniveau på området kan skabe bedre styring. Samtidig skal serviceniveauet og ydelserne til borgerne ud fra faglige og økonomiske hensyn balanceret gå hånd i hånd med hinanden. Direktionen skal godkende rammen for det videre arbejde, ligesom det er naturligt i budgetprocessen at få afstemt de politiske forventninger. Det er en forudsætning, at projektet er en åben proces og derfor skal medudvalgene inddrages og holdes orienteret, så der bliver skabt den nødvendige forståelse for omstillingsprocessen. Der vil blive formuleret delkommissorier for de enkelte del-projekter. 3

4 Organisatoriske rammer for projektorganisationen Projektorganisationen (TASK FORCE) kommer til at bestå af en tværfaglig styregruppe og en procesgruppe på tværs af den kommunale organisation, der skal stå for implementeringen af delprojekternes gennemførelse. Direktionen, styregruppe for del-projekt om overgange og det samlede projekt Del-projekt 5 Overgange mellem børn og voksenområdet Styregruppen Projektleder - Proces- og implementeringsgruppe Delprojekt 1 Tættere samspil mellem myndighed og udfører Delprojekt 2 - Styrkelse af sagsbehandlingen Delprojekt 3- tilpasning af tilbudsviften Delprojekt 4 - formulering af serviceniveauer Det gennemgående i projektorganisationen vil være, at den besættes af medarbejdere, der kommer på tværs af organisationen, men at netop deres kompetence og bidrag til arbejdet er det afgørende. Det er vigtigt, at projektorganisationen bygger bro på tværs af fagområder, så der skabes størst muligt ejerskab og forankring. Styregruppen består af følgende: Direktøren for området, fagchefen for social- og borgerservice, økonomichefen, familiechefen, IKT og digitalisering, afdelingslederne for myndighed og udførdelen samt projektlederen. Styregruppen mødes hver 6. uge. Proces- og implementeringsgruppen består af følgende: projektleder, økonomimedarbejder, udviklingskonsulent, pædagogisk konsulent, sagsbehandler, it-medarbejder samt en ledere og en medarbejder udpeget fra driften, der kan repræsentere interesserne i det koordinerende medudvalgs regi for dag- og døgnområdet. Projektgruppen mødes hver 4. uge. Delprojekterne besættes med de naturlige ressourcepersoner, som vil kunne bidrage til projektet. 4

5 Rollefordelingen mellem styregruppen samt proces- og implementeringsgruppen er klart defineret på den måde, at styregruppen godkender rammerne og tidsplanen for det samlede projekt, og foretager den direkte bestilling af opgaverne. Styregruppen er ansvarlig overfor direktionen og den politiske del hvad angår projektets fremdrift og leverancer. Projektlederen har sammen med proces- og implementeringsgruppen ansvaret overfor styregruppen at de aftalte produkter leveres til rette tid. Proces- og implementeringsgruppen har direkte reference til styregruppen. Projektlederen refererer i det daglige til Social- og borgerservicechefen. Styregruppe samt proces- og implementeringsgruppen forventes sammensat inden sommerferien, så arbejdet er i gang senest primo august måned. For delprojekterne udarbejder projektlederen forslag til arbejdsgruppens sammensætning, der skal endelig godkendes i styregruppen. Delprojektet vedrørende overgange mellem børne- og voksenområdet forankres i direktionen, da dette går på tværs af to fagområder. Delprojekternes opgaver Denne del har til formål at angive styregruppens første forventninger til projektets produkt, herunder hvilke temaer og spor skal der forfølges i forhold til anbefalingerne, herunder økonomi og ressourcer, der skal tilføres projektet for at kunne komme i mål på kort og på lang bane. Delprojekt 1 tættere samspil mellem myndighed og udfører Projektgruppen forankrer dette projekt, projektlederen er formand for delprojektet. Projektlederen er afdelingsleder Heidi Ellitsgaard. Formål: At etablere et tættere og mere formaliseret samarbejde mellem myndighed og udfører for at skabe sammenhæng mellem borgerens ressourcer, indsatser og opfølgning. Arbejdsopgaver/leverancer: 1. Der skal indhentes inspiration fra andre kommuner, der har arbejdet med andre former for organisering/samspillet mellem myndighed og udfører 2. Forslag til organisering af samarbejdet mellem myndighed og udfører (en eller flere modeller) 3. Forslag til fælles visitationsudvalg (en eller flere modeller) 4. Forslag til dialogstruktur/mødestruktur, der understøtter et tættere samarbejde mellem myndighed og udfører. 5

6 Modellerne skal forelægges styregruppen i 4. kvt Delprojekt 2 Styrkelse af sagsbehandlingen Der nedsættes en arbejdsgruppe, hvor lederen af myndigheden er formand. Afdelingsleder Vicki Hansen er projektlederen. Fomål: Arbejdsgruppen skal sikre implementering af VUM-modellen og en prioriteret gennemgang/revisitation af sagerne. Arbejdsopgaver/leverancer i prioriteret rækkefølge: 1. Opgørelse over sager, der skal udredes/revisiteres ( 85 og 107, sager mellem mio. kr., sager fra gamle kommuner, enkeltmandsprojekter). Arbejdsgruppen kommer med forslag til en prioritering af sagsgennemgangen set i forhold til det økonomiske potentiale for de enkelte sagsområder. 2. Vurdering af effekten i forhold til forslag om en prioriteret sagsgennemgang. Arbejdsgruppen skal stille forslag om investeringsstrategi, så effekten af at afsætte flere ressourcer med henblik på at en hurtigere revisitation eventuel kan foregå og/eller controlling af borgere i botilbud udenfor kommunen (tættere opfølgning ift. 141 og forhandling af pris). 3. Borgernes støtte udredes på 85 og 107 med henblik på en udfasning af støtte, overgang til egen bolig eller varig støtte efter 108. Budgeteffekten skal påvises, så dette kan indarbejdes i budget Borgere i botilbud udenbys skal udredes med henblik på på vurdering af muligt tilbud om hjemtagning (budgetbemærkningen fra 2013 er, at vi har 75% egne borgere i botilbuddene pr. 2015). Arbejdsgruppens leverance 1 og 2 skal forelægges styregruppen senest i 4. kvt Leverance 3 skal forelægges styregruppen løbende, dog senest med udgangen af 2. kvt med henblik på indarbejdelse af budgetforslag for Leverance 4 skal ske løbende, men borgere i udenbys tilbud skal være vurderet i forhold til eventuel tilbud om hjemtagning med udgangen af 2015 og udvikling af tilbudsviften i Frederikssund Kommune. Delprojekt 3 tilpasning af tilbudsviften Der nedsættes en arbejdsgruppe, hvor lederen af Dag og Døgn er formand. Afdelingsleder Mogens Damgaard er projektlederen. Formål: Arbejdsgruppen skal komme med forslag til tilpasninger af tilbudsviften, der kan imødekomme Deloitte-rapportens anbefalinger om synergi mellem 6

7 tilbud, ny organisering af tilbud (Øst/Vest-opdelingen vurderes) og sikring af optimal anvendelse af egne tilbud. Arbejdsopgaver/leverancer i prioriteret rækkefølge: 1. Kortlægning af antal borgere/forløb, kapacitet/ventelister og målgrupper/indsats inden for tilbuddene både på handicap- og psykiatriområdet. Herunder skal døgndækning, visitation og forløb/belægningsprocent beskrives. Det skal kortlægges om der er overlappende tilbud og det skal vurderes i hvilket omfang disse skal sammenlægges/fortsætte. 2. Kortlægning af samarbejdspartnere med henblik på en tydelig koordinering af indsatserne, f.eks. til UU, PPR, Jobcenter og hjemmepleje, fritidsområdet, så overlappende tilbud kan vurderes. 3. Vurdering af tilbud ud fra fremtidens behov og målgrupper, samt ønsket om fleksibiliteten i tilbuddene (kapacitet og tilgængelighed hvilke målgrupper til hvilke tilbud?) 4. Formulering af ydelsesbeskrivelser, der kan indgå i VUM mere konkret 5. Beskrivelse af en fremtidig tilbudsvifte, gerne med mulighed for tilog fravalg/alternativer, der også relaterer sig til udviklingsstrategien i KKR. Leverance 1 og 2 skal forelægges styregruppen senest med udgangen af Leverance 3 og 5 skal kunne præsenteres som forskellige scenarier, dvs. der skal foreslås to forskellige tilbudsvifter, der kan indgå i budgetlægningen for Styregruppen skal forelægges dette senest i maj Leverance 4 skal præsenteres for styregruppen inden udgangen af Delprojekt 4 Formulering af serviceniveauer Der nedsættes en arbejdsgruppe, der kan formulere forslag til serviceniveauer til politisk godkendelse. Formandskabet for gruppen varetages af projektlederen, som er afdelingsleder Heidi Ellitsgaard. Formål: Frederikssund Kommune skal have defineret et overordnet serviceniveau for de store lovområder inden for handicap- og psykiatriområdet. Serviceniveauet skal fremadrettet være et pejlemærke for både myndighed og udfører ift. serviceadgang, mål og tilrettelæggelse af indsats. Arbejdsopgaver/leverancer: 1. Der skal hentes inspiration hos andre kommuner, der har arbejdet med serviceniveauer. 7

8 2. Der skal præsenteres en skabelon for udarbejdelse af serviceniveau, samt forslag til detaljeringsgraden i serviceniveauerne. 3. Der skal stilles forslag om en procesplan for udarbejdelsen af serviceniveauerne, hvilke lovområder foreslås man at starte med, f.eks. 85, 103, 104, 107 eller Serviceniveauerne skal ses i sammenhæng med tilpasningen af tilbudsviften, og koordinationen til delprojekt 3 skal derfor være tæt. 5. Der skal formuleres serviceniveauer, enten samlet eller løbende, til forelæggelse for det politiske niveau. Økonomien i de enkelte serviceniveauer skal, så vidt det er muligt, vurderes. Leverance 1, 2 og 3 skal præsenteres for styregruppen med udgangen af Med denne præsentation skal arbejdsgruppen desuden præsentere en tidsplan for formuleringen af serviceniveauer, der dels er koordineret med del-projekt 4 og dels tager højde for en høj grad af involvering af medarbejderne, både i myndigheden og i Dag og Døgn. Delprojekt 5 overgange mellem børne- og voksenområdet Formålet er at etablere og sikre implementeringen af en tværgående, systematisk arbejdsgang omkring overgangssagerne, allerede fra den unge fylder 16 år. Projektet er forankret i direktionen, da det går på tværs af direktørområder. Projektlederen foreslås rekrutteret og udpeget blandt medarbejdere i Udviklingsafdelingen. Arbejdsopgaver/leverancer i prioriteret rækkefølge: 1. Kortlægning af antallet af nuværende og kommende efterværnssager 2. Forslag til fælles visitation af unge i forhold til efterværn eller anden foranstaltning ud fra et mindste indgrebsprincip. 3. Forslag til opfølgning på den enkelte sag og forslag til en tværsektoriel koordinering, så der er en fælles forståelse og dialog omkring f.eks. STU, botilbud mv. 4. Forslag til styringsmæssige tiltag af økonomi og budget Leverance 1-4 skal ske med udgangen af 1. kvartal 2015 Peer Huniche Social- og borgerservicechef 8