Generelle retningslinjer for lokalefordeling og lån af lokaler samt prispolitik i Faxe Kommune til folkeoplysende foreninger m.fl.

Transkript

1 Generelle retningslinjer for lokalefordeling og lån af lokaler samt prispolitik i Faxe Kommune til folkeoplysende foreninger m.fl. Indhold 1. Indledning og ikrafttræden 1.1 Lovgrundlag 1.2 Generelle bestemmelser 1.3 Overgangs- og ikrafttrædelsesbetingelser 2. Fordeling af lokaler 2.1 Hvem kan søge? 2.2 Prioritering ved fordeling af lokaler 2.3 Frister for sæsonbookninger 2.4 Hvordan søger man? 2.5 Hvornår er der adgang? 2.6 Ferielukket 3. Prispolitik 3.1 Oversigt over hvem der skal betale 3.2 Lokaleleje takster 3.3 Servicemedarbejder/mandetimer 3.4 Overnatningsgebyr 4. Praktisk information ved lån af lokaler 5. Fortolkning og anke 1

2 1. Indledning På baggrund af de eksisterende retningslinjer for lokalefordeling og skolernes fælles prispolitik, som trådte i kraft den 1. august 2010, har der nu vist sig behov for en revidering af de gældende regler. Det er vores håb, at denne revision er med til at give et klart overblik over de nuværende regler, som vil træde i kraft pr. 1. januar 2012 samt at retningslinjerne og informationen tilgodeser alle typer interessenter i forhold til udlån af kommunale lokaler samt øvrige lokaler i Faxe Kommune 1.1 Lovgrundlag Der anvises lokaler til godkendte folkeoplysende foreninger, der etablerer folkeoplysende voksenundervisning eller frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde i henhold til folkeoplysningslovens kapitel 6. Anvisning af lokaler til øvrige foreninger er ikke lovbundet. 1.2 Generelle bestemmelser Faxe Kommunes lokaler og udendørsanlæg stilles til rådighed for foreninger på vilkår, der er fastsat i Folkeoplysningsloven. Lokaler og anlæg stilles dog kun til rådighed i det omfang, de er ledige og findes egnede til det ansøgte formål. Der indgås aftaler med de foreninger, der har eller får stillet lokaler (klublokaler) til rådighed for en længere periode, begrundet i lokalernes beskaffenhed og aktivitetens egenart. 1.3 Overgangs- og ikrafttrædelsesbetingelser Lokaleleje for hele sæsonen 2011/2012 for ikke folkeoplysende foreninger i Faxe Kommune er omfattet af oversigten over foreninger i nedenstående punkt 3.1. Alle øvrige ændringer gælder pr. 1. januar 2012(eks. mandetimer og gebyrer). 2. Fordeling af lokaler 2.1 Hvem kan søge? Enhver forening der er godkendt i henhold til folkeoplysningsloven, kan søge om at låne lokaler. Andre foreninger og øvrige kan søge i det omfang der er plads, men prioriteres efter de folkeoplysende foreninger. Af dem prioriteres børn og unge først. Ansøgere betegnes i det efterfølgende som fritidsbrugere. 2.2 Prioritering ved fordeling af lokaler Faciliteterne bliver fordelt efter følgende prioriteringsrækkefølge: Kommunale aktiviteter for børn og unge f.eks. ungdomsskole og musikskole Folkeoplysende aktiviteter for handicappede (særligt egnede lokaler) Folkeoplysende aktiviteter for børn og unge Folkeoplysende voksenundervisning, herunder aktiviteter i tilknytning hertil Aktiviteter for voksne i foreninger med børn og unge Aktiviteter for voksne i foreninger uden børn og unge 2

3 Særlige vilkår: Der er forskel på, hvor godt egnede de forskellige lokaler er til bestemte aktiviteter, hvilket betyder, at lokaler prioriteres til de aktiviteter, de er bedste egnede til. I fordelingen af faciliteter vil der i videst mulig omfang blive taget hensyn til aktiviteter med tilknytning til nærmiljøet. Dette gælder især for aktiviteter for børn og unge. For at sikre optimal udnyttelse vil de ansøgere, der udnytter sæsonen bedst muligt, blive prioriteret. Tildeling af lokaler er på årsbasis (skoleår) og revurderes årligt. 2.3 Frister for sæsonbookinger Elektronisk materialeudsendelse til alle foreninger og øvrige i starten af januar. Det elektroniske lokalebookningssystem er åbent for ansøgninger de første tre uger i februar. Fordeling af idrætshaller, gymnastiksale og udendørsanlæg laves i marts og april. Svar på lokalefordeling i løbet af april, dog senest d. 1. maj. For ønsker om tider på skoler inden klokken er der svar efter skolernes færdiggørelse af skemaer og lokalefordeling ca. 1. juli. 2.4 Hvordan søger man? Kultur og Fritid administrerer udlånet af idrætshaller, gymnastiksale, faglokaler og udendørsanlæg inkl. boldbaner. Fordelingen foretages af Kultur og Fritid i samarbejde med repræsentanter fra de forskellige lokaliteter. Sæsonbookinger: Der kan ansøges om regelmæssige tider hvert år på samme tid f.eks. på ugebasis eller månedsbasis. Ansøgning om lokalelån skal ske via Faxe Kommunes elektroniske bookingsystem. I det elektroniske bookingsystem kan man se, hvilke tider der er tilgængelige i de forskellige lokaler og lokaliteter. Det elektroniske bookingsystem er tilgængeligt via Faxe kommunes hjemmeside eller på følgende link: Kultur og Fritid er ansvarlig for at fordele resterende tid løbende året igennem. Sær- og enkeltarrangementer Sær- og enkeltarrangementer kan søges året rundt og kan foregå i Faxe Kommunes faciliteter på hverdage og i weekender. Ansøgning om sær- og enkeltarrangementer skal ske via Faxe Kommunes elektroniske bookingsystem. Sær- og enkeltarrangementer aftales som hovedregel indenfor de gældende åbningstider, men der kan gøres konkrete aftaler ud over disse tider, eksempelvis til afholdelse af Haribo cup, stævner, overnatningsarrangementer osv. Arrangementer, hvor der indgår overnatning, skal ansøges hos Kultur og Fritid. 3

4 2.5 Hvornår er der adgang? Udlån sker for en sæson(en sæson følger skoleåret) På skoler er der generelt adgang for fritidsbrugere fra til på hverdage (dog til på overbygningsskoler). Der er dog mulighed for at imødekomme træningsønsker i henholdsvis Dalby Hallen til på hverdage og Rønnede Hallen til på hverdage. Ansøgninger om tider på skoler før klokken kan tildeles, men kan ikke bekræftes, før skolerne har færdiggjort deres skemaer senest 1. juli. Åbningstider for sæsontræning i weekender er i tidsrummet til I tilfælde af regelmæssig weekendtræning må der påregnes en del aflysninger til fordel for enkelt- og særarrangementer. 2.6 Ferielukket Der kan ikke disponeres over lokaler under skolernes ferielukninger. Undtagelser kun efter konkret ansøgning til Kultur og Fritid. Skolerne har lukket i sommerferien, efterårsferien, juleferien, vinterferien (uge 7), påsken inkl. de tre dage før skærtorsdag, 1. maj, Kristi Himmelfartsdag inkl. fredagen efter, st. bededag, grundlovsdag og pinseferien(undtaget er weekenden op til skolernes efterårsferie, juleferie, vinterferie og påskeferie). 3. Prispolitik 3.1 Oversigt over hvilke foreninger der er fritaget for lokaleleje og hvilke der skal betale lokaleleje samt eventuelle gebyrer: Hvilken type forening: Eks. på foreninger der hører under kategorierne: Fritaget for lokaleleje ved: Skal betale lokaleleje ved: Hvilke slags gebyr foreningen skal betale: folkeoplysende foreninger i Faxe Kommune - idrætsforeninger, herunder bl.a. Rønnede IF, HFC og Haslev Gymnastikforening - aftenskoler, herunder bl.a. AOF Østsjælland foreningens hovedaktiviteter, turneringer, stævner og opvisninger uden offentlig entre offentlige arrangementer med entre(eks. offentlig gymnastikopvisning med entre) - evt. gebyr for lokaleudlån folkeoplysende distriktsforeninger - DGI Storstrømmen - DGI Vestsjælland foreningens hovedaktiviteter, turneringer, stævner og opvisninger uden offentlig entre offentlige arrangementer med entre(eks. offentlig gymnastikopvisning med entre) - evt. gebyr for lokaleudlån kommunale institutioner - Faxe Ungdomsskole - Faxe Musikskole Institutionens hovedaktiviteter, opførelse af forestillinger og koncerter 4

5 Hvilken type forening: Eks. på foreninger der hører under kategorierne: Fritaget for lokaleleje ved: Skal betale lokaleleje ved: Hvilke slags gebyr foreningen skal betale: særligt kulturbærende foreninger i Faxe Kommune almene foreninger i Faxe Kommune 18 foreninger/ sundhed - teaterforeninger, herunder bl.a. Haslev Teaterforening - musikforeninger, herunder bl.a. Faxe Kunst og Musikforening - Haslev Quilterne - Terslev Borgerforening - Haslev Linedance - Grundejerforeninger - Kræftens Bekæmpelse, - Den Mobile Blodbank - Sundhedsprojekter i Faxe Kommune - Dansk Røde Kors foreningens hovedaktiviteter, opførelse af teaterforestillinger, afholdelse af offentlige koncerter til gavn for Faxe Kommunes borgere osv. foreningens hovedaktiviteter foredrag, undervisning og lign. offentlige arrangementer med entre offentlige arrangementer med entre - evt. samme størrelse gebyr for lokaleudlån som til folkeoplysende foreninger - evt. samme størrelse gebyr for lokaleudlån som til folkeoplysende foreninger børneinstitutioner i Faxe Kommune - Dagplejen i Faxe Kommune Leg og motion med børn offentlige arrangementer med entre borgermøder - borgermøde borgermøder vælgermøder foreninger der ikke er hjemmehørende i Faxe Kommune - Dansk Folkeparti - Socialdemokratiet - Venstre - Netværket af Ungdomsråd(København) vælgermøder ifm. valg brug af kommunale lokaler. Der kan undtagelsesvis aftales en mindre prisreduktion med skolen ved flere på hinanden følgende arrangementer booket på samme tid private foreninger der kører som en virksomhed og virksomheder - Mormor.Nu - Karise Brugsen - Zumba undervisere brug af kommunale lokaler. Der kan undtagelsesvis aftales en mindre prisreduktion med skolen ved flere på hinanden følgende arrangementer booket på samme tid 5

6 Hvilken type forening: grupper der ikke er organiserede som en forening, men som udøver forskellige aktiviteter Eks. på foreninger der hører under kategorierne: - Rollespilsklubber - Teaterprojekter - Musikprojekter Fritaget for lokaleleje ved: Skal betale lokaleleje ved: Hvilke slags gebyr foreningen skal betale: brug af kommunale lokaler. Der kan undtagelsesvis aftales en mindre prisreduktion med skolen ved flere på hinanden følgende arrangementer booket på samme tid 3.2 Lokaleleje takster: Lokaler Pris pr. time Pris pr. dag Pris pr. weekend (undtagen skoletid på hverdage) Idrætshal 450,- * 2.700,- * 5.400,- * Festsalen, Sofiendalskolen Bifrost på Rolloskolen Mødelokale til over ,- * 1.800,- * 3.600,- * personer Gymnastiksal og andre 250,- * 1.500,- * 3.000,- * bevægelseslokaler Aula, faglokaler og samlings 200,- * 1.200,- * 2.400,- * rum Mødelokale op til 50 personer 150,- * 900,- * 1.800,- * Klasselokale 100,- * 600,- * 1.200,- * Lokaler som cafe, guffen og 100,- * 600,- * 1.200,- * lign. * Årlig prisregulering følger alm. pris og lønindeks(første prisregulering sker pr. 1. januar 2013) Der betales leje af lokalet fra det tidspunkt forberedelserne påbegyndes til oprydningen er tilendebragt. Prisen for leje af lokalet inkluderer lys, vand, varme. Arrangøren efterlader lokalerne i samme stand som ved start. Der vil blive opkrævet ekstra betaling for rengøring og bortskaffelse af affald, i så fald det er påkrævet (dette aftales ved lejemåles indgåelse). Lokalelejen opkræves af skolerne eller af dem der har ansvaret for lokalet. Det enkelte lokale udlejes med det inventar der hører til stedet. Behov for supplerende inventar er udlejer uvedkommende og må fremskaffes på arrangørens egen foranstaltning og omkostning. Oprydning foretages af arrangøren. 6

7 3.3 Servicemedarbejder/mandetimer Ved arrangementer der kræver servicemedarbejder tjenesteydelser såsom opstilling af borde, stole, scene og andet samt nedtagning skal der betales for mandetimer. Det koster 250,- kr. pr. medgået mandetime inden kl på hverdage og 350,- kr. efter kl på hverdage samt i weekender. Desuden skal der betales, hvis der er behov for ekstra personale, rengøring og/eller bortskaffelse af affald som arrangementet måtte medføre. En rengøringstime har samme takst som en mandetime(250,- kr. inden kl på hverdage og 350,- kr. efter kl på hverdage samt i weekender). 3.4 Overnatningsgebyr Ved overnatning i idrætshaller, gymnastiksale og på skoler Overnatningsgebyr Op til 50 personer Hvor mange deltagere på samme lokalitet 35 kr. pr. person pr. overnatning* personer 25 kr. pr. person pr. overnatning* Over 300 personer Der foretages en konkret forhandling med henblik på reel udgiftsdækning* * Årlig prisregulering følger alm. pris og lønindeks(første prisregulering sker pr. 1. januar 2013) Overnatningsgebyret er inkl. lys, vand, varme, renovation og bortskaffelse af affald, samt en afsluttende rengøring. 4. Praktiske regler for lån af lokaler 1. Lånte lokaler skal efterlades i samme stand og med samme møblering, som de blev modtaget. Det betyder blandt andet, at låner/lejer hæfter for eventuelle skader på bygning og inventar opstået i forbindelse med låners brug af lokalet. Hvis I har svinet, så skal I gøre rent. Hvis I har rodet, så skal I rydde op. Såfremt dette ikke er tilfældet, kan der fremsendes regning. Det påhviler låneren selv at bortskaffe affald (udover, hvad der kan efterlades i papirkurve ved alm. arrangementer). Såfremt dette ikke er tilfældet, kan der fremsendes regning for oprydning, rengøring og bortskaffelse af affald. 2. Ødelagte ting/udstyr skal erstattes. 3. Låner/lejer er altid forpligtet til at overholde Faxe Kommunes generelle retningslinjer, der er gældende for brug af de lånte/lejede lokaler og udendørsanlæg. 4. Ordensreglementer kan variere fra institution til institution. Låner/lejer er forpligtet til at have kendskab til de enkelte lokaliteters retningslinjer og at overholde disse. Der kan høres nærmere hos den enkelte skole/ institution(serviceleder). 5. Skolernes personalerum og kontorer kan ikke lånes. 7

8 6. Ved større arrangementer må påregnes udgifter til rengøring under og efter arrangementet (arrangementer, som kræver mere end den sædvanlige og daglige rengøring). 7. Ved entregivende arrangementer, hvor der er adgang for andre end foreningen/organisationens egne medlemmer, betales leje efter gældende takster. Gældende takster kan afregnes på timebasis, halve dage eller hele døgn. 8. Enkelt- og særarrangementer kan give anledning til aflysning af tildelte tider. Det kunne f.eks. være kommune- eller folketingsvalg, koncerter, eksaminer, skolefester og idrætsstævner. Aflysninger på hverdage er noget, der kun skal ske undtagelsesvis. Hvis forvaltningen eller skolerne undtagelsesvis har brug for at aflyse tider, så skal aflysningen ske med 2 ugers varsel. Skulle der opstå en situation, hvor fristen for aflysning ikke kan overholdes, skal aflysningen ske med så få gener som muligt for de berørte foreninger. 9. Såfremt et tildelt lokale eller anlæg alligevel ikke benyttes, skal aflysninger meddeles straks til Kultur og Fritid, f.eks. hvis holdet ikke oprettes, eller at der ikke var basis for at gennemføre aktiviteten. Dette gælder også enkeltarrangementer, som alligevel ikke gennemføres. 10. Ved force majeure som f.eks. pludselig sygdom bør aflysninger meddeles til Kultur og Fritid. 11. A Hvis der udeblives tre gange i træk uden aflysning, eller at lokalerne ikke bliver brugt, kan tilladelsen til at benytte tildelte faciliteter inddrages. Fritidsbrugere kan prioriteres sidst ved tildelingen for følgende år, hvis den er udeblevet med eller uden aflysning mere end 25 % af gangene i sæson. Aflysning fra fritidsbrugernes side skal ske med 14 dages varsel. Overtrædes denne frist, betales der gebyr (gebyret dækker udgifter til servicemedarbejdere eller vagter, som er gået forgæves). 11: B Weekend/enkeltarrangementer der ikke afmeldes til Kultur og Fritid i god tid og hvor der åbnes op på skolerne, her vil foreningen blive opkrævet mandetimer/servicemedarbejdertimer tilsvarende den medgåede tid. 12. Evt. udgifter i forbindelse med fejlalarm i det tidsrum lokalet lånes/lejes afholdes af bruger (gebyret dækker udgifter til alarmselskab, servicemedarbejdere eller vagter, som er gået forgæves). 13. Kontakt til brandmyndighed i forbindelse med overnatninger påhviler altid låneren. Information og kontaktoplysninger findes her: Tilladelse til overnatning indhentet af låneren fra brandmyndighederne skal afleveres et par dage før overnatningsarrangementet til skolen(serviceleder). 14. Der er rygeforbud i alle lokaler, anlæg, haller, klubhuse/-lokaler og de dertilhørende faciliteter. 5. Fortolkning og anke Fortolkninger af disse retningslinjer foretages af Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalgets afgørelser kan indklages for Erhvervs- og Kulturudvalget efter reglerne i Folkeoplysningslovens 41. 8