Inspiration hentes fra udlandet

Transkript

1 2014 tidsskrift om personaleledelse I 6 udgivet af Dansk HR Inspiration hentes fra udlandet HR til gavn for hele universitetet Lisbeth Møller, Vicedirektør for HR & Organisation på Københavns Universitet 16 TEMA HR i forretningen Er HR kommet tættere på direktionen? 28 Se alle dine medlemsfordele 36 Afskedigelse af ældre medarbejdere var aldersdiskriminerende 60

2 Lisbeth Møller, Vicedirektør for HR & Organisation på Københavns Universitet En vigtig politisk dagsorden er internationalisering. Og her er HR-afdelingen meget involveret og har gjort en stor indsats for øget internationalisering. Cirka en fjerdedel af alle de videnskabelige medarbejdere, der bliver ansat, kommer fra udlandet. Inspiration hentes fra udlandet Hos Københavns Universitet er områder som internationalisering, inddragelse og styrkelse af ledelse som disciplin på den HR-politiske dagsorden. Få et sjældent kig ind i en af Danmarks største og mest forgrenede HR-funktioner. Af journalist Elisabeth Siwiec von Staffeldt HR-afdelingen hos Københavns Universitet (KU) er en stor maskine med omfattende forgreninger ud i organisationen. Der skal meget til at drive en organisation på medarbejdere ( årsværk) og mere end studerende fordelt på 6 fakulteter og 39 institutter. Der er cirka 70 medarbejdere i den centrale HR-funktion og cirka 60 på fakulteterne. Herudover en række institutmedarbejdere, der bruger en del af deres tid på HR. Samlet arbejder cirka 250 ansatte med HR på KU. 16 Den centrale afdeling HR & Organisation ledes af vicedirektør Lisbeth Møller. Hun fortæller om afdelingens funktion: Vores vigtigste funktion er, at der er styr på driften. Vi skal understøtte rekrutteringen af de største talenter samt personaleadministrativ rådgivning og administration til de ledere og medarbejdere, der har behov herfor. Med så mange ansatte er drift og rådgivning afgørende for, at maskineriet kører. Vi dækker hele HR-spektret og har også fokus på systemunderstøttelse, trivsel, udvikling, talent og strategiske udviklingsopgaver. HR har kontakt til alle enheder ude i organisationen.

3 tema Ledelse som nyere disciplin Et af de store fokusområder i HR er ledelsesudvikling. KU har kun haft ansatte ledere de seneste 13 år, så der arbejdes stadig meget med at udvikle ledelsesfunktionen. Tidligere blev de videnskabelige ledere, der varetog opgaverne som for eksempel institutleder, dekan og rektor, valgt af deres kollegaer og de studerende. Med ændringen af universitetsloven i 2003 blev ledelsesstrukturen ændret fra en kollegialt valgt ledelse til en professionel ledelse med ansatte ledere og bestyrelse med udefrakommende flertal. Det at tale om ledelse som disciplin på lige fod med faglige kompetencer er af nyere dato, for hvad er overhovedet god ledelse, spørger Lisbeth Møller og fortsætter: Vi har n 2008 arbejdet med ledelsesudvikling. Både med det individuelle lederskab og udvikling af ledergrupper og tværgående ledelsesteams. Om de fremtidige planer inden for ledelsesudvikling fortæller Lisbeth Møller: Det, vi skal til nu, handler om at have fokus på faglig og relationel ledelse. Nye ledere skal introduceres godt og hurtigt til organisationen. De nye, udenlandske ledere skal introduceres til både arbejdskulturen i Danmark og til, hvordan vi gør på KU. Det er en stor mundfuld. Derudover skal vi arbejde med udvikling af de daglige ledere laget under institutlederne der har opgaven med at omsætte de mange udviklingstiltag og reformer til praksis i samarbejde med medarbejderne. Endelig vil vi etablere et masterclass-forløb, der giver såvel nationalt som internationalt udsyn. Målgruppen er rektorat, dekaner, institutledere og direktører på fakultetsniveau og i Fællesadministrationen. Overgang til HR-system, der understøtter aktiv personalestyring KU arbejder lige nu på en opgradering af deres HR-system, som både bruges centralt og på fakulteterne og institutterne. Lisbeth Møller fortæller: Vi går fra noget passivt til noget mere aktivt, som vi kan bruge på ledelsesniveau. Vi har de seneste 15 år brugt ScanPas. Systemet er et af vores forretningskritiske systemer og har hidtil understøttet vores arbejdsprocesser, men systemet lever ikke mere op til KU s voksende krav. Blandt andet mangler vi mere målrettet ledelsesinformation og bedre styring af karriereforløb. Vi skal kunne styre personaleudviklingen bedre samt, hvem der udløber hvornår osv. Med så mange ledere, som vi har, er det vigtigt, at vi har et system, lederne også føler sig hjulpet af. Lederne vil selvfølgelig stadig få hjælp fra HR-funktionen, men de skal selv kunne gå ind og få informationer. De skal kunne bruge systemet mere styringsmæssigt og proaktivt. Derfor opgraderer KU nu til et for dem mere tidssvarende HRsystem, Epos HR og Epos Portal, som er fra samme udbyder som ScanPas. Sektionsleder Allan Bengaard Petersen tager sig af de systemer, der skal understøtte HR-forretningen, og er også ansvarlig for opgraderingen. Han fortæller: De basisfunktioner, vi har haft hidtil, skal køre videre, men medarbejdere og ledere skal fremadrettet anvende systemet mere til aktiv personalestyring. Vi har en meget kompleks organisation, som vi skal kunne styre bedre. KU er stadig i opstartsfasen til opgraderingen og har godkendt kravspecifikationen. Hele udviklingsarbejdet og integrationerne samt konverteringen af data fra det eksisterende system har de til gode. Planen er, at KU er oppe at køre med det nye system i foråret Herefter er der ifølge Allan Bengaard Petersen en række planlagte udbygninger af moduler og yderligere forbedringer. Blandt andet er det planen, at de skal kunne tilbyde adgang på mobile platforme. Systemet skal både nu og senere understøtte ledelsesrapportering både til KU s øverste ledelse og til de decentrale ledere. Kvartalsvis afleverer Lisbeth Møller i dag rapporter til ledelsen om udviklingen i antal ansatte, herunder andelen af internationale forskere, sygefravær, samt hvordan det går med rekruttering og andre oplysninger. En fjerdedel af rekrutteringen sker internationalt Et vigtigt punkt på den politiske dagsorden er internationalisering. Her er HR-afdelingen meget involveret og har gjort en stor indsats for øget internationalisering. Med ændringen af universitetsloven i 2003 blev ledelsesstrukturen ændret fra en kollegialt valgt ledelse til en professionel ledelse med ansatte ledere og bestyrelse med udefrakommende flertal. Det at tale om ledelse som disciplin på lige fod med faglige kompetencer er af nyere dato forklarer Lisbeth Møller hr chefen I december

4 Cirka en fjerdedel af alle de videnskabelige medarbejdere, der bliver ansat, kommer fra udlandet. Med det er forbundet meget arbejde. Lisbeth Møller fortæller: Vi bruger mange ressourcer på at tiltrække forskere internationalt. Og når vi ansætter en udenlandsk medarbejder, er det jo ikke gjort med bare ansættelsen. Der følger ofte en familie med, herunder ægtefælle, der skal have skabt en ny hverdag; børn der skal i skole og børnehave osv. Der pågår hele tiden en drøftelse om, hvor vidt det fungerer, om det fungerer godt nok, og hvad der skal til. Politisk har det stor bevågenhed. En stor evaluering fra 2011 viste, at ledelsen oplevede, at der var høj inddragelse, mens medarbejderne ikke syntes, der var helt så stor inddragelse, fortæller Lisbeth Møller. Senest har uddannelsesministeriet udgivet rapporten Status for medbestemmelse og medinddragelse på universiteterne. Den skal nu drøftes i organisationen. I HR & Organisation er der en særlig afdeling, der understøtter international rekruttering, ophold, dual career mv. Og for nogle år n bidrog KU sammen med Københavns Kommune til at etablere International House Copenhagen. Her kan universitetets internationale medarbejdere under ét tag få hjælp med skattepapirer, opholdstilladelse og andet praktisk samt deltage i sociale aktiviteter og i en periode bo på et af de mange gæsteværelser, som den seksetages ejendom rummer. Ifølge Lisbeth Møller udfordrer det internationale det personalepolitiske. Hun fortæller: De internationale stjerner har ofte særlige bevillinger og dermed også andre muligheder end andre. Forskellige arbejdskulturer er også en udfordring 37 timers arbejdsuge og 6 ugers ferie er helt ukendt for en kineser. Interkulturel forståelse og ledelse er derfor også et vigtigt udviklingsområde for KU. Inddragelse har politisk bevågenhed Medinddragelse og medbestemmelse er centrale værdier for KU. Det sikres blandt andet gennem formelle organer som samarbejdsudvalg, arbejdsmiljøudvalg, institutråd og et senat, der består af den øverste ledelse, repræsentanter for akademiske medarbejdere og administrative medarbejdere samt studerende. Men hvornår inddrages man i beslutningsprocessen? Og hvad betyder det egentligt? Foto: Heine Pedersen 18

5 Inspiration hentes fra udlandet Lisbeth Møller og afdelingen har i meget af arbejdet blikket rettet mod udlandet for at suge inspiration til andre måder at gøre tingene på. Blandt andet er KU med i det internationale netværk International Alliance of Research Universities (IARU). Dem kigger vi meget på. Vi lader os inspirere af, hvad man gør i udlandet. På det personaleadministrative plan er vi i vidt omfang bundet op på de danske regler. Men på det udviklingsmæssige, for eksempel omkring rekruttering og talentudvikling, er der masser af inspiration at hente ved at kigge på udenlandske universiteter, slutter Lisbeth Møller. HR-funktionen hos KU favner altså bredt både internt, internationalt og samfundspolitisk. Lisbeth Møller og afdelingen har i meget af arbejdet blikket rettet mod udlandet for at suge inspiration til andre måder at gøre tingene på Foto fra fakultetsbladet Humanist Foto: Christoffer Regild 20