Besøgsnotat. Til: Stevns Kommune Journal nr.: Dato: Vedr.: Løbende revision for året 2014 Initialer: MIN/MMT.

Transkript

1 Til: Stevns Kommune Journal nr.: Dato: Vedr.: Løbende revision for året 2014 Initialer: MIN/MMT Side 1 af 12

2 Redegørelse for den udførte revision Dette notat er udarbejdet med henblik på at informere Stevns Kommunes administrative ledelse om forhold, som vi har konstateret i forbindelse med revisionen. et skal ses som et administrativt ledelsesværktøj, og er alene udarbejdet til brug for administrationen. et er opdelt i følgende hovedafsnit: 1. De sociale områder 2. Det økonomiske område 3. Løn- og personaleområdet Side 2 af 12

3 1 Revision af det sociale område Vi har revideret enkeltsager og forretningsgange inden for følgende områder: Sociale ydelser Lov om aktiv socialpolitik Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats Integrationsloven Lov om social service Lov om dagpenge ved sygdom og fødsel Vores kommentarer til sagsgennemgangen har været forelagt kommunens administration i særskilte notater. Vi har herudover, forinden udarbejdelsen af dette notat, bearbejdet kommunens besvarelser på sagsniveau. Det kan herudover oplyses, at kommunen i hovedtræk har været enig i de fundne fejl og mangler. 1.1 Forretningsgange og ledelsestilsyn underlagt Arbejdsmarkedsområdet Vi har som led i revisionen, i lighed med tidligere år, afdækket Job- og ydelsescentrets forretningsgange samt ledelsestilsyn, herunder foretaget en vurdering af, hvorvidt disse synes hensigtsmæssige. På revisionstidspunktet i oktober 2014 kunne vi konstatere, at der på de fleste sagsområder, omfattet af statsrefusion, var udført kvalitetskontrol frem til medio/ultimo september Kommunen har i april 2014 udarbejdet et notat, hvor det fremgår, at der i alt skulle udtages 54 sager til gennemgang i Med afsæt i dette notat, er der gennemgået 54 sager frem til revisionstidspunktet, og kommunen har herunder udfærdiget et foreløbigt opsummeringsnotat for år 2014, hvor der for de enkelte sagsområder kort er redegjort for resultatet af tilsynet. Der vil iflg. det oplyste blive foretaget en endelig opsamling/konklusion på ledelsestilsynene ultimo året. I tilknytning til ovenstående er det vores vurdering, at ledelsestilsynet fortsat er tilrettelagt således, at det umiddelbart tilgodeser alle væsentlige sagsområder underlagt statsrefusion. Revisionen har ligeledes omfattet en efterprøvning af kommunens it-kontroller. Vi har herunder påset, om der er foretaget kontrol af alternative modtagere samt fornøden ledelsesmæssig kontrol af sagsadviser fra KMD-Aktiv. Der er ved gennemgangen heraf konstateret nedenstående: Kontrol af alternative modtagere er foretaget af en person, der ikke har adgang til at foretage indberetninger i udbetalingssystemet. Kontrollen dækker iflg. det oplyste alle udbetalinger foretaget til alternativ modtagere, dvs. såvel udbetalinger via Borgerservice som via Arbejdsmarked. Kontrollerne ses først foretaget pr. 12. september 2014, og dækker herunder perioden fra januar 2014 frem til og med ultimo august Der har ikke været bemærkninger hertil fra kommunens side. Side 3 af 12

4 Jf. afsnit 9 i kommunens principper for økonomistyring fremgår det bl.a.: Såfremt et eller flere af kommunens it-systemer - uafhængigt af NemKonto registeret styrer pengestrømmens retning, dvs. selv indeholder registre over bankkontonumre, skal der også tilrettelægges kontroller af, at der foreligger fornøden dokumentation for ændringer heri. Også disse kontroller skal foretages løbende. Den systemansvarlige er ansvarlig for, at kontrollerne beskrives og udføres. Det er oplyst, at der fra Ydelsescentrets side er fuld fokus på adviser fra KMD-Aktiv, og at sagsbehandlerne herunder behandler disse løbende. Omvendt er det erfaret, at adviser fra KMD-Sag ikke er blevet behandlet løbende. Kommunen vil som følge af dette udarbejde skriftlige forretningsgange til imødegåelse af, at disse behandles løbende fremadrettet. Vi har i forbindelse med besøget modtaget en oversigt, der viser, at der henstår ubehandlede adviser fra de forskellige sagsområder helt tilbage fra årsskiftet, og enkelte tilbage fra år Generelt set vurderes det, at der er iværksat hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange samt ledelsestilsyn i sagsområder underlagt Arbejdsmarkedsområdet herunder. Vi skal i forbindelse med kommunens iværksatte IT-kontroller dog anbefale, at Der etableres forretningsgange til sikring af, at der foretages løbende kontrol af udbetalinger til alternative modtagere. Der henvises herunder til afsnit 9 i kommunens principper for økonomistyring, hvor det fremgår at kontrollerne skal udføres løbende. Således konstaterede vi ligeledes sidse år, at disse kontroller ikke var foretaget løbende. 1.2 Forretningsgange og ledelsestilsyn - Familie og Forebyggelse Vi har i forbindelse med revisionen afdækket kommunens forretningsgange, herunder ledelsestilsyn i sager omfattet af Servicelovens 41 og 42. Vi har fået oplyst, at der i år 2014 er sket en række udskiftninger i medarbejdere, ligesom der er tiltrådt ny chef på området. Vi har i forlængelse heraf fået oplyst, at der via et tværfagligt team vil blive foretaget gennemgang af alle sociale sager i Ledende socialrådgiver er ansvarlig for gennemgangen. Der foreligger beskrevne procedurer for ledelsestilsyn (udarbejdet december 2011). Heraf ses bl.a. beskrevet forhold omkring organisering, kompetenceregler samt budgetopfølgningsprocedurer. Vi har ikke i forbindelse med det løbende besøg modtaget ajourført procedurebeskrivelse. Med baggrund i de oplyste tiltag, for så vidt angår gennemgang af alle sociale sager i år 2014, skal vi anbefale, at man ud fra resultatet/konklusionen på denne gennemgang beskriver samt iværksætter et dokumenteret ledelsestilsyn på sagsområderne efter Servicelovens 41 og Forretningsgange og ledelsestilsyn Social, Sundhed og Ældre Vi har foretaget en vurdering af kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn for sagsområderne Integration (ydelsesdelen) og Servicelovens 100, begge hørende under Center Social, Sundhed og Ældre. Side 4 af 12

5 For så vidt angår Servicelovens 100, har kommunen i beskrevne procedurer angivet, at det så vidt muligt skal tilstræbes, at der foretages ledelsestilsyn i 10 sager pr. år. Vi har i forbindelse med revisionen erfaret, at der pr. ultimo september er foretaget ledelsestilsyn i 4 sager. Ledelsestilsynet har ikke givet anledning til bemærkninger. På integrationsområdets områder (ydelsesdel, herunder hjælp i særlige tilfælde), er der ikke udført dokumenteret ledelsestilsyn i sager i år Generelt set vurderes det, at der er iværksat hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange vedrørende sagsområdet SEL 100. For så vidt angår integrationsområdet (ydelsesdelen, herunder hjælp i særlige tilfælde) skal vi i lighed med sidste år anbefale, at kommunen iværksætter et ledelsestilsyn. Vi har i forbindelse med det løbende revisionsbesøg i år 2014 således anbefalet kommunen, at ledelsestilsynet fremadrettet beskrives samt udføres i tråd med de ledelsestilsyn, som er iværksat på sagsområder underlagt Arbejdsmarkedsområdet. Ledelsestilsynet kan således blive dokumenteret og udført vha. af BDO s tilsynsskabeloner, som kommunen allerede har indgået abonnementsordning på. 1.4 Forretningsgange og ledelsestilsyn underlagt Borgerservice Vi har foretaget en vurdering af kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn for sagsområder underlagt Borgerservicer. Vurderingen heraf har omfattet enkeltudgifter efter Aktivloven, beboerindskud efter Boligstøtteloven samt helbredstillæg efter pensionsloven. På revisionstidspunktet primo oktober 2014 var ledelsestilsynet udført frem til og med juli Ledelsestilsynet var dog udført med en vis tidsmæssig forskydning, således at eksempelvis ledelsestilsynet for februar måned 2014 reelt set først var foretaget i juni I henhold til kommunens beskrevne retningslinjer for ledelsestilsyn, skal dette foretages løbende. Bortset fra tidsmæssige forskydninger, kunne det konstateres, at ledelsestilsynet var udført i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Generelt set vurderes det, at der er iværksat hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange samt ledelsestilsyn i sagsområder underlagt Borgerservice. For så vidt angår de tidsmæssige forskydninger i de udførte ledelsestilsyn har kommunen oplyst, at dette skyldes travlhed i afdelingen. Vi har ved revisionen konstateret, at ledelsesskabelonerne ikke er fuldt ud opdaterede i forhold til ny lovgivning. Som følge af at Stevns Kommune har indgået abonnementsordning med BDO på ledelsesskabeloner, er det under besøget anbefalet, at disse anvendes fremadrettet i ledelsestilsynet, således at det i fornødent omfang sikres, at der samles op på nye lovændringer m.v. 1.5 Sagsrevision Kontanthjælp og uddannelseshjælp For at efterprøve områdets forretningsgange, har vi foretaget test af 8 sager, der har været underlagt kommunens ledelsestilsyn i Arbejdsmarked. Der er ikke konstateret fejl herved, og vi er således enige i kommunens konklusioner. På baggrund af resultatet af revisionen er det vores opfattelse, at kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn på området i det væsentligste fungerer tilfredsstillende. Side 5 af 12

6 1.6 Midlertidig arbejdsmarkedsydelse For at efterprøve områdets forretningsgange har vi foretaget test af 2 sager, der har været underlagt kommunens ledelsestilsyn i Arbejdsmarked. Der er ikke konstateret fejl herved, og vi er således enige i kommunens konklusioner. På baggrund af resultatet af revisionen er det vores opfattelse, at kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn på området i det væsentligste fungerer tilfredsstillende. 1.7 Revalidering Kommunen har ud fra en samlet risikovurdering fravalgt ledelsestilsyn i år 2014 i form af kvalitetskontrol af sager. For at efterprøve områdets forretningsgange, herunder kvaliteten af sagsbehandlingen, har vi foretaget juridisk/kritisk revision af 2 sager. Der er konstateret nedenstående fejl, der dog ikke skønnes væsentlige og generelle. 1 sag med manglende journalnotat i forbindelse med bevilling af bogkøb og køb af pc er. 1 sag hvor hjælpen til køb af bøger var konteret på forkert funktion. Kommunen har efterfølgende foretaget fornøden omkontering. På baggrund af den foretagne revision er det vores umiddelbare vurdering, at kommunens forretningsgange på området i det væsentligste fungerer, herunder at området administreres i overensstemmelse med gældende lovgivning. De konstaterede fejl vurderes herunder enkeltstående og uvæsentlige. 1.8 Fleksydelse Kommunen har ud fra en samlet risikovurdering fravalgt ledelsestilsyn i år 2014 i form af kvalitetskontrol af sager. For at efterprøve områdets forretningsgange, herunder kvaliteten af sagsbehandlingen, har vi foretaget juridisk/kritisk revision af 2 sager. Der er ikke konstateret fejl ved gennemgangen. På baggrund af den foretagne revision er det vores umiddelbare vurdering, at kommunens forretningsgange på området i det væsentligste fungerer, herunder at området administreres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Side 6 af 12

7 1.9 Fleksjob og flekslønstilskud For at efterprøve områdets forretningsgange har vi foretaget test af 2 sager, der har været underlagt kommunens ledelsestilsyn i Arbejdsmarked. Der er ikke konstateret fejl herved, og vi er således enig i kommunens konklusioner. På baggrund af resultatet af revisionen er det vores opfattelse, at kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn på området i det væsentligste fungerer tilfredsstillende Enkeltudgifter og tandpleje efter AKL 81 og 82a For at efterprøve områdets forretningsgange har vi foretaget test af 2 sager, der har været underlagt kommunens ledelsestilsyn i Borgerservice. Der er konstateret nedenstående fejl, der dog ikke skønnes væsentlig eller generel. 1 sag med misvisende journalnotat i forhold til borgerens egenbetaling og beregnet tilskud. På baggrund af resultatet af revisionen er det vores opfattelse, at kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn på området i det væsentligste fungerer tilfredsstillende Helbredstillæg For at efterprøve områdets forretningsgange har vi foretaget test af 1 sag, der har været underlagt kommunens ledelsestilsyn i Borgerservice. Der er ikke konstateret fejl herved, og vi er således enig i kommunens konklusioner. På baggrund af resultatet af revisionen er det vores opfattelse, at kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn på området i det væsentligste fungerer tilfredsstillende Beboerindskudslån For at efterprøve områdets forretningsgange har vi foretaget test af 1 sag, der har været underlagt kommunens ledelsestilsyn i Borgerservice. Der er ikke konstateret fejl herved, og vi er således enig i kommunens konklusioner. På baggrund af resultatet af revisionen er det vores opfattelse, at kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn på området i det væsentligste fungerer tilfredsstillende. Side 7 af 12

8 1.13 Kontanthjælp og hjælp i særlige tilfælde til personer omfattet af Integrationsloven Det er ikke udført dokumenteret ledelsestilsyn i år 2014 i ovenstående sager. For at efterprøve områdets forretningsgange, herunder kvaliteten af sagsbehandlingen, har vi foretaget juridisk/kritisk revision af 2 sager. Der er ikke konstateret fejl ved gennemgangen. På baggrund af den foretagne revision er det vores umiddelbare vurdering, at kommunens forretningsgange på området i det væsentligste fungerer, herunder at området administreres i overensstemmelse med gældende lovgivning Servicelovens 41 og 42 Det er oplyst, at der ikke er udført dokumenteret ledelsestilsyn i år 2014 i sager efter Servicelovens 41 og 42. Med baggrund heri har vi foretaget juridisk/kritisk revision af 4 sager. Der er konstateret nedenstående fejl. Servicelovens 41 Der er konstateret fejl i 1 af de 2 gennemgåede sager. Fejlen kan henføres til: 1 sag hvor merudgifterne ikke er beregnet iht. gældende regler, idet disse ikke ses beregnet ud fra standardbeløb, jf. SEL 41 stk. 2 og 3. Fejlen vurderes enkeltstående men dog væsentlig. Servicelovens 42 Der er konstateret fejl i begge sager hørende til: 1 sag hvor der fejlagtigt ikke var beregnet ferietillæg på 1 %. Det er påset, at fejlen er rettet ultimo år Fejlen vurderes enkeltstående og uvæsentlig. 1 sag hvor der fejlagtigt ikke var foretaget fradrag for sparet udgift til daginstitution. Det er oplyst, at fejlen efterfølgende er rettet. Fejlen vurderes enkeltsående og uvæsentlig. På trods af at der er konstateret en enkelt væsentlig fejl, er det vores umiddelbare vurdering, at kommunens forretningsgange på området i det væsentligste fungerer, herunder at området administreres i overensstemmelse med gældende lovgivning. De konstaterede fejl vurderes herunder enkeltstående. Side 8 af 12

9 2 Økonomi, HR og IT 2.1 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 4. september 2014, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering og udvalgte mellemregningskonti. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger. I forbindelse med gennemgangen af de likvide konti (funktion 9.05 forskudskasser) kunne det på nogle af kontiene dog konstateres, at der manglede datoangivelse. Endvidere kunne vi konstatere, at der på nogle konti henstod poster af ældre dato. Det blev i forlængelse heraf oplyst, at udgangspunktet er, at de enkelte forskudskasser (jf. kommunens interne vejledning) skal udlignes hver 2-3 uge. Endvidere fremgår det bl.a. af kommunens "principper for økonomistyring", at der samtidigt skal tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau. For hver af sådanne kasser skal kontrollerne beskrives, idet kontrollerne tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko". Det skal med baggrund i ovenstående således anbefales, at man i en periode retter fokus mod forskudskasserne med henblik på at sikre, at kommunens interne regelsæt i højere grad efterleves. Den stikprøvevise gennemgang af kommunens statusafstemninger har herudover givet anledning til følgende kommentarer: : Saldoen udgør kr., og kontoteksten er benævnt "aktivitetskonto". Kontoens indhold er under besøget drøftet med kommunen. Der er ifølge det oplyste tale om penge, der dels tilhører navngiven borger, dels penge, der tilhører Stevns Kommune. Det har ikke været muligt at få klarlagt, hvor mange af pengene på kontoen der reelt set tilhører borgeren. Med baggrund heri skal det indtil videre anbefales, at der udarbejdes nogle skriftlige retningslinjer for anvendelsen af kontoen : Saldoen udgør kr. Afstemningen ses at indeholde en primosaldo på i alt ca. 393 t.kr. Kommunen var under besøget ved at undersøge, hvad denne bestod af, og det er herunder aftalt, at der sker udligning af primosaldoen senest i forbindelse med årsregnskabet : Saldoen udgør kr. Afstemningen er foretaget pr. 25/9-14 og udviser iflg. afstemningens oplysninger pr. denne dato en saldo på ca. -5,8 mio.kr. Således er afstemning ikke foretaget pr. eftersynsdato. Endvidere ses afstemningen alene at indeholde specifikation af beløb i en række måneder, herunder ses der at være et beløb på ca. 10 t.kr, som figurerer som "ej redegjort". Det skal anbefales, at kontoen senest i forbindelse med afslutning af årsregnskabet bliver yderligere specificeret, således at det er muligt i tilstrækkeligt grad at identificere de enkelte poster. 2.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Revisionen har omfattet en vurdering af, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Kommunens Principper for Økonomistyring. Principperne indeholder herunder en række grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen. Vi har som led i test af kommunens forretningsgange herunder foretaget stikprøvevis kontrol af, hvorvidt bilagsbehandlingen samt kontrollerne heraf sker i overensstemmelse med kommu- Side 9 af 12

10 nens fastlagte regelsæt. Vi har endvidere efter nærmere aftale gennemført ledelsestilsyn i år 2014 på en række decentrale enheder og institutioner i Stevns Kommune. Vi har herunder i samarbejde med en central nøgleperson ansat i kommunen bistået med at udføre disse tilsyn på en række steder i år Formålet med tilsynet har således været at assistere kommunen med at afdække, om ledelsestilsynet med regnskabsføringen og økonomistyringen på de decentrale enheder og institutioner udføres i et hensigtsmæssigt omfang. Ledelsestilsynene er gennemført nedenstående steder: StevnsBadet Dagtilbudsområde, Nordstevns Store Heddinge Skole Magnoliegården Materielgården Sundhed (bevillingsafsnittet) For vores resultat og konklusioner på ovenstående henvises til særskilt afrapportering afgivet til kommunen i november Herudover har vi ud fra en samlet risikovurdering foretaget en supplerende bilagsrevision på en række udgiftstunge områder. Områderne til gennemgang har herunder blandt andet omfattet funktion 3.22 Folkeskolen, funktion 5.32 Tilbud til ældre og handicappede, samt funktion 5.38 Tilbud til voksne med særlige behov. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling i det væsentligste er velfungerende, og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Under besøget har vi imidlertid haft nogle udfordringer med udsøgning af bilag i KMD-OPUS, da vi ikke har haft de fornødne rettigheder til at lave udsøgninger i systemet. Vi har derfor anmodet kommunen om at lave udtræk af en række bilag/posteringer med henblik på en vurdering af, hvorvidt der er foretaget korrekt kontering. Vi har endnu ikke modtaget dokumentationen på tidspunktet for afgivelsen af nærværende besøgsnotat, og vil derfor foretage opfølgning herpå senest i forbindelse med årsregnskabet. I forbindelse med afdækning af kommunens forretningsgange for indberetning til Nemkonto-registret, har vi modtaget udskrift fra Nemkonto-systemet over oprettede og tilrettede NemKonti fra perioden den 22/10-13 til den 30/ Gennemgangen heraf har ikke givet anledning til bemærkninger. Jf. bilag til kommunens principper for økonomistyring, skal Økonomi minimum 1 gang pr. måned føre tilsyn med, at der ikke henstår bilag, der ikke er behandlet. Denne kontrol er iflg. det oplyste fortsat gældende efter overgangen til KMD-OPUS. Det er på revisionstidspunktet pr. september 2014 oplyst, at denne kontrol kun har været udført et par gange i år Personen, der varetager denne kontrol, har dog oplyst, at hun er opmærksom på, at denne kontrol skal foretages løbende, således at denne varetages i overensstemmelse med det fastlagte i Kommunens principper for økonomistyring. Side 10 af 12

11 3 Løn- og Personaleområdet 3.1 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne i al væsentlighed er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 3.2 Forretningsgange og sagsrevision på Løn- og personaleområdet Vi har foretaget lønrevision for perioden 1. januar til 30. november Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er foretaget inden for følgende løntunge driftsområder: Skoleområdet Børn- og Ungeområdet Ældreområdet Voksne med særlige behov Det administrative område I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at de udbetalte særydelser er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen generelt er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede sager. Vi har dog konstateret, at der i en sag ikke var udbetalt et månedligt grundlønstillæg på kr. til en ansat hjemmevejleder. Kommunen har efterfølgende oplyst at have rettet dette. Vi har dog ikke modtaget dokumentation herpå. Side 11 af 12

12 Endvidere er det konstateret, at kommunens sekretariatschef aflønnes efter overenskomst for kontorpersonale. Det er vores umiddelbare vurdering, at pågældende bør aflønnes i henhold til aftale om aflønning af chefer. Således fremgår det af 1, stk. 1, at denne aftale bl.a. omfatter: - chefer i andre ledende administrative, andre ledende pædagogisk-administrative og andre ledende tekniske stillinger I forbindelse med vores stikprøvevise gennemgang af befordringsgodtgørelse er det endvidere konstateret, at dokumentationen generelt ikke lever op til bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 173 af den 13. marts 2000 for så vidt angår kørslens til- og fra adresse. Det skal anbefales, at man iværksætter tiltag, således at dokumentationen fremadrettet efterlever gældende krav fra SKAT. Side 12 af 12