Ledelse af frivillige

Transkript

1 Køb bøgerne i dag Ledelse af frivillige V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse

2 Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke overfor nærmeste familie

3 Når det fungerer Tydelig ledelse med fokus på inddragelse (faciliterende ledelse) Spændende opgaver til frivillige og mulighed for variation Det er relativt let at få frivillige til at tage ansvar Risikovillighed og nye tiltag som opstår løbende Vækst i antallet af frivillige Rummelighed overfor frivillige som kommer og går Et fællesskab og sammenhold blandt frivillige Vi løfter sammen Ledere som vil noget - ambitioner / visioner

4 Ledelse tæt på - hvordan? Begrebet ledelse er ikke altid populært Udfører primært arbejdet - fx med kampagner, haven osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.

5 Hvordan involvere frivillige? Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx ledere, bestyrelsen, ansatte. På den facon fremmes organisationens arbejde bedst. Kvalitetssikring, kontrol Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og organisationens ansatte, bestyrelse ect. kører forskellige parallelle løb Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for organisationen. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for organisationens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes)

6 Hvervning: Typer af frivillige De trofaste frivillige (Den som er med længe og har ejerskab) De projektorienterede frivillige (Lægger tid og energi i en kort intens periode, hvorefter man giver slip) Ad hoc frivillige (Bruger tid i ny og næ og ikke på fast basis)

7 Opstart - hvordan?

8 Definition: (Faciliterende) ledelse er: at motivere de frivillige til at fremme organisationens formål og værdier - gennem organisatorisk arbejde, gennem kommunikation og i det sociale samspil med de frivillige

9 Definition: Det er ikke: Kun at gøre det hele selv Kun at sidde ved computeren og organisere Kun at svæve over vandene og ikke udføre noget Være fejlfri

10 Opstart Indkald til et uforpligtende møde med en klar dagsorden, Inviter bredt, men inviter også personligt Fortæl om din drøm. Jeg drømmer om at frivillige bliver involveret i... så vi skaber bedre vilkår for... fordi vi ser... Spørg hvad deltagerne (=eksperterne) tænker. Fx.: Hvordan kan frivilligt arbejde her på stedet se ud?; Hvad er interessant for jer at lave?; Hvor er potentielle frivillige? Afslut mødet med at spørge, om de evt. kunne se sig selv arbejde med noget af det, som I har snakket om Research eksternt - snak med andre og brug deres erfaringer Indkald til endnu et møde

11 Opstart - 2 måder Den fornuftige: Konceptudvikling. Planlægning af hvordan frivillige organiseres, inddrages, motiveres osv. før man går i gang Den handlingsprægede: Konceptudvikling og så organiserer vi tingene hen af vejen efter behov og ressourcer

12 8. Netværk: Er der nogle, som vi kan / skal samarbejde med? 4. Organisering: Hvordan organiseres frivillige? Hvem går man til? 6. Eksisterende ressourcer: Hvem er vi & hvilke frivillige har vi allerede? 5. Kommunikation: Hvervemateriale & ekstern formidling af aktiviteter/org. 7. Omkostning: Budget for aktivitet & frivilligpleje / motivation 1. Formål/ værdier 3. Aktiviteter: Hvad skal de frivillige lave? 2. Potentielle frivillige: Hvem vil du gerne rie@ledfrivillige.dk

13 Hvervningstrappen Ekstern hvervning Intern hvervning 6 5 Frivillige med ejerskab 4 Den motiverede frivillige 3 Den engagerede frivillige Den interesserede frivillige 2 Den potentielle frivillige 1 Den fremmede frivillige

14 Ledelse af frivillige i praksis - hvordan?

15 Ledelse som fire områder: en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave

16 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen + introduktion (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur der gavner arbejde (en opgave at varetage, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere - evt. en tidsbegrænset periode

17 Motivation

18 Citat Det med pigefloorball, som jeg har prioriteret, det kommer meget af, at pigerne er underprioriteret i hele floorballverdenen og det irriterer mig meget. Så bliver jeg sådan det kan ikke være rigtigt, det er vi nød til at gøre noget ved! Jeg kan virkelig mærke på mig selv, at det er der drivet virkelig kommer. Det er selvfølgelig fedt at være ude til en kamp, hvor pigerne vinder, men det der for alvor giver mig motivation er at sidde til et møde i floorball-unionen, hvor ingen gider prioritere pigerne - så bliver jeg sådan nu skal jeg vise dem! (Marie, Formand for Floorballklub, DIF) Esther Skov Rygaard

19 Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation må aldrig blot blive en smart metode Motivation er ikke manipulation. Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil Eller: At ændre en persons opfattelse af en situation, uden at vedkommende er klar over det

20 Indre og ydre... Indre motivationsfaktorer: meningsgivende opgaver, lyst, medbestemmelse, sociale faktorer Ydre motivationsfaktorer: belønning, bonus, gaver, gratis telefon osv.

21 Ros og anerkendelse Typisk fokus på ros som redskabet... Ros er at sige noget positivt om en særlig adfærd, opgave udførelse o.lig. ( godt gjort, du er dygtig, godt projekt) Ros opfattes som falsk Anerkendelse er, at se og bekræfte den andens eksistens / tilstedeværelse ( dejligt at se dig, knus, øjenkontakt)

22 Motivationstyper Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, gøre en forskel for andre. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, indflydelse, netværk, CV Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i relationer Udviklingsøgeren: Udvikle mig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner

23 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen + introduktion (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur der gavner arbejde (en opgave at varetage, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere

24 Kommunikation

25 Kommunikation Kanal Afsender Modtager

26 Kommunikation Husk at kommunikere viden ud til organisationen (vælg kanaler) Formuler dig klart og enkelt (er du usikker på hvad du skal formidle, så søg klarhed før du kommunikerer) Nævn kort hensigten med budskabet eller et manglende budskab (Megafoneffekten) Frem videndeling (hvordan gøres det?) Lad være med at overkommunikere - man hører/læser det ikke! Sæt dig i modtagerens sted

27 Om forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at lave noget man brænder for At jeg kan udvikle mig som person

28 Forventningsafstemning Samtalen / kontrakten kan handle om: Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer? Hvorfor synes du opgaven er spændende? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: organisationens, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug forventet forpligtelsesperiode - hvordan stopper man og overdrager opgaver? (Man finder egen afløser) praktiske ting: fx. hvor hurtigt skal man svare på , hvilke ting forventes det, at man deltager i fx into.kurser? Hvordan fungerer vi som forening? Kultur (ambitiøs, hyggelig) Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?

29 Forventningsafstemning i et team m. opgaver Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i dette team? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Fx via afstemning el. sammenskrivning el. nogen gør det (vælg metode) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like ) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier)

30 En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til indsatsen + introduktion (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur der gavner arbejde (en opgave at varetage, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere

31 Hvervningstrappen Ekstern hvervning Intern hvervning 6 5 Frivillige med ejerskab 4 Den motiverede frivillige 3 Den engagerede frivillige Den interesserede frivillige 2 Den potentielle frivillige 1 Den fremmede frivillige

32 Bred og specifik hvervning Bred hvervning - alle, som står inde for organisationens værdier, er velkommen Specifik hvervning - udvælgelse fx efter kompetencer/ personlighed

33 Hvervning Intern hvervning blandt frivillige og medlemmer Indirekte Attraktiv intern kultur / miljø. Hvervning foregår naturligt Aktiv (og direkte) Headhunting Jobopslag Intranet Frivillige finder egne afløsere Ekstern hvervning uden for organisationen Positiv branding Events, der fortæller om organisationen Frivillige som ambassadører Headhunting (fx nabo) Jobopslag Organisationens website Samarbejde med foreninger Hverveevents PR (artikler) Sociale medier Plakater, foldere

34 Selvledelse

35 Definition af selvledelse Selvledelse kan man ikke læse sig til - det skal erfares Selvledelse i to perspektiver: i forhold til det at lede og varetage en opgave i forhold til sig selv som person og egne ressourcer

36 Citat Den dygtige leder er netop den leder, der forstår at anvende sin tid til de rigtige opgaver og at gøre de rigtige opgaver på det rigtige tidspunkt. (Bent Jakobsen)

37 Dig som leder Det vigtigste ledelsesredskab du har, er dig selv! Hav ikke selvværd i, om arbejde lykkes (der vil være ting, som ikke lykkes!) Hav en lærende tilgang (fx spørg andre til råds; sig at du er ved at lære) Ydmyghed sæt også andre i centrum (fx når du modtager tak) Se muligheder frem for begrænsninger Vær dig selv - integritet Bevar din egen motivation for sagen

38 Pendulet Pendulet Hvilke aktiviteter fylder dig på? Hav ikke så travlt, at du ikke kan mærke dig selv Vær opmærksom på hvad der fylder dig på og prioriter tid på det Hav ikke dårlig samvittighed over at slappe af - du skal holde til det i længden Lad være med at tro, at du skal være perfekt

39 Citat Man bliver nød til at forstå, at man bliver aldrig, aldrig færdig. Mit bord bliver aldrig ryddet, og det er et vilkår. Sådan er det. Jeg regner med, at jeg får ryddet op mellem jul og nytår og så om sommeren. Det hober sig op ind i mellem, og det gør det, og det ved jeg. Man kan ikke støve af på mit kontor! (Marianne, Forstander, Ordruplund Plejeboliger) Esther Skov Rygaard

40 Prioriter opgaver V I G T I G I HASTER Konflikter, presserende problemer, ;dsfrister Ex.: finde nye frivillige, ringe 2l Jens ang. møde i a8en, sende invita2oner, købe ind II HASTER IKKE Afslapning, lederudvikling, opbygning af fællesskaber, lang;dsplanlægning, visioner Ex.: skabe fællesskab i teamet, opmuntre, svære samtaler, mo2on, søvn(?) U VI G TI G III ADrydelser, uventede besøg, telefonopringninger Ex.: svare på mails/fb /sms med det samme, de uformelle møder IV Trivialiteter, ;dsspilde, overspringshandlinger Ex.: facebook, ordne negle, for meget dårlig tv

41 Tidsrøvere Indre tidsrøvere: Manglende koncentration og selvdiciplin, overdreven perfektionisme, ubeslutsomhed Ydre tidsrøvere: Møder, telefonsamtaler, besøgende, ventetid Forhold dig proaktivt til tidsrøvere! Flugttendenser (planlagte opgaver udsættes), hvorfor?: Kedeligt, for omfattende /uoverskueligt, angstprovokerende...?

42 Refleksion Hvilket kvadrent bruger du primært tid i? Tegn skemaet på papir. Tænk over dine opgaver som i forbindelse med at involvere frivillige Fortæl sidemanden, hvad du blev særligt opmærksom på, ved at udfylde skemaet

43 Pro- og reaktiv Der er områder vi har mere indflydelse på end andre Mennesket er selvbevidst Vi er ikke vores følelser, stemninger eller humør! Ofte anvendte undskyldninger til forandringer: Genetisk determinisme (arvemasse) Psykologisk determinisme (forældre) Social determinisme (omgivelser: arbejde, venner)

44 Stimuli Respons

45 Stimuli Respons Frihed Værdier

46 Pro- og reaktiv Reaktivt sprog: Proaktivt sprog: Der er intet jeg kan gøre Det er sådan, jeg er Hun gør mig så irriteret Det tillader de ikke Jeg bliver nød til at... Hvis nu jeg var en anden Jeg kan ikke Jeg må ikke Lad os se på alternativerne Jeg vælger en anden tilgang Jeg kan styre mine følelser Jeg kan skabe noget positivt Jeg skal tænke mig om.. Jeg vælger Jeg prioriterer Jeg vil...

47 Dialog med naboen Hvilket sprog bruger du mest? Hvorfor varierer det eventuelt? Tænk på noget som du evt. må vælge fra. Meld fra - til din samtalepartner - i proaktivt sprog Tænk over emnet de næste par dage. Lyt til dig selv (og andre) når du taler

48 Afrunding Hvad tager du med herfra og hvad skal du gøre ved det? Opdag Handling Refleksion Planlægning

49 Afslutning Køb bøgerne i dag: Ledelse af frivillige - en håndbog (Grundbogen): 239 kr. (særpris) Nye redskaber til ledelse af frivillige i praksis (fra 2014) : 180 kr. Betal via mobil (fx swipp) eller kontant. Alternativt få en faktura tilsendt giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse