Vejledning: Sådan bruger du LIS. Hjerteforeningens landsindsamling 2018

Transkript

1 Vejledning: Sådan bruger du LIS Hjerteforeningens landsindsamling 2018

2 I vejledningen finder du følgende HVAD ER LIS?... 3 HVORDAN LOGGER JEG IND I LIS?... 3 SÅDAN ER LIS OPBYGGET... 3 OVERSIGT OG DATA... 4 Dine stamdata... 4 Indsamlingssted... 5 Lokal bankaftale/loomis... 6 Leveringssted... 7 Bestilling af materialer... 7 DIN INDBAKKE... 7 INDSAMLERE... 8 RUTER... 8 MATERIALER... 9 KONTAKT... 9 SPØRGSMÅL & SVAR... 9 REGISTRERING

3 HVAD ER LIS? LIS er Hjerteforeningens indsamlingssystem. LIS er et vigtigt redskab for dig som indsamlingsleder/- koordinator. Det er på denne hjemmeside/system, du kan følge med i tilgangen af indsamlere i dit distrikt, læse beskeder fra LIS-teamet, og det er også her, du skal registrere oplysninger vedrørende indsamlingssted, bankaftale og materialebestilling. På selve indsamlingsdagen d. 22. april, er det også her, du registrerer indsamlere og indberetter det indsamlede beløb. HVORDAN LOGGER JEG IND I LIS? Som indsamlingsleder logger du ind i LIS her: Som koordinator logger du ind i LIS her: Når du klikker på linket, får du nedenstående skærmbillede. Du skal bruge den og kode, du fik tilsendt pr. mail, da du tilmeldte dig som indsamlingsleder eller koordinator. Hvis du ikke kan finde mailen, kan du kontakte LIS-teamet på indsamling@hjerteforeningen.dk. SÅDAN ER LIS OPBYGGET Der er otte forskellige faner øverst på LIS-hjemmesiden, når du er logget ind. Det er: Oversigt & data, Din indbakke, Registrering, Indsamlere, Ruter, Materialer, Kontakt og Spørgsmål & svar. De bliver gennemgået én for én nedenfor. 3

4 OVERSIGT OG DATA Sådan ser dit skærmbillede ud, når du er logget ind. Dine stamdata: Du kan redigere dine stamdata på den øverste del af forsiden. Tryk på redigér dine data, hvorefter nedenstående vindue vises, og du kan skrive dine oplysninger ind. 4

5 NB! Husk altid at trykke Gem rettelser nederst i vinduet. Indsamlingssted: Her indtastes indsamlingssted. (Det sted, hvor alle indsamlere i dit distrikt skal møde op på indsamlingsdagen og få udleveret indsamlingshjerte mv.). Det gøres ligeledes ved at trykke rediger. Har du ikke mulighed for at trykke rediger er det fordi, din med-koordinator allerede har tastet informationerne ind! Tryk på redigér. Et nyt vindue åbner, hvor du går ned til overskriften indsamlingssted og skriver navn, adresse og åbningstid. 5

6 Her skriver du navnet på dit indsamlingssted Her skriver du åbningstider for indsamlingsstedet NB! Husk altid at trykke Gem rettelser nederst i vinduet. Lokal bankaftale/loomis: Længere nede på forsiden i højre spalte skal du angive, om du har en lokal bankaftale eller vil have hentet de indsamlede penge i din kommune af pengetransporten Loomis. Tryk på redigér. Et nyt vindue åbner, hvor du går ned til overskriften Lokalbankaftale/Afhentning af penge v. Loomis og krydser af ud for aflevering/afhentning og skriver navn og adresse. Klik på Loomis, hvis du ikke har en lokal bankaftale. NB! Husk altid at trykke Gem rettelser nederst i vinduet. 6

7 Leveringssted: For at indtaste hvilken adresse, du ønsker indsamlingsmaterialer til brug på indsamlingsdagen skal du trykke på redigér. Et nyt vindue åbner, hvor du går ned til overskriften Ønsket leveringssted for indsamlingsmaterialer. Klik på én af mulighederne Husk at klik på Gem rettelser. Bestilling af materialer til indsamlingsdagen (indsamlingshjerter, net, m.m.). Det er muligt at bestille materialer fire uger inden indsamlingsdagen. Ved at trykke på rediger under overskriften Bestilling af materialer. DIN INDBAKKE Under fanen Din indbakke kommer løbende beskeder og informationer fra LIS-teamet. Hvis der står et tal i hjørnet, så er der ulæst(e) besked(er). Du kan se alle tidligere beskeder ved at trykke på overskrifterne. Overskrifterne vil være markeret grøn, hvis du har læst dem og rød, hvis du ikke har læst dem endnu. Det er ikke muligt at svare på beskederne. Vi anbefaler, at du tjekker din indbakke med jævne mellemrum, da det er vores primære informationskanal til indsamlingsledere og koordinatorer. 7

8 INDSAMLERE Under denne fane kan du løbende følge med i, hvor mange indsamlere, der er i dit distrikt. Derudover kan du: Printe indsamlingsliste. På indsamlingsdagen skal du registrere indsamlers fremmøde. Det kan du enten gøre direkte i systemet - hvis du har computer og internet til rådighed på indsamlingsstedet - ellers kan du printe indsamlingslisten og tage den med på dagen og skrive i den. Sende s til alle indsamlere Se log over sendte mail Printe alle ruter, som har tilmeldt en indsamler. NB! Alle indsamlere får tilsendt rute ved tilmelding, så spørg gerne indsamlerne, om der er behov for at printe ruterne. Printe en blanket til udfyldelse for nye indsamlere. Klik for at printe blanketter ud til brug på dagen til registrering af nye indsamlere. RUTER Under fanen Ruter kan du se alle ruter i dit distrikt både på det interaktive kort og på listen nedenfor kortet. De grønne balloner på kortet indikerer ledige ruter, mens røde balloner indikerer optagede ruter. På listen ud for status kan du ligeledes se, hvilke ruter, der er ledige/optaget. Print ekstra ledige ruter: Klik på print på de ruter du vil medbringe på indsamlingsdagen nederst på siden under Alle ruter i dit område. 8

9 Klik på hver enkelt ledig rute som du vil printe MATERIALER Under fanen materialer kan du finde forskellige materialer, skabeloner, logoer og vejledninger til brug i forbindelse med hvervning af indsamlere op til indsamlingsdagen samt andre praktiske informationer. Under hvervemateriale er et link til Frivilligshoppen, hvor du (gratis) kan bestille hverve-plakater og flyers. KONTAKT Her finder du kontaktoplysninger på din regionale frivilligkonsulent og LIS-teamet. SPØRGSMÅL & SVAR Her finder du ofte stillede spørgsmål og svar på alt lige fra din rolle som koordinator til hvorfor ruterne i dit distrikt er lagt, som de er. Kig altid her, hvis du har spørgsmål inden du tager kontakt til din indsamlingsleder, frivilligkonsulent eller LIS-teamet. REGISTRERING Denne fane skal du først bruge på selve indsamlingsdagen d. 22. april. På denne fane er allerede indsamlere i dit distrikt. På indsamlingsdagen skal alle indsamlere registreres, når de får udleveret deres indsamlingshjerte. Det gøres på følgende måde: - Find indsamlerne i listen (brug indsamler ID eller navn) - Tryk registrer ud for navnet. Derefter åbner følgende vindue: 9

10 Her indsatses Hjerte ID et, der står på indsamlingshjertet. Hvis der bliver udleveret to indsamlingshjerter udfylder Hjerte ID 2 også. NB! Husk at trykke gem og luk. Når indsamlerne kommer tilbage efter at have gået deres rute, skal det også registreres. Det gøres ved at finde indsamleren og trykke registrer som beskrevet ovenfor. Vinduet åbnes igen og der skal nu krydses af i boksen ud for hjerter afleveret, total antal personer på ruten NB! Indsamler + den, som indsamler har med på ruten. Dog skal børn under 11 år ikke tælles med. Indtast også beløb indsamlet (hvis pengene tælles op med det samme). 10

11 NB! Husk at trykke gem og luk. Beløb indsamlet: Ved aftale om afhentning af indsamlingshjerter med Loomis skal feltet beløb indsamlet IKKE udfyldes. Hvis pengene tælles op med dette samme eller senere af jer, SKAL beløbet skrives ind efter optælling. Ikke mødt op: Husk at registrere indsamlere, der ikke mødte op på dagen. Det gøres ved at finde indsamleren og trykke registrer som beskrevet ovenfor. Vinduet åbnes, og der skal nu krydses af i boksen ud for ikke mødt op. Og gem og luk. NB! Husk at trykke gem og luk. Vi håber, denne vejledning har været brugbar. Hvis du har spørgsmål til LIS-systemet, er du altid velkommen til at kontakte din regionale frivilligkonsulent eller LIS-teamet på mail indsamling@hjerteforeningen.dk. Med venlig hilsen LIS-teamet 11