Økonomisystemer og deres anvendelse

Transkript

1 Bilag 9.04 til Kasse- og Regnskabsregulativ for Trafikselskabet Movia Trafikselskabet Movia CVR nr.: EAN nr.: Ressourcecenter Valby august 2012 Økonomisystemer og deres anvendelse 1. IT systemer Følgende systemer, bruges i det daglige arbejde i Økonomiafdelingen: Microsoft Dynamics AX o InfoFlow o LaserNet o Navision o Bank (AMC) o ExpandIT (WEB-shop) Underliggende systemer der leverer input til AX: o KMD løn/pension o Pubtrans o Pluto o Planet o Solen o Rejsekort o Kontrolafgifter o Rejsegaranti o TM1 Flex Rute o Institutions-/skolekort o ØKO kommunale tilskud o Ticket/Rosalina o BusPos, Navision (boomerang) TM1 Cognos Der vil i dette dokument redegøres for de overordnede funktioner af disse systemer, samt de underliggende programmer, som leverer input til systemerne. I overbliksform kan systemerne og deres sammenhæng illustreres således: 1 / 5

2 Figur 1. AX og tilhørende systemer Microsoft Dynamics AX (kaldet AX) AX bruges hovedsageligt til at bogføre de daglige transaktioner indenfor disse områder: Finansstyring Debitorstyring Kreditorstyring Lagerstyring Bank (AMC) ExpandIT (WEB-shop) Der leveres data fra og til AX fra disse systemer: InfoFlow (kaldet IF) - (Faktura godkendelses system) Movia er en offentlig virksomhed. Derfor skal Movia have mulighed for at modtage fakturaer elektronisk. Til dette formål bruges IF. Fakturaer bliver modtaget i IF i OIOXML filformat. En faktura bliver igennem IF sendt til modtager indenfor Movia, som konterer og godkender fakturaen. Når en faktura er godkendt af modtageren importeres den til AX. Import af fakturaer fra IF til AX sker efter behov, dog mindst en gang dagligt. ExpandIT (WEB-shop) Vores WEB-shop er leveret af ExpandIT, som er blevet en fuld integreret del af vores AX. Salget på vores WEB-shop består af periodekort og klippekort både privat og erhvervsmæssigt. AX leverer data til WEB-shoppen og WEB-shoppen leverer data til AX, alt forgår automatisk og uden manuelle rutiner. LaserNet LaserNet er et printstyringssystem som tager fat i output fra f.eks. AX og laver data om til f.eks. en faktura. LaserNet kan desuden hente filer fra f.eks. en leverandørs server og hente filerne hjem til Movias server, hvor data efterfølgende kan behandles eller direkte indlæses i AX. 2 / 5

3 KMD løn og pension Anvendes til at registrere løn og pension. Data fra disse systemer bliver manuelt indtastet i AX. Pluto, Planet og Solen Disse systemer administrerer Flextrafik. Pluto er operatørafregning, hvor Solen er PBS-kundeindbetalinger. Planet er kørselsplanlægningssystemet. Data bliver importeret til AX manuelt via en import fil. Rejsekort Rejsekortet indeholder data vedr. kontantbilletter samt salg og optankninger på rejsekortet (Rita maskiner). Rejsekort systemet leverer data til AX via en manuel import. Kontrolafgifter Vores kontrollører registrerer på deres håndholdte PDAér ude i busserne, når personer har fået forlagt en kontrolafgift. Disse PDAér overfører data til en Acces database. Kontrolafgift systemet(acces databasen) leverer data til AX via en manuel import. Rejsegaranti Hvis en bus f.eks. bliver forsinket, er det muligt at få sine penge retur helt eller delvist. Der udfyldes en blanket, denne blanket sendes til vores Backoffice afdeling, som så manuelt taster kundens data ind i deres ESS system. Fra deres ESS system udlæses så én fil pr. kunde. ESS systemet leverer data til AX via en manuel import. TM1 Flex Rute Afregningssystemet TM1 Flex Rute bruges til at holde styr på passagererne og operatør- og kommuneafregning for Flex Rute. Der tastes manuelt ind i TM1 Flex Rute ud fra oplysninger fra operatørerne. TM1 Flex Rute systemet leverer data til AX via en manuel import. Institutions-/skolekort Institutionerne fremsender en skriftlig bestilling til vores reception. Receptionen sender bilaget til økonomiafdelingen som taster data direkte ind i AX. Selve rejsekortet laves i receptionen på en Rosalina maskine som sørger for afsendelsen til institutionen. ØKO kommunale tilskud Tilskudsberegningerne laves i Cognos, disse beregninger udlæses til Excel, hvor de bearbejdes og efterfølgende importeres i AX manuelt. Ticket/Rosalina Ticket er et system der holder styr på nummerserierne på periodekort m.v. Selve periodekortene laves ude på vores forskellige salgssteder via en Rosalina maskine. Rosalina maskinerne leverer data til AX via en manuel import. Pubtrans afregning Dette system anvendes til entreprenørafregning. Pubtrans er et centralt system i Movia, som har relationer til mange andre systemer. Pubtrans afregning danner operatørafregning som importeres manuelt til AX. BusPos, Navision (Boomerang) Refusioner af kontantbilletter, månedskort, klippekort osv. bliver registreret i disse 3 / 5

4 systemer. BusPos og Navision bruges i område Syd. Data fra BusPos bliver tastet manuelt ind i AX, mens data fra Navision bliver importeret. Ovenstående er overgået til rejsekortet pr. 24. oktober BusPos og Navision bliver lukket ned den 31/ Figur 2. Cognos og tilhørende systemer TM1 TM1 er et budget og rapporteringssystem som bl.a. anvendes på finansdata. TM1 henter realiserede finansdata fra AX på transaktionsniveau. Data overføres dagligt fra AX til TM1. Budgetterne tastes manuelt ind i TM1. Integrationen til AX gør det muligt at trække rapporter, hvor de realiserede finansdata bliver sammenlignet med de budgetterede finansdata. Derudover anvendes TM1 til statistik og budgettering af Flextrafik. Turstatistik og opgørelser af tilmeldte bruger til Flextrafik bliver leveret fra Planet. Cognos Planning & Cognos BI Cognos anvendes til budgettering på buslinjeniveau og til at beregne finansiering på kommune og regionsniveau. Ud over budgettering anvendes Cognos også til simulering af mulige køreplansændringer samt udarbejdelse af måned- og årsregnskaber fordelt pr. kommune og region. Der er integration mellem Cognos og AX, således at man via en opdateringsknap får de realiseret data fra AX ind i Cognos. Disse systemer leverer data til Cognos: Pubtrans Opgørelse af køreplantimer og pr. busrute kommer fra Pubtrans. Danmarks Statistik Opgørelsen af pendlerdata kommer fra Danmarks Statistik. 4 / 5

5 Indtægter Opgørelsen af indtægter pr. busrute stammer fra KMC. Ingen af de ovennævnte systemer har direkte link til Cognos. Data fra disse systemer bearbejdes i Excel, og bliver derefter importeret til Cognos. Desuden er der manuel dataindtastning på alle øvrige budgetområder. Cognos rapportering (BI) Cognos rapportering danner rapporter på baggrund af data fra Cognos. Databasen i BI bliver automatisk opdateret hver nat via en macro. Alle de beskrevne systemer indgår i det daglige arbejde i økonomiafdelingen, men det er ikke økonomiafdelingen, som ejer alle systemerne. Der er også forskel på, hvor forretningskritiske systemerne er, samt graden af fortroligheden af data i disse systemer. En klassifikation af forretningskritisk system og fortrolig data kræver en definition af begreberne. Forretningskritisk: Et system er forretningskritisk, hvis det daglige arbejde i økonomiafdelingen bliver hindret pga. systemnedbrud. Fortroligdata: Movia er en offentlig virksomhed. Derfor er alle data, som ikke indebærer personlige oplysninger, ej fortrolige. IT-systemer i Økonomiafdelingen System Systemejer Forretningskritisk Klassifikation af data AX Økonomi Ja Ej fortrolig InfoFlow Økonomi Ja Ej fortrolig LaserNet Økonomi Ja Ej fortrolig KMD Økonomi Ja Fortrolig Pubtrans IT Ja Ej fortrolig Pluto Flextrafik Ja Ej fortrolig Planet Flextrafik Ja Ej fortrolig Solen Flextrafik Ja Ej fortrolig Rejsekort IT Ja Ej fortrolig Kontrolafgifter KMC Ja Ej fortrolig Rejsegaranti KMC Ja Ej fortrolig TM1 Flex Rute Økonomi Ja Ej fortrolig Institutions-/skolekort SDT Ja Ej fortrolig ØKO kommunale tilskud Økonomi I perioder Ej fortrolig Ticket/Rosalina SDT Ja Ej fortrolig BusPos Økonomi Ja Ej fortrolig Boomerang Økonomi Ja Ej fortrolig TM1 Økonomi Nej Ej fortrolig COGNOS Økonomi I perioder Ej fortrolig 2. Ikrafttræden Økonomisystemer og deres anvendelse er behandlet og godkendt af adm. direktør den 07/ Økonomisystemer og deres anvendelse er ajourført og godkendt af adm. direktør den 13/ / 5