INDHOLD. STARK, en del af DT Group A/S, Skanderborgvej 277, 8260 Viby J, CVR

Transkript

1 INDHOLD Standard arbejdsprocedure for STARK...1 A. IT...1 A.1. Elektronisk dokumenthåndtering...1 B. Administration B.1. Varenummer... 1 B.2. Palleudgifter B.3. Restordrer....1 B.4. Leverancer til købers butikker og varelagre... 1 B.5. Direkte leverancer til købers kunder... 1 B.6. Erstatningsvarer og reservedele...2 B.7. Kampagner og specialtilbud B.8. Krav til ordrebekræftelse... 2 B.9. Krav til fakturaer... 2 B.10. Midlertidigt udsolgte varer....3 B.11. Ukurante varer... 3 B.12. Etableringer, reetableringer, butiksombygninger og sortimentsændringer...3 C. Leverancer til fælleslager... 4 C0.1. Åbningstider...4 C0.2. Faktura til fælleslagerleverancer skal sendes til... 4 C0.3. Leveringsadresse til fælleslager... 4 D. Leverancer til butikker... 5 D.1. Åbningstider... 5 Bilag 1 - Pakkeliste 1

2 Standard arbejdsprocedure for STARK I denne standard arbejdsprocedure refererer Køber kun til A. IT A.1. Elektronisk dokumenthåndtering Alle leverandører skal bruge EDI over for køber. Købers EDI kontaktoplysninger: edi@dtgroup.dk Telefon: B. Administration B.1. Varenummer Alle varer skal mærkes med et TUN-nummer og registreres i TUN-systemet. B.2. Palleudgifter Der henvises til pkt. C.3.1. i Leverandørmanualen. Ingen yderligere kommentarer. B.3. Restordrer Koncernvirksomheden skal have besked om delleverancer umiddelbart efter, at leverandøren bliver bekendt hermed. Meddelelsen skal indeholde produktdetaljer, mængde og leveringsdato. B.4. Leverancer til købers butikker og varelagre Hvis de leverede varer eller mængder ikke er i overensstemmelse med de fakturerede varer eller mængder, skal køber sende en faktura til leverandøren og automatisk trække beløbet fra betalingen. I tilfælde af forsinkelse skal købers butik informeres, så snart leverandøren får kendskab herom. Hvis forsinkelsen rammer alle butikker eller fælleslageret skal købers indkøbsafdeling informeres via e- mail, så snart leverandøren bliver bekendt med forsinkelsen. Hvis forsinkelsen ikke kan accepteres af køber, har køber ret til at annullere ordren. Ved levering til butik eller fælleslager skal der fremlægges følgeseddel og specifikation. B.5. Direkte leverancer til købers kunder Leverandøren skal bekræfte modtagelse af orden og leveringsdato til købers butik via . Ved levering af varer direkte til købers kunde ifølge aftale med køber skal følgesedlen fremsendes til den købers butik, som afgav ordren. Ved levering skal leverandøren advisere køber en dag i forvejen. Hvis leveringstiden ikke kan opgives, skal købers kunde informeres herom efterfølgende pr. telefon eller sms. I tilfælde af forsinkelser skal leverandøren advisere købers kunde pr. telefon, og hvis det ikke er muligt at få fat i købers kunde, skal leverandøren advisere den købers butik, som afgav ordren. Ved levering til butik eller fælleslager skal der fremlægges følgeseddel og specifikation. 2

3 B.6. Erstatningsvarer og reservedele Leverandøren skal fortsætte med tilbyde vedligeholdelse og reservedele i 36 måneder efter varsel om produkter, der udgår. B.7. Kampagner og specialtilbud Leverandøren skal skriftligt bekræfte kampagnepriser via den kampagnebekræftelse, der sendes fra køber til leverandør. Varer til kampagner skal leveres til fælleslageret 3 uger inden kampagnestart eller 1 uge inden kampagnestart til købers butik. Kampagnevarer leveres altid uden beregning. Leverandøren skal sende en ordrebekræftelse for alle ordrer. B.8. Krav til ordrebekræftelse Parterne er blevet enige om, at følgende oplysninger skal medtages i ordrebekræftelsen. Navn, adresse og kontaktperson hos leverandøren inkl. moms-nr. hvis relevant Navn, adresse og kontaktperson hos køber inkl. moms-nr. hvis relevant Ordrenummer + slutbrugers ordrenummer Dato Beskrivelse af de bestilte varer Produkt (EAN- & varenummer) Enheder i henhold til ordren Mængde Enhedspris og valuta Leveringstid Leveringssted Incoterm 2010 Rabat Fragt og forsikring, hvis det er aftalt med køber Samlet købspris Henvisning til aftalen Ordrebekræftelsen skal klart angive alt, hvad leverandøren har til hensigt at fakturere med nøjagtig mængdeangivelse. Ordrebekræftelsen skal være køber i hænde inden for 24 timer efter afgivelse af ordren, hvis den er afgivet elektronisk. I tilfælde af ændringer skal der sendes en ny ordrebekræftelse til køber. B.9. Krav til faktura Den fakturerede pris skal svare til prisen angivet på ordren. Enhver afvigelse i indholdet af ordren og leverandørens faktura skal afklares mellem leverandør og køber, inden der sendes en faktura til køber. Parterne er blevet enige om, at følgende oplysninger skal medtages i fakturaen: 3

4 Navn, adresse og kontaktperson hos leverandøren inkl. moms-nr. hvis relevant Navn, adresse og kontaktperson hos køber inkl. moms-nr. hvis relevant Ordrenummer + slutbrugers ordrenummer Dato Beskrivelse af de bestilte varer Produkt (EAN- & varenummer) Enheder i henhold til ordren Mængde Enhedspriser og valuta Leveringstid Leveringssted Incoterm 2010 Rabat Fragt og forsikring, hvis det er aftalt med køber Samlet købspris Henvisning til aftalen B.10. Midlertidigt udsolgte varer Bevidst ikke udfyldt. B.11. Ukurante varer I henhold til handelsaftalens punkt 7.1 defineres ukurante varer som produkter, hvor lageret til rådighed i styk er større end det årlige salg i styk. B.12. Etableringer, reetableringer, butiksombygninger og sortimentsændringer Leverandøren er forpligtet til at stille personale til rådighed til etablering, reetablering, butiksombygning og ændringer i sortimentet eller til at afholde udgifterne hertil. Køber må bruge en ekstern virksomhed hertil og lade sidstnævnte fakturere leverandøren i henhold til forudgående aftale. Med hensyn til ombygning og reetablering af eksisterende køberbutikker samt etablering af nye køberbutikker skal leverandøren udstille produkterne i henhold til tegninger og planogrammer specificeret af køber. I tilfælde af afvigelser skal leverandøren afhjælpe situationen for egen regning. Leverandøren er forpligtet til aktivt at deltage i produktrelateret træning af købers medarbejdere. 4

5 C. Leverancer til fælleslager C.1. Åbningstider Enhver levering til køber skal være i overensstemmelse med følgende tidsplan: Fælleslager Køber Horsens Fælleslager Mandag torsdag Fredag Hedensted Fælleslager Mandag torsdag Fredag Alle fælleslagre er lukket for levering på nationale offentlige helligdage. Køber kan afvise levering, hvis den finder sted uden for ovennævnte tidsramme. Leverandøren skal have en skriftlig aftale med køber, hvis levering skal finde sted på tidspunkter, der ikke er angivet ovenfor. Enhver levering skal adviseres pr. mindst 24 timer i forvejen. Adviseringen skal indeholde ordrenummer og lastbils- eller containernummer. Derudover skal leveringer med søfragt adviseres pr. mindst 4 uger inden forventet ankomst. Hvis leverancen ikke er i overensstemmelse med ordren/ordrebekræftelsen, skal købers butik adviseres pr. mindst 24 timer i forvejen. Adviseringen skal indeholde ordrenummer og lastbils- eller containernummer. C.2. Faktura til fælleslagerleverancer skal sendes til Shared Service Center Daugbjergvej 15A 8000 Aarhus C C.3. Leveringsadresse til fælleslager Adresser: STARK FÆLLESLAGER HEDENSTED LØSNINGVEJ 30 DK-8722 HEDENSTED DANMARK Ketil Lindskjold Telefon: Fax: klt.ccvejle@stark.dk 5

6 Linus Andreasen Telefon: Fax: lba@stark.dk STARK FÆLLESLAGER HORSENS THORSVEJ 12 DK-8700 HORSENS DANMARK Torben Rindom Telefon: Fax: trm@stark.dk Hans Ole Olsen Telefon: hoo@stark.dk Fax: D. Leverancer til butikker D.1. Åbningstider Butik (lokal tid) Købers butikker I henhold til liste Alle købers butikker er lukket for levering på nationale offentlige helligdage. Køber kan afvise levering, hvis den finder sted uden for ovennævnte tidsramme. Leverandøren skal have en skriftlig aftale med køber, hvis levering skal finde sted på tidspunkter, der ikke er angivet ovenfor. Enhver levering skal adviseres pr. mindst 24 timer i forvejen. Adviseringen skal indeholde ordrenummer og lastbils- eller containernummer. Hvis leverancen ikke er i overensstemmelse med ordren/ordrebekræftelsen, skal købers butik adviseres pr. mindst 24 timer i forvejen. Adviseringen skal indeholde ordrenummer og lastbils- eller containernummer. D.2. Faktura for leverancer til butikker skal sendes til Shared Service Center Daugbjergvej 15A 8000 Aarhus C 6